Rapidez e mais 4 fatores importantes em um software de emissão de NFe

Ivan Pereira - 16/03/2018 - 0 Comentário(s)

A rapidez em um software é extremamente essencial para microempreendedores que desejam diminuir o número de funcionários, trabalhos manuais e procedimentos burocráticos que consomem tempo e são suscetíveis a erros de diversas naturezas.

Em todo negócio de compra e venda de produtos e/ou serviços, uma nota fiscal deve ser emitida pela empresa. Sendo assim, para facilitar a vida de ambas as partes, a nota eletrônica foi criada com o intuito de agilizar processos e diminuir resíduos no meio ambiente.

Como é digital, esse documento pode ser salvo em pastas de arquivos virtuais, possibilitando o acompanhamento da circulação de mercadorias para fins de tributação. Daí a importância de se investir em um sistema emissor de notas fiscais.

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Confira, neste post, as facilidades mais importantes que um programa do tipo pode oferecer para sua empresa e aprenda como escolher a melhor opção do mercado. Boa leitura!

1. Otimização de tempo e trabalho

O preenchimento manual de uma nota fiscal, assim como os lançamentos, consome muito tempo e sobrecarrega os colaboradores. Isso pode comprometer todo o desempenho do negócio, atrasando atividades decisivas do dia a dia.

Já com o uso de um sistema emissor de notas fiscais eletrônicas, as informações são colocadas uma única vez.

Os dados são distribuídos simultaneamente para todos os sistemas utilizados pela empresa, evitando a sobrecarga da equipe com funções repetitivas e burocráticas, que não trazem retornos significativos.

Esse tipo de tecnologia é sinônimo de agilidade! Além disso, também é possível diminuir a incidência de erros humanos que são responsáveis por diversas falhas de controle financeiro e fiscal.

Isso ocorre tanto por falta de atenção ou fadiga quanto por causas externas. E a emissão da NF-e por um software online impede que os lançamentos sejam estritamente manuais, diminuindo os riscos fiscais e contábeis.

2. Mais segurança sobre dados e documentos

Outro benefício que um programa desse tipo pode oferecer é a possibilidade de salvar todas as informações na nuvem. Os dados são guardados e acessados remotamente pela internet.

A primeira vantagem a ser notada é a mobilidade. Isso porque você poderá verificar todas as NFs que emitiu de qualquer dispositivo móvel, como notebook, smartphone e tablet.

Esse tipo de armazenamento também traz mais segurança, pois os dados passam a ser guardados em um servidor específico, com backups periódicos, garantindo a integridade das informações geradas.

Assim, você não sofrerá mais com a perda de comprovantes físicos (de papel) ou registros salvos no HD do computador da empresa.

3. Envio automático por e-mail

Com a integração de sistemas, após o preenchimento dos dados no emissor de NF-e, é possível mandar o documento para fornecedores e clientes por intermédio de e-mail cadastrado, diretamente do aplicativo utilizado. Isso que é rapidez em um software, não é mesmo?

O emissor próprio (pago) de NFs é uma tendência de mercado que veio para ficar. Ele está conquistando cada vez mais negócios no Brasil, pois aumenta significativamente a produtividade de qualquer empresa que tenha um número considerável de vendas.

A companhia que opta por um sistema de gestão empresarial, com uma solução própria integrada entre suas funcionalidades, obtém ainda mais vantagens por utilizar as aplicabilidades do programa em outros departamentos/funções da empresa, como:

  • controle de contas;
  • geração de relatórios;
  • emissão de boletos;
  • gestão de estoque;
  • sistema de vendas etc.

4. Redução de custos

Mesmo que seja necessário efetuar pagamentos mensais para usufruir da rapidez de um software de gestão, você imediatamente reduzirá outros custos do negócio ao implantá-lo.

É possível diminuir a equipe de funcionários do setor administrativo e reduzir gastos com locomoção — no caso de empresas que enviam dados para outros locais — ou impressão, dentre outras vantagens.

Bônus: como escolher um emissor de notas fiscais para sua empresa?

A primeira coisa a ser feita ao escolher um sistema é realizar uma pesquisa completa no Google e consultar autoridades do assunto para coletar dicas e instruções úteis sobre os principais programas disponíveis no mercado.

Quando você fizer sua lista de nomes, procure por guias, tutoriais e reviews (análises) sobre cada uma das marcas que estiverem em sua tabela de seleção. Feito isso, continue seguindo os próximos passos para selecionar o melhor software.

Levante o volume de notas que seu empreendimento emite

Essa é uma etapa que deve ser avaliada antes da escolha de um emissor de NF-e: conforme o número de documentos fiscais que seu negócio emite em um determinado período (semanal ou mensalmente), você saberá qual marca poderá fornecer mais rapidez em um software.

Muitos apps que realizam esse tipo de serviço oferecem planos gratuitos por tempo ilimitado para microempreendedores, com uma espécie de crédito de emissão mensal.

Outras soluções contam com um “test drive” de suas funcionalidades por período determinado. Dessa forma, é possível conhecer quase todo o serviço e decidir se permanecerá usando-o ou não.

Verifique se o emissor oferece conectividade

Existem alguns sistemas de NF-e que funcionam somente nos PCs da empresa. No entanto, isso não é nada vantajoso. Atualmente, a internet permite que praticamente todos os processos de um escritório sejam resolvidos de qualquer lugar.

Portanto, selecione um programa que ofereça a vantagem de operar integralmente online. Assim, você e sua equipe conseguirão trabalhar de onde quer que estejam.

Veja se há o serviço de backup de dados

Desastres como perda de arquivos ocasionada por roubo de computador, ataques de vírus ou mesmo queima dos componentes são rotineiros e devem ser considerados.

Os melhores emissores de NF-e salvam os dados do sistema fiscal, o que permite acessá-los de outro aparelho caso você vivencie as tragédias mencionadas.

Atente à capacidade de armazenagem

Os órgão fiscais — Ministério da Fazenda e Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) — exigem que sejam guardadas cópias de todos os tipos de notas fiscais pelo período determinado pela legislação fiscal, além do ano em que a emissão ocorreu.

Em razão disso, escolha um programa que garanta o serviço de armazenagem de seus documentos no formato XML (que nada mais é do que a própria nota em si) por, pelo menos, 5 anos.

Saiba como funciona o suporte técnico

Sempre que ocorre algum problema de funcionamento em softwares de emissão de notas fiscais instalados no PC, o contratante precisa perder um grande tempo solicitando suporte, além de esperar uma “eternidade” para que um técnico se desloque até a empresa.

E, caso não sejam encontrados problemas, ainda é necessário pagar pela visita.

Hoje, os melhores sistemas do mercado dispensam essa dor de cabeça. Por isso, escolha um aplicativo que ofereça serviços de suporte remoto, via videoconferência, e-mail e telefone.

Dessa maneira, você será auxiliado a qualquer momento, sem que seja preciso um contato físico com a equipe de suporte.

Esperamos que as vantagens mencionadas ao longo deste post, bem como as dicas para escolher o melhor sistema de emissão de notas fiscais do mercado, possam ajudar você da melhor forma possível.

Basta colocar as recomendações mencionadas em prática para usufruir da eficiência e da rapidez em um software do tipo.

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Ivan Pereira
Ivan Pereira

Ivan é gerente de vendas na Soften Sistemas. É pro-gamer de diversos jogos na internet. Adora comida japonesa e filmes de comédia.

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