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Escritório Virtual? Saiba o que é e como sua empresa pode se beneficiar deste serviço

Flávia Scalon - 01/06/2018 - 0 Comentário(s)

Hoje em dia é possível fazer tudo pela internet, pois, são disponibilizadas diversas soluções virtuais, e entre elas está o Escritório Virtual.

É um conceito diferenciado e que traz curiosidade e dúvidas para muitos, sendo que, o serviço oferecido aos empresários é feito de forma remota.

Acompanhe este post até o final e entenda o que é, como funciona e muitas outras coisas sobre o Escritório Virtual.

O que é Escritório Virtual?

Primeiro, é preciso entender o termo Virtual: essa termologia remete a coisas que não existem materialmente.

Ou seja, é aquilo que imaginamos, mas não podemos tocar ou pegar, ele é real, existe, mas apenas remotamente.

Portanto, o Escritório Virtual substitui a presença física em um local de trabalho.

Sendo que, é um serviço que constitui gerenciamento de correspondências, atendimentos telefônicos em nome da empresa e uso de endereço comercial.

Algumas empresas oferecem este tipo de serviço em conjunto ou separadamente, contudo, para oferecê-lo, é preciso ter uma estrutura operacional montada.

Seja com recepcionista, telefonista, salas privativas, de reunião, motoboy, entre outras coisas.

E quando um cliente novo contrata esse serviço, é gerado um número de telefone exclusivo para ele.

Geralmente, o profissional trabalha de casa ou em viagens, não tendo a necessidade de estar fisicamente presente no local de trabalho todos os dias.

Utilizando assim um local – escritório – físico apenas para reuniões e/ou conferências ou quando precisar buscar correspondências.

Entenda como funciona o serviço de Escritório Virtual

Geralmente, o serviço de Escritório Virtual é feito por empresas que administram escritórios, os famosos espaços de coworking.

Ele é preparado para atender o público com toda a estrutura necessária de espaços privativos e de compartilhamento.

É uma alternativa para que profissionais tenham mais facilidade para realizar seu trabalho.

Para o desenvolvimento desse serviço, é montada – pelos administradores de coworking – uma estrutura com central telefônica e internet de qualidade.

Além de ter pessoas treinadas para fazer o atendimento com qualidade e receber clientes do contratante do serviço de Escritório Virtual.

Os serviços de um Escritório Virtual são:

  • Recebimento de ligações telefônicas;
  • Transferências de ligações telefônicas;
  • Recebimento de correspondências;
  • Repasse de recados via telefone, e-mail ou presencialmente;
  • Endereço disponível para registro de CNPJ;
  • Contratação de motoboy;
  • Espaço físico de reuniões, atendimento ou coworking.

É importante verificar no momento da contratação se o Escritório Virtual irá oferecer todos os serviços citados acima.

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Vantagens e Desvantagens

Utilizar o serviço de Escritório Virtual pode ser vantajoso, mas também pode trazer algumas desvantagens ao profissional contratante.

A seguir serão explanadas algumas vantagens e desvantagens do serviço, confira.

Vantagens

Profissionais liberais ou empresas que não possuem espaço físico para começar a exercer suas atividades, tem a opção de ter esse espaço físico sem a necessidade de estar presencialmente no local.

Além disso, não terão que se preocupar em pagar um local próprio com todos os custos que envolvem este processo.

Os custos de um Escritório Virtual são baixos, sendo mais vantajoso para empresas pequenas que estão começando e profissionais liberais.

Desvantagens

Para empresas de grande porte, o serviço já não é uma vantagem, pois, precisam utilizar um espaço maior.

Caso o serviço prestado seja feito de forma incorreta e com pouca qualidade, o profissional ou empresa contratante pode ter prejuízos.

Portanto, é importante fazer uma pesquisa profunda para verificar qual o melhor Escritório Virtual para seus serviços.

Como contratar um Escritório Virtual?

A contratação de um Escritório Virtual difere em alguns casos, pois, ele pode acontecer no momento de abertura da empresa ou quando ocorrer alteração do endereço da mesma.

Na abertura da empresa é preciso que documentos, como IPTU, contratos, entre outros, sejam apresentados.

Sendo preciso seguir também as exigências de órgãos federais e municipais, como Receita Federal, Prefeitura municipal ou Junta Comercial.

E no caso de alteração de endereço, são os mesmos procedimentos, porém, é preciso alterar para o endereço virtual.

E quando contratado esse tipo de serviço, um contrato de locação é gerado com todas as informações do contratante e do escritório.

Atenção, pois o Escritório Virtual pode ser mais interessante para empresas ou profissionais que prestam serviços diretamente no endereço dos clientes ou de forma online.

Portanto, verifique com a empresa de coworking quais os tipos de empresas/profissionais que eles atendem.

Como abrir empresa em um Escritório Virtual?

Para abrir empresa em um Escritório Virtual é necessário observar alguns pontos:

  • Ter um auxílio contábil que guie a empresa e/ou profissional em todas as áreas burocráticas de abertura;
  • Escolher um escritório virtual que oferecerá o serviço completo;
  • Verificar as licenças e alvarás que os escritórios virtuais atendem.

Geralmente, um Escritório Virtual oferece salas e profissionais para que atendam os clientes do contratante via telefone e receba correspondências e etc.

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Além disso, a maior parte dos processos são feitos digitalmente, por conta disso, ter um software de gestão ERP para gerenciar uma empresa se torna essencial.

Entenda neste artigo do blog como funciona um sistema de gestão ERP .

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Flávia Scalon
Flávia Scalon

É formada em publicidade e propaganda, pós graduada em gestão de comunicação integrada e uma das principais autoras do blog. Especialista em assuntos fiscais. Nas horas vagas, gosta de ler sobre romance, comédia, drama, entre outros assuntos, também curte vários estilos musicais e aprecia múltiplas culinárias.

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