Sistema ERP online com emissor NFe: por que sua empresa precisa?

Ivan Pereira - 04/04/2018 - 0 Comentário(s)

Um Sistema ERP online com emissor NFe é um ferramenta eficiente para as empresas que em tempos de instabilidade econômica procura formas de sobreviver no mercado e garantir os lucros.

Nesse cenário hostil, ter uma gestão empresarial organizada, com mais produtividade e maior controle dos gastos é seguramente a melhor alternativa para conquistar esses objetivos — e é exatamente isso que este modelo de gestão pode fazer pela sua empresa.

Para acabar com as dúvidas e aprimorar a gestão do seu negócio, explicaremos neste post o que é um sistema ERP, o que é um sistema emissor de NFe, bem como a importância de integrá-los em somente uma ferramenta. Confira!

O que é um sistema ERP online?

ERP significa Enterprise Resource Planning ou planejamento dos recursos da empresa. Na prática, nada mais é do que o nome dado aos sistemas de gestão que reúnem as informações sobre as atividades de uma empresa.

O objetivo é simplificar a gestão de processos. Para isso, o software engloba uma gama enorme de atividades, para dar conta de todos os setores. Normalmente, a plataforma abrange os seguintes módulos:

  • compras;
  • vendas;
  • financeiro;
  • recursos humanos;
  • produção;
  • marketing;
  • logística.

Dentro de cada um dos módulos, existem inúmeras funcionalidades. Por exemplo: no financeiro, há contas a pagar, contas a receber, emissão de notas fiscais, orçamentos etc. Esse setor pode ser integrado ao de compras, por exemplo, que já lança os valores no sistema e comunica o responsável pelas finanças.

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Quais são os benefícios de um sistema ERP?

Existem diversos fatores que valorizam o investimento em um sistema ERP de qualidade. Conheça alguns deles:

Processamento de informações

A informatização dos métodos por intermédio de um software de gestão otimiza o processamento de dados do empreendimento, compartilhando-os (com os envolvidos) com muito mais rapidez e eficiência. Isso reflete diretamente na qualidade da comunicação interna, facilitando a vida dos funcionários, que dificilmente aguardarão muito tempo para ter acesso às informações.

A análise de dados também é beneficiada, pois todos os informes estratégicos ficam reunidos em um único local. Dessa forma, torna-se mais fácil realizar o cruzamento dessas informações, permitindo a geração de ideias cada vez mais inteligentes para a tomada de decisão.

Visão e redução de erros

A partir do momento em que se torna possível observar todos os processos do negócio por meio de um software, fica muito mais simples perceber em quais setores e pontos eles estão falhando.

Assim, as medidas estratégicas tornam-se mais rápidas e eficientes, o que pode reduzir consideravelmente os erros em diversos níveis da empresa.

Redução de estoque

Antigamente, muitos empreendimentos compravam matéria-prima (ou produtos para revenda) em grande escala para garantir um preço mais competitivo. No entanto, os sistemas ERP permitem diminuir em cerca de 30% o estoque na sua empresa, reduzindo despesas com mercadorias investidas e com local para armazená-las.

Sem contar que também é possível reabastecer tanto o estoque de matérias-primas quanto o de produtos com preços menores graças à possibilidade de fazer a previsão de demandas considerando períodos sazonais — Natal, Páscoa, Dia das Mães, Black Friday.

Redução de pessoal

Como diversos processos passam a ser automatizados, é possível diminuir até o número de funcionários da empresa. Após a implantação do sistema de gestão online, essa redução pode acontecer por setores, uma vez que alguns são mais rápidos para implantar do que outros.

Aumento de produtividade

A produtividade pode crescer significativamente devido à automatização. Por exemplo, o ERP ajuda a logística a evitar o despacho de mercadorias erradas para os clientes ou diminui a ocorrência de retrabalhos na produção, o que reduz as chances de perda de dinheiro e de tempo.

O que é um emissor de NFe?

Um emissor de NFe nada mais é do que um programa que emite notas fiscais eletronicamente, criado para comprovar a transação comercial e facilitar a vida tanto da empresa quanto do cliente.

Hoje em dia, com a rapidez das negociações sendo o principal motivo para as organizações aumentarem suas vendas e permanecerem atuantes no mercado, muitas delas abandonaram de vez o documento físico e estão aproveitando as facilidades/vantagens que um software dessa natureza pode oferecer.

É possível imprimir uma NFe?

Veja que a NFe é um documento digital, portanto não tem como ser impressa. No entanto, é possível imprimir um Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que funciona como um espelho da NFe, porém não possui valor jurídico, fiscal ou contábil.

Lembre-se: é dever do cliente/destinatário checar a autenticidade da nota pela internet, em consulta ao site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) ou ao Portal Nacional.

O que a Sefaz valida no processo de autorização de uma NFe?

A cada NFe gerada, para fins de permissão de uso, a Sefaz realiza algumas validações, como:

Segurança

Comprova a validade da assinatura digital para garantir a integridade e a autoria da nota.

Formato/leiaute

Observa se o formato dos dados/informações do arquivo da NFe segue as normas estabelecidas pela legislação fiscal.

Numeração

Para assegurar que uma nota não seja recebida novamente.

Emitente autorizado

Só pode realizar a emissão de um documento fiscal a empresa previamente autorizada pela Sefaz.

Conteúdo

Confere se as especificações de conteúdo estão seguindo as normas técnicas da NFe.

Uma nota pode ser rejeitada se, no momento da validação, for identificada qualquer das ocorrências mencionadas acima, sendo que o órgão fiscalizador sempre apontará o motivo da rejeição. A exceção é quanto à irregularidade fiscal da empresa emitente. Quando isso acontece, a Sefaz denega a NFe, impedindo sua utilização.

O que a empresa deve encaminhar ao cliente? O que se deve guardar?

A empresa deve encaminhar ou disponibilizar download da NFe e seu respectivo regulamento de autorização ao cliente. Ambas as partes deverão conservar, em formato digital, as notas pelo período determinado pela legislação fiscal para o armazenamento de documentos de compra e venda.

A exceção é para a pessoa física que não seja contribuinte credenciado para a emissão de notas fiscais, que, nessa situação, deverá guardar o Danfe referente à nota de operação, para ser apresentado aos órgãos fiscalizadores quando requisitado.

Por que é melhor contratar um emissor de NFe próprio do que utilizar um emissor gratuito?

Apesar de o emissor de NFe gratuito da Sefaz ter sido descontinuado no ano passado, ainda existem outros softwares gratuitos disponíveis na internet. Em qualquer das situações, o usuário pode fazer o download do aplicativo e instalá-lo no computador ou usá-lo exclusivamente de forma online. A grande vantagem desse tipo de programa é a gratuidade.

Em contrapartida, não há certeza de que as informações estejam completamente seguras. Outro problema é que os sistemas gratuitos têm ferramentas e funcionalidades padronizadas, o que elimina a possibilidade de adequá-las conforme as demandas da sua empresa.

Já o emissor de NFe pago é um programa mais flexível e que oferece diferentes procedimentos. Normalmente, a emissão da nota fiscal eletrônica é uma opção dentro do software de gestão  — sistema ERP com emissor de NFe, por exemplo. Ou seja, por intermédio de um mesmo aplicativo, você pode emitir notas fiscais e organizá-las, controlar o financeiro e o estoque etc.

Outras vantagens do emissor pago são:

Segurança garantida

Existe um contrato formal com a marca que disponibiliza o sistema, o que garante a autenticidade e a segurança dos dados.

Serviços agregados

Há a possibilidade de customizar o software conforme as necessidades do seu negócio. Alguns exemplos de funções extras são a portabilidade entre bancos de dados e sistemas operacionais, uso dos certificados digitais A1 e A3 para emissão de NFe, melhor desempenho e escalabilidade, entre outros.

Assistência

É possível obter ajuda imediata quando algum problema ocorrer com o programa.

Reúso de informações

Pode-se reutilizar os registros já digitados anteriormente, o que facilita a emissão das NFe.

O emissor pago, portanto, é uma solução mais moderna e inteligente. Ele agrega diversas funcionalidades e pode vir com o certificado digital embutido (discutiremos mais sobre isso adiante). A sua empresa não precisa fazer um investimento extra para atestar a validade jurídica da nota fiscal.

De quebra, ainda garante melhor desempenho e otimiza as atividades de rotina do seu negócio. Com isso, é possível ter tempo de sobra para focar as operações estratégicas, a fim de garantir o crescimento mais eficiente do empreendimento.

Em suma, o software pago é a melhor opção, pois traz enorme gama de opções e possibilidades. Porém, é importante que você estude o assunto para escolher efetivamente qual deles é mais adequado à sua realidade operacional.

Como escolher o melhor emissor de NFe pago?

Vejamos agora algumas dicas que vão facilitar a sua vida na hora de optar por um emissor de nota fiscal eletrônica:

Pesquise e compare

Por meio de sites de busca, você pode fazer uma pesquisa completa e conhecer grande parte dos emissores presentes no mercado. Sempre que julgar necessário, faça um estudo mais detalhado sobre o produto e a marca fornecedora.

Também vale a pena ler os comentários de outros usuários sobre o emissor. Dessa forma, será possível ter uma percepção mais prudente sobre o quanto ele é realmente vantajoso e/ou quanto o seu fornecedor é confiável.

A comparação é uma maneira eficiente de tirar conclusões sobre qual é o melhor software para a sua empresa. Compare as aplicações oferecidas por cada um e veja se há um limite para a emissão de NFe porque, dependendo da permissão diária, o seu negócio pode ser prejudicado.

Veja se ele faz backup automático

Essa funcionalidade deve ser avaliada com atenção. Afinal, armazenar as notas fiscais é uma obrigação acessória. Em razão disso, informe-se sobre o modo como o sistema realiza o backup dos arquivos XML.

Os backups realizados de forma periódica e automática são uma garantia contra perdas e evitam irregularidades que podem gerar multas e autuações por parte da Receita federal e outros órgãos fiscalizadores.

Considere o treinamento e o suporte técnico

Não basta adquirir um bom produto, é necessário que o fornecedor garanta treinamentos e suporte técnico de qualidade. Os emissores de NFe pagos não são cópias das soluções gratuitas que existem por aí, portanto cada um tem suas próprias características. Para evitar dores de cabeça durante os procedimentos de emissão, os usuários devem receber treinamento adequado.

Outro aspecto a ser considerado é o suporte técnico que a empresa fornecedora oferecerá. Assim, diante de falhas técnicas, você e o seu funcionário não ficarão sem assistência.

Confira se é melhor obter um software instalado ou online

Esse ponto depende de sua necessidade. Talvez você prefira uma solução que seja instalada no computador da empresa, mas é bom considerar as vantagens de ter um emissor que funciona em uma plataforma online (nuvem).

O primeiro benefício do emissor online é que ele não requer equipamentos nem espaço, pois trata-se de um serviço prestado SaaS (Software as a Service, software como serviço). Emissores na nuvem consomem apenas 1/3 do tempo que o emissor de nota fiscal convencional consome para fazer a emissão de uma NFe, ou seja, agilidade é uma de suas qualidades principais.

Como emitir uma nota fiscal nos novos moldes?

Após selecionar a ferramenta de emissão de NF-e, é preciso realizar os seguintes passos:

Cadastre-se na Secretaria da Fazenda

É obrigatório fazer o cadastro na Sefaz. De maneira geral, o procedimento é bem simples. Como o credenciamento costuma ser diferente em cada secretaria, acesse o site do seu estado e busque critérios específicos do fisco local. Caso tenha dúvidas, consulte o seu contador — ele certamente poderá ajudá-lo nessa etapa.

Adquira um certificado digital (CD)

A emissão do documento fiscal está relacionada à obrigação de adquirir um certificado digital. Esse certificado funciona como uma assinatura do negócio, que identifica e resguarda as informações da sua empresa. Ele pode ser emitido em certificadoras autorizadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Registre informações da sua empresa no novo software emissor

Após conseguir o CD, é preciso cadastrar os dados do seu empreendimento no novo sistema de emissão. As informações variam entre um software e outro, mas, geralmente, os informes necessários para cadastro são:

Registre todos os dados para que você possa utilizar o seu novo emissor de NFe sem qualquer dificuldade.

Exporte dados do emissor gratuito da Sefaz

O último passo permite que você exporte registros no emissor da Sefaz (se a sua empresa tiver utilizado anteriormente) para o novo sistema. O processo costuma variar um pouco dependendo do programa escolhido. Portanto, lembre-se de verificar essa questão com a equipe responsável pela elaboração e manutenção do seu novo software.

Por que utilizar o Sistema ERP online com emissor NFe?

A resposta é simples: ao eliminar operações usualmente realizadas de forma manual, todos os departamentos da empresa passam a economizar tempo e dinheiro.

Assim que você implanta um Sistema ERP online com emissor NFe, tudo fica integrado em um só local, de fácil acesso a qualquer colaborador, com maior facilidade para cruzar dados/informações e executar tarefas administrativas, bastando ter acesso à internet.

Quais os benefícios dessa integração de sistemas?

Garante mais mobilidade

Na medida em que sistemas e informações ficam armazenados fora dos computadores da empresa, é possível ter acesso a eles por meio de outros dispositivos que têm conexão com a internet, como smartphones, tablets e notebooks.

Isso quer dizer que, caso o seu computador tenha problemas ou você não esteja perto dele em um momento de necessidade, os dados necessários não ficarão inacessíveis, uma vez que estarão salvos e disponíveis online.

Isso pode ser visto como um diferencial estratégico. O suporte a consumidores, por exemplo, passa a ser realizado com dados precisos e maior rapidez. Como consequência, o negócio mantém-se competitivo mesmo em tempos de crise. Uma vantagem e tanto, não é mesmo?

Melhora os indicadores de produtividade

Para as empresas, os softwares de gestão online, como os da Soften, têm se mostrado excelente negócio, pois a disponibilidade dos dados a partir da web vem otimizando a comunicação interna e aumentando a produtividade.

Esse tipo de tecnologia é extremamente útil para negócios que têm funcionários geograficamente distantes, que flexibilizam os locais de serviço ou que viajam constantemente a trabalho, garantindo a eles a possibilidade de realizar suas tarefas onde estiverem.

Ao utilizar um Sistema ERP online com emissor NFe, a equipe consegue acessar as informações da empresa, emitir notas fiscais, gerar relatórios e compartilhá-los em tempo real. Além disso, um mesmo documento pode ser visto e formatado por várias pessoas com alta performance e segurança.

Sistemas atualizados constantemente

Nos sistemas convencionais, é necessário o suporte de TI para efetuar a atualização e melhorar o desempenho dos softwares escolhidos para a gestão do negócio. O atendimento costuma ser individual, custa caro e pode demandar um bom tempo para ser realizado.

Por isso, o Sistema ERP online com emissor NFe se torna uma excelente ferramenta para os pequenos e médios empreendimentos. Ele evita que a sua empresa perca tempo e recursos com essa tarefa, permitindo investir seu tempo em tarefas que tragam retornos significativos.

Sempre que uma nova versão do programa contratado for disponibilizada, a sua atualização será feita de forma simples. Todos os envolvidos terão acesso ágil às novas ferramentas e correções de bugs. Isso gerará um ambiente com alto desempenho e confiabilidade.

Facilita a gestão fiscal

Os melhores fornecedores de Sistema ERP online com emissor NFe do mercado acompanham a evolução das leis fiscais e, ao mesmo tempo, atualizam suas ferramentas para que seus clientes estejam sempre em dia com suas obrigações fiscais.

Um bom software, além de contar com recursos de gerenciamento, pode conter funcionalidades, como o controle de notas fiscais, que permitem a prestação de contas de forma correta e segura.

Assim, a garantia do funcionamento de um sistema gerencial passa a ser de 100%, pois estará integrado diretamente às ferramentas de SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e NFe, utilizadas para transações comerciais. Confira alguns serviços que podem ser realizados facilmente com esse tipo de programa:

  • manutenção do cadastro básico de fornecedores, clientes, endereços, cidades etc.;
  • correta configuração e manutenção dos registros de alíquotas de todos os tributos que incidem sobre o segmento do negócio;
  • emissão de notas fiscais eletrônicas em todas as operações de faturamento e devolução, assegurando a correta baixa dos itens em estoque e também a eficiência da gestão do inventário;
  • controle de todas as movimentações de entrada e saída. As operações que movimentam produtos, serviços e valores são devidamente registradas para a correta apuração dos livros fiscais no fim de cada atividade.

Fazer a gestão tributária em um sistema de gestão integrado reduz riscos e garante a evolução dos métodos de gestão.

Gerencia tarefas e monitora o desempenho do negócio

O gerenciamento ativo das tarefas pode ser feito por meio do mesmo sistema, visto que a ferramenta permite delegar atividades, definir níveis de prioridade, controlar pendências, acompanhar prazos de execução e entregas, e ainda organizar as obrigações diárias. Assim, é possível ter uma visão mais ampla do desempenho dos funcionários e processos.

Indicadores de marketing, vendas, produtividade e gestão de pessoas são os mais usados para examinar a realidade da empresa e tomar decisões mais estratégicas.

A implantação de um Sistema ERP online com emissor NFe permite que você utilize métricas essenciais e simples de serem medidas, como:

  • custo da implementação x orçamento previsto;
  • tempo de duração da implementação x tempo previsto;
  • aumento da velocidade de realização de rotinas internas;
  • custos de manutenção de inventários;
  • taxa de realização de pedidos;
  • tempo entre a criação do pedido e o envio da mercadoria;
  • número de contatos diários;
  • apuração de orçamentos gerados;
  • lucros por cliente.

Esses indicadores são essenciais para que você possa medir os benefícios de um ERP integrado, uma vez que a maioria dos empreendimentos tende a gastar uma boa fatia das finanças com o licenciamento e a manutenção desses sistemas.

Contribui para o engajamento e a motivação dos funcionários

Graças ao dinamismo de informações e ao uso de recursos que facilitam a vida dos funcionários, há aumento considerável de motivação e engajamento. O profissional se sente valorizado e fica satisfeito com o clima organizacional.

Isso contribui para que a empresa não sofra com a alta rotatividade de pessoal, processo que costuma ser bastante oneroso para o negócio, não somente em questões rescisórias, mas também em processos de recrutamento, seleção e treinamento.

Esperamos que as informações trazidas neste post o tenham convencido a investir em um Sistema ERP online com emissor NFe na sua empresa.

Para isto entre em contato com a Soften Sistemas que tem o GerencieAqui, sistema online com funções ERP e emissão de NFe e é essencial e competente para quem pretende investir em tal ferramenta.

Além do sistema diferencial do mercado a Soften dispõe de suporte especializado para auxiliar os clientes, o que é uma vantagem para a maior parte dos empresários.

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Ivan Pereira
Ivan Pereira

Ivan é gerente de vendas na Soften Sistemas. É pro-gamer de diversos jogos na internet. Adora comida japonesa e filmes de comédia.

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