Matriz de Eisenhower: Conheça um jeito fácil

Se você tem problemas em organizar e dar prioridade às suas tarefas, a Matriz de Eisenhower é um excelente aliado.

A matriz, que leva o nome de um presidente norte americano, auxilia diretamente na organização das tarefas e no aumento da produtividade.

Uma vez que ela divide as tarefas entre importantes e urgentes, além do seu grau de necessidade.

Aprenda agora tudo sobre a Matriz de Eisenhower e como utilizá-la para trabalhar priorizando as suas tarefas diárias.

O que é a Matriz de Eisenhower?

Toda empresa precisa manter um excelente nível de produtividade e organização, a fim de obterem bons resultados em seu exercício.

Dessa forma, investir em ferramentas e estratégias que proporcionem tal ambiente para os negócios.

E é justamente assim que trabalha a Matriz de Eisenhower: oferecendo organização e priorização das atividades, com o objetivo de aumentar a produtividade.

A Matriz leva o nome de Dwight D. Eisenhower, 34° presidente dos Estados Unidos, conhecido por ser uma das pessoas produtivas da história.

O político deixou marcas significativas no USA, lançando programas importantes para o país, que possibilitaram:

O desenvolvimento do sistema rodoviário;
O lançamento da Internet;
A exploração do espaço – NASA;
O uso de fontes de energia alternativas, entre outras.

Dwight, acreditava que: “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.

Tarefas importantes e urgentes

Tal pensamento dá embasamento para a aplicação e desenvolvimento da Matriz na priorização das tarefas, classificando-as em:

Urgente e importante
Importante, mas não urgente
Urgente, mas não importante
Nem urgente, nem importante.

Urgente e importante: são as tarefas que obrigam atenção imediata dos envolvidos, ou seja, são aquelas que precisam de ação urgente.

Importante, mas não urgente: aqui têm-se tarefas, cuja resolução podem ser feitas em outro momento.

Urgente, mas não importante: as tarefas aqui podem ser delegadas a outra pessoa, para que as urgentes e importantes possam ser realizadas.

Nem urgente, nem importante: estas tarefas podem ser descartadas ou adiadas, para serem realizadas a longo prazo.

Lembrando que, há uma diferença tênue entre importância e urgência o que facilita também a análise das tarefas.

Importantes são aquelas tarefas ligadas diretamente a uma meta ou objetivo definido, por exemplo um projeto a ser desenvolvido.

Já as tarefas urgentes são aquelas atreladas diretamente à um prazo estabelecido para ser realizada.

Além disso, pode acontecer de haver tarefas híbridas que são importantes e urgentes ao mesmo tempo.

É o caso, por exemplo, de uma tarefa atrelada a uma meta e que conforme vai chegando próximo ao objetivo, vai se tornando urgente.

Aplicação da Matriz

Já sabe-se que a Matriz de Eisenhower auxilia no gerenciamento de tempo a realização de tarefas.

A matriz garante sucesso tanto em atividades desenvolvidas em empresas, como na vida pessoal.

Ou seja, o Eisenhower pode ajudar a definir quais tarefas são importantes e precisam ser colocadas em primeiro plano.

Além também de auxiliar na tomada de decisão de quais atividades você deve deixar de lado.

As atividades são dispostas em um gráfico, cuja, a linha vertical representa o grau de importância e a horizontal o grau de urgência.

Ou seja, quanto mais próximo do ponto de intersecção das linhas, menor o grau de importância e urgência.

Assim como, quanto mais longe do ponto de encontro das linhas maior é o grau de importância e de urgência da tarefa.

Na imagem abaixo fica claro como funciona a aplicação da matriz, cada quadrante apresenta um tipo de tarefa:

Benefícios e Vantagens

O principal benefício de utilização da Matriz de Eisenhower em empresas é que, se prioriza as tarefas realmente urgentes e importantes para o negócio.

Dessa forma, consequentemente, o empreendimento ganha em melhoria da produtividade e organização.

Isto porque, o que precisa ser feito com urgência é realizado mais rápido, livrando assim o negócio de eventuais problemas.

Além disso, as tarefas do dia a dia ficam mais organizadas e claras para todos os envolvidos.

Por exemplo, quando definidas as tarefas que precisam ser realizadas primeiro, a equipe pode ser melhor organizada.

A definição do tipo de tarefas pode ser exposta em um quadro ou utilizar agendas digitais, como o Asana, mostrando o que cada um precisa fazer, prazos e afins.

Além dos fatores citados, a Matriz de Eisenhower auxilia e muito em processos de Planejamento Empresarial.

Organização e Gestão Automatizada gerando produtividade

Para organizar as tarefas de acordo com o grau de importância e urgência, é preciso investir na gestão completa do negócio.

Esta gestão pode ser facilitada com um software de gestão fiscal e administrativa, que integra os setores: fiscal, de estoque, comercial e financeiro, tudo em uma única plataforma.

Tais modelos de sistemas são comercializados pela Soften Sistemas, que é especialista em tais modelos de softwares.

Que estão disponíveis em dois modelos: Soften SIEM, desktop instalado no computador; e GerencieAqui, em nuvem acessado pela Internet.

Além disso, a Soften conta com equipe de suporte e treinamento especializado para auxílio do cliente.