Guarda de documentos: saiba tudo sobre o assunto

A Guarda de documentos é parte importantíssima da organização de uma empresa.

Conhecer a importância de tal prática e o por que de realizá-la é um diferencial para os empresários.

O processo de armazenamento de documentos, sejam eles tributários ou trabalhistas, garante segurança jurídica para os negócios.

Acompanhe este artigo, saiba tudo sobre a guarda de documentos e garanta a organização de sua empresa.

Guarda de documentos, conceito e importância

Guarda de documentos é a denominação do processo de manutenção e armazenagem dos documentos originais da empresa.

Podem ser tanto documentos da área contábil, quanto da área trabalhista, como por exemplo: notas fiscais, comprovantes de pagamento e documentos originais.

A importância de tal processo se dá a medida que ele oferece segurança jurídica, fiscal e trabalhista para a empresa.

Isto por que em caso de alguma auditoria por parte de órgãos públicos, tais documentos podem ser solicitados.

Caso seja solicitado e o documento em questão não estiver armazenado, isto pode acarretar em multas e penalidades para a empresa.

Por exemplo, no caso de algum processo trabalhista e a empresa não conter algum documento do registro de trabalhador.

Isto pode ser contado como não registro do trabalhador e culminar em multas a serem pagas para o colaborador.

Qual a melhor maneira de realizar a guarda de documentos?

Não existe uma ferramenta geral para a guarda de documentos da empresa.

Muitos empresários, no caso de documentos em papéis, usam os grandes armários de arquivos optando pelo método tradicional.

No caso de documentos digitais, eles utilizam um computador para fazer esta guarda e alguns se utilizam do chamado HD Externo.

Mas há no mercado diversas empresas que comercializam a guarda de documentos.

Elas dispõem de espaços destinados exclusivamente ao processo de guarda, conservação e proteção de documentos empresariais.

Em uma visão geral, a melhor opção seria contratar uma destas empresas especializadas no assunto.

Contudo, algumas delas pode ter o orçamento reduzido o que impossibilitaria tal contratação.

Por este motivo é preciso “perder um tempo” para tal processo, disponibilizando um local limpo e organizado.

Lembrando que a boa conservação do local garante uma boa conservação dos documentos em questão.

E para os documentos eletrônicos ou digitais, o melhor a se fazer é dispor de um servidor em nuvem para este procedimento.

E se quiser também um dispositivo HD Externo, contudo, em termos de segurança o armazenamento em nuvem é o mais recomendável.

Além disto, invista em um catálogo de documentos onde você possa controlar pelo computador e consultar a qualquer momento.

Tenha 7 dicas de como melhorar a gestão de documentos da sua empresa, neste artigo da Soften.

Por quanto tempo os documentos devem ficar guardados?

Para as empresas os principais documentos que devem ser guardados são os de origem tributária, trabalhista e fiscal.

Os documentos tributários em geral devem ser guardados por pelo menos 5 anos. Sendo alguns deles:

• Notas Fiscais (No caso do modelo eletrônico, o XML é que deve ser guardado);
• Livros Fiscais em geral;
• Comprovações de Imposto de Renda;
• Comprovantes de contribuição fiscal como ICMS, PIS e COFINS;
• Declarações em gerais (DASN, DIRF, etc.)

Contudo, os documentos de ordem trabalhistas têm prazos distintos de acordo com a sua importância:

• Contrato de Trabalho e Livro ou Ficha de registro de emprego – Tempo Indeterminado – de acordo com Art. 603 da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas);
• Recibos de pagamentos de salário, 13º, Férias e controle de ponto – 5 Anos – de acordo com o Art 7, XXIX da CF (Constituição Federal) e Art 11, CLT;
• Termo de Rescisão de contrato – 2 Anos – de acordo com o Art 7, XXIX da CF;
• Folha de Pagamento – 10 Anos – Art 225 I § 5º, Decreto 3048/99;
• FGTS, GFIP, GRFC – 30 Anos – Art 23 § 5º, Lei 8036/90;
• GPS – Guia da Previdência Social – 5 Anos – Arts. 173 e 174, CTN;
• Contribuição Sindical – 5 Anos – Arts 578/579 CLT c/c Arts 179 e 271 CTN (Código Tributário Nacional);
• CAGED – 3 Anos – Art 1º § 2º Portaria MTE 1129/14;
• RAIS – 10 Anos –Arts. 3º e 10 do Decreto-lei nº 2.052/83.

Para melhores informações sobre documentos e prazos de guarda, acesse este material disponibilizado pela FENACON.

Benefícios da guarda de documentos

Além da organização e segurança, a guarda de documentos traz bons resultados para os negócios.

Para as empresas que optam por terceirizar tal serviço, adquirem economia de espaço físico.

E também consulta online a qualquer momento quando quiser saber sobre algum documento específico.

Isto também traz diminuição de perdas de documentos e danos caso esteja guardado de forma irregular.

Isto tudo traz a segurança de que em qualquer momento que precisar do documento, ele será facilmente localizado.

Organização e gestão bem feitas: segredo do sucesso

Dispor de um tempo e investimento para organizar os documentos de sua empresa fará do seu negócio um diferencial.

Além disto, garantir ferramentas que facilitem o seu dia a dia te auxiliará para que a guarda de documentos não seja um problema.

Por exemplo, para a emissão de NFe adquira um software que facilite a extração dos XML e arquivamento dos mesmos.

Conheça então a Soften Sistemas, que é especialista em sistemas de emissão fiscal e de gestão.

Além de dispor de treinamento completo e suporte especializado ilimitado para auxiliar na extração e armazenamento dos XML.

Tudo isto com valores que cabem no bolso dos empresários e pacotes que atendem a demanda empresarial.

Entre em contato ainda hoje e garanta a organização dos seus documentos fiscais.

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