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Guia definitivo de software para emissão de NFe

Ronnie Birolim - 20/03/2018 - 0 Comentário(s)

Devido à constante evolução tecnológica e à consolidação de aparelhos eletrônicos, a sociedade atual tornou-se extremamente imediatista, ou seja, deseja tudo na hora.

Como o lema de hoje em dia continua sendo “tempo é dinheiro”, muitos empreendedores estão investindo em softwares para emissão de NFe para cumprir as demandas dos clientes, bem como serem mais ágeis e eficientes em suas transações de compra e venda.

Mas, antes de aprofundarmos nesse tema, você sabe exatamente como surgiu e o que é a Nota Fiscal Eletrônica no sistema de comercialização de mercadorias e serviços do nosso país? Quem deve emiti-la e como realizar o procedimento correto?

Pensando nisso, criamos este guia, nele você encontrará todas as respostas referentes a esse documento tão importante para registrar as operações comerciais, assim como uma lista de dicas que o ajudará a escolher o melhor sistema para emitir notas fiscais. Boa leitura!

Como surgiu e o que é a nota fiscal eletrônica, afinal?

A NFe surgiu em 2008, depois que o Sistema Público de Escrituração Fiscal — popularmente conhecido como SPED — constatou a necessidade em padronizar as notas ficais em todo o país.

Isso porque antes as empresas emitiam aos consumidores recibos físicos (de papel) como comprovativos de venda de produtos ou serviços, só que na maioria das vezes esses papéis eram danificados ou se perdiam.

Em razão disso, os órgãos fiscalizadores optaram por criar uma solução onde existisse uma padronização a ser seguida, além de garantir segurança para as partes envolvidas (empresas e clientes).

Assim, a NFe foi criada para substituir os modelos 1 e 1A, que eram usados em transações de compra e venda envolvendo pessoas jurídicas.

Esse tipo de nota se destina sobretudo para o recolhimento do Imposto sobre Circulação de Produtos e Serviços (ICMS), mas também para a incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Outros casos em que esse tipo de documento pode ser utilizado são como nota de entrada, em transações interestaduais, de importação, de exportação e de simples remessa.

Quem precisa emitir NFe?

Você já ouviu falar que o microempresário não precisa, ou não pode, emitir nota fiscal? E se nós lhe dissermos que isso não passa de um mito? A verdade é exatamente o contrário, pois todo microempresário deve sim, fazer a emissão desse documento.

Quando a NF surgiu, muitas microempresas não eram obrigadas e emiti-la, mas devido à necessidade de padronização e com o passar do tempo, elas tiveram que se adaptar ao novo modelo, assim como a legislação fiscal tem se ampliado a mais negócios a cada dia, tornando a emissão de nota fiscal eletrônica obrigatória para a grande maioria das empresas.

Portanto, não é porque você possui um empreendimento individual e de pequeno porte que deixa de ser classificado/visto como uma empresa. E a todo negócio, vale ressaltar, é garantido o dever (e o direito) de emissão de notas fiscais como comprovativo da operação realizada!

A nota fiscal eletrônica faz distinção entre grandes e pequenas empresas?

Não, a nota fiscal do pequeno empresário é exatamente igual à emitida por empresas de maior porte e de perfis jurídicos diversos. Primeiramente, isso significa que ela é eletrônica.

Há mais de uma década que o Brasil iniciou o processo de substituição da nota em papel. Sendo raro ver quem ainda utilize o velho bloco de notas.

Considerando a rapidez da evolução tecnológica, existem hoje diversos tipos de software para emissão de NFe, eles são bastante seguros, dinâmicos e modernos.

Por meio de um computador — em pouquíssimos cliques — é possível preencher o documento fiscal e enviá-lo diretamente para a caixa de e-mail dos clientes, não sendo mais necessário guardar papel, seja em operação de compra e venda, seja em prestação de serviços.

Aliás, a única diferença para quem negocia mercadorias é que o produto acompanha um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que não é a nota fiscal propriamente dita, mas contém um código de acesso para que o cliente possa verificar sua autenticidade.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica mais conhecidas?

NF-e – Nota Fiscal de Produto

Como mencionado no início deste post, essa nota é utilizada para a venda de produtos que possuem tributos, como ICMS e IPI.

A NF-e  também conhecida como Nota Fiscal de Produto  serve para o comércio de produtos após a industrialização ou revenda e também para a circulação das mercadorias.

NFS-e – Nota Fiscal de Serviço

É uma espécie de nota utilizada para as prestações de serviço. Ela confirma que o serviço foi realizado, substituindo a antiga Declaração de serviço (DS), que estava diretamente relacionada à incidência do Imposto Sobre Serviços (ISS).

A NFS-e tem algumas características interessantes, como:

  • a cobrança do imposto depende do município em que a operação é realizada;
  • um serviço apenas pode ser registrado a cada nota;
  • a empresa pode receber pelo serviço somente após concluí-lo;
  • a nota precisa conter uma numeração específica, que é fornecida pela Prefeitura;
  • o município calcula o imposto, porém ele pode ser ajustado por você caso necessário;
  • a nota fiscal de serviço eletrônica deve ser armazenada pela empresa no formato digital (XML);
  • o cancelamento pode ser feito no prazo de 5 a 30 dias após a nota ser emitida, conforme as normas estabelecidas pela Prefeitura.

CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico

É direcionado para as operações de transporte de mercadorias entre municípios ou estados. A tributação é realizada pelo ICMS. Esse modelo substituiu o formato manual, que era utilizado até 2012. O documento digital é emitido no formato XML.

Com o CT-e, as empresas conseguem ser mais ágeis ao processar faturas, diminuem os gastos com frete (e transporte) e há menor incidência de erros entre a nota e os itens que estão sendo efetivamente transportados.

Esse tipo de nota foi criada com o objetivo de eliminar as faturas e evitar pagamentos duplicados.

NFC-e – Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica

NFC-e segue a mesma lógica das notas mencionadas acima. No entanto, nesse caso, ela representa o cupom fiscal emitido ao cliente final logo apos a compra de alguma mercadoria ou serviço.

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica é gerada digitalmente e contém todos os dados e informações necessárias sobre o negócio, o que elimina a necessidade de imprimi-la. O comprador pode receber sua NFC-e por e-mail ou acessá-la no site da Receita Federal.

MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos

Nada mais é do que um documento digital que foi criado para substituir o antigo “Manifesto de Carga”. No MDF-e são integrados todos os tipos de notas fiscais das mercadorias que estão sendo transportadas em um único veículo de carga.

Ao emitir o MDF-e no sistema, a empresa deve transmiti-lo para a Sefaz do seu estado, que validará online, gerando o DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos), que deverá ser anexado aos produtos até o local de destino.

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Como emitir nota fiscal eletrônica?

Toda empresa que almeja emitir notas fiscais de seus produtos e serviços precisa se registrar devidamente. Ou seja: ela deve cumprir os requisitos necessários para realizar a emissão da NF-e. Conheça-os a seguir:

Saber qual é o enquadramento da empresa

O processo de emissão de documento fiscal depende do enquadramento fiscal (regime tributário) do negócio. Isso se dá pelo fato de MEI, empresas do Simples Nacional e outros tipos possuírem normas de tributação distintas.

Caso você não saiba ao certo, procure um contador, pois ele é um profissional que pode orientá-lo quanto a isso, já que esse assunto também pode ser influenciado por outras condições, como o cliente para o qual a nota fiscal será emitida, o tipo de operação, o tipo de produto comercializado, entre outros fatores.

Adquirir um Certificado Digital (CD)

O software para a emissão de NF-e exige um certificado digital para funcionar — o qual garante sua validade jurídica mediante a assinatura digital. É com o CD que o empresário tem certeza de sua integridade e de que realmente foi seu negócio que emitiu o documento.

Esse certificado pode ser adquirido em quaisquer autoridades certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Entre os dados que devem constar na chave digital, está o CNPJ do contribuinte.

Existem dois modelos de certificados digitais:

  1. O “A1”: arquivo digital que fica salvo no computador.
  2. O “A3”: que fica armazenado em um dispositivo móvel (smartphone, tablet) ou token (pendrive). É o modelo mais utilizado, por causa de sua praticidade, podendo ser transportado para qualquer lugar, o que elimina a necessidade de depender somente do PC da empresa.

Com o certificado digital, é possível descobrir quem fez a transação de uma NFe e se ela foi alterada.

Credenciar na Secretaria de Estado da Fazenda

A próxima etapa é o cadastramento na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) onde o negócio está localizado, para poder fazer a emissão da nota. Apesar de o processo ser fácil, caso você, microempresário, fique com dúvidas em relação a esse procedimento, consulte um profissional.

No processo de solicitação para emitir a NFe, duas opções serão fornecidas:

  • em homologação: esta opção serve como um período de experimentação. Ainda que as notas não sejam emitidas de fato, você pode ir se adaptando ao processo e treinando;
  • em produção: após o período de teste, você deve alterar a condição para “em produção”, opção que passa a valer efetivamente para a emissão das notas.

Vale reforçar que para gerar esse tipo de documento você precisa obter um sistema para emissão de NFe. Além disso, é necessário um computador ou qualquer outro aparelho que tenha acesso à internet para concluir o processo.

Por que comprar um software para emissão de NFe é a melhor opção?

Pois em 2017, as Sefaz de todos os estados interromperam a atualização do sistema emissor de NFe gratuito. Desde abril de 2016, contribuintes que acessam o site para baixar o programa passaram a encontrar avisos de alerta na home (página inicial) do órgão.

Portanto, isso significa que chegou o momento de buscar outra solução para emitir suas notas fiscais eletrônicas.

Uma boa alternativa é o sistema de gestão empresarial que além de fazer a emissão de NFe, ajuda empresários e colaboradores dando poder de decisão para analisar, verificar e gerir oportunidades. Com esse tipo de software também é possível contemplar:

  • o engajamento do funcionário comparado aos registros administrativos da empresa;
  • o ganho de produtividade;
  • a rapidez e segurança no compartilhamento de informações;
  • a atualização simultânea (em tempo real) dos dados de cada transação comercial.

Sem contar que não é mais preciso ficar repassando todas as informações de NFe novamente. A emissão com um sistema terceirizado ou próprio é mais prática.

O emissor consegue baixar automaticamente os dados armazenados no sistema, economizando tempo e dinheiro, simplificando as tarefas. É possível até ter um quadro de funcionários mais reduzido.

A boa notícia é que ainda existem muito mais benefícios ao usar software para emitir nota fiscal e outras facilidades da tecnologia para gerenciar a empresa, conheça-os abaixo:

  • diminuição de erros durante o processo;
  • substituição das antigas planilhas para um sistema de gestão;
  • contagem automática de tributos;
  • download ágil dos arquivos XML das notas enviados para Sefaz;
  • armazenamento dos arquivos XML das notas;
  • eliminação do envolvimento involuntário em procedimentos fraudulentos;
  • envio imediato da NFe para o cliente (DANFE ou arquivo XML em formato pdf);
  • automação do planejamento logístico pela recepção antecipada da nota fiscal;
  • redução de custos com impressão e armazenagem física do documento;
  • geração das notas fiscais em pacotes/lotes com até 50 NFes ou reduzindo o tamanho dos documentos em até 500KB;
  • autenticação prévia do layout dos arquivos XML antes do envio da solicitação;
  • formatação do modelo de impressão baseado nas necessidades do cliente e impressão de dados adicionais no Danfe;
  • redução das obrigações acessórias;
  • exibições de consultas e relatórios;
  • geração de um contas a receber automático.

Sobre as vantagens de emitir boletos através de um sistema de gestão

Do mesmo modo que um sistema de gestão para seu negócio traz muitas vantagens no momento de emitir NFe, o mesmo ocorre com os boletos bancários. Porém, uma das principais remete-se ao fato de, hoje, o boleto ser uma das formas de pagamento mais utilizadas pelos consumidores.

A preferência é ainda maior em compras online e/ou em transações que dependem da entrega de mercadorias. Dessa forma, se o comprador se arrepender é possível anular a compra, bastando não fazer o pagamento do boleto. As vantagens de emiti-lo por meio de um sistema são:

  • mais rapidez na hora de gerar boleto, uma vez que os dados são inseridos automaticamente;
  • maior controle dos pagamentos feitos pelos compradores com boleto;
  • diminuição de funcionários envolvidos no processo;
  • se o boleto vencer é possível gerar um novo para envio ao cliente (o cálculo dos juros é feito de forma automática);
  • garantia de boletos gerados corretamente de acordo com a lei do consumidor.
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Como escolher o melhor software para emissão de NFe?

Existem diversas opções no mercado e você pode ficar um pouco perdido sobre qual software para emissão de NFe escolher. Pensando nisso, reunimos abaixo alguns passos que você deve seguir para escolher o melhor sistema. Confira!

Descubra quem é o desenvolvedor do sistema

Para que um sistema emissor seja confiável, é necessário ter pedigree. É isso mesmo!

Procure saber sobre a marca desenvolvedora, qual é o seu posicionamento no mercado, diferenciais, capacidade técnica, experiência, bem como o que ela pode fazer para modernizar seu empreendimento. Tudo deve estar registrado em contrato.

Escolha uma solução fácil e intuitiva

Ao começar a utilizar um determinado software para emissão de NFe, é perfeitamente comum que o usuário tenha dificuldades. Para que elas sejam solucionadas o mais rápido possível, exija programas ágeis e intuitivos.

Você e sua equipe devem estar no comando e se sentirem confortáveis diante da tela do computador. Quando se fala em tecnologia e inovação, a simplicidade vale ouro.

Verifique se o programa gera relatórios gerenciais

Estar bem informado sobre o que ocorre em sua empresa é fundamental para garantir a saúde financeira.

Ao escolher um software, veja se ele exibe em tempo real tudo o que se passa, como desempenho de funcionários, controle de vendas e despesas, quais são os itens mais vendidos, estoques, custos, enfim, se as coisas estão sob controle.

Com um relatório gerencial completo, você obterá dados necessários para gerir sua empresa com inteligência.

Considere a mobilidade

Escolha um software para emissão de NFe que ofereça funcionalidades mobile, em que você possa acessar qualquer informação em qualquer lugar pelo seu celular.

Essa funcionalidade tem tudo a ver com uma modalidade de gestão que foi criada recentemente, popularmente conhecida como Mobilidade Empresarial. É uma facilidade que traz diversas vantagens sobre o engajamento e a produtividade no trabalho.

Veja se o programa oferece a opção de registrar a entrada automática de nota fiscal eletrônica

Existem softwares em criam um atalho entre a nota fiscal de um fornecedor e a gestão de contas a pagar. É bastante prático e você pode escolher um software para emissão de NFe que faz tudo, iniciando com o recebimento automático da Danfe, registro de entrada de produtos e integração ao “contas a pagar”.

Além disso, alguns programas mostram o custo real das mercadorias, considerando também os tributos, fretes e outras despesas. Por fim, existem algumas opções que ajudam na precificação de cada item. Portanto, verifique se o sistema em questão oferece essas funcionalidades.

Certifique se o software acompanha a movimentação financeira

Nessa etapa, tudo deve funcionar corretamente, afinal, o controle financeiro é o coração da empresa.

Portanto, busque um programa que possa gerenciar suas finanças rigorosamente, acompanhando todas as contas bancárias e plano de contas, receitas e despesas e além de gerar o fluxo de caixa. Sim, é possível delegar ao software todas essas funções.

Dê preferência para um sistema de fácil instalação e implementação

Alguns sistemas podem ser muito complicados, pois demandam instalações complexas e muito tempo de implementação. Fuja de programas desse tipo. Opte por soluções que foram feitas para descomplicar a vida dos usuários.

Os melhores softwares para emissão de NFe consomem menos tempo de treinamento e de integração com outras ferramentas tecnológicas que sua empresa já possui (ou almeja implantar). Por isso, antes de se decidir, considere a facilidade que você terá na sua rotina administrativa.

Analise o sistema de segurança de dados do software

As informações de suas transações devem ser mantidas em segurança. Verifique sobre este aspecto ao escolher o programa emissor que implantará. Busque uma orientação técnica confiável para saber qual é a solução mais adequada e segura para o perfil de sua empresa.

Também é muito importante fazer o armazenamento de cópias do banco de dados do seu negócio. Uma boa dica é optar pela armazenagem na nuvem, uma tecnologia em que os arquivos são armazenados em um sistema online.

Dessa forma, seus documentos fiscais eletrônicos ficarão a salvo mesmo que ocorra alguma pane no servidor físico ou computadores da empresa.

Confira o nível de atualização do sistema

É imprescindível que o produto em questão seja atualizado constantemente por seu fornecedor, pois isso garante a implementação de novos atributos, recursos, oferece correção de possíveis falhas de operação etc.

Dessa forma, você sempre terá um sistema moderno e nivelado às práticas exigidas pela legislação e pelo mercado. Esse diferencial reduz os erros de emissão consideravelmente e impede o aumento dos custos de refação das notas.

Programas desatualizados costumam perder desempenho com o passar do tempo, além de necessitarem de manutenção constante. Quando apresentam muitas falhas pode ocorrer travamentos e até perda de dados e informações. Portanto, fique atento a isso!

Verifique o suporte técnico

Chegamos a um ponto que deve ser muito bem pesquisado por você, pois é fundamental que o fornecedor do software para emissão de NFe garanta suporte técnico e orientação.

O atendimento deve ser feito por profissionais dispostos e qualificados para solucionar qualquer dúvida e entregar as melhores soluções.

Negocie o valor do investimento

Os benefícios de um sistema completo e eficiente certamente ultrapassam seus custos de operação. Ao encontrar a opção ideal, negocie as linhas de financiamento e as formas de pagamento.

Lembre-se: esse é um tipo de investimento que trará economia, modernizará suas operações de compra e venda e, principalmente, dará mais autonomia ao seu negócio.

Esperamos que após ler este guia você tenha compreendido a importância de adquirir um software para emissão de NFe.

Para isso, coloque em prática as dicas mencionadas acima, assim, você fará a melhor escolha e, futuramente, conquistará um lugar de destaque no mercado, devido à eficiência e agilidade das suas operações de compra e venda!

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Ronnie Birolim
Ronnie Birolim

Formado em Ciência da Computação e Marketing é hoje o CMO (Diretor de Marketing) da Soften Sistemas. Escreve para o blog e coordena o departamento de marketing. Está na Soften desde 2007 e nas horas vagas curte sua família, Rock anos 90 e video games.

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