Cada vez mais as empresas estão adotando um sistema emissor de NFe próprio para seu negócio e deixando a versão gratuita oferecida pela Secretaria da Fazenda (SEFaz) de lado.
Isso acontece porque o software gratuito normalmente não atende a demanda dessas organizações e é totalmente defasado da realidade atual do mercado.
Entre os problemas comuns estão a lentidão do sistema, tempo levado para preenchimento de cada nota e a falta de integração com outros softwares usados na empresa.
Outro problema é a confusão entre esse sistema e o NFCe e SAT, equipamento focado na emissão de outro documento, os cupons fiscais para o consumidor final. A adoção desse equipamento também é uma iniciativa da SEFaz e tem uma estrutura muito similar a da NFe.
Pensando nisso, colocamos abaixo o que significa cada uma das siglas mencionadas e os principais benefícios de adotar um sistemas emissor NFe próprio para seu negócio. Confira:
O que é NFe, NFCe e SAT
NFe
A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um documento fiscal de emissão obrigatória para todas as empresas brasileiras — exceto em algumas situações para quem atua como MEI.
Ela deve ser emitida para transação de compra ou venda de produtos e serviços. Esse processo, feito totalmente online, garante o recolhimento de impostos para o Fisco e regularidade da empresa diante da SEFaz.
Obrigatoriamente, toda NFe emitida e recebida pela empresa deve ser armazenada por um período mínimo de 5 anos.
Para isso, é necessário realizar uma consulta na SEFaz usando a chave de acesso disponível no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) e realizar o download do arquivo XML, que deve ser mantido de forma digital no período.
NFCe
A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFCe) foi criada com o intuito de substituir o Cupom Fiscal que todo consumidor recebe ao realizar uma compra no varejo.
Dessa forma, o processo apresenta mais segurança e agilidade para o comerciante e para o Fisco, uma vez que os dados de cada venda são enviados de forma automática para a SEFaz.
Assim como a NFe, para emitir esse documento é necessário possuir um certificado digital e CNPJ válido, bem como ter a inscrição estadual regularizada e atender a todas as exigências do município local referentes às vendas de produtos e serviços. Além disso, é necessário possuir o equipamento SAT ativo.
[ATUALIZAÇÃO – SET. 2018] Lembrando que em Outubro de 2018 entra em vigor o modelo 4.0 da NFCe.
A mudança vêm para estabelecer um padrão da URL de consulta do QR Code da nota.
Para saber tudo sobre a mudança, veja este artigo.
SAT
SAT é a sigla para Sistema Autenticador e Transmissor, equipamento usado para validar e enviar para a SEFaz todos os dados da emissão de Cupons Fiscais Eletrônicos no comércio e no varejo.
O SAT substitui o Emissor de Cupons Fiscais (ECF), antigo equipamento que se conectava com uma impressora específica para a emissão do documento.
Com essa mudança, a impressão não é mais necessária, uma vez que a emissão agora é feita de forma eletrônica, enviando os dados de forma automática para a SEFaz, por meio do SAT.
Esse equipamento não precisa estar conectado à internet de forma contínua, ele é configurado para realizar o processo quando identificar a conexão.
Dessa forma, a NFe é diferente da NFCe, apesar de seguirem basicamente o mesmo processo de emissão. A diferença é que sua obrigatoriedade é diferente e depende do tipo de atividade realizada e o local de atuação, bem como o uso da SAT — necessário apenas na emissão da NFCe.
O ideal é consultar a SEFaz e validar a situação da sua empresa.
Agora que não há mais dúvidas sobre esses três conceitos, confira uma lista com os principais benefícios de adotar um emissor de NFe pago para sua empresa. Confira!
Agilidade na emissão
O primeiro benefício de adotar um sistema emissor de NFe pago é a possibilidade de agilizar esse processo dentro da sua organização.
O programa disponibilizado pela SEFaz é lento e manual, ou seja, o tempo levado para emitir cada NFe é longo, podendo chegar a mais de 30 minutos em alguns casos, o que indica um custo alto com profissionais.
Sistemas pagos são automatizados, ou seja, eles fazem a emissão da NFe de forma própria, consultando os dados necessários em outros sistemas da empresa, como seu ERP, e reduzindo o tempo de emissão para apenas alguns segundos.
Minimização de erros
Outro ganho com a adoção de um software moderno e eficiente para sua empresa é a minimização de erros que normalmente ocorrem durante a emissão manual, como problemas com a digitação ou falta de atenção.
Esses erros podem impedir a emissão da NFe, indicando a necessidade de retrabalho, ou então, a NFe pode ser enviada com incoerências para a SEFaz, gerando riscos de problemas com o Fisco.
Custo-benefício
Muitas empresas, principalmente as pequenas e médias, acreditam que o investimento em um software de emissão próprio é alto e eles não podem arcar com os gastos do processo. Entretanto, essa ideia não representa mais a realidade do mercado.
Existem diversas opções de softwares voltados para a emissão de NFe e para a gestão fiscal e financeira das organizações. Dessa forma, é possível encontrar soluções mais baratas e simples, bem como sistemas mais completos e caros.
O ideal é escolher a opção que melhor atende às necessidades da empresa, dentro do orçamento disponível.
Integração com outros sistemas
Por fim, um sistema emissor de NFe, NFCe e SAT próprio para o seu negócio permite realizar a integração com outros sistemas usados dentro da organização da empresa. Dessa forma, as notas emitidas podem ser direcionadas para um ambiente único da organização.
A realidade é que as empresas que usam a emissão gratuita possuem o retrabalho de incluir as informações das NFe geradas em seus sistemas de gestão para ter uma visão completa do negócio. Com a integração, essa transmissão de dados é feita de forma automática.
Esses benefícios mostram que a melhor estratégia é adotar um sistema pago para a empresa. O investimento realizado não é alto e os ganhos são enormes, tanto em velocidade de emissão, quanto segurança de dados e produtividade do negócio.
Agora você sabe como NFCe e SAT são diferentes da Nota Fiscal Eletrônica e os motivos para contratar um sistema emissor de NFe.
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