Como fazer a transição de uma planilha para um software de gestão?

Guilherme Volpi - 06/11/2017 - 0 Comentário(s)

Ter uma planilha para fazer o gerenciamento do seu negócio é bom, certo? Mas, quando você pensa em expandir e almeja alcançar novos horizontes, será que elas são as melhores soluções? É hora de pensar em um software de gestão!

Neste post, nós vamos explicar como fazer a transição de uma planilha para um software de gestão e tratar dos cuidados e das vantagens, bem como da forma como esse processo pode ajudar o seu negócio a crescer de forma saudável e com segurança!

Compreendendo a transição

Qual é o momento de mudar de um controle feito por planilhas para um software de gestão? Não existe uma resposta exata. Entretanto, as planilhas financeiras funcionam de maneira adequada somente para controles mais simples, principalmente aqueles relacionados a entradas e saídas de recursos.

Para aqueles gestores que querem fazer um planejamento financeiro, é preciso investir em soluções tecnológicas. É nesse cenário que entra o software de gestão e todos os benefícios que ele pode oferecer, deste a integração — passando por diferentes relatórios — até a rapidez e a segurança nos processos.

Dessa forma, quando uma empresa começa a diversificar suas atividades ou inicia o seu transcurso de crescimento, tal processo trará diversos benefícios e melhorará o seu desempenho de maneira geral.

Preparando a mudança para o software de gestão

A mudança deve ocorrer aos poucos. Para isso, deve-se criar um backup de segurança dos dados, ou seja, cópias para que eles não sejam perdidos, principalmente porque as planilhas têm bastante instabilidade em relação a esse quesito.

Mesmo depois da migração desses dados para um ambiente seguro, procure guardar esses arquivos para eventuais consultas ou dúvidas, já que eles podem servir de suporte no processo transitório de mudança.

Documentos físicos, como notas, contratos, relatórios e outros controles que eram utilizados pela empresa, também devem ser arquivados e guardados, já que também serão, em sua maioria, substituídos. Eles devem ficar de respaldo e base, caso sejam necessários em eventuais necessidades.

Escolhendo um software de gestão

Esse é um momento muito importante. A escolha de um bom software de gestão está relacionada a diversos fatores. O primeiro deles é a compreensão das necessidades da sua organização e das funcionalidades que o software apresenta.

Fique atento e procure saber sobre as funcionalidades ligadas à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), ao Cupom Fiscal e a outras obrigações necessárias na legislação vigentes, e que precisam estar devidamente configuradas e presentes no sistema.

Procure também entender se o sistema dispõe de outros módulos e recursos dos quais sua empresa necessita, e se eles são de fácil compreensão. Além disso, busque entender se o software é intuitivo, ou seja, se é fácil de operar.

O software deve ter assistência e outros diferenciais que facilitem a comunicação com seus colaboradores. A segurança das informações e dos acessos também deverá ser garantida, permitindo que você e sua empresa fiquem tranquilos e protegidos.

Iniciando o processo

Depois de feitas as cópias de segurança e definido o software de gestão, é preciso iniciar o processo propriamente dito. Evite os períodos de fechamento em sua empresa ou aqueles em que ela esteja envolvida em uma maior movimentação devido à sazonalidade.

Procure fazer uma programação e seguir esse planejamento de maneira adequada. A melhor época é próximo ao final do ano, já que, com o fechamento anual, você poderá inserir o novo tipo de tecnologia e iniciar as suas atividades, já no próximo ano, com o novo sistema de gestão.

Incentivando a equipe de trabalho

No começo, alguns colaboradores podem ficar um pouco resistentes, porém é preciso incentivá-los a utilizar o sistema e mostrar as vantagens do software de gestão. Outro ponto crucial é investir em treinamento e motivar os colaboradores mostrando que a tecnologia é uma aliada de todos.

Faça oficinas que apresentem uma visão geral do software de gestão e depois, reúna-se, de forma individualizada, com cada um dos colaboradores, de acordo com as funções desempenhadas, para que eles entendam e desmistifiquem o uso dessas soluções.

Mostre para seus funcionários que essas soluções padronizam as atividades e os processos, diminuem erros e retrabalhos e tornam a vida de todos melhor sob diferentes aspectos, evitando problemas administrativos, aborrecimentos e eventuais multas para a empresa.

Entendendo as vantagens de um software de gestão

O software de gestão apresenta inúmeras vantagens, principalmente se comparado a uma planilha. Essas soluções diferenciadas são integradas e permitem que a informação seja alimentada por diferentes departamentos ao mesmo tempo, o que era impossível com soluções mais simples e sem integração.

Outra grande vantagem de um software de gestão é a facilidade para a elaboração e entrega do SPED, entre outras obrigações acessórias, o que não ocorre com as planilhas, já que elas não dispõem de qualquer tipo de conexão com o governo.

Do ponto de vista gerencial, o software de gestão provoca uma mudança substancial para o negócio. Ele permite a elaboração de relatórios por tipos de despesas, receitas, comparativos, históricos e ainda auxilia no planejamento estratégico do negócio.

Com o software de gestão, também fica mais fácil e prático fazer todo o controle de contas a pagar, a receber e do fluxo de caixa. Assim, a gestão financeira da empresa fica mais eficiente e o processo de gestão facilitado.

Esse processo facilita a gestão do capital de giro, evita que a empresa fique descapitalizada e permite que se crie uma reserva financeira para períodos de dificuldade. No caso dos clientes, é possível agir de forma pontual e evitar a inadimplência, contribuindo para a saúde financeira do negócio.

Outra grande vantagem do software de gestão é o controle de estoques, evitando desperdícios, gastos desnecessários com estocagem e permitindo uma gestão das mercadorias, compras, sazonalidades e outras particularidades de sua organização.

Conclusão

Neste post, você viu que a transição de uma planilha para um software de gestão é essencial para aqueles empreendedores que pensam no crescimento saudável do seu negócio ou que querem organizar suas atividades. Essa tarefa exige cópias de segurança, treinamento dos funcionários e planejamento para que isso ocorra de uma maneira tranquila e adequada.

Destaca-se, também, a importância da tecnologia nesse processo, a escolha de um bom software de gestão e a análise de como ele pode alavancar o seu negócio, trazendo inúmeras vantagens e diferentes perspectivas.

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Guilherme Volpi
Guilherme Volpi

Guilherme Volpi é CEO da empresa Soften Sistemas. Formado em Administração de Empresas, programava softwares nas horas vagas. Hoje coordena todo grupo Soften e quando sobra um tempinho escreve para o blog.

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