O que você precisa saber antes da emissão da nota fiscal?

Vinícius Braga - 28/11/2017 - 0 Comentário(s)

A emissão de nota fiscal é o procedimento que garante a adequação da empresa junto ao fisco. Quando uma empresa emite uma nota fiscal, está prestando contas de suas operações junto aos órgãos públicos responsáveis pela arrecadação.

Portanto, alinhar uma empresa a todas as exigências formais para que possa emitir notas e se manter regular é fundamental. Embora ainda esteja em vigor a emissão de notas de papel, esse é um formato que vai acabar.

Em 2018, todas as empresas legalmente constituídas deverão, obrigatoriamente, emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Para saber como estar apto a emitir notas fiscais, acompanhe o artigo até o final.

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Todas as empresas são obrigadas a emitir nota fiscal?

A tributação, no Brasil, é cobrada de diversas formas, variando de um estado para o outro, de acordo com a atividade exercida, regime fiscal escolhido e outros critérios.

Exceto Micro Empreendedores Individuais (MEI), que em alguns casos não são obrigados a emitir nota, toda empresa optante dos regimes Simples, Lucro Real e Lucro Presumido deve gerar notas a cada operação comercial realizada.

Contudo, antes de se preparar para emitir notas, é importante saber exatamente em qual caso sua empresa se enquadra. Desta forma, será possível se ajustar às exigências do fisco, evitando erros que, quando detectados, cobram um preço muito alto.,

A Receita Federal é bastante rigorosa ao exigir o cumprimento de todas as formalidades fiscais.

Quais os procedimentos para emissão da Nota Fiscal Eletrônica?

1. Primeira etapa: a assinatura digital

Uma nota fiscal contém uma série de informações que qualificam e quantificam a mercadoria ou serviço diante dos órgãos fiscalizadores. Esses dados, para terem validade, precisam ser assinados por uma empresa legalmente constituída, ou seja, portadora de um CNPJ válido, endereço e outras informações.

Essa validação dos dados em uma nota fiscal só é possível, no caso da NF-e, com o registro de um certificado digital.

Obtido junto à Autoridade Certificadora, credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP), é por meio dessa espécie de assinatura digital que uma nota passa a valer efetivamente.

A certificação digital conta com dois formatos: A1, que pode ser armazenado em computadores; ou A3, em formato de token ou smart card. Só a certificação digital garante a origem da NF-e e se ela passou por algum tipo de modificação.

O certificado digital pode ser adquirido também por intermédio de empresas particulares. Algumas delas são a Certisign, Serasa, VALID e outras. Por serem prestadores de serviços, essas empresas cobram pela emissão do certificado, portanto, consulte as condições de aquisição.

2. Segunda etapa: cadastro na SEFaz

Com o certificado digital garantido, é hora de se cadastrar na Secretaria de Fazenda (SEFaz), primeiramente a do estado, mas pode ser que a do município também exija algum tipo de registro.

Nesse caso, como cada estado e prefeitura da federação legisla de maneiras distintas, o ideal é consultar diretamente o respectivo órgão para garantir a adequação dos procedimentos.

Contar com um contador ou uma assessoria contábil pode ser muito útil para quem não sabe exatamente o que fazer.

Mas, de modo geral, ao fazer o cadastro junto à Secretaria de Fazenda, uma empresa pode optar por emitir notas em homologação, que funciona como período de testes até a emissão das notas definitivas, e em produção.

Nesse último caso, a emissão das notas fiscais eletrônicas já passa a valer em definitivo, para efeitos de tributação e fiscalização.

3. Terceira etapa: software para emissão de nota fiscal

Na terceira e última etapa para a adaptação da empresa para emitir notas fiscais eletrônicas, deverá ser adquirido um software emissor de notas. Esse software, na maioria dos estados brasileiros, era disponibilizado para download gratuitamente até dezembro de 2016.

Entretanto, mesmo com a vantagem de ser gratuito, esse programa, desenvolvido e colocado à disposição pelo governo, não era uma boa escolha. Isso porque ele não foi projetado para atender ao volume de notas fiscais emitidas atualmente, o que o tornou rapidamente obsoleto.

Além disso, nesse software, os campos da nota fiscal deveriam ser preenchidos manualmente, o que representava grande esforço e perda de tempo.

Não menos importante, o preenchimento manual aumenta muito o risco de prestação de informações erradas, o que, como já vimos, pode gerar graves consequências.

Outros problemas apresentados eram a falta de campos obrigatórios para emissão de NF-e, constantes erros nas transmissões de dados e a falta de um suporte que pudesse dar conta de eventuais problemas com servidores, mau funcionamento etc.

Sendo assim, a melhor escolha é por um software adquirido junto a uma empresa especialista no assunto. Dessa forma, pode-se optar por sistemas que oferecem funções de grande utilidade por quem emite notas fiscais em grandes volumes.

Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?

Conhecer os tipos de NF-e a serem emitidas é importante antes de começar a valer sua obrigatoriedade. Cada tipo de nota em papel será substituída, passando a valer apenas a versão eletrônica.

Os modelos de nota fiscal 1 e 1A serão ambos substituídos pela NF-e, que poderá ser emitida em vendas ou por prestadores de serviços. O imposto que está vinculado a esta nota é o ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.

Já a Declaração de Serviço, documento exigido pelos municípios, será substituída pela NFS-e, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. O imposto relacionado à emissão dessa nota é o ISS, o Imposto Sobre Serviços.

Por fim, o CT-e, Conhecimento de Transporte Eletrônico, chega para tirar de circulação os modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27, exigidos para a realização de transporte de cargas. Não se pode deixar de lembrar ainda do DANFE, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

Utilizado para acompanhar mercadorias em trânsito, o DANFE é de posse obrigatória, devendo ser apresentado ao ser exigido pela fiscalização. Embora seja um documento fiscal, ele não substitui a NF-e.

Sua função é ser um espelho da nota, contendo suas principais informações e uma chave de 44 dígitos que dá acesso à NF-e completa.

Portanto, ao adequar sua empresa para fazer a emissão de nota fiscal, não deixe de se certificar sobre o regime tributário e de seguir à risca as exigências do fisco.

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Se você quer se aprofundar no assunto, temos um artigo que pode ajudar sua empresa na emissão de nota fiscal. Não deixe de conferir!

Vinícius Braga
Vinícius Braga

É hoje responsável contábil pelo grupo Soften. Assessora também o suporte técnico da empresa quando necessário. Nas horas vagas faz judô e joga futebol. É também professor e pós graduado em Ciências Contábeis.

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