Percebeu falhas em algum processo, setor ou ação da empresa? Aplique o PDCA e resolva o problema.
A metodologia que segue um modelo de análise e solução de problemas é muito utilizada em grandes corporações e seus resultados são expressivos.
Além de identificar falhas, erros e danos para a empresa, o ciclo PDCA auxilia na criação de novas estratégias de abordagem e atuação da mesma.
Veja neste artigo todos os detalhes do método e como aplicá-lo em seu negócio.
Entenda o conceito PDCA
PDCA é a sigla em inglês para Plan – Do – Check – Act, que traduzindo significa Planejar, Executar, Checar e Agir.
A técnica tem seus primórdios no século XVII com o filósofo e matemático Descartes, contudo, foi somente no século XX que a técnica foi desenvolvida por completo.
Há uma divergência quanto aos criadores, porém, dois nomes são citados em tal processo:
Um dos citados é da década de 20, o engenheiro Walter Andrew Shewart, que criou o conceito de controle estatístico de processos.
E o outro vem da década de 50 e é o estatístico e professor americano, William Edwards Deming, considerado o pai do controle de qualidade nos processos produtivos.
O primeiro, foi o pioneiro na montagem do modelo e processo, já o segundo ficou conhecido por popularizar o método.
A partir daí, a técnica foi se aprimorando e agregando novos métodos de aplicação e desenvolvimento, sempre com o intuito de melhorar processos e resultados das organizações.
Importância, objetivo e benefícios do PDCA
Gerenciar um negócio, além de ser uma tarefa importante, é também um serviço nada fácil.
Ainda mais complicado será, se em tal processo forem identificados falhas nas metas e não houver sucesso na resolução das mesmas.
Utilizar então uma ferramenta ou método que auxilie e ajude a entender com clareza o problema e facilite o processo de gerenciamento, é indispensável.
E é neste ponto que entra o método ou ciclo PDCA, que aplicado no negócio ajuda a identificar falhas, e suas causas.
Com estes dados, o ciclo busca resolver o problema e entrar como algo permanente afim de evitar erros futuros.
Dessa forma compreende-se que o objetivo do método é acelerar e aperfeiçoar qualquer processo ou rotina de um empreendimento.
Isto por meio da identificação e reconhecimento dos problemas, suas causas e a busca de soluções.
Tal processo, auxilia também, no negócio como um todo, facilitando processo criativo, gestão financeira e afins.
Desenvolvendo o passo a passo do método
O ciclo se desenvolve a partir de sua sigla, portanto, podemos dizer que são basicamente quatro passos, conforme mostrado na figura abaixo:
No entanto, não precisa ser uma regra universal, pode ser que dentro de cada passo, possa haver mais que uma ação.
Dentro de cada passo serão desenvolvidas as ações necessárias, a partir de agora será definido como agir dentro de cada passo:
Plan – Planejar
A primeira etapa serve para conhecer e levantar o ponto de mudança e atuação do PDCA, ou seja, é o momento de definição de planos e projetos.
Realize estudos, pesquise conheça e reconheça toda a extensão do seu negócio e todos os problemas.
Se necessário utilize-se de técnicas como Benchmarking e Análise SWOT.
O importante é que se tenha claro o problema e a solução, o indicador e a base do processo escolhido ao qual o método será aplicado.
Defina uma meta global não se esquecendo que ela deve ser SMART, ou seja,:
Específica (Specific), Mensurável (Mensurable), Alcançável (Achievable), Relevante (Relevant) e Temporal (Time).
Outra coisa que deve ser colocado em voga é a importância e o impacto de tal problema na empresa.
Isto por que, de nada adianta perder tempo resolvendo um problema que impacta em 10% o faturamento da empresa, enquanto temos outro com 30% de impacto.
Analise, faça um brainstorming, reúna o máximo de informações e descubra a causa do problema.
Defina uma causa raiz, ou seja, um fator interno e que realmente resolverá o problema quanto tratada.
Por exemplo, uma empresa está perdendo clientes, e foi citado que isto se dá por insatisfação dos mesmos.
Temos uma causa, mas ela é abrangente, pois, não se tem o motivo da insatisfação, portanto, não temos como tratar o problema.
Agora, a abordagem é diferente quando se descobre que a insatisfação se dá por conta de mau atendimento.
Pronto, temos a causa raiz e SMART, capaz de ser tratada e trazer a resolução do problema.
Com a causa em mãos, defina o plano de ação, utilize-se da seguinte técnica: 5W2H
5W
- (What) O que deve ser feito?
- (Why) Porque deve ser implementado?
- (Who) Quem é/são o/s responsável/is pela ação?
- (Where) Onde deve ser executado?
- (When) Quando deve ser implementado?
2H
- (How) Como deve ser conduzido?
- (How Much) Quanto vai custar a implementação?
Definido o plano de ação não se esqueça de montá-lo de forma que possibilite o acompanhamento, anotações e observações e siga para a aplicação.
Do – Executar
É o momento de “colocar a mão na massa”, com o plano pronto realize a implementação do processo.
Treine a equipe para o processo e deixe bem claro como deverá ser a realização do PDCA.
Não pule etapas, e faça todos os processos, isto é importante para o êxito da tarefa.
Não se esqueça também de coletar e anotar todos os resultados da ação, para melhor acompanhamento monte uma planilha com o plano 5W2H.
Todos os dados coletados nesta etapa serão utilizados no momento de realizar a análise e a checagem da ação.
Check – Verifique
Confronte dados, pegue as informações coletadas na ação e o que era esperado na definição do plano de ação.
Deu certo? Continue com a ação.
Algo saiu do controle, ou não saiu como esperado? Realize melhorias, altere o processo.
Seja crítico, analise de forma minuciosa não deixe que os erros passem despercebidos, pois, isto pode prejudicar toda a ação.
Apresente tais dados a todos e pense nas alterações que devem ser realizadas, se for necessário.
Caso haja alterações, volte ao passo anterior antes de seguir adiante com o ciclo PDCA.
Se os dados obtidos mostraram sucesso na ação e melhoria dos resultados, prossiga com a ação.
Act – Ação
Chegou a hora de tomar as medidas cabíveis, ou seja, de verificar o sucesso ou não do ciclo PDCA.
Duas alternativas são possíveis:
META ATINGIDA ou META NÃO ATINGIDA
Se for o primeiro caso, Parabéns, o objetivo foi atingido é hora de tornar o ciclo permanente no processo, para que se evite os erros.
Contudo, se for o segundo resultado, será preciso sentar, analisar os resultados e repensar a ação.
Analise toda a situação, verifique os seguintes pontos:
- O que foi planejado e o que foi executado;
- Resultados da execução;
- Pontos de Melhoria e possíveis desvios;
- Elaboração de ações corretivas.
Exemplificando o processo
Foi explicado o processo, definido os seus passos e mostrado sua importância, para que fique bem claro o que é o PDCA, a Soften montou um infográfico abaixo:
Gestão automatizada garante melhorias nos processos
Para que o processo de gerenciamento empresarial possa ser tranquilo, ágil e eficiente é preciso que a gestão de dados e de processos seja rápida e automatizada.
Para isto um sistema de gestão empresarial e fiscal é a melhor opção, à medida que oferece ferramentas de emissão fiscal integrado com funções ERP de gestão.
Dessa forma têm-se um controle fiscal atrelado à gestão de estoque, comercial e financeira, tudo isto numa única plataforma.
A Soften Sistemas, é especialista em sistemas de gestão fiscal e ERP, que garantem tranquilidade e eficiência para as empresas.
Além de suporte e treinamentos ilimitados para utilização de seus softwares.
Para saber mais sobre os sistemas da Soften, entre em contato ainda hoje.
Não deixe de acompanhar as atualizações diárias do Blog da Soften e as Redes Sociais da empresa: Facebook, Instagram,Twitter, Linkedin e Youtube
Se ainda ficou alguma dúvida sobre o assunto, não se esqueça de deixar seu comentário que a Soften lhe responderá!