Sistema ERP: tudo que você precisa saber

Flávia Scalon - 04/06/2018 - 0 Comentário(s)

A gestão de uma empresa exige diversas nuances. Tanto que é inaceitável pensar em eficiência se não houver tecnologia por trás da rotina de quem gerencia setores ou um negócio inteiro.

Hoje, existem softwares voltados para quase todas as operações de um empreendimento, mas o ideal é que tudo funcione de maneira integrada — para facilitar e agilizar as atividades do dia a dia.

Dessa forma, é fundamental que você se atente às melhores opções do mercado, compreendendo o que é sistema ERP e a capacidade de organização que ele pode trazer aos seus processos.

A sigla ERP é originária do termo inglês Enterprise Resource Planning, que em português significa Planejamento dos Recursos da Empresa. Trata-se de um poderoso e completo recurso de gerenciamento de operações empresariais.

Ele ajuda no controle de todas as informações, integra e controla dados, além de administrar as finanças e obrigações de rotina para que a tomada de decisão seja a melhor possível.

No artigo de hoje, vamos conhecer melhor esse importante mecanismo de gestão organizacional. Vale fazer a leitura se você estiver interessado em atingir diferenciais competitivos cada vez mais altos para expandir sua microempresa. Confira!

O que é sistema ERP?

Sistema ERP

O ERP é um programa que foi elaborado para vincular informações e departamentos. Com ele, é possível ter uma visão centralizada e específica de cada setor e de todos os registros relevantes do empreendimento.

Sendo assim, essa ferramenta gerencia a administração do negócio, abordando funções importantes, como:

  • contas a pagar e a receber;
  • demanda de produtos;
  • compras e vendas;
  • contabilidade e tributos;
  • contratos;
  • gestão de clientes e fornecedores;
  • gestão de pessoal.

O ERP é, de fato, um harmonizador de processos. Ele traz dinamismo e inovação a diversos procedimentos, facilita fluxos de trabalho e garante um armazenamento único de informações.

Justamente por integrar atividades, esse sistema substitui softwares específicos para gerenciamento por setor.

Em vez de utilizar um programa contábil, um financeiro, um de produção e um de logística, o ERP engloba as regras da empresa por meio de funcionalidades padronizadas. Isso resulta em uma melhor comunicação interna, que se torna muito mais ágil e fluída.

Além disso, os relatórios gerenciais podem ser elaborados a qualquer hora. As referências disponibilizadas ajudam na melhoria do desempenho geral do negócio, contribuindo com o redirecionamento de tarefas para que os resultados estejam sempre compatíveis com o planejado.

Qual a importância do sistema ERP?

A abertura e expansão de um empreendimento requer planejamento, prudência e uma boa gestão. No início, o controle administrativo é feito conforme as possibilidades do empreendedor que utiliza tabelas, planilhas ou diversos sistemas para adequar a gestão ao seu jeito.

Porém, com o passar do tempo, a maneira pessoal pode não mais coincidir com o progresso do negócio, forçando-o a fazer mudanças.

Com o crescimento da empresa, esse tipo de controle passa a dificultar as atividades que exigem mais tempo. Contratar mais pessoal, gerenciar a contabilidade, administrar movimentações financeiras, documentos e estoque são tarefas que ficam cada vez mais complexas sem a utilização de um bom software de gestão.

Um bom sistema ERP é a melhor solução para integrar todos esses assuntos e garantir informações precisas. Em resumo, esse tipo de programa é crucial para delegar funções e permitir que os processos da empresa funcionem harmoniosamente.

Entre os ganhos que um ERP pode trazer, estão:

  • rapidez na realização de atividades internas;
  • diminuição de medidas burocráticas, o que reduz a necessidade de contratação de funcionários;
  • eliminação de tarefas manuais, diminuindo a incidência de erros;
  • mais respaldo nas tomadas de decisões;
  • redução do tempo de gerenciamento da empresa.

Inicialmente, a implantação de um programa especializado em gestão empresarial implica na otimização de processos. Isso possibilita detectar facilmente onde estão os obstáculos e operações que geram as maiores perdas financeiras.

Se você implantar esse sistema, certamente trabalhará com um time de profissionais mais enxuto, justamente do tamanho que seu negócio necessita. Assim, sobrará tempo para se concentrar em atividades que geram mais lucros.

O mesmo se aplica às matérias-primas e estoque: tudo sofisticado, dentro da dimensão que a empresa exige para dar conta das demandas do dia a dia. Enfim, é o que um negócio precisa para prosperar.

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Como é dividido um sistema ERP?

O ERP tem como característica a modulação (segmentação). Isso acontece porque ele pode ser implantado de maneira parcial, completa ou apenas integrada a outros programas já existentes na empresa.

Por ele ser fracionado em módulos, sua utilização se torna facilitada para qualquer empresa, de qualquer tamanho e segmento de mercado. Conforme o modelo de gestão for amadurecendo, novos componentes de funcionalidade podem ser adicionados, trazendo mais firmeza à administração do empreendimento.

Em termos de arquitetura, o software é dividido em três categorias:

  • aplicação: onde ficam expostas as ferramentas, os processos e a interface para acesso e consulta de informações;
  • gerenciamento: onde estão os mecanismos para customizar o sistema de acordo com as demandas de cada negócio;
  • banco de dados: onde está a base que retém os dados.

Para facilitar o entendimento de todo o potencial de abrangência do gerenciamento de uma empresa, bem como garantir que você tenha real noção do que é o sistema ERP e como ele funciona, é preciso conhecer os módulos que acompanham o programa. Conheça alguns deles, a seguir:

  • contábil;
  • financeiro;
  • fiscal;
  • controle de estoque;
  • comercialização de insumos e produtos finais;
  • automação comercial;
  • informações gerenciais;
  • recursos humanos;
  • comércio exterior.

Essa visão pode ser contemplada em uma só tela, que permite ser acessada em qualquer lugar. Tudo isso graças às plataformas virtuais oferecidas por diversas marcas presentes no mercado e, ainda, aos dispositivos móveis que oferecem acesso remoto.

Um dos segredos para o sucesso da gestão empresarial integrada oferecida pelo ERP é que, mesmo com a modulação das áreas de atuação, a base permanece única. Ou seja, é garantida a confiabilidade, a integridade e a padronização dos dados.

Quais são os benefícios do sistema ERP?

Assim que uma empresa começa a usar um ERP, ela obtém diversos benefícios, como:

Aumento da eficiência nos processos

Atividades ineficazes e dados dispersos significam maiores gastos com mão de obra. Isso pode ser extremamente prejudicial para pequenos e médios empreendimentos, uma vez que costumam contar com recursos bastante limitados.

O software ERP é capaz de automatizar e agilizar as tarefas diárias, dando a seus colaboradores mais tempo para executarem serviços relevantes e que trazem retornos significativos.

Por exemplo: o aplicativo pode fazer uma ponte automática entre as solicitações de venda e a área de contabilidade, ou elaborar gráficos sem a necessidade de revirar dados em todos os setores. Interessante, não é mesmo?

Geração de relatórios de diversas naturezas

O ERP oferece inúmeras opções de customização para relatórios. Assim, elaborar registros complexos torna-se um processo rápido e simples. Com ferramentas intuitivas, os usuários podem criá-los sem que precisem buscar a ajuda de especialistas em TI.

Melhoria no atendimento ao cliente

É muito mais fácil oferecer um atendimento memorável ao cliente quando se tem o auxílio de um programa ERP. O acesso rápido e instantâneo às informações torna a comunicação mais rápida, evitando a troca de dados incorretos e aumentando a confiança do consumidor na sua marca.

Melhoria no controle e análise do ROI da empresa

Conseguir um ágil retorno de investimentos é o objetivo primordial de qualquer empreendimento. Com a utilização de um ERP, obter o ROI torna-se muito mais simples, visto que tudo o que é movimentado dentro da empresa fica concentrado em um único programa. Sem contar que os prazos de análise são reduzidos consideravelmente.

Mais segurança

Um dos benefícios que merecem destaque é a segurança de dados. O ERP garantirá dados mais consistentes e precisos, uma vez que a restrição de acesso a eles é rígida e qualquer problema ou atitude suspeita pode ser notada imediatamente.

Além disso, o sistema faz backup periódico, a fim de assegurar que os registros sejam armazenados com total proteção, o que também permite que todas as informações críticas e vulneráveis sejam detectadas imediatamente.

Mobilidade para os negócios

A tendência mobile existente em outros ramos de software tem sido acompanhada pelos programadores de ERP. Graças a isso, muitos sistemas já contam com aplicativos nativos em aparelhos iOS, Android e Windows.

Esses programas geralmente oferecem painéis dinâmicos que atualizam, em tempo real, os indicadores empresariais importantes que proporcionam uma visão real do negócio, tais como:

  • volume de produção industrial;
  • número de vendas realizadas;
  • receita;
  • fluxo de caixa;
  • tráfego na internet;
  • aquisição de clientes.

Eliminação de atividades burocráticas

Grande parte dos sistemas ERP estão equipados para simplificar a conformidade organizatória quando se trata de diversos processos de negócios, mantendo-os devidamente atualizados quando ocorrem mudanças.

Por exemplo:

  • as empresas abertas devem garantir que todos os seus registros financeiros sejam totalmente confiáveis: o ERP ajuda a manter tudo em conformidade com os princípios da gestão fiscal e da contabilidade;
  • pequenos fabricantes regionais podem tirar proveito dos mecanismos de rastreabilidade de produtos em um software ERP moderno: isso permite que as empresas consigam rastrear qualquer evidência de contaminação ou manipulação incorreta que possa comprometer o processo de produção.

Alta capacidade de personalização

O ERP oferece uma enorme gama de plataformas, e cada uma conta com opções de configuração que podem ser definidas conforme as demandas da empresa.

Cada mecanismo é projetado para ser capaz de operar singularmente ou se integrar com o todo, dando total liberdade para você escolher quais componentes são mais adequados e funcionam melhor.

Isso quer dizer que é possível criar uma interface com a cara do seu negócio. Grande parte das implementações ERP são elaboradas com a capacidade de se ajustar ao conjunto completo de setores ou para serem utilizadas como um módulo independente (autônomo).

Emissão automática de boletos

Para garantir o bom controle das finanças do negócio, diversas funcionalidades devem estar integradas ao software — e isso inclui a emissão de boletos. Dessa maneira, para cada nova conta a ser recebida, o ERP gera um boleto e o envia para o cliente.

Fora que esse tipo de fatura garante maior organização e controle, diminuindo os riscos de erros e fraudes — já que o boleto costuma ser alvo de muitos crimes virtuais.

Geração de NFe

Gerar notas fiscais eletrônicas também faz parte do pacote de operações que um sistema ERP pode oferecer. Com esse tipo de serviço, fica mais fácil armazenar esses documentos e acessá-los, a qualquer momento e em qualquer lugar.

Vale citar que o processo de emissão de NFe é complicado, pois envolve:

  • criar o arquivo .xml;
  • obter a assinatura da nota;
  • encaminhar o .xml para a Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz);
  • receber a autorização para emiti-la;
  • imprimir e enviar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) para o consumidor.

Se o sistema ERP faz isso, você pode indicar um colaborador apenas para essa tarefa e nem corre o risco de deixar passar alguma etapa da operação. Ainda, é possível que esse tipo de serviço também englobe a apuração de impostos dos documentos fiscais, como DIFAL, ICMS, PIS, COFINS, IPI etc.

Controle de inadimplência

Esse tipo de programa também pode ajudar você a gerenciar a inadimplência em sua empresa, dando avisos e fornecendo listas sobre clientes em atraso, enviando mensagens ou e-mails de cobrança instantâneos.

A falta de recebimento de mercadorias ou de serviços vendidos pode causar muitos problemas a qualquer negócio. Além da baixa no faturamento e do descontrole no fluxo de caixa, você corre o risco de perder clientes, uma vez que não terá como voltar a vender para aqueles que estão devendo.

Custo-benefício a longo prazo

Se você pretende adquirir um sistema ERP, provavelmente deseja melhorar seus processos internos para os próximos anos. Por esse motivo, é mais vantajoso comprar um programa mais caro que “poupar” dinheiro em softwares baratos — que podem não atender às necessidades que surgirão ao longo do caminho.

Seja prudente e pense sempre no futuro antes de tomar essa decisão. Assim, as chances de você ficar de mãos atadas diante de mudanças no processo diminuirão consideravelmente.

Sistema ERP

Como escolher um ERP eficiente?

Você não se sente seguro na hora de avaliar essa ferramenta de gestão e tampouco sabe como escolher o melhor ERP para o seu negócio? Conheça agora os fatores que devem ser analisados antes de tomar essa decisão:

Compatibilidade

O software está sendo adquirido para garantir mobilidade, correto? Portanto, é condição indispensável que exista compatibilidade dos recursos oferecidos com dispositivos móveis, além, claro, de computadores. É necessário ter total certeza de que o sistema oferecido funcionará bem com os principais sistemas operacionais da atualidade.

Custo total

Infelizmente, o grande problema da compra de programas e soluções de TI é que nem todos os preços podem ser determinados antes da sua contratação.

Entretanto, para tentar obter o máximo de previsibilidade possível, realize um estudo detalhado durante o processo de comparação entre as opções disponíveis no mercado, considerando o valor da assinatura — já que, geralmente, trata-se de Software as a Service (SaaS) —, custos de capacitação, eventuais quedas de desempenho no momento de implementação, entre outras coisas.

Suporte e manutenção

Nem cogite adquirir um programa de gestão automatizado que não ofereça treinamento e suporte gratuitos. Nesse caso, os sistemas online são os melhores, pois simplificam — e muito! — o processo de solicitação de manutenção e de atualizações periódicas.

Know-how do fornecedor/marca

Já que a intenção é integrar todos os dados e informações da empresa, entregar seus registros mais confidenciais a uma marca qualquer pode significar a assinatura de um atestado de óbito do negócio, não é verdade?

Sendo assim, procure fechar contrato com uma empresa que seja referência no mercado e que tenha experiência no atendimento de empreendimentos igualmente sérios. Para escolher o melhor sistema ERP, não ignore esse tipo de pesquisa!

Funcionalidade

O software deve cumprir tudo o que promete: otimizar controles e processos da empresa, padronizando o fluxo de dados e garantindo maior segurança no trato das informações.

Desse modo, verifique se o programa a ser contratado tem funcionalidades nas áreas de gestão financeira, fiscal, de compra e venda, PDV com cupom fiscal eletrônico, estoque etc.

Quais empresas precisam de um sistema ERP?

Agora que você já conhece um pouco mais sobre uma solução de gestão empresarial, é hora de conhecer os tipos de negócio que mais necessitam de um sistema ERP. O recomendado é que todos os segmentos utilizem essa ferramenta, mas ela é essencial nos setores abaixo:

Pequenas Indústrias

A indústria é uma das áreas que mais estimulam a economia do nosso país. Esse segmento conta com atividades de rotina complexas, que não seriam possíveis de executar manualmente.

Com o auxílio de um ERP, fica mais fácil administrar todos os processos, desde a produção até a logística. Como resultado, sobra tempo considerável para ser aproveitado na busca por manter as operações diárias dentro da estratégia criada pela organização.

Empresas de construção civil

Por ser um segmento bem complexo de controlar, utilizar um ERP em uma construtora é essencial. Isso porque esse tipo de negócio deve gerenciar:

  • o trabalho dos colaboradores;
  • a compra e consumo de materiais;
  • a utilização de ferramentas e maquinários;
  • os prazos de entrega e a efetiva execução de cada projeto de obra.

Esses são somente alguns dos assuntos que uma construtora precisa administrar diariamente. Agora, vamos imaginar uma empresa de construção civil coordenando todos esses dados por meio de uma planilha eletrônica?

Seria um desastre, certo? Por isso, a utilização de um ERP é indispensável nesse ramo.

Micro e Pequenas Empresas

Independentemente da área de atuação, implantar um ERP em micro e pequenas empresas é muito importante. Muitos proprietários e gestores pensam que esse porte de negócio não demanda a utilização de um software de gestão.

No entanto, é muito mais simples implantar um programa desse tipo, com todas as funcionalidades, em um empreendimento pequeno. Isso porque um negócio menor tem atividades mais enxutas em comparação com os negócios maiores, o que torna a implementação do programa uma tarefa simplificada.

Como implantar um sistema ERP?

Ao decidir pelo software ideal, você terá que mapear todas as operações que realiza, como as necessidades de integração delas, o número de retrabalho que elas geram e, sobretudo, os custos extras que poderiam ser evitados se cada atividade fosse perfeitamente realizada.

A partir desse estudo inicial, você conseguirá seguir os cinco passos que um sistema ERP exige nesse momento:

1o passo — Instalação e parametrização

É quando inicia a instalação do programa, bem como a definição de regras e parâmetros que cada processo desempenhará. Aqui, é importante fazer integração com outros softwares (caso seu negócio tenha), definição de acessos, permissões e testes para garantir o funcionamento correto do ERP.

2o passo — Migração de Dados

Você não pode excluir o histórico de dados de suas atividades só porque terá um ERP. Por isso, é importante que todos eles sejam agrupados e transferidos para o novo programa. O objetivo principal é dar um correto tratamento às informações, já que dados com qualidade duvidosa ou corrompidos prejudicam o desempenho do software.

3o passo — Treinamento de pessoal

Por mais intuitiva, dinâmica e familiar que seja a interface do sistema ERP, treinar os usuários é extremamente importante. Isso permite que as operações de rotina sejam executadas da melhor maneira possível.

4o passo — Integração de departamentos

É o momento em que você, proprietário e/ou gestor, verá como as políticas e regras do negócio funcionarão para o correto andamento das atividades da empresa refletidas no novo sistema.

Por exemplo: a equipe de produção deverá emitir uma ordem de compra de mais insumos para os fornecedores. Mas esse tipo de solicitação só erá enviada se for aprovada pelo agente responsável pelo financeiro.

5o passo — Homologação definitiva

É quando você e seus funcionários terão que fazer um teste prático para confirmar se os processos estão adequados e integrados às demandas do negócio.

Vale ressaltar que cada etapa consumirá uma quantidade mínima de tempo para ser concluída, afinal, a implementação não é uma ação que leva horas, mas alguns dias ou até meses. Tudo vai depender da complexidade das funções do seu empreendimento e do volume de dados que ele tiver.

E então, gostou deste conteúdo? Depois de conhecer tudo sobre o sistema ERP, você provavelmente deve estar tentado adquirir a melhor ferramenta, não é mesmo?

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Flávia Scalon
Flávia Scalon

É formada em publicidade e propaganda, pós graduada em gestão de comunicação integrada e uma das principais autoras do blog. Especialista em assuntos fiscais. Nas horas vagas, gosta de ler sobre romance, comédia, drama, entre outros assuntos, também curte vários estilos musicais e aprecia múltiplas culinárias.

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