Como Emitir Nota Fiscal de Perda de Mercadoria: Guia Prático

A emissão de nota fiscal de perda de mercadoria é um procedimento fiscal obrigatório que permite às empresas regularizar oficialmente as baixas de estoque por deterioração, roubo, furto ou extravio, utilizando códigos específicos como CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) 5.927 e documentação comprobatória adequada.

Trecho-resposta: A nota fiscal de perda de mercadoria é o documento fiscal que registra oficialmente a baixa de estoque por perda, deterioração, roubo, furto ou extravio, devendo utilizar o CFOP adequado e manter documentação comprobatória (boletim de ocorrência, laudo técnico etc.).

• Introdução
• Entendendo a Nota Fiscal de Perda
  • O que é uma Nota Fiscal de Perda?
  • Situações que Envolvem Perda de Mercadoria
  • Legislação Aplicável e Obrigações Acessórias
• Procedimentos para Emissão da Nota Fiscal de Perda
  • Passo a Passo para Emitir a Nota Fiscal
  • CFOP e CST: Códigos Utilizados na Emissão
  • Tratamento Tributário: ICMS, IPI, PIS e Cofins
  • Estorno de Créditos e Obrigações no SPED
• Perguntas e Respostas sobre Nota Fiscal de Perda
• FAQ - Perguntas Frequentes
• Transforme sua Gestão Empresarial com a Soften Sistemas
• Resumo Final
• Conclusão

Introdução

A gestão fiscal adequada é fundamental para qualquer empresa que busca manter-se em conformidade com a legislação tributária brasileira. Entre os diversos procedimentos fiscais necessários, saber como emitir nota fiscal de perda de mercadoria representa uma das competências mais importantes para gestores e contadores.

Lidar com a perda de mercadorias é uma situação comum para muitos empresários em 2026. É por isso que saber como emitir nota fiscal de perda de mercadoria é fundamental para manter a sua empresa em conformidade com as obrigações fiscais e evitar problemas futuros com a Receita Federal.

O processo de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria requer uma documentação específica e envolve seguir corretamente os procedimentos estabelecidos pela legislação tributária. Nesse sentido, você precisará reunir comprovantes da perda, como boletins de ocorrência ou laudos técnicos, além de conhecer o código fiscal adequado para essa operação.

Entendendo a Nota Fiscal de Perda de Mercadoria

A compreensão sobre como emitir nota fiscal de perda de mercadoria é um procedimento contábil e fiscal para empresas que enfrentam situações de deterioração, roubo ou outros tipos de perdas em seu estoque. Este documento garante a regularização fiscal e evita problemas com autoridades tributárias.

O que é uma Nota Fiscal de Perda?

Em primeiro lugar, a Nota Fiscal de Perda é um documento fiscal que registra oficialmente o prejuízo da empresa quando há desaparecimento, deterioração ou inutilização de produtos. Ela serve como um comprovante legal da baixa de mercadorias no estoque e é fundamental para justificar a redução do inventário perante o fisco.

Sendo assim, o processo de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria depende das regulamentações estaduais e do regime tributário da empresa. Por exemplo, no sistema contábil, esta nota representa uma saída sem transferencia de propriedade.

Isso porque a emissão correta protege a empresa de autuações fiscais por diferenças de estoque durante fiscalizações. Então, o analista fiscal deve identificar o CFOP adequado (geralmente 5.927 ou 6.927) para caracterizar corretamente a operação.

Situações que Envolvem Perda de Mercadoria

Diversas situações podem exigir a emissão de nota fiscal de perda. Entre as mais comuns estão:

• Perecimento natural: Produtos com prazo de validade expirado
• Deterioração: Mercadorias danificadas por umidade, temperatura ou mau acondicionamento
• Roubo ou furto: Mediante boletim de ocorrência
• Incêndios ou inundações: Com laudo técnico comprobatório

Para empresas do Simples Nacional ou outros regimes, o processo de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria segue procedimentos similares, mas com particularidades tributárias específicas. O registro adequado destas perdas evita a tributação indevida sobre as mercadorias que não foram comercializadas.

Cabe ressaltar que é importante documentar detalhadamente as circunstâncias da perda com laudos técnicos, fotografias e outros comprovantes que possam ser solicitados pelo fisco.

Legislação Aplicável e Obrigações Acessórias

A emissão de nota fiscal para perda de mercadorias está regulamentada pelo RICMS de cada estado. No estado de São Paulo, por exemplo, o Decreto nº 61.720 de 2015 traz disposições específicas sobre o tema. As obrigações acessórias incluem:

1. Registro da nota fiscal no sistema da empresa
2. Escrituração fiscal digital (EFD-ICMS/IPI)
3. Inclusão no registro C197 quando aplicável
4. Manutenção de documentação comprobatória

Portanto, aprender como emitir nota fiscal de perda de mercadoria corretamente exige conhecimento do manual de orientação do SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital) e das particularidades da legislação estadual. Por isso, as empresas devem consultar o RICMS de seu estado para verificar eventuais benefícios fiscais ou créditos permitidos em cases de perdas.

O cumprimento rigoroso destas obrigações garante segurança jurídica e evita questionamentos durante auditorias fiscais, permitindo que a empresa demonstre transparência no controle de seu estoque.

Procedimentos para Emissão da Nota Fiscal de Perda de Mercadoria

A emissão da nota fiscal para mercadorias perdidas segue um protocolo específico que envolve códigos fiscais, tratamento tributário adequado e obrigações fiscais. Portanto, saber como emitir nota fiscal de perda de mercadoria requer atenção aos detalhes para evitar problemas com o fisco.

Passo a Passo para Emitir a Nota Fiscal

Para saber como emitir nota fiscal de perda de mercadoria, é necessário seguir algumas etapas importantes. Primeiro, identifique o tipo de perda (deterioração, roubo, furto ou extravio) e reúna documentação comprobatória como boletins de ocorrência ou laudos técnicos.

Acesse o sistema de emissão de NF-e da sua empresa e selecione a opção para emitir nota fiscal de saída. Em seguida, preencha os dados do emitente (sua empresa) como destinatário, caracterizando uma operação interna.

No campo de descrição, especifique o motivo da baixa do estoque, como:

• Deterioração: "Baixa de estoque por deterioração de mercadoria"
• Roubo/Furto: "Baixa de estoque em razão de roubo/furto conforme BO nº XXX"
• Extravio: "Baixa de estoque por extravio de mercadoria"

Inclua todas as informações dos produtos perdidos, como o código, a descrição, a quantidade e os valores. A data de emissão deve corresponder ao momento da constatação da perda. Este detalhamento é parte fundamental do processo de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria corretamente.

CFOP e CST: Códigos Utilizados na Emissão

Ao longo do processo de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria, a escolha dos códigos fiscais corretos é crucial. O CFOP mais utilizado é o 5.927 (ou 5927) – "Lançamento efetuado a título de baixa de estoque decorrente de perda, roubo ou deterioração".

Já para o CST (Código de Situação Tributária), os códigos variam conforme a situação fiscal da empresa. Geralmente utiliza-se:

• CST 00: Quando há tributação integral
• CST 90: Em casos especiais de operações sem crédito
• CST 04: Para produtos com isenção

A escolha correta destes códigos é fundamental para evitar inconsistências na escrituração fiscal, já que o sistema da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) pode rejeitar a nota fiscal caso os códigos não correspondam à operação descrita.

Tratamento Tributário: ICMS, IPI, PIS e Cofins

No tratamento tributário envolvendo o processo de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria, deve-se considerar as particularidades de cada imposto. Por exemplo: para o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), a legislação determina o estorno dos créditos relativos às mercadorias perdidas, exceto em casos específicos como o roubo comprovado em alguns estados.

O IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) segue lógica semelhante, exigindo o estorno dos créditos. Já para PIS (Programa de Integração Social) e Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), a legislação federal normalmente não permite o aproveitamento de créditos sobre as mercadorias perdidas ou deterioradas.

Em casos de produtos sujeitos à substituição tributária, é possível solicitar o ressarcimento do ICMS-ST mediante procedimentos específicos junto à SEFAZ estadual. As alíquotas aplicadas serão as mesmas da entrada original dos produtos.

Vale lembrar que as mercadorias desviadas para consumo próprio ou utilizadas em fim alheio à atividade da empresa têm tratamento tributário diferente das perdas involuntárias, um aspecto importante a considerar quando se busca entender como emitir nota fiscal de perda de mercadoria.

Estorno de Créditos e Obrigações no SPED

Ao realizar o procedimento de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria, é necessário realizar o estorno de créditos nos registros fiscais. Este procedimento deve ser feito na EFD-ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital), documentando corretamente os valores de ICMS a estornar.

No SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), utilize os registros de saída apropriados para documentar a operação. O registro C100 deve ser preenchido com os dados da nota fiscal emitida, enquanto o registro C190 conterá as informações fiscais consolidadas. Já para o estorno do crédito de ICMS, utilize o registro específico (C197) com o código de ajuste determinado por cada estado. Isso evita divergências na apuração do imposto.

A documentação das perdas no SPED é fundamental para:

• Justificar a redução da receita bruta
• Comprovar a regularidade fiscal
• Fundamentar possíveis pedidos de ressarcimento do imposto
• Evitar questionamentos em fiscalizações futuras

Perguntas e Respostas sobre Nota Fiscal de Perda

Qual o CFOP correto para emitir nota fiscal de perda?

O CFOP mais utilizado é o 5.927 para operações internas e 6.927 para operações interestaduais, ambos destinados ao lançamento de baixa de estoque por perda, roubo ou deterioração.

É obrigatório ter documentação comprobatória da perda?

Sim, é fundamental manter documentação que comprove a perda, como boletim de ocorrência para roubos, laudos técnicos para deterioração ou relatórios internos para extravios.

Como fica a tributação na nota fiscal de perda?

Geralmente há necessidade de estorno dos créditos de ICMS e IPI relativos às mercadorias perdidas, exceto em situações específicas previstas na legislação estadual.

FAQ - Perguntas Frequentes

Posso emitir nota fiscal de perda sem documentação comprobatória?

Não é recomendável. A documentação comprobatória é essencial para justificar a operação perante o fisco e evitar questionamentos durante fiscalizações.

Empresas do Simples Nacional precisam emitir nota fiscal de perda?

Sim, independente do regime tributário, as empresas devem documentar adequadamente as perdas de mercadorias para manter o controle fiscal correto.

Qual o prazo para emitir a nota fiscal de perda após constatar a perda?

Não há prazo específico na legislação, mas recomenda-se emitir assim que constatada a perda para manter a escrituração fiscal atualizada.

É possível cancelar uma nota fiscal de perda já emitida?

Sim, é possível cancelar dentro do prazo de 24 horas da emissão, desde que não tenha sido transmitida para a SEFAZ ou mediante carta de correção para ajustes menores.

A nota fiscal de perda afeta o cálculo do lucro presumido?

Sim, as perdas devidamente documentadas podem ser deduzidas da receita bruta para fins de cálculo da base de cálculo do IRPJ e CSLL no lucro presumido.

Como proceder em caso de perda parcial de mercadorias?

Deve-se emitir a nota fiscal apenas para a quantidade efetivamente perdida, mantendo o restante no estoque com a devida documentação da perda parcial.

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Em resumo

• Nota fiscal de perda documenta e regulariza a baixa de estoque por perda, deterioração, roubo ou extravio.
• Use o CFOP adequado e mantenha documentação comprobatória (BO, laudos, fotos).
• Realize o estorno de créditos fiscais quando exigido pela legislação estadual.
• Registre corretamente no SPED/EFD para evitar divergências fiscais.

Resumo Final

• A nota fiscal de perda é obrigatória para regularizar baixas de estoque por deterioração, roubo ou extravio
• Utilize o CFOP 5.927 para operações internas de baixa por perda de mercadorias
• Mantenha documentação comprobatória como boletins de ocorrência e laudos técnicos
• Realize o estorno adequado de créditos fiscais conforme a legislação aplicável
• Registre corretamente no SPED todas as informações da operação
• Consulte a legislação estadual para verificar particularidades do seu estado
• Considere utilizar um sistema ERP integrado para automatizar e simplificar o processo

Conclusão

Como vimos, a emissão de nota fiscal de perda de mercadoria é um processo importante para empresas que precisam documentar corretamente suas perdas. Afinal de contas, conhecer como emitir nota fiscal de perda de mercadoria protege seu negócio de problemas fiscais e garante a conformidade com as exigências legais.

A Soften Sistemas oferece ferramentas que simplificam esse processo, tornando mais fácil para empresários lidar com a documentação fiscal. Com as soluções tecnológicas adequadas, o processo de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria se torna mais rápido e menos propenso a erros, permitindo que você se concentre no crescimento do seu negócio.