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Matriz GUT: Aprenda o conceito e a aplicação prática

Diogo Oliveira - 10/11/2018 - 0 Coment√°rio(s)

A resolução de problemas em uma organização pode ser simplificada com a aplicação da Matriz GUT.

Tal ferramenta é mais um dos aliados do processo de administração de empreendimentos de diferentes portes.

Por este motivo é de excelente auxílio para os empresários aprenderem o conceito e saber como aplicar em seus negócio.

Continue acompanhando então este artigo e saiba tudo sobre a técnica e a sua aplicação na prática.

Matriz GUT, conceituando

GUT é uma ferramenta que busca facilitar o processo administrativo e de solução de problemas.

Ou seja, serve para priorizar os problemas da organização e buscar formas de solucioná-los de acordo com a sua gravidade, urgência e tendência.

E são estes três fatores que formam a sigla da matriz G РGravidade, U РUrgência e T РTendência.

Muito semelhante √† an√°lise SWOT, a ferramenta tem como objetivo elencar os problemas e desenvolver a√ß√Ķes corretivas e preventivas para solu√ß√£o de cada um.

√Č muito comum que ambas as t√©cnicas sejam colocadas lado a lado como complemento uma da outra.

Isto por que, qualquer uma das duas s√£o capazes de analisar tanto ambientes internos quanto externos.

A diferença é que a GUT possibilita uma pontuação de qualificação e quantificação dos problemas, criando uma listagem de prioridades.

Além da Matriz SWOT, a técnica GUT pode ser aliada à ferramentas como Diagrama de Ishikawa e Ciclo PDCA.

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Objetivo da ferramenta

A ferramenta desenvolvida por dois especialistas em quest√Ķes organizacionais, busca orientar quest√Ķes muito complexas.

Isto porque, quando há uma grande quantidade de problemas a serem resolvidos, isto prejudica o administrador na identificação e solução dos mesmos.

Por este motivo, é necessário que seja elencado o nível de gravidade, urgência e tendência do problema prejudicar a empresa.

E √© justamente assim que a GUT trabalha, criando uma esp√©cie de ranking de acordo com a import√Ęncia do problema para o neg√≥cio.

Pensando também nos impactos, tanto positivos, quanto negativos que a resolução ou não do problema pode causar no negócio.

Processo de aplicação da matriz

Para um maior sucesso de aplicação da ferramenta no negócio, é preciso aplicá-la em etapas.

Os passos ou etapas a serem seguidos na aplicação da Matriz GUT devem ser os seguintes:

Definindo e listando os problemas

√Č o momento de identificar os problemas que a organiza√ß√£o tem e que precisa ser solucionado.

A preocupação aqui não é a gravidade ou urgência do problema, mas ele em si, ou seja, somente o problema puro.

Se for necessário, peça auxílio dos colaboradores para identificar cada um dos problemas.

O importante neste ponto, é que seja realizado um detalhamento completo dos pontos levantados.

Deixe bem claro todos os pontos e vis√Ķes do problemas e seja bem espec√≠fico na descri√ß√£o.

Classificação dos Problemas

Chegou o momento de aplicar a matriz GUT sobre os problemas listados, mas antes disso é preciso entender o sistema de notas da matriz.

Tal modelo de notas auxilia no momento de definir o grau de prioridade do problema listado.

NOTA GRAVIDADE URGÊNCIA TENDÊNCIA
5 Extremamente grave Necessita Ação Imediata Irá piorar rapidamente
4 Muito grave Muito urgente Ir√° piorar em pouco tempo
3 Grave Urgente, ação à curto prazo Irá piorar a médio prazo
2 Pouco grave Pouco urgente Ir√° piorar a longo prazo
1 Sem gravidade Pode esperar N√£o ir√° mudar

Contudo, antes de aplicar e mostrar exemplos de problemas na matriz GUT, ser√° explicado cada um dos fatores.

Gravidade РEste fator é aquele em que se elenca a intensidade que esse problema tem para o negócio.

Ou seja, é uma avaliação que descobre-se a gravidade que esse problema tem para o negócio.

Urgência РNeste caso é analisado o tempo estimado para a resolução dos problemas listados.

Ou seja, aqui é um fator em que o empresário possui um dado sobre os problemas para saber quando realizar uma tomada de decisão.

Tendência РTendência de cada problema para possível crescimento ou estabilização de acordo com o passar do tempo.

Ambos os fatores s√£o elencados de acordo com as situa√ß√Ķes menos graves com as notas mais baixas e os mais graves com as notas mais altas.

Pontuando e ranqueando os problemas

Como mostrado, cada fator da matriz far√° com que o administrador crie um ranking que dar√° o grau de prioridade de cada problema.

E isto facilitará na criação de planos de ação para cada questão abordada dentro do ranking.

Vamos a um exemplo prático de pontuação e ranqueamento dos problemas, de acordo com a matriz GUT.

Problema Gravidade Urgência Tendência TOTAL
Erros no Fluxo de Caixa da empresa 4 5 3 60
Baixa no faturamento 5 4 5 100
Atualização de sistema 2 1 1 2

Foi mostrado três problemas identificados na empresa e que vem prejudicando o bom funcionamento.

Para o processo de ranqueamento, as notas são dadas de acordo com grau de gravidade, urgência e tendência.

As notas atribuídas são multiplicadas entre si e oferece um valor total no final que definirá a prioridade de ação.

Portanto, de acordo com o exemplo, o problema mais urgente √© o de Baixa no Faturamento, depois temos os erros no Fluxo de Caixa e por √ļltimo a atualiza√ß√£o do sistema.

Definindo Plano de A√ß√Ķes

Foi montado um ranking onde o administrador elencou o grau de prioridade de cada problema da empresa.

Com esses dados em mãos é o momento de criar um plano de ação para cada problema levantado.

Uma excelente técnica para este processo é o método 5W2H, que funciona como um checklist de resolução de problemas.

Todo este processo é estruturado a partir de 7 questionamentos acerca do problema e do plano de ação que será desenvolvido, de acordo com a lista abaixo:

  1. (What) O que?
  2. (Why) Por que?
  3. (Who) Quem?
  4. (When) Quando?
  5. (Where) Onde?
  6. (How) Como?
  7. (How Much) Quanto custa?

Gest√£o estruturada para evitar problemas

Todo empresário deseja evitar problemas no seu negócio para garantir o maior índice de eficiência e rentabilidade.

Para isto, é preciso investir em ferramentas de gestão como softwares de gestão ERP com emissores fiscais.

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Diogo Oliveira

√Č jornalista e especialista em textos informativos. Atualmente escreve os textos da Soften para a m√≠dia, redige e-books e auxilia no blog. Nas horas vagas, gosta de ouvir m√ļsica, ler sobre atualidades e pol√≠tica e assistir s√©ries.

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