Como Configurar E-mails para Envio de XML e PDF Fiscais

Categoria: Fiscal e Contábil

2026-02-03

Para configurar e-mails no envio automático de documentos fiscais, acesse as configurações do sistema Soften SIEM, selecione sua plataforma (Gmail, Outlook, BOL ou Soften), insira os dados SMTP corretos e configure as portas no firewall do Windows para garantir o funcionamento adequado do envio de XML e PDF.

Como Configurar E-mails para Envio de XML e PDF Fiscais

Para configurar e-mails no envio automático de documentos fiscais, acesse as configurações do sistema, selecione sua plataforma (Gmail, Outlook, Soften ou BOL), insira os dados SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) corretos e configure as portas no firewall do Windows para garantir o funcionamento adequado.

Trecho-resposta: Este guia explica, passo a passo, como configurar o envio automático de XML e PDF de documentos fiscais (NF-e, CT-e e MDF-e) pelo sistema Soften, incluindo parâmetros SMTP, portas e regras do firewall do Windows.

  • Introdução
  • Como Configurar E-mails no Soften SIEM
    • Configurações por Plataforma de E-mail
    • Plataforma de E-mail BOL
    • Plataforma de E-mail Soften
    • Plataforma de E-mail Gmail
    • Plataforma de E-mail Outlook
  • Configuração das Portas no Windows
    • Passo a Passo para Criar Nova Regra
    • Configuração Final do Firewall
  • Perguntas e Respostas Rápidas
  • FAQ - Perguntas Frequentes
  • Resumo dos Pontos Principais
  • Otimize sua Gestão Fiscal com a Soften

Introdução

O correio eletrônico (ou e-mail) é um dos métodos de comunicação mais utilizados atualmente, ele permite o envio e recebimento de mensagens através de sistemas eletrônicos quase que instantaneamente.

Ao configurar e-mails para envio de XML e PDF de documentos fiscais (NF-e — Nota Fiscal Eletrônica, CT-e — Conhecimento de Transporte Eletrônico e MDF-e — Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) você ganha tempo, pois pode enviar esses arquivos automaticamente, assim que for transmitido e autorizado pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda).

Hoje os aplicativos da Soften Sistemas já possuem servidor de envio de e-mails próprio, mas o cliente pode optar por enviar os e-mails automáticos com sua própria caixa de e-mail.

Como Configurar E-mails no Soften SIEM

Abra o sistema e na tela inicial vá em CONFIGURAÇÕES > CONFIGURAÇÕES 2.

Na próxima tela, você precisa realizar algumas configurações.

Para cada plataforma de e-mail será utilizado um comando diferente.

Configurações por Plataforma de E-mail

Plataforma de E-mail BOL:

  • GERAL: E-MAIL, CONEXAO SEGURA (0=NÃO/ 1=SSL — Secure Sockets Layer): 0
  • GERAL: E-MAIL, CONTA E-MAIL: Inserir seu email
  • GERAL: E-MAIL, PORTA SMTP (PADRÃO=587): 587
  • GERAL: E-MAIL, SENHA E-MAIL: Inserir sua senha
  • GERAL: E-MAIL, SERVIDOR SMTP: smtps.bol.com.br

Plataforma de E-mail Soften:

  • GERAL: E-MAIL, CONEXAO SEGURA (0=NÃO/ 1=SSL — Secure Sockets Layer): 0
  • GERAL: E-MAIL, CONTA E-MAIL: Inserir seu email
  • GERAL: E-MAIL, PORTA SMTP (PADRÃO=587): 587
  • GERAL: E-MAIL, SENHA E-MAIL: Inserir sua senha
  • GERAL: E-MAIL, SERVIDOR SMTP: smtp.soften.com.br

Plataforma de E-mail Gmail:

  • GERAL: E-MAIL, CONEXAO SEGURA (0=NÃO/ 1=SSL — Secure Sockets Layer): 1
  • GERAL: E-MAIL, CONTA E-MAIL: Inserir seu email
  • GERAL: E-MAIL, PORTA SMTP (PADRÃO=587): 465
  • GERAL: E-MAIL, SENHA E-MAIL: Inserir sua senha
  • GERAL: E-MAIL, SERVIDOR SMTP: smtp.gmail.com

Plataforma de E-mail Outlook:

  • GERAL: E-MAIL, CONEXAO SEGURA (0=NÃO/ 1=SSL — Secure Sockets Layer): 0
  • GERAL: E-MAIL, CONTA E-MAIL: Inserir seu email
  • GERAL: E-MAIL, PORTA SMTP (PADRÃO=587): 587
  • GERAL: E-MAIL, SENHA E-MAIL: Inserir sua senha
  • GERAL: E-MAIL, SERVIDOR SMTP: smtp-mail.outlook.com

Configuração das Portas no Windows

Após configurar os e-mails no sistema o cliente deve abrir as portas no Windows.

Para realizar este procedimento vá em PAINEL DE CONTROLE e SISTEMA E SEGURANÇA.

Depois clique em FIREWALL DO WINDOWS e CONFIGURAÇÕES AVANÇADAS.

Em seguida, acesse REGRAS DE ENTRADA > NOVA REGRA.

Passo a Passo para Criar Nova Regra

Na próxima tela que abrir selecione a opção PORTA e clique em AVANÇAR.

Em PORTAS LOCAIS ESPECÍFICAS preencha com a PORTA SMTP do e-mail configurado, por exemplo para o GMAIL será utilizado a numeração 465, porém nos demais e-mails (OUTLOOK, SOFTEN e BOL) a numeração será 587 e clique em AVANÇAR.

Selecione a opção PERMITIR A CONEXÃO e clique em AVANÇAR.

Certifique-se que as 3 opções estão marcadas e clique novamente em AVANÇAR.

Nomeie como PORTA(E-MAIL) e clique em CONCLUIR.

Agora refaça este procedimeto nas REGRAS DE SAÍDA.

Configuração Final do Firewall

Ao finalizar, clique em PAINEL DE CONTROLE > SISTEMA DE SEGURANÇA > FIREWALL DO WINDOWS > CONFIGURAÇÕES AVANÇADAS > PROPRIEDADES DO FIREWALL DO WINDOWS.

Deixe o PERFIL DO DOMÍNIO, PERFIL PARTICULAR e PERFIL PÚBLICO preenchidos conforme as configurações padrão de segurança e clique em OK.

Perguntas e Respostas Rápidas

Qual a diferença entre as portas SMTP?

O Gmail utiliza porta 465 com SSL ativo, enquanto outras plataformas como Outlook, BOL e Soften usam porta 587 sem SSL.

É obrigatório configurar o firewall do Windows?

Sim, é necessário abrir as portas específicas no firewall para permitir a comunicação SMTP e garantir o envio automático dos documentos.

Posso usar qualquer provedor de e-mail?

O sistema suporta os principais provedores (Gmail, Outlook, BOL) além do servidor próprio da Soften, cada um com configurações específicas de SMTP.

FAQ - Perguntas Frequentes

O que acontece se eu não configurar as portas do firewall?

O sistema não conseguirá enviar os e-mails automaticamente, pois o Windows bloqueará as conexões SMTP necessárias.

Posso alterar as configurações depois de definidas?

Sim, você pode acessar novamente as Configurações 2 do sistema e modificar os dados SMTP a qualquer momento.

Os documentos são enviados imediatamente após a autorização?

Sim, com a configuração adequada, os XMLs e PDFs são enviados automaticamente assim que a SEFAZ autoriza o documento fiscal.

Preciso configurar separadamente para NF-e, CT-e e MDF-e?

Não, uma única configuração de e-mail atende todos os tipos de documentos fiscais eletrônicos suportados pelo sistema.

O que fazer se o Gmail não estiver funcionando?

Verifique se a autenticação em duas etapas está configurada no Gmail e se você está usando uma senha de app específica.

É possível usar o servidor próprio da Soften?

Sim, o sistema já possui servidor próprio para envio de e-mails, sendo uma opção prática para clientes que preferem não configurar seu próprio provedor.

Em resumo

  • Configure os parâmetros SMTP conforme sua plataforma (servidor, porta, SSL e credenciais).
  • Abra as portas SMTP no firewall do Windows (entrada e saída) para permitir envio.
  • Com a configuração correta, o envio automático ocorre após autorização pela SEFAZ.

Resumo dos Pontos Principais

  • Configure os parâmetros SMTP conforme sua plataforma de e-mail escolhida
  • Gmail usa porta 465 com SSL, outros provedores usam porta 587 sem SSL
  • Abra as portas necessárias no firewall do Windows para permitir conexões SMTP
  • Crie regras de entrada e saída no Windows Firewall
  • O envio automático ocorre assim que a SEFAZ autoriza os documentos
  • Sistema suporta NF-e, CT-e e MDF-e com uma única configuração
  • Servidor próprio da Soften está disponível como alternativa

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