Saiba tudo sobre os diferentes tipos de nota fiscal

tipos de nota fiscal

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) implantou diversos tipos de Nota Fiscal Eletrônica que melhoram e agilizam as operações entre as empresas, consumidores de produtos/serviços e Fisco.

Normalmente, esta modalidade de documento deve ser gerada e armazenada em formato digital pelas empresas com o objetivo de otimizar o controle e a fiscalização por parte dos órgãos tributários e garantir uma maior transparência dos processos a que eles se referem.

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Com o passar do tempo surgiram quatro principais tipos de notas para substituir os modelos antigos. Conheça-as abaixo!

Nota fiscal eletrônica de produto (NF-e)

Comumente conhecida por nota fiscal eletrônica, essa variedade se restringe à comercialização de produtos/itens físicos. Sendo assim, produtos digitais e infoprodutos — informações digitais que podem ser vendidas em forma de arquivo para download — não se encaixam nesse grupo. Os mais conhecidos são: e-books, cursos, videoaulas, apostilas e aplicativos.

Para que você compreenda mais facilmente, vamos a alguns exemplos. Lojas virtuais que vendem livros, cosméticos, calçados, eletrodomésticos e qualquer outra mercadoria física se enquadram na NF-e. É o caso da Americanas, Casas Bahia, Submarino, além de muitas outras.

Como emitir a NF-e

Para gerar a nota fiscal eletrônica, a primeira coisa que você precisa fazer é se cadastrar na Secretaria da Fazenda do seu estado. É essa instituição que recolherá os impostos ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), ou o IPI (Imposto Sobre Produtos Industrializados), em esfera federal.

Cada estado conta com um padrão próprio de emissão de documentos fiscais, no entanto eles não têm um portal para gerar cada nota. Além disso, os sites da Sefaz de alguns estados costumam ficar inacessíveis com certa frequência, o que prejudica as emissões.

Uma solução que esteve ativa por um bom tempo foi o Emissor de NF-e Gratuito da Sefaz. Porém, a própria instituição suspendeu o serviço, em novembro de 2017. O principal motivo foi que grande parte das empresas investiram em softwares próprios ou oferecidos pelo mercado privado.

Como acontecem os procedimentos da emissão da NF-e?

Quando você gera o arquivo digital/eletrônico da NF-e, ele é enviado à Sefaz. Ela, por sua vez, faz as verificações para que sua empresa obtenha a Autorização de Uso.

Quando as informações são validadas, a instituição libera a consulta pela internet e despacha os dados à Receita Federal. Assim, é gerado o Danfe (espelho da nota), que confirma que a mercadoria está sendo transportada de forma regular.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é um dos documentos que foram criados para substituir o antigo cupom fiscal — emitido por meio de uma impressora fiscal (ECF) — e também da nota fiscal de venda ao consumidor (modelo 2).

O objetivo da nota fiscal do consumidor eletrônica é digitalizar a emissão do cupom fiscal fazendo a comunicação com a Sefaz para cada transação comercial, registrando cada venda para que o comprador realize a consulta.

A implementação desse tipo de nota traz diversos benefícios, como economia financeira e de tempo para a empresa emitente, para o cliente final e também para o Fisco, portanto, é uma excelente medida a ser aplicada pelos empreendimentos que emitem nota fiscal ao consumidor final.

Como emitir NFC-e

As recomendações para iniciar a emissão da NFC-e são praticamente as mesmas da NF-e, são elas:

  • certificado digital da empresa (pessoa jurídica) no padrão ICP-Brasil, contendo o serial do CNPJ;
  • estar com a Inscrição Estadual em mãos;
  • ter conexão à internet;
  • ter um programa emissor de NFC-e;
  • estar credenciado na Secretaria da Fazenda;
  • ter o Código de Segurança do Contribuinte (CSC).

O que é o Código de Segurança do Contribuinte (CSC), afinal?

É uma numeração de conhecimento específico da Sefaz e do contribuinte, utilizada para autorizar e gerar o Danfe-NFC-e (documento utilizado pelo consumidor para conferir a NFC-e e baixá-la). Os códigos são únicos para cada empresa.

O CSC é disponibilizado no momento do deferimento da solicitação de acesso aos ambientes de testes e/ou geração da nota. Esse serial serve para validar a NFC-e, portanto, precisa ser incluído do software emissor da empresa antes de emitir as notas fiscais.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e serve para registrar e comprovar a prestação de serviços e possui algumas singularidades em relação à NF-e. No entanto, se caracteriza por ser um documento mais flexível.

Qualquer espécie de prestador de serviço pode emiti-lo, tais como hotéis, faculdades, cursinhos, escolas, academias, gráficas, entre outros. Ela também é conhecida como Nota Fiscal Municipal (ISS).

A NFS-e também é utilizada para produtos digitais, como infoprodutos, cursos online, congressos online e webinários, ou ainda para serviços de assinatura, como sites de emprego, filmes, milhas etc.

Um diferencial marcante é que não é preciso ter a Inscrição Estadual, somente a Municipal, para gerar a Danfse.

Os requisitos mais específicos, como credenciamento e outras informações lançadas, dependerão de cada prefeitura. É aconselhável fornecer o maior número de informações possível. Felizmente, alguns órgãos liberam a emissão sem endereço e CPF, o que torna o processo de validação muito mais fácil.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Esse é mais um dos tipos de nota fiscal que se assemelha à NF-e. Esse documento é exclusivamente digital (formato XML) e sua emissão e armazenamento são feitos eletronicamente.

O CT-e é utilizado para comprovar qualquer operação de frete ou transporte, independentemente de qual seja sua modalidade de envio, tais como:

  • rodoviária;
  • aérea;
  • ferroviária;
  • dutoviária;
  • aquaviária.

O que garante sua validade jurídica é a assinatura digital feita pelo consumidor que confirma a autoria pelos órgãos fiscais, que recebem e liberam o seu uso. Em razão disso, é necessário adquirir o certificado digital.

Vale ressaltar que o Conhecimento de Transporte Eletrônico também é emitido por meio de um sistema emissor, possui validade em todo o território nacional e necessita dos mesmos requisitos da NF-e para ser validado. 

A única mudança é a necessidade de adquirir liberação na Sefaz dos estados em que os produtos forem entregues.

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A importância da emissão de documentos fiscais na hora da venda

Para evitar problemas com o fisco — que pode reter mercadorias e implicar multas altíssimas — a empresa deve emitir corretamente a nota fiscal na hora da venda.

Para evitar esse tipo de transtorno, investir no treinamento de seu funcionário (equipe) é a melhor saída, pois custa bem menos do que as multas decorrentes de ilegalidades fiscais.

Sem contar que a geração correta das notas é um direito do consumidor, resguardado pela legislação. De acordo com a lei, se uma empresa resolve não emitir o documento fiscal, ela deve fixar — em um local visível — uma lista com o total de impostos para cada mercadoria comercializada.

Um trabalho muito mais difícil, comparado à emissão eletrônica por meio de um software especializado.

Com uma NF correta, o cliente conseguirá comprovar a sua despesa, solicitar reembolsos e trocar o produto quando necessário. Essas atitudes são cruciais para garantir que as pessoas sejam fiéis à sua marca.

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Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a saber um pouco mais sobre os principais tipos de nota fiscal utilizadas no Brasil. Ainda tem alguma dúvida? Deixe o seu comentários abaixo para que possamos lhe responder da melhor forma possível!

Vinícius Braga
Vinícius Braga

É hoje responsável contábil pelo grupo Soften. Assessora também o suporte técnico da empresa quando necessário. Nas horas vagas faz judô e joga futebol. É também professor e pós graduado em Ciências Contábeis.

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