Saiba tudo sobre nota fiscal para pequena empresa!

Saiba tudo sobre nota fiscal para pequena empresa.

Além de ser uma obrigação das empresas, a emissão da nota fiscal pode também representar alguns benefícios para elas. Por isso, o assunto precisa ser tratado com seriedade e atenção para uma série de detalhes que são de grande relevância.

Sendo assim, nós preparamos este artigo, no qual apresentaremos várias informações relevantes sobre a nota fiscal que ajudarão a esclarecer o assunto.

Vamos começar por uma explicação simplificada sobre o que é o documento e os tipos de nota existentes. Em seguida, nós abordaremos a nota fiscal eletrônica e as vantagens dessa modalidade de emissão.

Destacaremos também como funciona a nota fiscal para o micro e pequeno empreendedor e a importância do documento para as empresas desse porte. Por fim, apresentaremos os detalhes que devem ser observados na hora de emitir a nota fiscal.

Confira!

1. O que é a nota fiscal em si

A nota fiscal é um tipo de documento emitido quando uma empresa realiza a venda de uma mercadoria ou presta um serviço e também quando ocorrem outras operações relacionadas a essas transações, como no transporte de mercadorias.

Portanto, a emissão da nota fiscal cumpre várias funções. Ela pode, por exemplo, caracterizar a transferência, de uma pessoa a outra, da propriedade sobre uma mercadoria ou sobre um produto.

Em outro aspecto, quando devidamente identificado no documento, ela também pode servir para comprovar que o valor devido pela transferência foi pago pelo comprador ao vendedor.

Em outra instância, uma nota fiscal pode registrar a entrada de uma mercadoria ou de um produto comercializável no estoque de uma empresa ou simplesmente servir como documento que apresenta a origem de uma mercadoria que deve ser incorporada ao patrimônio dessa empresa.

Também é possível que uma nota fiscal seja emitida para confirmar a prestação de um serviço e o valor pago pelo mesmo. Ainda, há a possibilidade de o documento consolidar, na forma da lei, uma operação de importação ou simplesmente servir para o transporte de uma mercadoria ou de um produto dentro do país.

Para cada situação específica, há um tipo de nota fiscal. Contudo, todas elas têm também uma importância que vai além do simples registro da operação realizada.

De fato, no momento da emissão, também são registrados os dados que dizem respeito ao comprador, às características do objeto da negociação — que pode ser um produto ou serviço — e também à natureza da tributação que recai sobre a operação realizada, quando esta for tributada.

Com todos esses registros a nota fiscal permite que os órgãos arrecadadores fiscalizem o cumprimento da obrigação das empresas de pagar os impostos eventualmente devidos sobre determinada atividade econômica.

Ao mesmo tempo, ela serve como uma espécie de documento de identificação que caracteriza o destino de pagamento de uma operação financeira e que também caracteriza o próprio objeto da negociação.

Assim, por exemplo, o consumidor tem como controlar o prazo de garantia de uma mercadoria adquirida e como comprovar que é proprietário dela, ao mesmo tempo em que a empresa responsável pela venda dessa mesma mercadoria tem como comprovar que ela foi entregue.

Também é importante destacar que a nota fiscal serve para confirmar diante dos órgãos públicos que uma operação qualquer está ocorrendo de acordo com as normas legais — inclusive as tributárias — estabelecidas no país.

Portanto, além dos aspectos da obrigatoriedade da emissão e dos controles tributários decorrentes das transações às quais a nota fiscal se refere, fica evidente que a emissão desse documento também auxilia a empresa a manter um absoluto controle sobre os próprios procedimentos e sobre os aspectos contábeis e operacionais que são de interesse dela.

Por exemplo, a nota fiscal auxilia no controle dos estoques da empresa e pode até servir como base para a análise do desempenho que ela vem obtendo no mercado.

2. Tipos de nota fiscal

A nota fiscal pode ser tipificada quanto à forma de emissão e quanto à natureza da operação que ela registra.

2.1. Tipos de emissão de nota fiscal

A nota fiscal física, impressa em papel, é o tipo mais tradicional de emissão. Utilizando blocos impressos com notas que seguem uma sequência numérica, ela exige que os dados sejam preenchidos nos campos predeterminados contendo todas as informações sobre a transação realizada, inclusive sobre o objeto negociado.

A forma de preenchimento da nota física pode ser manuscrita, em máquina de datilografia ou por meio de um software instalado em um computador.

Vale ressaltar que, mesmo utilizando um sistema eletrônico para emissão, a nota fiscal impressa emitida por computador não caracteriza uma nota fiscal eletrônica, uma vez que existirá um documento físico impresso.

No caso da nota fiscal eletrônica, que é o segundo tipo de emissão de uma nota fiscal, o elemento físico é substituído por um registro digital das informações, eliminando a necessidade de impressão do documento.

Assim, todos os expedientes de controle, inclusive tributário, são realizados por meio digital.

Naturalmente, é claro, não há nada que impeça que o cliente emita uma versão física da nota eletrônica para controle próprio.

2.2. Tipos de nota fiscal quanto à natureza da operação

Considerando a natureza da operação, existe um número imenso de notas fiscais. Contudo, neste artigo, as que mais nos interessam são as notas fiscais envolvidas na transação de mercadorias e de serviços.

Afinal, a nota fiscal é regulamentada no Brasil por uma série de leis que definem, inclusive, a forma de destaque do tipo de tributação implicada na transação à qual ela se refere — como é o caso da Lei Federal 12.741, de 2012, regulamentada pelo Decreto Presidencial 8.264, de 2014, que dispõe sobre o esclarecimento na nota fiscal quanto aos tipos de tributos que oneram o valor de uma mercadoria ou de um serviço.

Contudo, com relação à natureza de operação à qual se refere uma nota fiscal, a Lei Federal 8.846, de 1994, é a que mais nos interessa aqui.

Em seu artigo 1º, a lei diz que “a emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente relativo a venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação”.

Essa obrigatoriedade também se estende à locação de bens móveis e imóveis e a quaisquer outras transações envolvendo bens e serviços realizadas por pessoas físicas ou jurídicas.

Note que, em alguns casos, a nota fiscal pode ser substituída por um recibo. É o que ocorre, por exemplo, na prestação de serviços médicos e odontológicos que são cobrados diretamente pelos profissionais. Contudo, as demais operações exigem a emissão da nota fiscal.

Vale destacar que, além do Imposto de Renda, a nota fiscal também serve para identificar outros tributos federais que porventura possam recair sobre uma operação — como o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), que tributa a produção da indústria — e também o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), que é cobrado no âmbito dos estados, e o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN), cobrado pelos municípios.

Portanto, nos convém ressaltar com especial interesse a nota fiscal de produto, relacionada à venda de produtos sujeitos à incidência do ICMS, e a nota fiscal de serviços, que registra as operações de serviços que estão sujeitas à cobrança do ISSQN.

Porém, existem dezenas de outras notas fiscais, e cada uma delas diz respeito a uma operação específica.

Por exemplo, existe o cupom fiscal, como aquele emitido pelos supermercados, que é também um tipo de nota fiscal. Existe também a nota fiscal de entrada, que permite que uma empresa dê entrada em uma mercadoria em seu estoque, quando não há emissão da nota de venda do fornecedor.

Há também notas ainda mais específicas, como o Conhecimento de Transporte Rodoviário e o Bilhete de Passagem Rodoviário, que também são tipos de notas fiscais, entre outros.

Materiais-gratuitos

3. A nota fiscal eletrônica e seus benefícios

A emissão eletrônica de notas fiscais surgiu como resultado do processo de modernização das relações entre o Estado e o contribuinte que o governo brasileiro empreendeu por meio da implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

A partir do Sped, tornou-se possível fazer a escrituração digital de documentos, o que antes só era viável fisicamente. Com isso, vários documentos — entre eles, as notas fiscais — passaram a ser emitidos e armazenados digitalmente.

De fato, entre os inúmeros benefícios que o uso da tecnologia trouxe para as pessoas e para as empresas, a nota fiscal eletrônica merece uma consideração muito especial.

Afinal, com ela, vários procedimentos que antes eram realizados fisicamente, dependendo de processos custosos e imprecisos, passaram a ser efetivados digitalmente. Por isso, surgiram resultados de modernização, agilidade e economia em vários sentidos, como os que veremos a seguir.

3.1. Benefícios para o contribuinte vendedor ou prestador de serviços

Com as significativas mudanças realizadas no processo de emissão e de gestão das informações fiscais, os vendedores e prestadores de serviços que aderiram à nota fiscal eletrônica passaram a contar com o seguintes benefícios:

  • redução dos custo com impressão, uma vez que a nota fiscal eletrônica não precisa ser impressa;
  • redução dos custos de envios de documentos, considerando que a nota pode ser enviada por e-mail, o que dispensa o uso do correio ou de entregadores;
  • redução dos custos de armazenagem de documentos fiscais, uma vez que a nota fiscal eletrônica é armazenada digitalmente;
  • facilidade no comércio eletrônico, considerando que todas as operações podem ser realizadas via internet;
  • redução do tempo de retenção dos veículos de transporte nos postos fiscais rodoviários, já que toda a documentação está registrada digitalmente;
  • praticidade na emissão das notas fiscais;
  • melhora na qualidade do atendimento aos clientes, que também são beneficiados, como veremos a seguir.

3.2. Benefícios para o comprador

Os compradores pessoas jurídicas que recebem a nota fiscal eletrônica foram beneficiados das seguintes formas:

  • dispensa da necessidade de digitação de notas fiscais no recebimento de mercadorias ou de serviços;
  • agilidade no planejamento da logística da empresa, o que é possível em função da possibilidade de entrega antecipada da nota fiscal eletrônica, via e-mail;
  • redução da possibilidade de falhas na escrituração que possam ocorrer em decorrência de erros de digitação na recepção;
  • facilidade de relacionamento eletrônico com fornecedores.

Os clientes pessoas físicas também foram beneficiados pela mesma facilidade de relacionamento com os fornecedores e também pela segurança que a nota fiscal eletrônica oferece nas negociações realizadas pela internet.

3.3. Benefícios tributários

No âmbito das administrações tributárias da União, dos estados e dos municípios, com a nota fiscal eletrônica, surgiram os seguintes benefícios:

  • maior confiabilidade do sistema tributário, o que ocorreu em função de a própria nota fiscal ter se tornado também mais confiável;
  • elevação do nível de qualidade dos processos de controles fiscais, o que viabilizou o intercâmbio e o compartilhamento mais eficiente de informações entre os fiscos federal, estaduais e municipais;
  • economia nos processos de controle de notas fiscais de mercadorias em trânsito detectadas pela fiscalização;
  • diminuição na sonegação e, consequentemente, aumento da arrecadação.

3.4. Benefícios para a sociedade e para o meio ambiente

É importante ressaltar que a nota fiscal eletrônica trouxe relevantes benefícios para a sociedade como um todo, a começar pelo surgimento de novas vagas de empregos e de oportunidades de negócios no novo segmento de serviços relacionados à emissão do documento.

Ainda, a sociedade foi beneficiada pela padronização do relacionamento eletrônico entre as empresas e pelo estímulo ao uso de novas tecnologias.

Os benefícios da nota fiscal eletrônica também se estenderam para o meio ambiente. Com a dispensa da impressão da nota fiscal e com a transmissão eletrônica de documentos, diminuiu também a necessidade de consumo de papéis e de tintas e o volume de emissões de resíduos decorrentes dos processos de produção, entre outros impactos que o trabalho gráfico implica.

4. A nota fiscal para micro e pequenos empreendedores: como funciona?

Do ponto de vista legal, não existem grandes diferenças na forma de atuação de pequenos ou de microempreendedores que atuam com nota fiscal impressa ou que trabalham com a nota fiscal eletrônica.

Portanto, em qualquer transação comercial ou de prestação de serviço, tanto uns, quanto outros são obrigados a emitir nota fiscal, inclusive quando o negócio é fechado pela internet, como ocorre com o comércio eletrônico.

No entanto, quando o empreendedor consegue se enquadrar na categoria de Microempreendedor Individual (MEI), ele passa a contar com uma série de benefícios fiscais.

Por exemplo, fica desobrigado de emitir nota fiscal quando negocia com pessoas físicas, permanecendo a obrigatoriedade da emissão somente quando o negócio é realizado com pessoas jurídicas.

Além disso, o MEI passa a pagar todos os tributos em uma única contribuição mensal, ficando dispensado de destacar os impostos na nota fiscal.

Neste ponto, vale ressaltar que o MEI é enquadrado no Simples Nacional e fica isento de pagar Imposto de Renda, PIS, IPI e outros tributos federais.

Dessa forma, ele paga apenas um valor fixo mensal que se destina à contribuição para a Previdência Social e para as arrecadações do respectivo estado e do município onde ele atua — como recolhimento de ICMS e ISS, conforme o caso.

A partir dessas contribuições, o MEI passa a ter acesso a uma série de benefícios, como auxílio-maternidade, auxílio-doença e aposentadoria, entre outras. Tudo isso pode ser obtido de maneira muito simplificada, considerando que enquadramento pode ser feito pelo Portal do Empreendedor, pela internet.

Para ser microempreendedor individual, o empresário não pode faturar mais do que R$ 60 mil por ano e também não pode ser sócio ou proprietário de outra empresa.

5. A importância da nota fiscal para os micro e pequenos empreendedores

Como vimos até aqui, a nota fiscal é o documento que dá o suporte tributário e de legalidade a qualquer transação comercial. Portanto, para atuar em conformidade com a lei, é preciso que micro e pequenos empreendedores registrem todas as operações que realizam, o que deverá ser feito por meio da emissão da nota fiscal.

Ao mesmo tempo, esse documento será necessário para que a empresa seja submetida aos processos de fiscalização que ocorrem para verificar se os tributos estão sendo pagos de forma devida.

Em outras palavras, a falta da emissão da nota fiscal caracterizará sonegação, o que pode acarretar uma série de problemas, inclusive gerando pagamento de multas.

Porém, não é só para cumprir a própria obrigação que o empreendedor deve emitir a nota fiscal. Esse procedimento também é necessário para que ele se mantenha em conformidade com a legislação que protege o consumidor e que garante a ele o direito de receber o documento que atesta os valores, as condições e o objeto da transação comercial pela qual ele pagou.

Ainda, vale ressaltar que a nota fiscal é documento necessário para efeito de garantia. Portanto, ela é ainda mais importante para o consumidor.

Sendo assim, a empresa que se nega a emitir uma nota fiscal dá uma indicação negativa para o cliente. Essa atitude pode ser avaliada como um indício de que há alguma ilegalidade na negociação.

Por exemplo, o consumidor pode desconfiar de que a origem de uma mercadoria é ilícita ou da própria autorização da empresa para atuar em determinado segmento.

O consumidor pode, ainda, avaliar essa atitude como sendo gerada pela má intenção do empresário de sonegar impostos, o que também não é visto com bons olhos pelo cidadão cumpridor dos próprios deveres.

Portanto, quando se nega a emitir a nota fiscal, o empresário está jogando contra o próprio patrimônio, uma vez que cria motivos para uma série de desconfianças capazes de levar um comprador a desistir de um negócio.

Além disso, é preciso ter em mente que, para negociar com grandes empresas ou com organizações públicas, não há a mínima possibilidade de o negócio ser efetivado sem a emissão da nota fiscal. Essa é uma exigência básica de qualquer instituição privada ou pública que atua dentro da lei.

Sendo assim, quem pretende atender a grandes clientes, que são capazes de gerar faturamentos consistentes e de longo prazo, deve ter a emissão da nota fiscal com um elemento comum e necessário a qualquer negociação.

Aliás, a nota fiscal é um elemento tão essencial para o mundo dos negócios quanto é a aquisição de mercadorias para a revenda do comércio e o conhecimento técnico para as empresas prestadoras de serviços.

6. Como fazer a emissão de notas fiscais

Naturalmente, o passo que precede a emissão da nota fiscal propriamente dita é a abertura da empresa e os respectivos registros necessários para que ela atue legalmente no segmento ao qual pretende se dedicar. Durante esse procedimento, também será feito o enquadramento na categoria tributária mais conveniente para o tipo de empreendimento.

Daí em diante, cada nota fiscal segue um rito próprio.

6.1. Nota fiscal impressa

Para produzir os talões da nota fiscal impressa, é preciso solicitar ao órgão fazendário do estado ou do município a Autorização para a Impressão de Documentos Fiscais (AIDF).

No caso de uma empresa exclusiva de comércio, a AIDF será emitida pela Secretaria da Fazenda do estado onde ela se encontra. Se a empresa for prestadora de serviços, a AIDF será emitida pela Secretaria da Fazenda do município no qual ela atua.

Portanto, se houver mais de uma natureza de atividade, serão necessárias as AIDFs correspondentes a cada operação que a empresa pretende realizar.

De posse da AIDF, então, será solicitada à gráfica a impressão do documento.

6.2. Nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica dispensa a emissão da AIDF pelo órgão fazendário, uma vez que não haverá qualquer impressão.

No lugar desse procedimento, é preciso adquirir um Certificado Digital junto a uma das autoridades certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), que é a entidade encarregada de dar validade às assinaturas digitais no Brasil.

O Certificado Digital comprova que uma identidade digital realmente pertence à pessoa que a utiliza. Dessa forma, as transações que são realizadas pela internet — como a emissão da nota fiscal eletrônica — são autenticadas, dando segurança a elas.

Após a aquisição do Certificado Digital, então, ele deve ser instalado em um computador que servirá para emitir a nota fiscal.

Cada órgão fazendário mantém um site próprio, por meio do qual o contribuinte se conecta para fazer a emissão do documento. Quando a conexão é realizada, o site percebe e legitimidade do contribuinte e permite que ele tenha acesso à plataforma de emissão.

Na primeira conexão, o contribuinte cria um login e uma senha que serão vinculados aos dados que estão arquivados no cadastro do órgão fazendário. As próximas conexões ocorrerão de maneira tão simplificada quanto é em qualquer serviço da internet.

6.3. A emissão da nota

Tanto na emissão da nota fiscal impressa quanto na nota fiscal eletrônica, o comerciante ou prestador de serviço deve inserir nos campos apropriados a data da emissão, os dados do cliente, a descrição da mercadoria ou do serviço negociado, o valor correspondente e a alíquota e o valor do tributo devido, quando houver incidência.

Ainda, é possível registrar outras observações, como o desconto por pagamento de comissões, o recebimento da quantia devida, entre outras.

Neste artigo, você pôde perceber que a nota fiscal configura uma obrigação de toda empresa e que ela também pode representar uma série de benefícios que abrange as empresas, os consumidores, a União, o estado, os municípios e a sociedade, como um todo.

Portanto, é essencial que o empreendedor se dedique a entender todos os detalhes sobre o documento e que adote as medidas que forem necessárias para realizar os melhores procedimentos de emissão.

Conheça Soften Sistemas

Se você ainda tem alguma dúvida sobre a emissão de nota fiscal ou se deseja saber qualquer outro detalhe sobre o assunto, entre em contato conosco! Teremos imensa satisfação em ajudar!

Vinícius Braga
Vinícius Braga

É hoje responsável contábil pelo grupo Soften. Assessora também o suporte técnico da empresa quando necessário. Nas horas vagas faz judô e joga futebol. É também professor e pós graduado em Ciências Contábeis.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Posts de interesse