Saiba tudo sobre Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Ronnie Birolim - 03/08/2017 - 2 Comentário(s)

A Nota Fiscal Eletrônica faz parte do cotidiano das empresas – sejam elas pequenas, médias ou grandes -, é emitida eletronicamente e seu armazenamento se tornou mais organizado.

O documento fiscal pode ficar salvo em um computador no formato de PDF e XML, além de reduzir custos e riscos de extravio do mesmo. São vários tipos de notas englobadas entre as corporações, sendo eles, venda, compra, remessa, retorno e devolução de produto.

Algumas empresas deixam de emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), documento fiscal de enorme importância para o relacionamento direto entre comerciante e comprador.

Esteja a par do assunto para saber se sua empresa é obrigada a emitir Nota Fiscal Eletrônica, para assim estar sempre dentro da lei e não sonegar impostos.

Mesmo que a NF-e foi implementada pelo governo há vários anos, ainda restam algumas dúvidas, por isso fizemos esse artigo para sanar todas elas. Confira abaixo todas as informações sobre NF-e e saiba tudo sobre seu funcionamento.

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O que é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A Nota Fiscal Eletrônica é um projeto criado pelo governo para melhorar a fiscalização e também para facilitar o manuseio por parte de empresas.

É a transformação das antigas notas fiscais em papéis, para notas digitais, ou seja, feitas por um software emissor nfe diretamente em um computador onde ele vai resultar em um documento em papel (DANFE) e digital (XML).

É necessário o armazenamento desses arquivos – XML e DANFE – por cinco anos, por conta de fiscalizações.

Essa inclusão foi feita de forma gradual e hoje é obrigatória para muitas empresas. Para saber se a sua está inclusa nessa obrigatoriedade, fale inicialmente com seu contador ou acesse o site do governo.

A nota fiscal eletrônica é de grande importância por ser de onde parte a tributação de uma empresa, provando o pagamento dos tributos e os percentuais recolhidos pelo governo de forma correta, além da confiança entre fornecedores e clientes.

A NF-e também é um direito do consumidor na hora da compra, pois em caso de defeito na mercadoria, ele pode exigir a substituição do produto, devolução da quantia paga ou abatimento do preço, mediante apresentação da nota fiscal.

Para quem é MEI (Microempreendedor individual), a obrigatoriedade fica apenas ao emitir notas de vendas e prestação de serviços para pessoas jurídicas, sejam elas de qualquer porte e posição.

– Processo da validação e emissão da NFe

É muito importante saber como é o processo de validação e emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica, quais são os órgãos envolvidos, etc.

Quando é realizada a venda de um produto ou uma prestação de serviço, a empresa gera um arquivo eletrônico com as informações fiscais da venda realizada, e é assinado pelo certificado digital, e enviado para a Sefaz do estado de origem.

Por meio desse órgão é feita previamente a validação do arquivo, e emitida à autorização de uso, para envio da mercadoria.

Todos os dados dessa operação – NF-e – são disponibilizados no site do Governo (Sefaz), para aqueles que têm a chave de acesso da nota, e é gerada uma via do documento (DANFE), que tem seus respectivos códigos – de barra e de acesso -, para que seja possível a verificação das informações ali contidas.

Esse documento, Nota Fiscal Eletrônica, acompanha o produto durante o transporte ou é entregue para o destinatário após a prestação de um serviço.

– Impacto para pequenas e médias empresas

As pequenas e médias empresas brasileiras, que por sua maioria é optante pelo Simples Nacional, tem a obrigação de emitir NFe.

O relacionamento entre cliente e fornecedor é um incentivo, por conta desse contato eletrônico, sendo que os recursos de implementação de sistemas de gestão já são amplamente utilizados por grandes empresas, trabalhando o business da empresa, de forma correta, segura e cheia de vantagens.

A certificação digital traz a segurança necessária e soluções de tecnologia para a integração das obrigações fiscais.

– Penalidades

Não emitir, falsificar e omitir valores das notas fiscais são práticas ilegais, também conhecidas como sonegação fiscal, resultando em consequências severas.

De acordo com o Portal Tributário, a pena de ilícitos tributários, caracterizados como sonegação, pode variar de reclusão de dois a cinco anos, além da multa – que pode atingir até 225%, conforme artigo 1º da Lei 8.137/1990 e artigo 44 da Lei 9.430/1996. Esteja sempre atento a esse assunto para não ter problemas fiscais.

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Passo a Passo para a Implementação do Projeto de Emissão NFe em sua Empresa

Elaboramos um passo a passo para você não ter dor de cabeça na hora de iniciar esse processo. Saiba que ele é simples, desde que os passos aqui descritos sejam seguidos de forma correta. É necessário ter o auxilio de pessoas responsáveis também, tais como contadores de confiança e ter um Software Emissor NFe de qualidade.

1) Verifique detalhes fiscais de sua empresa

Inicialmente é necessário um contador para auxiliar no início do processo, pois te ajudará na abertura de sua empresa, caso não tenha ainda um CNPJ ou uma Inscrição Estadual – essa muito necessária para a emissão de NFe.

Saiba que o contador não pode cobrar para abrir uma empresa do regime de tributação MEI.

Caso já tenha uma empresa estabelecida, verifique junto ao seu contador, o tipo de empresa que está enquadrado seu regime de tributação, pois cada empresa tem uma particularidade e pode haver diversas dúvidas nesse momento.

Para ajudar, temos uma excelente matéria falando do MEI explicando um pouco a obrigatoriedade da emissão de NF-e para esse tipo de empresa.

2) Adquira um certificado digital

O certificado digital é a assinatura eletrônica obrigatória para qualquer software emissor, somente assim sua NF-e terá validade fiscal.

É possível adquirir em qualquer empresa que comercializa certificados digitais, ou encontre em www.automatizei.com.br e verifique as informações, sobre valores, vantagens, etc.

3) Realize o credenciamento na Secretaria da Fazenda (Sefaz) de seu Estado

Esse é o momento em que o/a contador/a será de grande ajuda. Como exemplo, no caso do estado de São Paulo, você terá que requerer a senha do Posto Fiscal de seu CNPJ (Verifique com seu contador sobre seu estado e particularidades), por isso esteja sempre a par desses assuntos junto dele/a, pois normalmente quando se estabelece uma nova empresa é de praxe deixar esse assunto resolvido.

Veja a seguir os links de credenciamento de todos os estados do Brasil:

NFe Acre – AC

NFe Alagoas – AL

NFe Amapá – AP

NFe Amazonas – AM

NFe Bahia – BA

NFe Ceará – CE

NFe Distrito Federal – DF

NFe Espírito Santo – ES

NFe Goiás – GO

NFe Maranhão – MA

NFe Mato Grosso – MT

NFe Mato Grosso do Sul – MS

NFe Minas Gerais – MG

NFe Pará – PA

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NFe Paraíba – PB

NFe Paraná – PR

NFe Pernambuco – PE

NFe Piauí – PI

NFe Rio de Janeiro – RJ

NFe Rio Grande do Norte – RN

NFe Rio Grande do Sul – RS

NFe Rondônia – RO

NFe Roraima – RR

NFe Santa Catarina – SC

NFe São Paulo – SP

NFe Sergipe – SE

NFe Tocantins – TO

Alguns estados não levam diretamente ao link de credenciamento, então é necessário verificar com seu/a contador/a para resolver esse processo.

4) Tenha um software emissor de NFe

Toda empresa necessita obrigatoriamente de um software emissor de NFe, o governo do estado de São Paulo fornece um sistema gratuitamente, você pode fazer o download por aqui, porém, o software gratuito possui limitações, sendo elas a falta de ajuda de um suporte especializado para auxiliar na instalação, no uso e posteriormente nas dúvidas.

Outro detalhe é que este sistema gratuito será interrompido (Saiba mais em blog.softensistemas.com.br/fim-emissor-gratuito) por parte do governo de São Paulo e logo mais irá ser atualizado para uma nova versão, impossibilitando emitir NFe.

Algumas outras instituições tais como Sebrae irão assumir o projeto, porém até o momento não foi disponibilizado nenhum site para este fim.

A Sefaz do Maranhão também adquiriu o projeto, porém tal como o emissor de NFe de São Paulo, possui as mesmas limitações.

Em resumo, tais aplicativos não são eficazes para quem emite muitas notas fiscais ou que precisam necessariamente de um suporte técnico (ajuda) mais apurado.

Sendo assim, a Soften Sistemas traz seu emissor de NFe sendo um aplicativo simples, onde você terá ajuda do inicio ao fim do processo de implementação do software.

É claro que o diferencial de ter um sistema assim é a agilidade nos processos, sem perda de tempo com dúvidas que não são respondidas e problemas de softwares não solucionados.

No vídeo a seguir, você verá como funciona o emissor de NF-e Soften SIEM:

No caso de alguma dúvida, contate a Soften Sistemas.

Minha Empresa é Obrigada a Emitir NFe e Por que Preciso Emitir Nota Fiscal Eletrônica (NFe)?

Praticamente todas as empresas são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica, porém algumas exceções, tais como as MEIs (Saiba mais em Portal do Empreendedor) tendem a não serem obrigadas. Temos um post com bastante informação falando sobre isso aqui.

Emitir Nota Fiscal Eletrônica é a prova de que sua empresa paga corretamente os tributos ao governo, gerando assim confiança entre fornecedores e clientes em sua empresa.

Além de tudo, as notas fiscais são essenciais para manter a contabilidade da empresa em dia, e para a organização de todas as obrigações fiscais.

A emissão de NFe é obrigatória e caso as empresas descumpram a regra, podem ser inseridas em pontos da legislação por crimes contra o governo.

Quais as Vantagens de Emitir NFe?

Muitas vantagens e benefícios estão envolvidos nesse modelo de emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Os envolvidos são contribuintes, compradores, contadores, sociedade e fisco.

Contribuinte

– Custos reduzidos na impressão do documento fiscal.
– Gastos reduzidos com armazenamento de papéis (documentos fiscais).
– Agilidade de informação para Postos Fiscais em fronteiras, evitando parada de caminhões por longos períodos.
– Incentivo à informatização de diversas empresas que não utilizam softwares.

Compradores

– Eliminação de digitação de notas fiscais no recebimento de mercadorias.
– Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GDE).
– Redução de erros na escrituração de documentos fiscais.

Contadores

– Importação dos arquivos XML de forma fácil e ágil, acelerando processos e evitando redigitações.
– Oportunidades de serviços de consultoria ligados à informação gerada pelos XMLs.
– Em alguns sistemas, o contador tem acesso em tempo real às informações, podendo orientar melhor seu cliente.

Sociedade

– Consumo reduzido de papel, ação ecologicamente correta.
– Padronização de layouts.
– Incentivo direto ao comércio eletrônico.
– Novas empresas surgiram por conta desse nicho de mercado até então inexistente.

Fisco

– Aumento na confiabilidade do sistema fiscal como um todo.
– Processo de controle fiscal mais apurado, com informações compartilhadas pelos fiscos em tempo real.
– Custos reduzidos em todos os processos da cadeia de informação.
– Sonegação reduzida e aumento da arrecadação de tributos.

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Agora que você já sabe tudo sobre a Nota Fiscal Eletrônica e já sabe por onde iniciar, tenha em mente que precisará de pessoas, tais como contadores informados e um emissor de nota fiscal bom para te ajudar.

A Soften Sistemas está entre as melhores empresas do mercado com um software otimizado e com um Suporte Premium que não te deixa na mão

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Ronnie Birolim
Ronnie Birolim

Formado em Ciência da Computação e Marketing é hoje o CMO (Diretor de Marketing) da Soften Sistemas. Escreve para o blog e coordena o departamento de marketing. Está na Soften desde 2007 e nas horas vagas curte sua família, Rock anos 90 e video games.

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