Nota fiscal eletrônica: Saiba como evitar erros e economize

Empresários comprometidos com a otimização do tempo e redução dos gastos operacionais já perceberam que a nota fiscal eletrônica (NF-e) é a opção mais viável em todos os ramos da rede econômica.

Graças aos avanços da tecnologia, o procedimento é totalmente modernizado, contribuindo para inúmeras economias, do papel ao melhor aproveitamento das matérias-primas, passando pelos maiores índices de acertos nas tomadas de decisão.

Além disso, a implantação evita erros tributários e ainda agiliza as operações em todos os setores da sua empresa.

Para você ficar bem informado sobre o assunto, trouxemos neste post todos os detalhes da nota fiscal eletrônica, suas vantagens e como implantá-la em seu negócio!

Saiba o que é a nota fiscal eletrônica

Elaborada totalmente em ambiente digital, a nota fiscal eletrônica é um documento que traz todos os detalhes de uma compra, venda ou prestação de serviço, sendo direcionada ao e-mail do comprador, com as especificações gerais, de valores a obrigações tributárias.

Dessa maneira, todas as empresas legalmente formalizadas podem emiti-la, sendo garantida por meio de uma assinatura digital.

A autorização é feita pela Secretaria da Fazenda do seu Estado e é uma obrigatoriedade que vigora desde 2014 para quem paga o Imposto sobre Serviços (ISS).

A NF-e garante a integridade dos dados e evita complicações com o Fisco, um dos principais entraves na gestão administrativa.

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Conheça os benefícios da NF-e

Ao emitir a nota fiscal eletrônica em sua empresa, os ganhos serão inúmeros, como na economia de papel, diminuição dos gastos com compra de tinta para impressora, manutenções do equipamento, arquivamento, entre outros.

Somente com as economias citadas, podemos afirmar que uma empresa que gere, em média, 200 notas fiscais por mês, conseguirá reduzir os gastos em torno de R$ 250, ou seja, é uma boa alternativa para melhorar a gestão.

Com isso, haverá mais agilidade nos processos diários, aumentando consideravelmente a produtividade em seu negócio, independentemente do ramo de atuação.

Outro ponto importantíssimo é a diminuição do custo de um colaborador, tendo em vista que não haverá mais a necessidade de ter alguém fiscalizando não só as impressões e emissões, como também o arquivamento dos documentos e suas devidas responsabilidades.

O planejamento logístico também é outro ponto chave, pois a nota fiscal eletrônica fornece informações prévias sobre o seu negócio, o que auxilia na preparação e no recebimento de matérias-primas e também na distribuição.

Caso a sua empresa tenha atuação nas fronteiras, com parada de caminhões, o ganho de tempo é ainda maior, principalmente por conta da simplificação do processo de fiscalização.

A centralização das notas na matriz, caso o seu negócio tenha filiais, também é outro aspecto positivo da NF-e.

Trata-se da redução dos encargos trabalhistas em razão do envio das notas por e-mail ou em arquivo na nuvem (clound computing), diminuindo os gastos com motoboys, correios e outros meios de transmissão do documento impresso.

Evite erros tributários

Sabendo-se que a contabilidade é o coração de uma empresa, influenciando diretamente na saúde financeira, é preciso sempre respeitar as normas jurídicas para não ter possíveis surpresas indigestas no futuro.

Ao emitir a NF-e, você conseguirá obter um controle bem mais apurado das compras, vendas, aluguéis de equipamentos — enfim, o seu negócio obterá antecipadamente as informações necessárias voltadas ao cumprimento das obrigações legais.

Ao consultar a nota fiscal eletrônica, por exemplo, você poderá saber a quantidade, tamanho, cor e características a mais de um determinado produto, ou seja, a possibilidade de erros tanto para compras quanto vendas diminui, contribuindo com a agilidade e satisfação dos clientes e fornecedores.

Já no caso da nota em papel, a percepção de uma falha só acontecerá no momento da entrega, quando será possível emitir uma nota fiscal de devolução do produto. Isso ainda pode gerar problemas quanto ao pagamento de tributos a mais ou até mesmo a menos, trazendo dores de cabeça.

Por isso, a NF-e é uma excelente forma da sua empresa evitar erros tributários, ficando sempre em dia tanto com a Secretaria da Fazenda quanto com a Receita Federal.

Afinal, muitas corporações enfrentam diariamente entraves com os tributos, principalmente por conta da emissão incorreta das notas impressas.

Essa situação fica distante da realidade de quem opta pela nota fiscal eletrônica, pois a conferência dos dados ocorre antecipadamente, o que auxilia na correção prévia, podendo ajudar até mesmo no cancelamento do envio de um determinado produto.

Com isso, acontece ainda a redução nos gastos com transporte e estoque, pois as tomadas de decisão serão bem mais assertivas e as chances de retrabalho minimizadas.

Além dos empresários, o governo também sai ganhando, pois a NF-e aumenta a confiabilidade do documento fiscal, aperfeiçoa o sistema de gestão tributária, diminui a sonegação de impostos e ainda traz mais arrecadação, fazendo com que o dinheiro movimente a economia, gerando empregos e renda.

Conte com uma equipe especializada e software adequado

Apesar das vantagens da nota fiscal eletrônica, é preciso contar com uma equipe altamente especializada para acompanhar a inserção dos dados da empresa assim como possíveis erros nas informações sobre compra e venda tanto de quem recebe quanto de quem emite.

Uma boa dica é sempre investir na capacitação dos colaboradores, sem falar na utilização de um software adequado para tais funções.

Afinal, as novas tecnologias são excelentes, desde que haja uma manipulação correta das informações, ou seja, nada melhor do que estar alinhado com a modernidade por meio de profissionais que entendem do que fazem.

Ao contar com um programa voltado ao setor, a sua empresa poderá concentrar em um só local todas as notas (consumidor, produtos e serviços), podendo enviá-las diretamente ao contador por meio do sistema fiscal ou pelo Google Drive.

Implante a nota fiscal eletrônica e ganhe competitividade

Diante de um mercado altamente competitivo, a implantação da nota fiscal eletrônica se faz necessária. Além das vantagens apontadas no post, podemos evidenciar ainda a contribuição com o meio ambiente e a sintonia com as novas tecnologias.

São fatores que estão nitidamente ligados com a economia de dinheiro, otimização do tempo e ganho na produtividade, ou seja, se a sua empresa almeja o constante crescimento, nada melhor do que estabelecer metas onde os dados direcionarão as medidas a serem tomadas ao longo dos dias.

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E você, já faz emissão da nota fiscal eletrônica? Conte a sua experiência, deixando aqui o seu comentário!

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Vinícius Braga
Vinícius Braga

É hoje responsável contábil pelo grupo Soften. Assessora também o suporte técnico da empresa quando necessário. Nas horas vagas faz judô e joga futebol. É também professor e pós graduado em Ciências Contábeis.

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