Tudo que você precisa saber sobre inovação na contabilidade

Vinícius Braga - 08/01/2018 - 0 Comentário(s)

A tecnologia tem ajudado empresas de todos os tamanhos e segmentos a melhorarem seus processos, atividades e inovar em suas soluções de mercado. Principalmente para pequenos negócios, ela ajuda na redução de custos e ganho de vantagem competitiva diante das grandes empresas.

Dentre as diversas inovações disponíveis, o uso de softwares de automação e gestão é o mais adotado e disseminado entre pequenas e grandes empresas.

Isso porque ele representa a modernização das atividades já feitas, porém, de forma mais eficiente e prática, permitindo o melhor aproveitamento do time na execução de tarefas estratégicas que realmente fazem diferença nos resultados do negócio.

Esses benefícios podem ser aproveitados por todas as áreas do negócio, inclusive a contabilidade e gestão financeira. Desde automação da emissão de nota fiscal eletrônica, planejamento tributário à assistência estratégica na gestão fiscal.

Pensando nisso, solucionamos as principais dúvidas sobre inovação na contabilidade, mostrando como adotar essa prática na sua empresa e gerar melhores resultados para o negócio! Confira:

1. Como a tecnologia ajuda na inovação?

Antes de mais nada, é preciso entender o que são esses dois conceitos. Colocamos abaixo as definições de tecnologia e inovação e como elas se relacionam, criando os diversos benefícios do mercado atual.

O que é tecnologia

A tecnologia pode ser definida como o estudo e desenvolvimento de técnicas, métodos e instrumentos para a resolução de problemas.

É considerada um produto da ciência e engenharia, sendo que, atualmente, o principal foco está no desenvolvimento de soluções avançadas que envolvem robótica, internet das coisas e sistemas de automação.

A descoberta do fogo, escrita e invenção da roda são tecnologias primitivas. A prensa móvel é uma tecnologia medieval, enquanto que o desenvolvimento de armas é uma tecnologia militar. Diversas invenções foram criadas em diferentes campos de pesquisa, ampliando o conhecimento sobre o tema.

As tecnologias da informação e comunicação se tornaram o destaque a partir do século XX, pela evolução dos meios de comunicação, criação de telefones, computadores, internet e outras tecnologias avançadas, como utilização da energia nuclear, biotecnologia e nanotecnologia.

Com o desenvolvimento criado pelo homem, a tecnologia tem um papel fundamental na inovação, impactando diretamente a forma como a sociedade e todos os seus elementos se comportam, incluindo empresas, órgãos governamentais e público consumidor.

O que é inovação

A inovação é entendida como o ato de modificar antigos costumes, ou seja, realizar algo de uma forma diferente. Normalmente, há melhora na atividade ou processo executado, gerando benefícios para quem o faz.

O conceito é muito utilizado nos contextos empresarial, ambiental e econômico, nos quais inovar significa criar novas estratégias, produtos, serviços e métodos que auxiliam organizações de todos os tipos a melhorarem suas atividades e se diferenciarem.

Ainda sobre inovação no âmbito empresarial, ela pode ser feita em todas as áreas e atividades de uma organização. Temos no mercado inovações em marketing, vendas, modelos de gestão, processos, gestão financeira e muitas outras.

Todas com o objetivo de obter vantagem competitiva no mercado em que uma empresa atua.

A relação entre tecnologia e inovação

As empresas e organizações cada vez mais usam a tecnologia como fator de inovação em seus processos.

Encontramos no mercado negócios totalmente voltados para soluções tecnológicas, como a venda de softwares que automatizam todas as atividades de uma área ou seu uso para redução de custos do negócio, oferecendo produtos mais baratos no mercado.

Com mercados cada dia mais competitivos, o uso da tecnologia para inovar e fazer algo diferente de seus concorrentes é quase que essencial.

A gestão de uma empresa não é algo simples e as responsabilidades diante o governo e a maturidade dos consumidores exigem soluções diferenciadas que só a tecnologia pode fornecer.

Algumas inovações tecnológicas já disseminadas no mercado e que são tendências para os próximos anos são:

  • automação de processos: soluções que substituem as atividades realizadas por humanos por sistemas inteligentes;
  • Internet das Coisas (Internet of Things, IoT): tecnologia voltada para a comunicação entre máquinas, casas, carros e objetos físicos em geral por meio da internet;
  • armazenamento em nuvem: arquivo de dados em um ambiente totalmente online;
  • soluções SaaS: softwares e plataformas que são contratadas como serviços, ou seja, o cliente paga por mensalidade de uso;
  • Big Data: coleta e análise de grande número de informações para melhor embasamento da tomada de decisão.

O momento atual do mercado é conhecido como transformação digital, no qual as empresas cada vez mais usam a tecnologia como parte de suas soluções, oferecendo benefícios diferenciados para seus públicos.

Nesse sentido, a adoção de soluções tecnológicas é mais que uma possibilidade, é uma regra de sobrevivência.

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2. Qual é o poder da automação de negócios na empresa?

Como falamos, a automação de atividades manuais já está altamente disseminada no mercado, independentemente do tamanho da empresa e seu segmento de atuação. Listamos a seguir como ela impacta as atividades na contabilidade de uma empresa e em outras frentes importantes para a gestão do negócio.

2.1. Planejamento fiscal e tributário

Dentro do setor contábil, está a gestão fiscal. Para que esse processo seja feito de forma eficiente, é necessário fazer o planejamento fiscal e tributário, que abrange todo o controle de pagamentos de tributos e impostos da empresa, bem como a análise de meios legais que reduzem os tributos pagos.

A fim de melhorar essas atividades, é possível encontrar softwares e soluções tecnológicas no mercado que as automatizam, enquadrando a empresa nos meios legais necessários e identificando pontos de redução de tributos.

Também é possível agendar os pagamentos e coletar os dados necessários para manter as atividades da empresa dentro da lei.

2.2. Operacional

Atividades operacionais também podem ser automatizadas com o uso de maquinário sofisticado e tecnologia de ponta. Diversas atividades operacionais são feitas de forma automática no mercado atual.

Com o surgimento da internet, soluções como blockchain e plataformas inteligentes, é possível que todo o processo de venda — desde o pagamento e a emissão da nota de produto até o envio do item — seja feito sem o contato de um funcionário, somente com o uso de tecnologia.

No âmbito contábil, existem soluções que automatizam diversas atividades, como a emissão de nota fiscal eletrônica, controle e criação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), fechamento de caixa, balanço mensal, controle do capital de giro, armazenamento e consulta de documentos, por exemplo.

Essa prática garante maior capacidade de execução das atividades e redução de erros causados por atividades humanas. No cenário fiscal, qualquer erro pode gerar problemas financeiros e legais para a empresa, portanto, a adoção de meios que reduzem as chances de problemas é uma estratégia inteligente.

2.3. Estratégica

Normalmente, os softwares de gestão não só automatizam as atividades, mas também fornecem dados sobre elas, tais como:

  • histórico de atividades em tempo real;
  • detalhamento de despesas e gastos operacionais;
  • cálculo de indicadores de resultado como margem de lucro e retorno sobre investimento (ROI);
  • estimativas de resultado como faturamento e total de vendas;
  • análises estatísticas dos dados;
  • indicadores de desempenho como evolução de gastos e atividades realizadas.

Essas informações podem ser apresentadas por meio de um dashboard construído de forma personalizada para a área de uso, fornecendo uma visão estratégica de suas atividades.

Os dados melhoram a tomada de decisão e direcionamento de investimento, devido à facilidade de identificação de pontos que precisam de melhorias.

Esse benefício pode ser obtido em qualquer frente do negócio, seja na área contábil, financeira, marketing ou vendas. Todo departamento representa uma parte da estratégia da empresa e desenvolver suas atividades visando a atingir os objetivos da empresa as tornam mais eficientes.

2.4. Integração

Com o surgimento de soluções específicas para cada área de negócio e até mesmo atividades dentro delas, um problema comum é a necessidade de integração entre plataformas e softwares.

Ao começar um e-commerce, por exemplo, um empresário precisa unificar a operação online e física, uma vez que o estoque e o sistema financeiro devem ser integrados.

Para isso, ele pode adotar um sistema único ou buscar uma solução que integra os diferentes sistemas, fazendo com que eles “conversem” entre si.

As novas soluções permitem a integração nativa com outras plataformas, facilitando a administração de todas as atividades da empresa. Um exemplo no campo contábil é a integração entre seu sistema de emissão de notas fiscais e o SPED contábil e fiscal, tornando o processo mais rápido e eficiente.

2.5. Organização

Uma atividade comum dentro da área financeira e contábil é a gestão de documentos, ou seja, a organização e armazenamento de papéis, contratos, recibos, históricos de vendas, movimentações de caixa e qualquer arquivo com valor legal para o negócio.

A prática também é feita em outras áreas da empresa, como a criação de arquivos para dados de vendas, investimentos em marketing, informações sobre clientes etc.

Antigamente, todos os arquivos eram organizados em papel, em ambientes de arquivos, ocupando espaço e tempo para encontrar dados antigos. Entretanto, com o avanço da tecnologia, é possível digitalizar documentos antigos e atuais, criando um armazenamento de informações totalmente digital.

A prática garante benefícios como:

  • economia de espaço: com o armazenamento digital não é necessário ter um espaço físico para os documentos;
  • redução do tempo e trabalho para realizar buscas: sistemas de armazenamento possuem funcionalidade de busca com uso de nomes de arquivos ou palavras-chaves;
  • maior capacidade de armazenamento: a quantidade de documentos não se limita a um espaço físico, pois no ambiente digital pode-se adquirir mais espaço para documentos facilmente;
  • maior segurança das informações: o risco de perda de documentos é reduzido, uma vez que tudo fica salvo em um sistema bem protegido;
  • fácil recuperação de informações: em casos de falhas no sistema e algum problema do tipo, os dados podem ser recuperados com uso de backup;
  • otimização de processos de produção e gestão de documentos: tudo é feito com maior agilidade, em um tempo muito menor que o comum.

Usando um sistema de gerenciamento, é possível que o processo de armazenamento seja feito automaticamente. Por exemplo, a nota fiscal gerada em um pedido é armazenada automaticamente no banco de notas, sem a necessidade de atuação humana no processo.

A empresa pode personalizar seu arquivo para seguir um padrão já conhecido, como as mesmas nomenclaturas e estrutura de pastas, facilitando a adaptação do time ao sistema.

2.6. Automação de cálculos fiscais

Outra possibilidade de automatização no campo fiscal é a automação de cálculos fiscais, como alíquotas de transações. Essa prática aumenta a precisão dos cálculos e permite a visualização desses custos nos gastos totais da empresa, melhorando a gestão financeira empresarial.

2.7. Auxílio em consultorias e auditorias

Auditorias são essenciais para garantir que a empresa está cumprindo com as normas fiscais. Para isso, é necessário avaliar as movimentações realizadas pela empresa, facilmente acessadas e disponibilizadas por um software de gestão.

Com a facilidade do processo, a identificação de possíveis falhas e necessidades de adequação acontece de forma mais rápida, permitindo que a empresa aja com agilidade para se adequar às solicitações necessárias.

2.8. Gestão eficiente de estoque

Como falamos, a automação impacta diferentes partes do negócio e não apenas no que se refere à inovação na contabilidade. Entre elas, está o estoque. A administração dessa frente impacta diretamente os resultados da empresa.

Existem no mercado sistemas que automatizam a organização dos itens do estoque, fazem seu controle de entrada e saída de produtos, indicando o momento ideal para compra de insumos e quando produtos estão em seus prazos de vencimento.

Essas funcionalidades permitem uma gestão mais eficiente dos ativos do estoque, assim como os softwares de automação permitem mais qualidade no trabalho da área contábil da empresa.

3. O que fazer para inovar na gestão fiscal?

A gestão contábil e fiscal de um negócio, bem como de outras frentes da empresa deve ser feita com o máximo de inteligência possível. Para isso, inovar em suas atividades é uma prioridade.

Como apontamos, existem diversas soluções tecnológicas voltadas para essas atividades. Pode-se automatizar processos como a gestão tributária, controle de notas fiscais, controle de SPED e outras atividades que tomam muito tempo da área financeira da empresa e são manuais.

Além da adoção de soluções tecnológicas, a empresa pode buscar novos métodos e procedimentos já validados no mercado e que não são usados pelos concorrentes locais. Muitas empresas adaptam referências internacionais para o mercado brasileiro como forma de inovação.

Outra forma de inovar é pelo investimento em treinamentos da equipe. Isso garante que o time está preparado para identificar novas oportunidades, produzindo mais e com mais qualidade, o que influencia diretamente os resultados da empresa.

Uma dica é investir não só em treinamento da área contábil e fiscal. Prepare sua equipe para que os funcionários tenham uma visão integrada do negócio, com conhecimentos sobre a área produtiva, tecnologia, gestão de negócios e comportamento.

Times interdisciplinares trazem melhores resultados para o negócio.

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4. Como um software pode transformar minha empresa?

Fica evidente que adotar a tecnologia para inovar na sua empresa é a melhor estratégia no mercado atual. O uso de softwares de automação e gestão normalmente são as primeiras escolhas, devido à facilidade de implementação e uso dessas soluções.

Além de melhorar as atividades e aumentar produtividade da equipe, os softwares oferecem diversos benefícios, transformando a forma como a empresa atua no mercado. Abaixo, listamos as principais vantagens dessa prática.

Melhoria na comunicação de dados

A comunicação de dados é mais simples e eficiente ao adotar um software para a área contábil. Os sistemas de transmissão são diversos e estão conectados por meio da solução.

Portanto, é possível usar o armazenamento das informações em nuvem e compartilhar dados por e-mail ou outros sistemas integrados, facilitando a comunicação entre os membros de times diferentes, que lidam com informações complementares.

Além disso, a tecnologia permite que a comunicação seja eficiente entre máquinas e softwares, automatizando, por exemplo, o pagamento de dívidas, impostos e tributos. Isso garante a redução de custos por atrasos. ​Veja mais detalhes abaixo:

Aumento da produtividade

Como falamos, a produtividade da equipe aumenta, uma vez que atividades manuais e trabalhosas são automatizadas. A facilidade para execução de suas tarefas também impacta seus resultados, como a simplicidade em formatar, acessar e criar documentos dentro de um mesmo ambiente.

A melhor comunicação entre as equipes também impacta positivamente a produtividade geral. Ações mais integradas e execução rápida permitem que tudo seja feito com mais agilidade, passando pelo planejamento, execução e otimização dos trabalhos.

Maior agilidade na gestão de finanças

A tecnologia permite que os dados financeiros sejam analisados e validados em questão de segundos, diferente do que seria se os processos fossem realizados por pessoas. Além de mais rápidos, esses processos são mais precisos, evitando erros e prejuízos.

Com o processo sendo feito pelos softwares, o time financeiro pode se dedicar às análises mais estratégicas do negócio, buscando meios de melhorar e inovar em suas tarefas, gerando mais resultados para a empresa.

Melhores relatórios

Como já indicamos, as plataformas contratadas para a gestão financeira e contábil da empresa normalmente trazem a funcionalidade de emissão de relatórios.

A personalização dos dados permite que os relatórios sejam feitos de acordo com a necessidade de cada atividade. Além disso, é possível compartilhar informações em tempo real e acessar dados antigos, realizando análises mais profundas de desempenho.

A maioria das soluções oferece o compartilhamento e a possibilidade de emitir relatórios em diversos formatos. Soluções mais avançadas oferecem um dashboard com visualização de dados em gráficos e charts que facilitam seu entendimento, o que ajuda na construção de apresentações de resultado da área.

Possibilidade de gerir as finanças em qualquer lugar

Outro benefício trazido pela tecnologia e encontrado principalmente em soluções em nuvem, ou seja, que podem ser acessadas via internet, é a possibilidade de trabalhar e executar comandos de qualquer lugar.

A mobilidade e flexibilidade dessas soluções permitem uma gestão mais eficiente. Isso garante que profissionais que estão longe da empresa resolvam problemas a distância, sem a necessidade de ir até um computador específico para isso.

Essa prática não se aplica apenas ao campo financeiro e contábil, sendo um benefício encontrado em diversas soluções de mercado. Inclusive, o acesso pode ser feito por diferentes dispositivos, como tablet e smartphone.

Redução de riscos e custos

Uma das principais vantagens da adoção tecnológica é a redução de custos e riscos de um processo. A automatização retira todos os riscos que envolvem a operação humana e reduz os gastos devido ao aumento da velocidade com que uma máquina consegue realizar atividades.

O custo com pessoal também é reduzido, uma vez que a capacidade produtiva aumenta e, em cenários de expansão, não é preciso contratar mais funcionários para executar as tarefas manuais.

Melhor experiência para o cliente

Outro resultado da adoção de um software é a possibilidade de oferecer uma experiência superior aos clientes. Como os custos da empresa são reduzidos, bem como o número de erros que impactam diretamente a sua experiência de compra, o consumidor tende a ficar mais satisfeito com a empresa em geral.

Isso é importante para as organizações que querem crescer de forma sustentável, uma vez que satisfação na jornada de compra é o primeiro passo para gerar recompra, que leva à fidelização de clientes e aumento do marketing boca a boca para o negócio.

Isso garante redução de custos nos investimentos de comunicação da empresa.

Aumento da competitividade

Com processos automatizados e equipes mais produtivas, é natural que a empresa ganhe competitividade para concorrer no mercado. Algo essencial para lidar com o cenário atual, em que novas soluções e empresas surgem o tempo todo e os clientes estão mais exigentes, buscando experiências de compra inovadoras e diferenciadas.

Adotar a tecnologia pode parecer algo arriscado, ao qual a empresa e sua equipe não conseguirão se adaptar. Entretanto, essa prática é inevitável para aqueles que querem se manter competitivos e crescer com estabilidade.

O grande número de opções e concorrência no mercado de soluções inovadores para as demais empresas faz com que esse processo seja mais fácil para elas.

Há opções mais personalizadas e específicas para atender às necessidades de cada segmento, além de treinamentos e processo de implementação que garantam o sucesso da operação.

Dessa forma, adotar uma ferramenta que promove a inovação na contabilidade da empresa e suas demais atividades, integrando e automatizando os processos é uma ótima estratégia para qualquer empresa.

Principalmente no cenário atual, em que a tecnologia faz parte do dia a dia dos consumidores e de seus concorrentes!

Agora que você está preparado para adotar a tecnologia e inovação na sua empresa, resolvendo problemas e erros comuns de operação e gerando melhores resultados para o negócio.

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Vinícius Braga
Vinícius Braga

É hoje responsável contábil pelo grupo Soften. Assessora também o suporte técnico da empresa quando necessário. Nas horas vagas faz judô e joga futebol. É também professor e pós graduado em Ciências Contábeis.

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