O que você precisa saber sobre nota fiscal para MEI?

Vinícius Braga - 17/11/2017 - 0 Comentário(s)

A emissão de nota fiscal para MEI exige a adequação a procedimentos simples, mas nem sempre conhecidos pelos microempreendedores.

A modalidade Microempreendedor Individual é relativamente recente, não tendo completado nem dez anos de existência. Portanto, é normal haver dúvidas em relação às formalidades requeridas para o exercício legal da atividade.

Felizmente, conforme você poderá ver a partir de agora, é muito fácil se enquadrar dentro do que a legislação determina para a emissão de notas fiscais sendo MEI.

O que a lei diz sobre o MEI

A categoria de Microempreendedor Individual foi criada como forma de inserir, no regime tributário e fiscal, todos os que antes estavam relegados à clandestinidade. Em 2016, a categoria cresceu 20% em relação ao ano passado, ou seja, é mais gente trabalhando e pagando seus impostos.

Apenas contribuintes formalizados têm direito aos benefícios garantidos por lei, como licença maternidade, aposentadoria e outros dentro do que rege a legislação trabalhista.

Para isso, é imprescindível estar devidamente enquadrado dentro do sistema fiscal e em dia com o pagamento de tributos, como ICMS, ISS e INSS.

Todo MEI está isento de emissão de nota fiscal quando vende um produto ou serviço para uma pessoa física. A obrigatoriedade só existe quando a venda é efetuada para uma outra empresa.

Mesmo assim, para alguns tipos de atividade, principalmente serviços, há estados em que é facultado ao microempreendedor a emissão de nota.

Nunca é demais salientar que todo MEI está isento de impostos que não estejam incluídos no pagamento mensal do DAS-MEI. Desde que fature até R$ 60 mil por ano, não é necessário o pagamento de nenhum outro tributo adicional.

A exceção é quando o faturamento fica entre R$ 60 mil e R$ 72 mil. Nesse caso, o MEI deverá realizar um pagamento adicional, que corresponde a um percentual entre 4% e 17,42% sobre o valor excedente.

Como saber se a nota fiscal para MEI é obrigatória

Embora seja obrigatória a emissão de nota fiscal para MEI quando a transação é com outra empresa, há casos pontuais em que essa emissão é facultativa. É o caso, por exemplo, da Nota Fiscal de Serviço (NFS-e), facultativa em alguns municípios e dispensada para MEIs em outros.

O MEI também é dispensado de emitir nota em operações com outras empresas quando estas emitirem nota de aquisição de mercadoria.

Figura Download E Book MEI e NFe

Para a confirmação sobre a obrigatoriedade da emissão de nota fiscal, deve-se consultar o site da SeFaz (Secretaria de Fazenda) do estado e do município.

Cada região atende a uma legislação específica, portanto, é preciso ter muita atenção para não deixar de emitir notas quando assim for exigido.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), para MEI, pode ser solicitada em alguns estados, não sendo obrigatória para microempreendedores, não importa o ramo em que atue.

No entanto, será exigida assinatura digital, com procedimentos semelhantes aos que são seguidos por empresas optantes por outros regimes tributários, voltados para empresas de maior porte.

De qualquer forma, uma vez emitida a nota fiscal, o MEI estará enquadrado nas seguintes modalidades:

Nota fiscal de compra

A declaração de imposto de renda, para MEI, deve ser feita observando as transações comerciais realizadas dentro do exercício fiscal, na Declaração Anual do Simples Nacional – Microempreendedor Individual (DASN-MEI).

Isso significa que não apenas o dinheiro resultante das vendas deve ser declarado, como também a aquisição de produtos e insumos.

O procedimento é simples, bastando ao microempreendedor, ao preencher a nota fiscal, marcar a opção “entrada de mercadoria”.

Na nota, deverão estar descritas as mercadorias adquiridas, inclusive as que não tiverem nota fiscal original. Para garantir a segurança da operação, o MEI poderá solicitar uma nota fiscal avulsa na respectiva SeFaz de seu estado.

Nota fiscal para vendas

Um vez consultada a Secretaria de Fazenda Estadual e confirmada a obrigatoriedade de emissão de nota fiscal, será preciso fazer a respectiva solicitação junto ao órgão.

Essa modalidade de nota é válida para quem vende produtos, e o procedimento consiste em pedir autorização para imprimir a Autorização de Impressão de Nota Fiscal (AIDF).

Uma vez obtida a autorização, o microempreendedor deverá imprimir o talão com as notas fiscais, que serão obrigatoriamente de papel, sem versão eletrônica.

Nota Fiscal de Serviços (NFS-e)

No caso dos microempreendedores individuais que prestam serviços, a emissão de notas fiscais é facultativa em alguns municípios, ou mesmo dispensada em certas cidades. Cada prefeitura tem regras e procedimentos específicos para regulamentar a emissão de NFS-e para MEIs.

Novamente, a fonte de informação indicada é o site da SeFaz. Lá, deverão constar todas as orientações sobre a obrigatoriedade ou não da emissão de nota para MEIs prestadores de serviços.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Como se sabe, o SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital, tem como objetivo tornar a transmissão de dados fiscais entre os contribuintes e o fisco mais ágil.

Isso significa eliminar documentos em papel, bem como a quantidade de formulários a serem preenchidos e enviados para a Receita Federal.

A NF-e é obrigatória para as empresas constituídas legalmente no Brasil, mas os microempreendedores ainda não precisam se adequar ao formato digital. No entanto, por ser mais prática e dispensar o uso de papel, a NF-e é indicada para quem emite notas com frequência.

Primeiramente, o MEI deverá adquirir um certificado digital. Trata-se de um serviço cobrado, uma vez que é prestado por empresas, como o Serasa Experian, a Certisign, Digital Sign, a VALID, entre outras.

Esse certificado funciona como uma assinatura, que valida a nota fiscal, comprovando que ela foi realmente emitida pelo MEI ou empresa que a assina.

Uma vez obtido o certificado, só então o microempreendedor deverá procurar a Secretaria de Fazenda para se cadastrar para emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

Por que emitir nota fiscal?

Sendo obrigatória, a emissão de nota fiscal constitui um dos aspectos mais importantes da atividade empresarial. Para MEIs, representa a legalização junto ao fisco, ou seja, quem deixa de emitir nota fiscal — caso esteja prevista a sua obrigatoriedade — está incorrendo em irregularidade, o que pode motivar multas e até a suspensão das atividades.

Não menos importante, ao emitir nota fiscal para MEI, o microempreendedor mantém o controle sobre o que entra e o que sai. Isso garante o repasse de informações fidedignas à Receita Federal por ocasião da declaração do imposto de renda, além de auxiliar no controle de fluxo de caixa e do capital de giro.

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Como se pode perceber, esse é um tema que está sempre sujeito a debates e que pode gerar dúvidas. Se é seu caso, deixe um comentário, responderemos com o maior prazer!

Vinícius Braga
Vinícius Braga

É hoje responsável contábil pelo grupo Soften. Assessora também o suporte técnico da empresa quando necessário. Nas horas vagas faz judô e joga futebol. É também professor e pós graduado em Ciências Contábeis.

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