Nota Fiscal de Entrada: Saiba Como Fazer em 2026

Introdução

A gestão fiscal adequada é fundamental para qualquer empresa que deseja manter suas operações em conformidade com a legislação tributária brasileira. Entre os diversos documentos fiscais que compõem essa gestão, a Nota Fiscal de Entrada se destaca como um elemento essencial para o controle patrimonial e tributário das organizações. Este guia completo irá esclarecer todos os aspectos relacionados à emissão, obrigatoriedade e melhores práticas para a Nota Fiscal de Entrada.

A Nota Fiscal de Entrada é um documento fiscal obrigatório que registra e controla todas as mercadorias que ingressam no estabelecimento empresarial. Trata-se de uma NFe (Nota Fiscal Eletrônica) modelo 55 de entrada, essencial para empresas do Simples Nacional e demais regimes tributários, garantindo conformidade fiscal e controle patrimonial adequado.

O que é a Nota Fiscal de Entrada?

A Nota Fiscal de Entrada, como o próprio nome indica, é um documento fiscal cuja finalidade é controlar e acompanhar as mercadorias que entram no negócio.

O documento é um dos módulos de emissão da NFe (Nota Fiscal Eletrônica) modelo 55.

Toda empresa tem obrigação de emitir notas fiscais para a comercialização de suas mercadorias. E não só para as saídas de mercadoria, mas também para a entrada de mercadorias no negócio.

Ou seja, é preciso realizar uma emissão de nota fiscal para registrar as mercadorias adquiridas para a empresa.

Quando há a comercialização de um produto ou serviço, a empresa deve emitir uma Nota Fiscal de Saída.

Existem os casos em que se quer oferecer melhor proposta de valor, adquirindo matéria-prima ou produtos de terceiro - assim, o fornecedor deve emitir a NFe.

Além da nota que o fornecedor emite, seu negócio também deve emitir uma nota registrando a entrada de mercadorias na empresa.

Simples Nacional e a Obrigação de Registro de Entradas

As empresas optantes pelo regime do Simples Nacional devem realizar no Livro Registro de Entradas tudo que entra na empresa.

Tal registro é realizado por meio dos documentos fiscais, neste caso a NFe de entrada.

Esta obrigação está prevista no artigo 3º da Resolução nº 10/2007 do Conselho Geral do Simples Nacional (CGSN).

Os registros devem ser realizados em ordem cronológica e de acordo com o CFOP utilizado.

Além disso, devem ser armazenados não o DANFE, mas o arquivo XML do documento, de acordo com a legislação de guarda de documentos.

Principais Obrigações para Empresas do Simples Nacional

• Registro cronológico de todas as entradas
• Utilização do CFOP adequado para cada operação
• Armazenamento dos arquivos XML das notas
• Manutenção do Livro Registro de Entradas atualizado

Em que Casos deve ser Emitida uma NFe de Entrada?

O fornecedor, no momento da venda, é obrigado a emitir uma NFe de saída para registrar a operação, facilitando a fiscalização.

No caso do comprador, a obrigação de emitir uma nota de entrada ocorre nas seguintes situações:

• Quando o produto é adquirido por importação, pois o documento fiscal estrangeiro não possui valor em território nacional
• Quando o vendedor é uma pessoa física ou jurídica que não possui obrigação de emitir NFe
• Se o produto foi arrematado ou adquirido em leilão ou concorrência do governo
• No caso de o comprador assumir a responsabilidade de retirar e transportar a mercadoria

Outras Situações que Exigem NFe de Entrada

Existem outras situações em que uma empresa deve emitir uma NFe de Entrada, pois a nota não se limita somente à venda de mercadorias, mas também a situações de circulação de mercadorias sem estar sendo vendida:

• Quando há uma devolução de mercadoria vendida com emissão de NFe de saída - é preciso emitir uma nota de entrada para registrar o retorno ao estoque
• Em casos de retorno da industrialização realizada por um profissional autônomo ou avulso
• No caso de a mercadoria sair do comércio somente para uma feira ou exposição e precisar retornar para a empresa

Como Realizar a Emissão de uma Nota de Entrada?

A Nota Fiscal de Entrada pode ser emitida de duas maneiras:

Importação de XML

Você pode realizar a emissão da NFe de entrada por meio da importação de um arquivo XML.

Ou seja, a nota que o vendedor fornece pode ser importada no sistema para a emissão da nota de entrada.

Emissão Tradicional

O empresário realiza a emissão de uma nota de entrada com todas as informações do que está entrando no seu negócio.

Para isto, basta realizar o procedimento normal para emissão de NFe, respeitando as obrigações fiscais.

E também não se esquecendo de especificar a finalidade de emissão, que é de Entrada.

Dicas de Segurança para o seu Negócio

Para uma maior segurança, invista em controle e administração dos seus documentos fiscais por meio de algumas práticas de gestão fiscal no seu negócio.

A primeira prática é o download das suas notas de entrada e armazenamento dos XML.

Tal procedimento pode ser realizado pelo Portal Oficial da NFe, na aba de "Consulta NFe Completa".

Nesta consulta, você insere os 44 dígitos da Chave de Acesso da NFe com o Certificado Digital da empresa.

No entanto, tal procedimento é trabalhoso, pois a consulta é de nota por nota, além de necessitar da chave de acesso.

Para um procedimento ágil e eficiente, invista no programa de Manifestação de Destinatário.

Perguntas e Respostas sobre Nota Fiscal de Entrada

Qual a diferença entre NFe de entrada e de saída?

A NFe de saída registra mercadorias que saem da empresa (vendas), enquanto a NFe de entrada documenta mercadorias que ingressam no estabelecimento (compras, devoluções, importações).

Empresas MEI precisam emitir nota de entrada?

Empresas MEI não têm obrigação de emitir NFe de entrada, mas é recomendável para controle interno e quando exigido por clientes ou fornecedores.

Como calcular os impostos na nota de entrada?

Os impostos são calculados conforme o regime tributário da empresa e a natureza da operação, seguindo as alíquotas vigentes do ICMS, IPI, PIS/COFINS quando aplicáveis.

Frequently Asked Questions (FAQ)

Posso emitir NFe de entrada sem certificado digital?

Não. A emissão de NFe sempre requer certificado digital válido, seja A1 ou A3, conforme determinação da Receita Federal.

Qual prazo para emitir nota fiscal de entrada?

A nota de entrada deve ser emitida até o momento da entrada física da mercadoria no estabelecimento.

É obrigatório manifestar destinatário em todas as notas?

A manifestação do destinatário é obrigatória para empresas que recebem NFe em seu CNPJ, devendo ser feita em até 180 dias.

Posso cancelar uma NFe de entrada após emissão?

Sim, é possível cancelar uma NFe de entrada dentro de 24 horas da emissão, desde que não tenha havido circulação da mercadoria.

Como corrigir erros em nota fiscal de entrada?

Erros podem ser corrigidos através de Carta de Correção Eletrônica (CCe) para dados não essenciais, ou cancelamento/nova emissão para correções substanciais.

Qual CFOP usar para cada tipo de entrada?

O CFOP varia conforme a operação: 1.102 (compra para revenda), 1.101 (compra para industrialização), 1.202 (devolução), entre outros.

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Em resumo

• NFe de Entrada registra mercadorias que ingressam no estabelecimento.
• Armazenar o arquivo XML é obrigatório para fins fiscais e de comprovação.
• Empresas do Simples Nacional devem registrar entradas no Livro Registro de Entradas.
• Existem várias formas de emissão: importação de XML ou emissão tradicional.

Resumo Final

• NFe de Entrada é obrigatória para empresas do Simples Nacional e recomendável para todos os regimes
• Registro cronológico deve ser mantido no Livro de Entradas com CFOP adequado
• Situações obrigatórias incluem importações, compras de pessoa física e assunção de transporte
• Emissão pode ser feita por importação de XML ou digitação tradicional
• Armazenamento de XML é obrigatório conforme legislação de guarda de documentos
• Manifestação do Destinatário otimiza o processo de recebimento e controle fiscal
• Certificado Digital é sempre necessário para emissão de qualquer NFe

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