No último mês de janeiro, o projeto que deu início aos documentos eletrônicos completou 10 anos. Ainda assim, continuam existindo dúvidas sobre como emitir nota fiscal, quando esta é obrigatória e o que é necessário para sua emissão.
Também, existem diferentes tipos de notas. Uma delas, inclusive, ainda está em fase de implementação — o que também mostraremos adiante.
Então, tire as dúvidas que você ainda tem sobre o assunto para evitar possíveis erros no futuro e realizar os procedimentos da melhor forma possível.
Quando devo emitir nota fiscal?
Resumidamente, a emissão dos documentos deve ocorrer em toda operação que parta da empresa, seja em vendas, prestação de serviços, industrialização e até devolução de mercadoria ou material para fornecedores.
Em todos esses casos a emissão deve ser de nota eletrônica, pois não há mais nenhum tipo de nota manual que ainda possa ser usado entre pessoas jurídicas.
Inclusive notas de serviços — de responsabilidade dos municípios e uma das últimas modificadas — já passaram ao formato eletrônico em todo o país.
Qual tipo de emissão minha empresa deve fazer?
Tudo depende de quais são as atividades que a empresa desenvolve. Veja a descrição dos tipos de notas:
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A nota de serviços tem função autoexplicativa.
Para emiti-la, o responsável pelo negócio deve entrar em contato com a prefeitura da sua cidade para saber como se dá o processo, pois cada município tem os próprios procedimentos de autorização de emissão.
Tenha conhecimento sobre os impostos incidentes em uma NFSe com este artigo.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Esse tipo de nota serve para as empresas que industrializam e comercializam, e também para qualquer outra que precise devolver algo a um fornecedor.
O motivo é ela se referir à movimentação de produtos em operações de qualquer natureza, gerando ou não faturamento.
Em alguns casos, quando a empresa apenas presta serviços e sequer possui Inscrição Estadual, o próprio fornecedor pode emiti-la. Quando isso ocorre, o fornecedor lança uma entrada para si próprio, com saída da empresa que está devolvendo os produtos.
Nos demais casos é preciso que o negócio tenha a Inscrição Estadual, pois transações com NF-e movimentam o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), imposto dos estados.
Portanto, os órgãos fiscalizadores não permitem que isso ocorra sem a devida ocorrência fiscal.
Entenda mais sobre Nota Fiscal Eletrônica aqui.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O conhecimento serve para companhias que prestam serviços de transporte entre cidades e estados. Para emiti-lo, é preciso ter Inscrição Estadual, pelo fato desse serviço ser uma exceção.
Ele é tributado pelos estados, por ICMS, diferentemente do que ocorre com os demais serviços: tributados pelo Imposto Sobre Serviços (ISS) — responsabilidade exclusiva das cidades.
Verifique este artigo sobre Conhecimento de Transporte 3.0.
Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico (MDF-e)
Quando a empresa presta serviços de transportes intermunicipal e interestadual, e uma única carga tem diversos documentos fiscais, sejam CT-e ou NF-e, eles são integrados no MDF-e.
O documento serve para vincular notas referentes a apenas uma operação de transporte em somente um documento.
Entenda com este artigo como encerrar um MDFe e seguir com a emissão de outro na sequência.
Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A NFC-e é emitida apenas para clientes finais, as pessoas físicas. Por isso, só é usada por negócios como farmácias, padarias e outros desse tipo.
Diferentemente do que já ocorreu com os demais tipos de documentos, esse é o que ainda está em fase de implementação.
Foi a última forma de nota eletrônica a entrar em vigor. Sendo assim, as empresas de diversas cidades ainda podem emitir o cupom fiscal eletrônico ou as notas manuais a consumidores.
A implantação ocorrerá gradualmente, sendo os cupons e as notas manuais também extintos.
Entenda qual o valor máximo com e sem identificação em uma NFCe com nosso artigo completo.
A empresa precisa ser autorizada a emitir nota fiscal?
Para emitir documentos referentes a atividades tributadas pelo ICMS, o negócio precisa se credenciar como emissor no site da Secretaria da Fazenda de seu estado.
Ou seja, vale para emissoras de NF-e, CT-e, MDF-e ou NFC-e, inclusive para o empreendimento que apenas quiser dar seguimento com suas notas de devolução.
O processo é simples: basta entrar no portal do órgão, mais precisamente nas páginas referentes a documentos fiscais, e fazer o credenciamento utilizando CNPJ ou Inscrição Estadual nos ambientes de teste e homologação das notas.
Quanto à nota de serviços, depende do que rege a fiscalização em cada prefeitura. Em algumas cidades, as empresas já se tornam credenciadas e autorizadas — se forem prestadoras de serviços — assim que obtêm inscrição municipal e alvará.
Em outros municípios, mesmo com os dois registros, é preciso obter autorização para emissão dos documentos.
É preciso ter certificado digital para emitir nota fiscal?
Notas que movimentam ICMS, as que citamos individualmente acima, não podem ser emitidas sem uso da certificação digital para assinatura e transmissão — processos obrigatórios após a elaboração das notas.
Quanto às notas de serviços, de competência municipal, há várias cidades que não exigem certificação para que sejam utilizadas.
Por isso, novamente, é preciso checar as regras da prefeitura antes de proceder com a certificação ou descartá-la.
É obrigatório contratar um emissor de notas?
Os emissores gratuitos de NF-e, CT-e e MDF-e foram descontinuados em janeiro de 2017. Eles ainda funcionam, mas não receberão atualizações. Por isso, em breve, assim que houver qualquer outra atualização referente aos documentos fiscais, eles deixarão de funcionar.
Ou seja, para emitir notas de algum desses tipos, é recomendável fazer uso de um emissor pago.
E, futuramente, vai se tornar obrigatório proceder dessa forma, pois será a única possibilidade de fazer a emissão dos documentos.
Já as notas de serviços de várias cidades podem ser emitidas pelos próprios sites das prefeituras, algumas vezes, até mesmo, sem certificação digital. Porém, são sistemas que apenas servem para emissões.
Para os emissores contratados, há a possibilidade de reunir outras funcionalidades, como cadastros para clientes, produtos, serviços, códigos e demais informações. Dessa forma, eles facilitam e agilizam todas as emissões. Além disso, contam com recursos adicionais, tais como:
- suporte para erros e problemas, o que emissores gratuitos não têm;
- envio automático de arquivos XML, liberados na emissão de cada nota e tão importantes quanto os documentos visualizados;
- cálculos automáticos;
- integrações com outras ferramentas;
- controles e relatórios específicos;
- armazenamento robusto e seguro em nuvem de dados.
Em resumo, o ideal é contar com um emissor particular para aproveitar funcionalidades importantes e não ter transtornos com a emissão de documentos.
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