Como fazer um recibo: saiba o que não pode faltar

Saber como fazer um recibo corretamente é essencial para empresários que buscam estabelecer processos ágeis de recebimentos e manter um controle rigoroso sobre as movimentações financeiras. Este documento representa uma ferramenta fundamental para comprovar transações e garantir a organização fiscal do negócio.

Resposta direta: Para fazer um recibo válido é necessário incluir: título do documento, dados completos do pagador e recebedor, descrição detalhada do produto/serviço, valor numérico e por extenso, data, local, assinaturas de ambas as partes, além de emissão em duas vias para comprovação futura da transação realizada.

• O que é um recibo?
• Como fazer um recibo: o que não pode ficar de fora
  • Intitule o documento
  • Deixe espaços em aberto para preencher
  • Atenção aos valores
  • Data, local e assinatura
• Quais modelos de recibo eu posso usar?
  • Recibos digitais
  • Recibos impressos
• Como emitir um recibo de venda: conheça a automação
• Recibo RPA: entenda
• Perguntas e Respostas
• FAQ - Perguntas Frequentes
• Resumo
• Em resumo
• Conclusão

O que é um recibo?

Um recibo é um documento que reconhece um pagamento que foi feito. Geralmente ele inclui detalhes da transação. Por exemplo: um recibo entregue ao cliente pela empresa depois de uma venda serve como prova de pagamento. Para o comerciante, o recibo ajuda a manter os recebimentos organizados no fluxo de caixa.

De acordo com a lei que rege a emissão de recibos para prestação de serviço ou venda de produtos, é obrigatório emitir esse documento sempre que se realiza um pagamento. Sendo assim, o prestador de serviço não deve se eximir desse compromisso, mesmo que seja um valor baixo. Afinal, é um direito do consumidor.

No recibo deve-se adicionar as informações de quem comprou, bem como daquele que vendeu. Além disso, detalhes sobre o produto ou serviço prestado, assim como o valor pago. Para ter validade, o recibo deve ser datado e assinado pela pessoa recebedora.

É preciso também realizar a emissão em duas vias. Assim ambas as partes podem guardar o recibo caso seja necessário comprovar o pagamento posteriormente. Isso pode acontecer quando for necessário fazer a troca por outro ou devolver um produto e solicitar reembolso.

Nesse sentido, o recibo serve como comprovante de pagamento, mesmo que não tenha valor jurídico suficiente como uma nota fiscal, por exemplo. Lembrando que ambos os documentos têm características diferentes, embora muitas pessoas confundam a finalidade de cada um.

Diferente do recibo, a nota fiscal é composta de informações relacionadas a uma transação financeira para recolher os impostos. Ela serve como uma prestação de contas ao fisco, sendo assim ajuda a evitar a sonegação de impostos. Sua emissão é obrigatória a cada venda de um produto ou prestação de serviço, caso contrário, pode levar a empresa a ter problemas com a Receita Federal.

Como fazer um recibo: o que não pode ficar de fora

Se você quer aprender como fazer um recibo, saiba que essa tarefa é relativamente simples. A melhor opção é usar um modelo pronto ou acessar sistemas geradores de recibos pela internet.

Os recibos podem ser personalizados para atender a diversos tipos de transações. Afinal, eles podem ter várias formas, além de serem impressos, pode-se enviar o mesmo online em forma de PDF ou por meio de um documento de Microsoft Word.

Um recibo normalmente inclui campos destinados a coleta de informações básicas sobre determinada transação. Por exemplo: dados da empresa como o número do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), endereço, telefone, data, hora, preço unitário, valor total, descrição do produto ou serviço, forma de pagamento e muito mais.

O recibo de caixa é um dos tipos de recebimento mais comuns. É apenas uma confirmação impressa que mostra o montante que foi recebido durante a transação. De um modo geral, serão emitidas duas cópias no ponto de venda, sendo que uma fica com o vendedor e a outra é entregue ao cliente.

Esse tipo apresenta campos em branco para serem preenchidos com os dados relacionados à transação de venda. Normalmente, você também encontrará espaços para incluir informações sobre sua empresa.

A seguir, confira o que não pode ficar de fora de um recibo.

Intitule o documento

Não importa como você está fazendo seu recibo, cada um que for emitido deve incluir um título, ou seja, um cabeçalho que conste do que se trata o documento. Por exemplo: recibo de pagamento ou até mesmo declaração de pagamento.

Deixe espaços em aberto para preencher

Ao fazer um recibo, lembre-se de que você ainda não terá os dados sobre a venda realizada para inserir no documento. Portanto, deixe espaços em aberto ao lado da data, hora, produto, valor, etc… para que sejam preenchidos quando o recibo estiver em uso.

Atenção aos valores

É importante ter atenção aos valores declarados no recibo, em caso de erros ou rasuras, faça outro que demonstre de maneira clara todas as informações referentes à transação. Caso sejam produtos diferentes com preços variados, coloque cada unidade com sua quantidade e preço respectivo, faça a soma e informe o valor total.

Lembre-se de que é indicado escrever o valor por extenso para evitar confusões. Saiba que conforme a legislação brasileira, quando houver divergência entre o valor por escrito e o valor numérico, o que vale é o que foi descrito por extenso.

Data, local e assinatura

Ao final do recibo é preciso deixar espaço para inserir a data, local e a assinatura, tanto do pagador quanto do recebedor. Esses dados são importantes e não podem faltar no recibo. A assinatura é essencial para garantir que realmente houve uma transação envolvendo duas pessoas.

Já a data é um fator importante para o arquivamento, já que eventualmente pode ser necessário fazer uma busca por determinado recibo, e se estiver datado poderá ser mais fácil de localizá-lo.

Quais modelos de recibo eu posso usar?

Existem vários tipos de recibos, os que mais as empresas usam são os seguintes: recibo de pagamento em parcelas; recibo de pagamento de mão de obra; recibo de pagamento de dívidas; recibo de pagamento por serviços autônomos (RPA); recibo de pagamento a transportador autônomo e recibo de salário. Os modelos que você pode usar são:

Recibos digitais

Você pode fazer um recibo digital em sites que oferecem esse serviço e depois compartilhá-lo online ou fazer a impressão. Ao armazenar os recibos digitais, faça isso de maneira organizada e lógica.

Ao contar com um sistema automatizado, você pode controlar todos os recibos de entrada e saída armazenados no sistema. Isso oferece uma visão em tempo real de suas receitas e despesas.

Esse tipo de sistema ajuda a empresa a economizar tempo, simplificar a contabilidade e assim se preparar para o crescimento. Além disso, você pode reduzir drasticamente o tempo gasto no preenchimento dos recibos.

Recibos impressos

Recibos prontos e impressos podem ser encontrados facilmente em papelarias, então escolha aquele que se adéque melhor ao seu negócio. Por outro lado, você pode fazer um recibo manualmente no Word e imprimir posteriormente. No Microsoft Excel você encontra diversos modelos de recibos, mas podem ser mais complicados para preencher.

O recibo é um documento que oferece segurança a ambas as partes. Mas, de acordo com a legislação, no caso de prestação de serviço autônomo, o recibo que deve ser emitido é o RPA – Recibo de Pagamento Autônomo. Dessa forma é possível evitar estabelecer um vínculo trabalhista com o profissional que prestará algum tipo de serviço para sua empresa.

Como emitir um recibo de venda: conheça a automação

Para um melhor gerenciamento de finanças e emissão de cobranças e recibos, muitas empresas estão buscando softwares que permitem a integração dos processos comerciais e financeiros. Assim a rotina financeira e o controle de recibos é feito de forma mais fácil e rápida.

Além disso, a automação dos processos por meio de sistemas de gestão diminui a ocorrência de erros e ainda permite uma grande economia do tempo. Por isso, a utilização deste tipo de ferramenta se tornou essencial para o crescimento de empresas e para a maior agilidade na rotina comercial.

Recibo RPA: entenda

Quando sua empresa precisa contratar um trabalhador autônomo para prestar um serviço esporádico e ele não tem CNPJ, portanto, não pode emitir nota fiscal, o que você deve fazer? Simples, dar um recibo! Por esse e outro motivos é importante saber como fazer um recibo, já que é preciso manter seus registros contábeis organizados para não ter problema mais tarde.

O RPA deve ser emitido pelo contratante para a comprovação do pagamento ao profissional autônomo (pessoa física) sem que seja caracterizado o vínculo CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Isso evita o envolvimento da empresa com questões burocráticas da CLT.

Um grande benefício do RPA é o fato de ser um documento legal que comprova o pagamento do serviço prestado pelo profissional autônomo, sendo que o trabalho pode ser interrompido a qualquer momento. Também é importante saber quais impostos incidem sobre o Recibo de Pagamento Autônomo:

• INSS, Instituto Nacional de Seguridade Social;
• IRRF, Imposto de Renda Retido na Fonte;
• ISS, Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza.

Não se tem um valor estipulado ou porcentagem para calcular os impostos do RPA, pois é preciso levar em consideração o salário base da área de atuação do profissional autônomo. Portanto, o valor de tributação pode variar.

Perguntas e Respostas

Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

O recibo serve como comprovante de pagamento entre partes, enquanto a nota fiscal é um documento fiscal obrigatório para recolhimento de impostos e prestação de contas ao fisco.

É obrigatório emitir recibo para qualquer valor?

Sim, de acordo com a legislação, é obrigatório emitir recibo sempre que se realiza um pagamento, independentemente do valor, sendo um direito do consumidor.

Quantas vias do recibo devem ser emitidas?

Devem ser emitidas duas vias do recibo: uma fica com quem recebe o pagamento e outra com quem efetua o pagamento, para comprovação futura.

FAQ - Perguntas Frequentes

Posso fazer um recibo à mão?

Sim, recibos manuscritos são válidos desde que contenham todas as informações obrigatórias: dados das partes, valor, descrição, data e assinaturas.

O que acontece se houver erro no valor do recibo?

Em caso de erros ou rasuras, deve-se emitir um novo recibo com as informações corretas. Não é recomendado fazer correções no documento original.

Recibo tem validade jurídica?

O recibo tem validade como comprovante de pagamento, mas possui menor força jurídica comparado à nota fiscal, servindo principalmente para relações comerciais simples.

Como arquivar recibos corretamente?

Organize os recibos por data, numeração sequencial e mantenha-os arquivados de forma organizada para facilitar consultas futuras e cumprimento de obrigações fiscais.

Recibos digitais têm a mesma validade que impressos?

Sim, recibos digitais assinados eletronicamente possuem a mesma validade legal que os impressos, facilitando o arquivamento e consulta.

Resumo

• Recibos são documentos obrigatórios que comprovam pagamentos realizados entre partes
• Devem conter: título, dados completos, valores numérico e por extenso, data e assinaturas
• Emissão obrigatória em duas vias para ambas as partes guardarem
• Diferem da nota fiscal por não terem função fiscal de recolhimento de impostos
• Podem ser digitais ou impressos, manuscritos ou gerados por sistemas
• RPA é modalidade específica para pagamento de serviços autônomos
• Automação através de sistemas de gestão otimiza o processo de emissão
• Organização adequada facilita controle financeiro e cumprimento legal

Em resumo

• Inclua título, dados das partes, descrição, valor (número e extenso), data e assinaturas.
• Emita duas vias e prefira modelos ou sistemas para reduzir erros.
• RPA é usado para pagamentos a autônomos sem CNPJ; verifique tributos aplicáveis.
• Recibos digitais, quando assinados eletronicamente, têm validade equivalente aos impressos.

Conclusão

Por fim, como empresário, agora que você já sabe como fazer um recibo, deve considerar todos seus benefícios como a possibilidade de contestar os valores devidos pelos clientes e fornecedores. Além disso, evitar erros, por exemplo: pagamentos duplicados. Com tudo organizado é possível estabelecer uma boa gestão financeira na sua empresa.

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