O que é CT-e, e quais os seus benefícios?

O que é CT-e, e quais os seus benfícios

O Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) é um documento fiscal instituído pelo Ajuste SINEF nº 09, de 25 de outubro de 2007 e destinado especificamente para as empresas de transporte de cargas.

Neste artigo especial, você vai entender melhor o que é CT-e, quais os seus benefícios, que documentos ele substitui e como proceder para emiti-lo, ficando a par de todas as questões fundamentais a respeito do tema.

A Receita Federal Brasileira tem buscado meios de facilitar a vida do contribuinte, agilizando os processos de emissão, gestão e controle de documentos fiscais, além de otimizar os procedimentos de fiscalização.

Com isso, vem investindo em soluções que aproximem cada vez mais a tecnologia da rotina de emissão e controle desses documentos, sempre visando a redução de sonegação fiscal e do seu impacto negativo na sociedade.

O projeto, que começou com a nota fiscal eletrônica, está se estendendo para outros modelos de documentos fiscais, como é o caso do Conhecimento de Transporte eletrônico.

Estar atento a essas mudanças e conhecer as suas obrigações frente ao Fisco é essencial para garantir a regularidade das suas atividades, o respeito à legislação e a possibilidade de modernizar e aprimorar cada dia mais o controle contábil e fiscal do seu negócio.

Acompanhe este post que a Soften preparou especialmente para você e descubra como o CT-e vai mudar a rotina de emissão de documentos fiscais da sua empresa.

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O que é Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)?

O CT-e é um documento de existência exclusivamente digital — isso significa que ele é emitido e armazenado eletronicamente, assim como ocorre com as notas fiscais eletrônicas.

Utilizado para a comprovação fiscal da prestação de um serviço de transportes de cargas prestado por qualquer modalidade (aérea, rodoviária, ferroviária, aquaviária e dutoviária), o CT-e tem ocupado cada dia mais espaço na rotina fiscal das empresas do ramo de transporte.

A validade jurídica do Conhecimento de Transporte eletrônico é garantida pela assinatura digital do emitente, pelo recebimento e a autorização do uso, oriundas do Fisco.

Como já mencionamos, ele possui a mesma estrutura da Nota Fiscal eletrônica. Isso quer dizer que o documento só pode ser disponibilizado em formato digital (XML), sendo que a sua emissão e o seu armazenamento são exclusivamente eletrônicos.

Entretanto, diferentemente da NF-e, o CT-e é utilizado para comprovação de movimentação fiscal de operações de transporte ou frete.

Como você verá a seguir, o CT-e foi criado com o objetivo de substituir alguns documentos fiscais até então emitidos em papel, e que, a longo prazo, devem ser totalmente substituídos pela sua versão digital.

Confira a seguir quais são os documentos físicos que o CT-e substitui.

Quais documentos fiscais o CT-e substitui?

De acordo com a legislação em vigor, o CT-e foi desenvolvido com o objetivo de substituir alguns documentos fiscais utilizados pelas empresas responsáveis por serviços de transporte de mercadoria.

Confira abaixo quais são esses documentos físicos agora substituídos pelo Conhecimento de Transporte eletrônico.

Conhecimento Aéreo: modelo 10

O Conhecimento Aéreo é o documento fiscal utilizado no transporte aéreo de mercadorias. Dessa forma, deve ser utilizado pelas empresas que executam serviços de transporte aéreo intermunicipal, interestadual e internacional.

A legislação determina que a sua emissão deve ser feita antes do início da prestação do serviço de transporte.

O Ajuste SINEF nº 09/2007, em sua cláusula 24 VI, estabelece a obrigatoriedade da emissão da CT-e em substituição do Conhecimento de Transporte Aéreo (modelo 10).

Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas: modelo 9

O Conhecimento de Transporte Aquaviário de cargas é o documento fiscal utilizado no transporte aquático de mercadorias. Assim, esse modelo é utilizado por todas as empresas que executam serviços de transporte e frete nessa modalidade, e sua emissão também é obrigatória antes do início da prestação do serviço.

Com o Ajuste SINEF nº 09/2007, passou a ser obrigatória a emissão do CT-e em substituição do Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas.

Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas: modelo 11

O Conhecimento de Transporte Ferroviário de cargas é o documento fiscal utilizado no transporte de mercadorias em vias férreas.

Muito embora seja uma modalidade de transporte menos comum, esse modelo é utilizado por todas as empresas que executam serviços de transporte nesse segmento, com emissão obrigatória antes do início da prestação do serviço.

Com o Ajuste SINEF nº 09/2007, passou a ser obrigatória a emissão do CT-e em substituição do Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas.

Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas: modelo 8

Esse talvez seja um dos modelos de transporte mais conhecidos pelos empresários brasileiros, isso porque o Conhecimento de Transporte Rodoviário é o documento fiscal de transporte mais utilizado pelos contribuintes.

Destinado ao transporte de mercadorias em rodovias, o Conhecimento de Transporte Rodoviário, modelo 8, também foi substituído pelo Conhecimento de Transporte eletrônico, de acordo com as mudanças trazidas pelo Ajuste SINEF nº 09/2007.

Nota Fiscal de Serviço de Transporte: modelo 7

A Nota Fiscal de Serviço de Transportes, modelo 7, é utilizada por agências de viagem, transportadores de valores, transportadores de passageiros e em todas as situações nas quais não houver hipótese prevista em lei para emissão de outro documento fiscal de transporte.

Com o Ajuste SINEF nº 09/2007, esse modelo de nota fiscal passou a ser substituído pelo CT-e em sua totalidade.

Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas: modelo 27

Esse modelo de nota fiscal é utilizado por transportadores ferroviários de cargas em substituição à Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, ficando a critério de cada estado da Federação a sua substituição.

Também não se trata de uma nota utilizada com tanta frequência, entretanto, nos casos em que couber o seu uso, ela deve ser substituída pelo CT-e.

Esses são os únicos documentos fiscais que foram substituídos pelo Conhecimento de Transporte eletrônico. Isso significa que, se a sua empresa utiliza outro modelo de documento fiscal, que não os acima descritos, você deverá continuar emitindo-os de acordo com a legislação vigente.

Em caso de dúvidas a respeito da obrigatoriedade na emissão do CT-e, é válido conversar com o seu contador a fim de verificar se o seu negócio está atuando de acordo com a legislação fiscal em vigor.

Vale destacar, ainda, que são publicadas novas regras com frequência, razão pela qual é importante estar atento às mudanças e manter o seu departamento fiscal/contábil por dentro da legislação vigente.

Quais são os principais benefícios do CT-e?

O Conhecimento de Transporte eletrônico traz benefícios para todos os envolvidos na prestação do serviço de transporte: emitente, tomador da prestação do serviço, contadores e até mesmo o próprio Fisco.

Quando se trata do Fisco, as vantagens estão relacionadas a diversos aspectos, como: melhora no processo de controle fiscal, redução de custos na fiscalização, redução dos casos de sonegação fiscal e consequente aumento de arrecadação (sem alteração na carga tributária).

Isso sem falar na facilidade trazida pelo gerenciamento eletrônico de documentos e no aumento da confiança nas informações do conhecimento de transporte de cargas apresentadas pelos contribuintes.

Essas vantagens, naturalmente, se estendem para a sociedade, uma vez que o recolhimento correto de impostos e a otimização dos serviços prestados pelos órgãos públicos refletem em melhoras para a população como um todo.

No que diz respeito aos contadores, a possibilidade de substituir certos documentos fiscais por versões eletrônicas facilita o processo de escrituração fiscal e contábil da empresa e possibilita a otimização de processos de organização e gerenciamento de informações.

Assim, eles também são beneficiados com os processos de emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico.

Quando se trata das empresas emitentes e tomadoras dos serviços, acredita-se que elas sejam as maiores beneficiadas com o CT-e. Por isso, preparamos uma lista para que você entenda quais são as principais vantagens na emissão desses documentos quando se trata dos interesses do contribuinte. Confira!

Empresas de transporte de cargas (emitentes do CT-e)

  • Redução de custos com: aquisição de papel, impressão e armazenagem de documentos fiscais (custo físico e logístico);
  • Simplificação das obrigações acessórias, uma vez que o CT-e dispensa a Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF), por exemplo;
  • Impacto positivo na rotina de trabalho dos motoristas de caminhões, uma vez que, com o CT-e, esses profissionais têm reduzido o tempo de parada em postos de fiscalização em regiões fronteiriças. O CT-e reduz a burocracia nos postos de fiscalização;
  • Facilitação do gerenciamento de documentos, uma vez que a emissão do CT-e o seu gerenciamento ocorrem de forma eletrônica, o que elimina a necessidade de digitalização de papéis, armazenagem e gerenciamento físico de informações. Essa prática impacta nos processos da empresa, facilitando o acesso a informações, a recuperação, o intercâmbio de dados e a produtividade dos colaboradores.

Empresas compradoras (tomadoras da prestação de serviço)

  • Redução de erros relacionados à escrituração de informações, em função da eliminação de erros de digitação (comuns no preenchimento de conhecimento de transporte de cargas);
  • Possibilidade de gerenciar eletronicamente as informações, assim como ocorre nos processos realizados dentro da empresa de transporte;
  • Eliminação do trabalho de digitação de conhecimento na recepção das prestadoras de serviço de transporte, uma vez que o sistema utilizado pela empresa poderá ser adaptado para extrair essas informações com mais rapidez, tendo em vista que já estão em formato digital;
  • Redução dos custos com mão de obra, uma vez que parte do trabalho realizado para cadastramento do documento em sua versão física será eliminada com a adoção do CT-e.

Como você pode ver, são inúmeras as vantagens relacionadas à adoção do CT-e e à prática rotineira das empresas. Esse documento vem com a função de otimizar processos, reduzir erros, melhorar os resultados das empresas e impactar positivamente na organização como um todo, inclusive aumentando a produtividade dos colaboradores.

Além disso, traz uma redução de custos significativa e pode representar a inserção tecnológica que faltava para garantir o crescimento do seu negócio.

Dica do especialista: para saber quais são os principais benefícios que o CT-e vai trazer (ou trouxe) para a sua empresa, basta realizar uma avaliação comparativa dos resultados obtidos antes e depois da sua implementação.

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Quais são as regras de obrigatoriedade na emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico?

De acordo com o Ajuste SINIEF 08/2012, é obrigatória a emissão do CT-e em substituição aos seus equivalentes impressos em papel, conforme regras e datas descriminadas abaixo:

  • prazo: 01/12/2012 — para os contribuintes nas modalidades aérea, dutoviária, ferroviária e rodoviária conforme anexo do Ajuste SINEF 08/2012;
  • prazo: 01/03/2013 — para os contribuintes da modalidade aquaviária;
  • prazo: 01/08/2013 — para os contribuintes da modalidade rodoviária cadastrados com regime de apuração normal;
  • prazo: 01/12/2013 — para os contribuintes de modalidade rodoviária optantes pelo Simples Nacional e para os cadastrados como operadores no sistema multimodal de cargas.

Ainda, em seu parágrafo único, a cláusula primeira aponta que “ficam mantidas as obrigatoriedades estabelecidas pelas unidades federadas em datas anteriores a 31 de dezembro de 2011”.

São obrigadas a emitir o documento todas as empresas que já emitem os respectivos documentos em papel, nos modelos anteriormente citados, e que estão sendo substituídos pelo Conhecimento de Transporte eletrônico.

Quais são os procedimentos para que uma empresa possa passar a emitir o CT-e?

Para emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico, é necessário que a empresa esteja atenta a alguns passos que devem ser seguidos. A seguir, confira o passo a passo e saiba como obter autorização para emissão do CT-e.

  1. Solicitar um credenciamento junto à Secretaria da Fazenda do Estado para emissão do CT-e. Se a empresa possuir estabelecimentos em outros estados, esse pedido deverá se estender às Secretarias da Fazenda dos respetivos locais;
  2. Adquirir um certificado digital, que deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada a uma Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). Esse certificado fica vinculado ao CNPJ da empresa;
  3. Possuir, na sede da empresa, acesso à internet que atenda às necessidades do sistema emissor;
  4. Adquirir um Sistema Emissor de Conhecimento de Transporte eletrônico, ou adaptar um sistema de faturamento próprio já existente. Essa etapa vai depender do perfil da empresa, de seu porte e do planejamento tecnológico a longo prazo;
  5. Obter a autorização da SEFAZ do seu estado para emissão da CTe no chamado “ambiente de produção”.

Vale destacar que é necessário realizar testes do seu sistema no chamando “ambiente de homologação” em todas as Secretarias da Fazenda nas quais você desejar emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico.

É somente após esses testes que você conseguirá obter a autorização da SEFAZ para emitir o documento de forma regular.

Dica dos especialistas: ao adotar um sistema de emissão de Conhecimento de Transporte eletrônico, vale a pena realizar um mapeamento geral das necessidades do seu negócio.

Para isso, é válido investir em um software mais amplo, que atenda às necessidades de outros departamentos e possa ser empregado em mais de uma área da empresa.

Além disso, esteja atento às regras relacionadas à emissão de Certificados Digitais e tenha cuidado ao adquirir o seu. Esses certificados só podem ser obtidos junto a entidades credenciadas ao ICP-Brasil.

Armazenamento e gestão dos Conhecimentos de Transporte eletrônicos

Quando uma empresa passa a emitir Conhecimentos de Transporte eletrônicos, a rotina fiscal e contábil muda significativamente. Muitas etapas dos processos burocráticos são extintas, trazendo facilidade para os colaboradores envolvidos com a emissão e gestão do documento.

Essas facilidades são perceptíveis em todas as frentes de trabalho, desde o responsável pela emissão do documento fiscal até o motorista do caminhão que vai fazer a entrega da mercadoria para o cliente.

Mas quando se fala em CTe, é importante considerar etapas importantes do seu processo de armazenamento e gestão, que variam um pouco em relação às práticas anteriores, adotadas com os documentos físicos.

Confira nesta lista dicas especiais de armazenamento e gestão de Conhecimentos de Transporte eletrônicos:

  • armazenamento: documentos eletrônicos devem ser guardados de uma forma diferente. Em vez de salvar os seus arquivos em HDs externos, invista em softwares próprios e armazenamentos na nuvem;
  • software: o mercado oferece sistemas próprios para emissão e gerenciamento de documentos fiscais eletrônicos. Alguns deles podem ser integrados a outros sistemas da empresa, havendo a possibilidade de personalizar o software de acordo com as necessidades do negócio. Por isso, invista em um sistema eficiente;
  • funcionalidades: ao escolher um software, opte por um sistema que oferece funções como emissão, consulta, armazenamento, download e gerenciamento do documento;
  • relatórios: se a sua empresa trabalha com relatórios e planejamento estratégico, vale a pena buscar softwares que ofereçam essa opção.

Dica dos especialistas: a empresa que oferece um software para o seu negócio tem expertise na área e conhece soluções interessantes relacionadas à gestão eletrônica de documentos. Busque sempre dicas e informações com o fornecedor do software que possam agregar valor às suas atividades.

Entre as principais vantagens para o empresário que utiliza um sistema próprio para armazenamento e gestão de documentos fiscais, destacamos:

  • aumento da produtividade;
  • organização;
  • redução de gastos com procedimentos fiscais;
  • redução de gastos com infraestrutura e mão de obra;
  • agilidade nos procedimentos de pesquisa de informações; e
  • centralização dos dados.

A tecnologia como aliada no crescimento do negócio

Como mencionamos anteriormente, a tecnologia é uma grande aliada das empresas. E isso não está restrito às companhias de grande porte, pelo contrário: as pequenas empresas que investem em tecnologia têm crescido e se destacado cada vez mais no mercado.

A tecnologia está presente na rotina de todas as pessoas, seja no âmbito pessoal ou profissional. As mudanças nessa área estão acontecendo com grande velocidade, e isso significa que a sua empresa precisa acompanhar essa dinâmica, mantendo-se sempre atualizada.

Um dos objetivos do CT-e foi justamente o de fomentar a busca pela tecnologia, incentivando as empresas a se aproximarem dos aparatos tecnológicos, encontrando nesse universo a possibilidade de trazer crescimento e desenvolver os seus negócios.

A longo prazo, acredita-se que todo o sistema do fisco será informatizado, o que vai facilitar as atividades em todos os níveis envolvidos em um processo de compra.

Naturalmente, essa informatização é um processo lento e gradual, que não deve acontecer em um prazo de tempo tão curto. Entretanto, estar atento a essas mudanças e investir desde já em soluções tecnológicas é uma excelente maneira de acompanhar o mercado e a própria concorrência.

Essas alterações são importantes e totalmente necessárias para que as empresas se adaptem às atuais necessidades dos clientes e busquem constante inovação.

A aquisição de softwares específicos é uma realidade comum às empresas, especialmente aquelas que passaram a emitir documentos como notas fiscais eletrônicas e Conhecimentos de Transporte eletrônicos.

As obrigatoriedades atreladas à emissão desses documentos trouxe às empresas a possibilidade de investir em sistemas que venham não só a agregar mudanças em setores fiscais e contábeis, mas também na aquisição de sistemas que pudessem ser utilizados por diversos outros setores na empresa.

Dica dos especialistas: se você quer informatizar e investir em novas tecnologias na sua empresa, busque por empresas sérias, comprometidas com os seus clientes e que ofereçam soluções que possam ser adaptadas às suas necessidades.

Como vimos no decorrer deste artigo, o Conhecimento de Transporte eletrônico é o formato de documento fiscal mais moderno no âmbito da prestação de serviços de transporte.

São muitos os benefícios atrelados à emissão deste documento, entre eles se destacam a redução de custos e da burocracia com a simplificação de obrigações acessórias e a facilitação da logística.

Investir em documentos eletrônicos traz agilidade, segurança e eficiência para as empresas. Por isso, vale a pena se adaptar a essa realidade, agregando a essa mudança a aquisição de sistemas eficientes que garantam o alcance de todos os benefícios atrelados ao Conhecimento de Transporte eletrônico.

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Se você atua no ramo de transportes, agora que já sabe o que é CT-e, e busca soluções relacionadas à eficiência na emissão desse documento, entre em contato conosco e solicite informações sobre produtos e serviços na área de Conhecimento de Transporte eletrônico.

Estamos disponíveis para atender o seu negócio, oferecendo o melhor software para as necessidades da sua empresa.

Vinícius Braga
Vinícius Braga

É hoje responsável contábil pelo grupo Soften. Assessora também o suporte técnico da empresa quando necessário. Nas horas vagas faz judô e joga futebol. É também professor e pós graduado em Ciências Contábeis.

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