Gestão fiscal: como economizar com infraestrutura?

Vinícius Braga - 21/02/2018 - 0 Comentário(s)

Toda empresa, independentemente do tamanho ou segmento de atuação, precisa fazer a gestão fiscal do negócio.

Essa área é responsável por repassar as informações fiscais e contábeis ao Fisco, bem como realizar a apuração de impostos, encontrar benefícios fiscais e outras formas de reduzir custos para a organização — tudo isso para aumentar a sua rentabilidade.

Uma das práticas mais usadas para essa última obrigação é a adoção de sistemas em nuvem para reduzir o investimento feito em infraestrutura, ou seja, passar a fazer atividades em ambiente digital — como a emissão e armazenamento de NFe e outros documentos fiscais, por exemplo.

Além de reduzir custos, essa mudança traz diversos benefícios para a empresa.

Soluções em nuvem seguem as mais avançadas tecnologias em questão de segurança e agilidade, além de permitirem que atividades manuais sejam automatizadas sem riscos e o time tenha mais tempo para trabalhar em questões mais estratégicas.

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Pensando nisso, colocamos abaixo uma lista das principais economias geradas com a mudança da gestão fiscal para um sistema em nuvem. Confira!

Investimento inicial

A primeira grande economia ao adotar sistemas em nuvem para a gestão fiscal é não precisar realizar um grande investimento inicial em infraestrutura.

Como todas as atividades podem ser feitas de forma online, os computadores e dispositivos comprados pela empresa não precisam ser tão potentes, uma vez que eles não armazenarão documentos e dados.

Esse investimento, muitas vezes, é visto como uma barreira para pequenos empreendedores que precisam escolher bem como distribuem o baixo investimento que possuem.

Sistemas em nuvem normalmente funcionam no formato Software as a Service (SaaS), ou seja, como uma assinatura mensal e esse método representa um baixo investimento inicial.

Manutenção e substituição da infraestrutura

Quando um sistema de software é utilizado em nuvem, sua manutenção é responsabilidade de seu fabricante e não do usuário. Dessa forma, esse custo é retirado do investimento feito pela empresa.

Outros custos de manutenção, porém, ainda são da organização — como os equipamentos da infraestrutura interna.

Além disso, como as atualizações são feitas pelo fornecedor, a empresa também não precisa se preocupar com a substituição dos equipamentos de seus colaboradores.  A troca de computadores pode ser feita em intervalos maiores de tempo e reduzir esses custos.

Espaço físico

Outra economia feita pelas empresas que adotam sistemas em nuvem — principalmente para armazenamento de dados — é a redução ou eliminação total da necessidade de espaço físico para esses arquivos e documentos.

O uso de papel nas empresas está cada vez menor. Cada vez mais as organizações estão adotando a digitalização de documentos e deixando de armazenar suas informações nesse formato dentro de ambientes destinados somente para isso.

Agora, com a possibilidade de usar a nuvem para guardar dados de forma segura, com menores custos e com fácil acesso de qualquer local com internet, as empresas estão migrando para esse sistema de forma mais rápida.

Perda de dados

A gestão fiscal lida com diferentes documentos e arquivos o tempo todo, o que aumenta as chances de perder algum arquivo durante a transição desses itens.

Algo comum é a perda dos arquivos XML das Notas Fiscais, que devem ser baixados no Portal da Secretaria da Fazenda (SEFaz) e armazenados por 5 anos pela empresa.

Em casos de fiscalização, a empresa precisa apresentar todos esses arquivos e, no caso de não possuir algum deles, é necessário pagar multas — uma vez que o ato pode ser considerado como omissão de informações do Fisco e tentativa de fraude.

Com o uso de soluções tecnológicas em nuvem, é possível que todo o processo — emissão, consulta e armazenamento, sejam feitos de forma automática. Todo esse processo evita o risco de perda desses arquivos por falta de atenção dos funcionários.

Roubo de informações

Hoje, é basicamente impossível funcionar sem computadores e uma infraestrutura mínima de TI — como computadores para os funcionários, pacote Office, acesso à internet e outros softwares básicos de gestão.

Apesar de promover muitos benefícios para as organizações, o uso mal feito desses dispositivos permite que pessoas mal-intencionadas cometam crimes cibernéticos contra o negócio.

Um estudo da PwC estima que empresas com faturamento entre 100 milhões e 1 bilhão de dólares anuais têm prejuízo de 1 milhão no mesmo período devido a problemas como fraudes digitais, invasão externa e até mesmo com colaboradores que roubaram informações da empresa e venderam para concorrentes.​

Problemas com o Fisco

Por fim, fazer a gestão fiscal em sistemas que utilizam a nuvem ajuda a organização a não ter problemas com o Fisco por perda de arquivos e inconsistências nas informações da empresa, o que gera custos com auditorias, advogados e multas que devem ser pagas para regularizar a empresa novamente.

Além disso, perda de mercadorias e impedimento de trabalho também podem acontecer — como, por exemplo, quando a empresa não emite a DANFe de mercadorias e elas são paradas durante uma fiscalização.

Problemas com a atividade de emissão de NFe são frequentemente solucionados pela adoção de um emissor pago, automatizado e na nuvem, o que evita custos altos para a organização.

Vale lembrar que quando falamos em emissão e armazenamento de Notas Fiscais Eletrônicas (NFe), ambos os processos já são oficialmente obrigatórios para todas as empresas no Brasil — salvo algumas situações para Microempreendedores Individuais (MEI).

Dessa forma, adotar soluções em nuvem é uma ação praticamente inevitável para as organizações.

Independente de obrigação ou não, fazer a mudança para sistemas que funcionam em nuvem são mais atrativos do que criar uma estrutura própria para o negócio.

Enquanto a forma tradicional representa investimentos que se tornam obsoletos e maiores riscos, o investimento em nuvem proporciona redução de custos e mais agilidade para as atividades fiscais do negócio.

Além disso, com a popularização dessas soluções, o valor do investimento tem reduzido cada vez mais enquanto os ganhos e benefícios só aumentam, o que torna essa estratégia ainda mais interessante para as organizações — não apenas para gestão fiscal, mas também para outras frentes do negócio, como planejamento, controle de estoque, marketing e vendas.

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Vinícius Braga
Vinícius Braga

É hoje responsável contábil pelo grupo Soften. Assessora também o suporte técnico da empresa quando necessário. Nas horas vagas faz judô e joga futebol. É também professor e pós graduado em Ciências Contábeis.

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