Qual a importância da tecnologia para pequenas empresas?

O objetivo deste texto é demonstrar a importância do investimento em tecnologia para pequenas empresas.

Afinal de contas, a transformação digital é um elemento fundamental para o crescimento e a continuidade dos negócios, principalmente por causa das modificações nas necessidades dos clientes.

As inovações transformaram o contexto no qual as empresas estão inseridas. Atualmente, não só as demandas são diferentes, mas também as opções e meios disponíveis para satisfazê-las.

Ficou curioso? Confira, a seguir, como a tecnologia pode revolucionar uma micro ou pequena empresa, e tornar um negócio adequado às novas exigências do mercado!

Torne as rotinas e procedimentos da empresa mais inteligentes

O investimento em tecnologia da informação afeta positivamente praticamente todos os setores de uma empresa, criando  rotinas e procedimentos mais inteligentes. E o que isso significa?

Bem, “procedimento” é uma sequência de atos, como um caminho para atingir um determinado objetivo. Por exemplo, o passo a passo para contratar e demitir funcionários, comprar insumos, administrar os documentos, etc.

Já “rotina” é uma ação ou decisão tomada repetitivamente, que costuma integrar um procedimento. Por exemplo, fazer o registro de eventos contábeis, arquivar documentos, marcar o ponto dos funcionários, emitir notas fiscais, elaborar folhas de pagamento, etc.

Por sua vez, rotinas e procedimentos inteligentes são aqueles onde as decisões e ações, que não demandam raciocínio e compreensão humana, são realizadas de maneira automática, por meio da utilização de softwares específicos.

A dispensa de um funcionário, por exemplo, é uma decisão que demanda a ponderação do gestor — logo, que não pode ser automatizada.

Contudo, o cálculo das verbas trabalhistas, a elaboração do termo de rescisão e a baixa no registro de funcionários podem ser realizados por um programa, exigindo do setor de RH alguns poucos cliques, em vez de horas de trabalho.

Essa transferência de funções burocráticas para máquina gera uma verdadeira revolução no cotidiano da empresa.

Isso porque, ao mesmo tempo, reduzimos os números de tarefas e aumentamos a produtividade — ou seja, passamos a precisar de muito menos para fazer muito mais.

Com efeito, uma pequena empresa pode rapidamente subir inúmeros degraus no seu ramo de atuação, uma vez que conseguirá:

• fornecer uma resposta mais rápida às demandas internas e externas;
• reduzir a quantidade de trabalho necessário para atingir cada um de seus objetivos;
• desburocratizar os processos internos, simplificando seu controle, fiscalização e execução.

Faça uma gestão de informações mais eficiente

As ações e decisões tomadas, mesmo em pequenos negócios, dependem de uma gestão eficiente das informações produzidas .

Por exemplo, o atendimento ao cliente precisa dos dados essenciais sobre produtos e serviços, ao passo que os recursos humanos, sobre a avaliação e características de cada colaborador.

Nesse sentido, a armazenagem de arquivos na nuvem pode trazer grandes benefícios para tais processos, principalmente por causa de duas características: a centralização e o compartilhamento de informações.

Em vez de manter os arquivos espalhados nos diversos computadores da empresa ou, pior, em  arquivos físicos, com um software adequado, todos eles podem ser integrados em um mesmo sistema.

Assim, diante de perguntas sobre onde estariam as informações de um determinado cliente, os balanços do último semestre ou a ficha de certo colaborador, bastaria o acesso ao software de gestão ou aplicativo de armazenagem para obter uma resposta.

Obviamente que esse compartilhamento ocorre respeitando diferentes níveis de hierarquia, sendo possível restringir e controlar o acesso das informações a certas pessoas ou setores.

Por isso, trata-se de uma medida segura e eficaz.

Atinja todo potencial do seu negócio

O uso da tecnologia para pequenas empresas não se restringe às funções ligadas às rotinas administrativas do negócio. Os produtos e serviços da empresa também podem ser afetados de maneira positiva.

As novas tecnologias afetam o modo como os gestores devem pensar as soluções da empresa — que passa a pertencer a um mundo conectado.

Isso se reflete tanto na elaboração de produtos e serviços integrados à internet como em sua divulgação e vendas nos meios digitais.

Por outro lado, o próprio processo produtivo pode integrar tecnologias novas, que possibilitem a automação de tarefas ou facilitem seu desenvolvimento pelos colaboradores.

Basta imaginar o quanto os programas como Office, CAD e Photoshop auxiliam o dia a dia de muitas pessoas.

Tudo isso contribui para que o empreendimento cresça e atinja todo seu potencial.

Garanta a escalabilidade do negócio

A escalabilidade é um conceito moderno de gestão que diz respeito à capacidade de um negócio crescer sem um aumento significativo de custos.

Imagine, por exemplo, uma pequena loja na qual sejam vendidos cinquenta produtos por dia, os quais são registrados manualmente em um caderninho. Assim, todos os dias é realizado o controle de estoque e o fechamento de caixa com base em anotações.

Digamos, agora, que o tempo passe, esse negócio cresça, as vendas atinjam dois mil produtos por dia e novas demandas surjam. O sistema adotado dará conta do recado? Ele tem uma boa capacidade de expansão? Ou serão necessárias novas despesas?

Nesse sentido, podemos identificar a escalabilidade como uma das vantagens do investimento em tecnologias, como programas contábeis e fiscais, softwares de gestão (ERPs), sistemas de armazenamento na nuvem etc.

Ao investir em tecnologia da informação, uma pequena empresa obtém recursos similares àqueles utilizados pelos grandes tubarões do mercado, que dá a plasticidade necessária para seu crescimento.

Otimize os recursos existentes

O custo logo se torna uma questão quando ouvimos falar em investimento — inclusive é uma das razões pelas quais muitos empresários hesitam em tomar certas decisões.

Contudo, esse conceito jamais pode ser tomado de forma isolada, isto é, deixando de analisar as consequências de todas as opções disponíveis.

Ora, é certo que comprar um cano novo gera um custo, mas manter um vazamento de água é ainda mais dispendioso.

Logo, não podemos tratar o investimento em Ti como custo, sem levar em conta os prejuízos de manter procedimentos e rotinas ineficientes, sobrecarregar os colaboradores com tarefas mecânicas e ter uma produtividade aquém do potencial do negócio.

Na verdade, os bens da empresa serão otimizados com o suporte da tecnologia de informação, ou serão desperdiçados, como a água que escorre em um vazamento.

Sendo assim, o uso da tecnologia para pequenas empresas é, antes de tudo, uma necessidade de se adequar à nova realidade e alocar os recursos disponíveis de forma mais eficiente.

Então, agora que você já conhece a importância da tecnologia para micro e pequenas empresas, que tal levar essa informação para outras pessoas? Compartilhe este texto nas suas redes sociais!

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