Entenda tudo sobre a frente de caixa (PDV)

Guilherme Volpi - 07/06/2017 - 5 Comentário(s)

Mesmo que o seu negócio possa oferecer um bom atendimento e preços atraentes, deixar os clientes esperando muito tempo na fila prejudica todo o bom trabalho que é feito anteriormente.

Além disso, ainda é necessário observar as questões legais referentes à venda de produtos, o que faz com que a Frente de caixa seja tão importante para o varejista.

No artigo de hoje vamos explicar melhor o conceito, a importância, as obrigatoriedades e como aproveitar dessa ferramenta para conquistar seus consumidores. Continue com a leitura para saber mais!

O que é a Frente de caixa

A frente de caixa — também chamada de Ponto de Venda (PDV) — é a área onde os clientes finalizam suas compras, verificando o valor total e fazendo o pagamento devido.

Ultimamente é possível encontrar até mesmo empresas de pequeno porte que investem em equipamentos, como computadores, leitores de código de barras, e em softwares próprios para auxiliar no controle de caixa. Isso ajuda a tornar o atendimento mais rápido e com menos chances de erros.

Portanto, podemos dizer que essa área também é fundamental para o sucesso de uma empresa, já que afeta o fluxo de caixa e influencia o grau de satisfação que os clientes têm com relação ao serviço — podendo fazer com que eles voltem mais vezes, ou abandonem o negócio, criando uma imagem negativa para outras pessoas.

Por que ela é tão importante

A frente de caixa é uma área que deve receber uma grande atenção por parte dos empreendedores, haja vista que é nela que se concretiza o maior objetivo: finalizar a venda.

Toda vez que um cliente passa por ali e faz o pagamento, todos os esforços e investimentos anteriores — compra de produtos, estoques, mão de obra, preparação das gôndolas, entre outros — são transformados em dinheiro para a empresa novamente e promovem a geração de lucro.

Sendo assim, se esse atendimento é demorado e ineficiente, por exemplo, corre-se o risco de fazer com que os consumidores desistam da compra e procurem o seu concorrente direto.

Portanto, vale sempre lembrar que essa é a última etapa do relacionamento que seus clientes possuem com o seu negócio.

Nessa fase é necessário contar com funcionários bem preparados e com boa capacidade para lidar com o público diverso, uma vez que é ali que suas impressões sobre o estabelecimento serão consolidadas.

A importância de adotar melhorias nos processos

Além dessas questões principais, ainda podemos citar a importância de elaborar ações que ajudem a reduzir as ineficiências que o negócio possui.

No cenário econômico que estamos vivendo, a pressão para reduzir os custos é cada vez maior, diminuindo as margens de lucros.

Para que os resultados financeiros não sejam comprometidos a ponto de ocasionar prejuízos, é necessário adotar medidas que ajudem a tornar as atividades mais eficientes. No que diz respeito ao controle de caixa, podemos citar:

  • a conscientização dos funcionários com relação à importância de um trabalho bem feito para o negócio e quais são suas responsabilidades;
  • melhorar o atendimento ao cliente, visando sua fidelização;
  • criação de metas, que ajudam a orientar melhor o trabalho;
  • treinamento dos colaboradores para mostrar qual é o método correto de trabalho, como executar os processos (como estorno e cancelamento de produtos) e também das outras equipes, como o cuidado adequado para itens perecíveis — evitando perdas.

Dessa forma, o empreendedor deixa de ter o foco voltado somente para o processo de venda e passa a enxergar a importância das outras áreas e como elas afetam os resultados, de maneira geral.

Um bom exemplo disso é a rotina inadequada do setor de estoques, que pode ocasionar em perdas de produtos e, consequentemente, prejuízos — tanto do dinheiro investido para a aquisição, quanto do lucro que seria obtido com a venda do item.

A obrigação de emitir documentos fiscais para comércio varejista

Já na parte burocrática do controle de caixa, é necessário observar algumas questões importantes, já que o descumprimento pode levar a penalidades como multas. Confira alguns pontos fundamentais:

Empresas obrigadas a emitir o documento

A obrigatoriedade da emissão de nota fiscal está diretamente relacionada ao tipo de atividade que é exercida na empresa (se é venda de produtos ou serviços).

No caso da venda de mercadorias, todas as empresas estão obrigadas a emitir a NF. Por meio dela, é feito o recolhimento dos impostos federais e estaduais, como o ICMS.

No caso das empresas que estão enquadradas como Microempreendedor Individual (MEI) que vendem diretamente para o cliente final, não existe a obrigatoriedade de emitir a documentação referente à venda, mas se torna necessária em alguns casos.

O SAT

O SAT é o Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos, que veio para substituir as Emissoras de Cupons Fiscais (ECF).

O objetivo é documentar, por meio eletrônico, todos os arquivos gerados nas transações do comércio varejista.

Apesar de ser necessária uma conexão de internet pra a transmissão dos arquivos para a SEFAZ, ela pode ser feita periodicamente.

O custo de implantação do SAT é inferior ao da ECF. Contudo, é preciso contar com um equipamento para cada cinco pontos de vendas.

Em outras palavras, comércios que têm mais de um caixa precisam de um dispositivo para cada cinco pontos de vendas, fazendo com que estabelecimentos maiores paguem mais caro para se adequar.

A NFC-e

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento que foi criado para substituir a emissão dos Cupons Fiscais. Isso modifica a forma como empresas do ramo varejista realizam suas vendas, haja vista que ela deve ser emitida para todas as operações em que existe a venda direta para o cliente final, como o nome sugere.

Nessa substituição o cupom como conhecemos deixará de existir e no lugar dele entra o chamado Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor (DANFE NFC-e).

Neste, os itens que foram fora comprados deixam de ser relacionados e passa a ser informado somente o valor total da compra e a quantidade de produtos adquiridos.

Apesar disso, cada comércio tem a opção de fazer o detalhamento, ou deixá-lo resumido. Independentemente da escolha, no papel impresso terá um QR Code (uma espécie de código de barras diferenciado), que poderá ser usado para acessar o restante das informações que não foram inseridas na impressão.

O cliente também terá a opção de solicitar o envio do arquivo por e-mail.

A partir dessas mudanças, comércios varejistas passam a trabalhar com uma estrutura totalmente digital, facilitando o controle da gestão financeira e tributária — neste caso a melhoria vem para a empresa, para o Governo e também os consumidores.

O que é necessário para emitir a nota fiscal

Para que o negócio esteja apto a emitir a documentação referente as vendas, é preciso observar alguns pontos essenciais. Eles ajudarão a garantir um recolhimento adequado dos impostos, por exemplo. Dentre os principais aspectos, podemos citar:

1. O enquadramento da empresa

Saber qual é o regime tributário do negócio, ajuda a saber qual é o tipo de documento que deverá ser emitido, evitando irregularidades ou cobranças excessivas de tributos.

2. Obtenção do certificado digital

O certificado digital é uma forma de fazer com que o documento possua validade jurídica. Para obtê-lo, também é necessário adquirir a assinatura digital, que confirma a autenticidade do documento e comprova que foi realmente o seu comércio que fez a emissão.

Esse certificado deve ser adquirido com uma Autoridade Certificadora, que precisa ser credenciada pela ICP — a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.

3. Credenciamento da empresa na SEFAZ

O próximo passo é fazer o cadastramento na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) na localidade onde a empresa está situada. Como a legislação varia de estado para estado, o ideal é procurar um contador e averiguar qual é o procedimento correto.

4. Investimento em um software emissor

Para fazer a emissão das notas, além do equipamento de impressão, é necessário contar com um software emissor. Ele é necessário para que seu comércio emita os documentos da forma correta e de acordo com a legislação da sua região, evitando sanções.

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A obrigatoriedade do emissor de nota fiscal

O emissor de nota fiscal e o sistema PDV que permite realizar a emissão das notas fiscais eletrônicas e está diretamente ligado ao sistema da SEFAZ.

Além da geração do documento, por meio dele também é realizado outros processos, como a assinatura digital, a transmissão das notas, cancelamento e impressão.

A SEFAZ disponibiliza um software gratuito, mas tomou a recente decisão de descontinuar, já que foi observado que muitas empresas optavam por sistemas pagos. Assim, quem utiliza essa ferramenta precisará fazer a migração para outras soluções disponíveis no mercado.

Apesar do custo, contar com um software pago garante a aquisição de um programa mais completo, que possui outras funcionalidades — como o cadastro de produtos, fornecedores e clientes, controle de estoque e financeiro.

Diante disso, podemos dizer que a utilização de um emissor é obrigatória para todas as empresas que fazem a geração dos documentos, haja vista que é ele que dá o suporte necessário para a emissão das notas.

Cuidados necessários para escolher um novo software emissor

Para implantar uma ferramenta adequada para o seu negócio, não basta escolher um software e fazer a contratação. Vale a pena tomar alguns cuidados básicos, que ajudarão a escolher um sistema confiável, que atenda dentro da legislação e que ao mesmo tempo auxilie a tornar a Frente de caixa mais eficiente. Confira alguns deles:

Software homologado

A homologação é uma aprovação concedida por uma autoridade no assunto. No caso dos softwares, a SEFAZ faz a verificação a fim de garantir que a ferramenta não possui meios de burlar a impressora dos documentos.

Sendo assim, é de suma importância optar por um sistema que seja homologado, pois isso quer dizer que ele é reconhecido pelos órgãos competentes.

Atualizações periódicas

As atualizações de um sistema são necessárias para aprimorar as funcionalidades, gerando melhorias, correções de problemas, diminuição dos riscos de invasão, aumento de funcionalidades, entre outras coisas. Em outras palavras, cada atualização traz uma versão melhorada do software.

Ao escolher uma ferramenta voltada para a Frente de caixa, é preciso saber se a empresa desenvolvedora disponibiliza esses updates de maneira periódica, visando torná-la cada vez mais eficiente e segura.

Legislação vigente

Outro ponto que deve ser observado é o atendimento à legislação, de acordo com as regras existentes no estado em que sua empresa está localizada, ou seja, deve seguir as exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Esse cuidado é fundamental para evitar que se escolha um sistema PDV inadequado, que não atende as obrigações exigidas por lei e que a empresa sofra penalidades em decorrência do descumprimento.

Armazenamento dos dados e segurança das informações

Além das questões anteriores, também é fundamental saber se as informações são armazenadas com segurança. A melhor opção é manter os dados criptografados, que torna quase impossível a leitura para quem não possui a autorização.

Como um sistema PDV armazena informações essenciais para o seu negócio — como os dados dos clientes e fornecedores —, essas opções ajudam a manter os dados que estão salvos no software ainda mais protegidos.

Passo a passo para a utilização de um novo emissor

Para utilizar o software emissor de nota fiscal, também é necessário alguns cuidados, que também valem para quem está fazendo a migração do sistema gratuito para um pago. Veja:

1. Credenciar o emissor junto à SEFAZ

Esse cadastro é simples e normalmente pode ser feito por meio do próprio site da SEFAZ. Caso queira, também pode consultar um contador a respeito de como é feito o procedimento correto.

2. Conferir a validade do Certificado Digital

Falamos anteriormente sobre o certificado digital e sua importância. Nessa etapa, é necessário inseri-lo no seu sistema. Caso já possua, verifique se é necessário fazer a renovação.

3. Cadastrar as informações da sua empresa no emissor

Por fim, para começar a fazer a emissão das notas fiscais, é necessário inserir as informações referentes ao seu negócio no emissor. Entre elas o CNPJ, Inscrição Estadual e Regime Tributário.

Principais problemas que podem gerar perdas

Saindo um pouco da parte burocrática e falando mais sobre os processos e a importância de corrigir falhas, vamos abordar quais problemas podem ocasionar inconsistências no controle de caixa e quais soluções podem ser adotadas. Confira:

Cancelamentos de produtos

Existem alguns casos em que o operador de caixa pode realizar a venda, o cliente paga e sai com os produtos, mas depois essa compra é cancelada, o que faz com que o funcionário fique com o dinheiro referente ao valor pago.

Essa diferença só é percebida depois que é realizado um inventário. Como o cancelamento faz com que os produtos voltem para o estoque no sistema, somente a contagem física pode apontar essa divergência entre a quantidade real dos produtos versus a quantidade informada no software.

Cadastramento de itens com preço errado

Também existem casos em que o mesmo produto é cadastrado duas vezes, porém com códigos e descrições diferentes, sendo que o segundo possui um preço menor. Nesses casos, a venda é feita com um item, mas o sistema registra outro.

Isso gera prejuízos para o negócio e faz com que o fechamento do estoque também seja prejudicado. Na pior das hipóteses, sua empresa pode ser penalizada, dando a impressão de que está fraudando as vendas para recolher menos impostos.

Fraudes

Em uma situação mais grave, o operador de caixa pode simplesmente passar os produtos sem registrá-los, fazendo com que o suposto cliente pague um valor consideravelmente inferior na compra.

Todos os problemas listados prejudicam o resultado financeiro e logístico (controle de estoque) do seu negócio e precisam ser evitados a todo custo. Entre as soluções que podem ser adotadas, podemos sugerir:

Investimento em um bom sistema PDV

O investimento em um bom sistema PDV, além da importância que citamos anteriormente, também pode ajudar a corrigir problemas no cadastro dos itens e evitar fraudes no fechamento das vendas.

Treinamento dos funcionários

O treinamento dos funcionários responsáveis pela frente de caixa também é fundamental. Cuidar apenas dos processos sem que haja a intenção alertar os atendentes a respeito das responsabilidades e a importância de um trabalho bem feito pode não ser tão eficiente.

Procedimentos supervisionados

Essa é uma excelente maneira de evitar o risco de sofrer com fraudes no controle do caixa. Neste caso, todo procedimento que vai além do registro dos produtos que estão sendo comprados — como o cancelamento — deve ser feito por meio do acompanhamento de um supervisor, por exemplo.

Assim, sempre que houver esse tipo de situação, há uma garantia maior de que o produto ou venda cancelada realmente ocorreu na prática.

Realização de inventário periódico

A realização de inventário — também chamado de balanço — costuma ocorrer em períodos de tempo maiores (pelo menos a cada 1 ano). Dessa forma, sempre que houver algum problema de “furos” no estoque, cancelamentos indevidos, furtos, entre outras ocorrências, só é possível saber depois de certo tempo que a situação ocorreu.

Além de dificultar a identificação das causas, essa demora faz com que seja difícil elaborar uma solução eficaz e precisa.

Sendo assim, o ideal é fazer os inventários em curtos períodos de tempos, por grupos de produtos, por exemplo. Isso facilita o processo, tornando-o mais agilidade e ainda ajuda a identificar os problemas com maior rapidez, fazendo a tomada de decisão ser mais eficiente.

Como usar a Frente de caixa para aumentar a satisfação dos clientes

Diferente do que muitos empreendedores ainda imaginam, a frente de caixa não é e nem deve ser considerada como um mal necessário para o sucesso do negócio.

É possível utilizá-la como uma aliada da eficiência financeira e das ações que ajudem a aumentar a satisfação dos seus consumidores.

No entanto, para que isso seja possível, é necessário otimizar as áreas dentro da empresa e ainda encontrar soluções que ajudem a melhorar ainda mais o atendimento, como:

Diversificar as formas de pagamento

Essa estratégia ajuda a resolver 3 questões ao mesmo tempo:

  1. agiliza o atendimento;
  2. atrai mais clientes, ao mesmo tempo em que aumenta sua satisfação;
  3. reduz o risco de haver “quebras” de caixa.

Ela é importante porque muitas pessoas optam por comprar no débito, evitando andar com dinheiro, ao mesmo tempo em que podem precisar comprar no crédito em períodos em que as finanças andam curtas.

Organizar e agilizar o processo de atendimento

Uma das causas que fazem com que haja demora no atendimento e a formação de filas é a forma como os funcionários lidam com o procedimento. Em parte, isso se dá pela falta de agilidade e de experiência ao lidar com o sistema PDV, por exemplo.

Para evitar que haja esse tipo de problema, vale investir no treinamento e qualificação da equipe, oferecendo cursos e sempre ressaltando a importância do papel de cada um dentro da empresa, além de como um bom trabalho impacta no atendimento e nos resultados financeiros.

Investir em tecnologia para simplificar e agilizar os processos

Além do software emissor, que é obrigatório para a emissão das notas fiscais de venda, o ideal também é contar com um sistema PDV que ajude a aumentar a eficiência dos seus processos.

Um exemplo disso, é uma solução integrada, que “se comunica” com o estoque, mantendo-o atualizado. Da mesma forma, é possível alcançar uma boa gestão financeira, por meio do acompanhamento de questões importantes como o fluxo de caixa.

Tudo isso ajuda a tornar os processos mais ágeis, confiáveis — diminuindo o risco de erros — e evitar o risco de fraudes, tanto no processo de finalização das vendas, quanto dentro dos estoques.

Como você pode ver, é importante fazer uma boa gestão da Frente de caixa, já que ela está diretamente ligada a dois aspectos fundamentais para o sucesso do seu negócio: a experiência dos clientes — que pode afastá-los, ou retê-los — e o bom resultado financeiro no final do mês.

Além de tudo isso, ainda existe outro ponto muito importante, que é a adequação à legislação vigente.

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Guilherme Volpi
Guilherme Volpi

Guilherme Volpi é CEO da empresa Soften Sistemas. Formado em Administração de Empresas, programava softwares nas horas vagas. Hoje coordena todo grupo Soften e quando sobra um tempinho escreve para o blog.

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