Quando o regimento sobre a nota fiscal eletrônica (NF-e) foi iniciado, em 2006, sua emissão era obrigatória somente para empresas que faziam atividades operacionais.
Isso significava, essencialmente, os contribuintes do Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Com o passar dos anos, mais modalidades de negócio passaram a poder emitir nota fiscal eletrônica, incluindo os regimes tributários Simples Nacional e Microempreendedor Individual (MEI).
Para saber se seu empreendimento está entre os que devem aderir à NF-e, basta consultar o Portal NF-e da Receita Federal, a página da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado ou, caso você tenha uma empresa de serviços, a Sefaz do município em que ela está instalada.
Mesmo sendo uma realidade no país, ainda é bastante comum encontrar empreendedores com dúvidas a respeito da NF-e. Pensando nisso, reunimos neste post o que você precisa saber para emitir esse documento como MEI. Boa leitura!
Passo a passo para emitir nota fiscal eletrônica em sua empresa
Confira, a seguir, os passos a serem seguidos para fazer a emissão da NF-e.
Verifique a situação fiscal do seu negócio
Um dos aspectos mais importantes para o processo da NF-e é considerar o tipo de enquadramento do negócio. O MEI tem regras distintas das empresas do Simples Nacional e de outras categorias. Consulte seu contador para ajudá-lo a entender o cenário atual do empreendimento, o tipo de nota que pode ser emitida e outros.
Adquira um certificado digital
Para garantir validade jurídica, a NF-e necessita de um certificado digital que comprove sua autenticidade e mostre que foi sua empresa quem a emitiu. Para adquiri-lo, procure uma Autoridade Certificadora registrada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e apresente os seguintes documentos:
- contrato social, mais conhecido como CCMEI (certificado que atesta sua condição de MEI);
- comprovante de inscrição e situação cadastral impressa no dia da validação.
Esse processo é feito pela internet, mas o certificado deve ser reconhecido e aprovado fisicamente antes de ser usado. Dessa forma, é feito o agendamento para que você se apresente com os documentos para efetivar a confirmação do pedido. Depois disso, a autoridade certificadora lhe comunicará sobre o download e a utilização do certificado digital.
Faça seu credenciamento na Sefaz
Você também precisa se cadastrar na Sefaz em que sua empresa está inserida. Essa etapa geralmente é simples, mas costuma variar de um estado para outro. Por isso, vale a pena procurar um contador que conheça as leis e normas do local para orientá-lo da melhor forma.
Utilize um sistema para a emissão de NF-e
Por fim, será preciso adotar um software para emitir as NF-es. Existem duas categorias:
- softwares gratuitos: são pouco eficientes, não oferecem o suporte necessário em caso de falhas e não têm atualizações constantes. Vale citar que o Emissor Gratuito da Receita Federal foi descontinuado no fim de 2017.
- softwares pagos: são versáteis, dinâmicos e fáceis de usar. É a melhor alternativa para emitir NF-es sem complicações.
Vale citar que, depois de escolher o programa, é possível usar a categoria de credenciamento “em homologação”. Assim, as NF-es ainda não serão emitidas oficialmente, mas apenas como um ensaio até que você esteja apto para fazer o procedimento correto. Quando isso acontecer, altere a configuração de credenciamento para “em produção”.
Motivos para adquirir um sistema emissor de NF-e pago
Com a disponibilidade de programas gratuitos, investir em um sistema pago pode, aparentemente, não parecer uma boa escolha. No entanto, um emissor gratuito é bastante limitado. Já o emissor pago, além das funcionalidades básicas para a emissão da NF-e, oferece outras vantagens para o negócio. Conheça a seguir as principais delas.
Funcionalidades automáticas
Um bom software pago para a emissão de NF-e oferece soluções automáticas que simplificam a rotina administrativa da companhia. Isso porque você e seus funcionários nunca mais terão de fazer diversos procedimentos manuais simples, que, por serem burocráticos, tomam muito tempo.
Veja algumas das funcionalidades a que o empreendimento terá acesso com um emissor desse tipo:
- estimativas/cálculos dos valores das NF-es;
- cadastros de produtos e clientes no momento em que as NF-es forem emitidas;
- armazenamento ilimitado de NF-es;
- backups periódicos para garantir a segurança dos documentos, a fim de mantê-los seguros caso seja necessário consultá-los;
- envio imediato do arquivo XML (que apresenta a NF-e em formato digital) e do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) para os envolvidos na negociação.
Além disso, como o sistema pode ser personalizado conforme as necessidades da empresa, será capaz de distinguir as operações fiscais de acordo com o cliente. Além de agilizar as operações como um todo, esse tipo de programa também ajuda a reduzir a incidência de erros.
Acesso a partir de qualquer dispositivo com internet
Imagine poder consultar informações e até mesmo emitir NF-es de qualquer local utilizando seu próprio celular? É esse um dos principais benefícios do emissor pago! Ao contrário dos programas gratuitos, você não precisa instalar o software em cada um dos computadores destinados à função, e ainda pode acessá-lo por qualquer aparelho conectado à internet, como tablets, notebooks e smartphones.
Gráficos para consulta
Outra vantagem que merece destaque é a disponibilidade de uma tela (dashboard) com dados referentes às NF-es geradas. É possível, assim, gerenciar informações como quantas delas foram emitidas em um determinado período, verificar quais são os clientes mais ativos, descobrir o volume de vendas e muito mais por meio de gráficos.
Com essas informações exibidas de maneira simplificada, tem-se um material riquíssimo para otimizar a gestão da empresa, o que torna mais fácil descobrir o que precisa ser melhorado, por exemplo. Com base nisso, é possível tomar decisões mais assertivas e alcançar resultados ainda melhores no empreendimento.
Segurança jurídica
Você sabia que, ao adquirir um software pago, você tem a garantia de que os dados das NF-es estão sendo gerados corretamente? Dessa forma, você tem a segurança jurídica de que não está gerando esses documentos com erros — o que evita problemas fiscais.
Ao contrário de um sistema gratuito, o contrato com a marca de um sistema desse tipo é essencial para garantir que a empresa não sofra penalizações — como multas e autuações — por possíveis falhas no preenchimento das NF-es.
Agora, basta colocar essas dicas em prática! E aproveite para descobrir em quais casos o MEI precisa emitir nota fiscal eletrônica.
