A gestão financeira de uma empresa é uma das tarefas mais complexas e que mais exigem dos empresários. O controle das contas de um negócio é imprescindível para o seu crescimento e sucesso em um mercado tão concorrido como o brasileiro.
É fundamental que os empresários saibam que monitorar todos os proventos e gastos e planejar a empresa para os próximos meses são tarefas que carecem de muita atenção e cuidado, pois qualquer erro pode prejudicar bastante os lucros e resultados do negócio.
A grande maioria dos empresários realiza o controle das contas e a gestão financeira do negócio utilizando planilhas de Excel.
É muito comum encontrar gestores que mantêm todas as informações numéricas no programa, confiando as decisões estratégicas e o posicionamento da empresa aos dados e gráficos gerados pelas planilhas.
O Excel é sem dúvidas uma excelente ferramenta, mas não deve ser considerado como o melhor método para realizar o controle das finanças de uma organização.
As planilhas são muito suscetíveis a erros, alterações e perdas de dados, além de serem pouco práticas e não permitirem integração com outras plataformas.
Por esses e vários outros motivos, o Excel não deve ser considerado pelos empresários como a ferramental ideal para gestão financeira do negócio.
Quer entender melhor por que evitar o uso de planilhas no controle das contas da sua empresa? Então, continue lendo e confira!
Planilhas não são seguras
A grande maioria dos empresários acredita que as planilhas são uma ótima ferramenta para gestão financeira e bastante seguras para o controle de informações. Mas é muito importante que os empreendedores saibam que o Excel não é totalmente confiável.
Existe uma boa possibilidade de serem inseridos dados errados ou realizadas contas de forma incorreta. Isso pode comprometer as informações e prejudicar o desempenho financeiro da empresa.
Além do fato de serem muito suscetíveis a erros, qualquer pessoa com acesso ao computador ou à rede na qual as planilhas estão salvas pode acessá-las e realizar modificações. Dessa forma, é possível que sejam feitas modificações que influenciem nas contas do empreendimento.
Por isso, é aconselhado que os empresários façam o uso de uma plataforma ou software de gestão. Por meio de sistemas específicos, consegue-se garantir a confiabilidade das informações e realizar o controle dos dados de forma efetiva.
Organização limitada de dados
Outro ponto que as planilhas deixam a desejar é quando se trata da organização dos dados financeiros da empresa. A disposição em diversas abas e a possibilidade de inserir qualquer informação nos campos dificultam bastante a ordem das informações.
Todos os empreendedores sabem que a organização financeira de uma empresa é essencial para o seu crescimento e desempenho no mercado.
A falta de ordenação das informações dificulta a tomada de decisões rápidas e prejudica a diferenciação do negócio diante da concorrência. Quanto mais organizados forem os dados, mais efetiva será a gestão e melhores os resultados obtidos.
Portanto, os empreendedores que visam destacar o negócio no mercado e maximizar os lucros devem manter os dados devidamente registrados em sistemas de gestão, facilitando o controle e auxiliando no gerenciamento financeiro.
Falta de mobilidade
Pode-se dizer que o uso do Excel para a gestão financeira de uma empresa pode ser descartado simplesmente pelo fato de não permitir a integração de dados e a flexibilidade com outros sistemas.
Por não permitirem acesso a outras fontes de informações, a produtividade do trabalho é consideravelmente prejudicada, e maior é o tempo gasto no desempenho de tarefas.
Além disso, o fato de não permitirem o acesso às informações em qualquer lugar e de diferentes dispositivos prejudica bastante a produtividade da empresa. Por isso, é indicado que os empresários busquem utilizar softwares de gestão financeira.
Essas plataformas permitem o acompanhamento de todas as transações financeiras e o monitoramento do fluxo de caixa em tempo real, garantindo assim maior controle.
Não existe a possibilidade de inserir explicações detalhadas
Outro ponto que merece destaque é o fato de o Excel ser muito limitado. As planilhas não permitem que os empresários insiram muitos dados ou explicações detalhadas de cada uma das transações financeiras.
Esse detalhe novamente comprova o fato de que utilizar um software específico para gestão é a melhor decisão a ser tomada pelos empresários.
Emissão deficiente de relatórios
O uso de planilhas de Excel para gestão financeira é extremamente ineficiente quando se diz respeito à emissão de relatórios. Como as planilhas não permitem a integração com outros softwares e programas e formulação de documentos, o relatório é muito deficiente.
Geralmente, as planilhas só possibilitam a impressão em papel ou conversão em PDF. Isso inviabiliza o envio de relatórios para serem utilizados em outros setores da empresa ou para serem usados como base para cálculos ou desenvolvimento de outros trabalhos.
Não permite o acompanhamento dos funcionários
Diferentemente de um software de gestão em que os empresários podem acompanhar todos os funcionários e tarefas que estão sendo desempenhadas, as planilhas não permitem esse controle. O trabalho desempenhado por um funcionário só pode ser verificado pelos empreendedores após o documento ter sido salvo ou enviado para análise.
Dessa forma, é difícil que os empresários façam o acompanhamento dos funcionários, vejam exatamente quais foram os serviços desempenhados e monitorem o desempenho do time.
Novamente, pode-se destacar o uso de plataformas de gestão em que cada funcionário possui um login de acesso, e os empreendedores têm acesso a todas as informações e tarefas realizadas por cada um dos colaboradores.
Não possibilita o gerenciamento eficiente de informações
Por último, é importante que os empresários saibam que controlar é diferente de gerenciar. Como o Excel é muito limitado, os gestores não conseguem gerenciar as informações e detalhes financeiros da empresa.
Isso pode prejudicar o desempenho e fazer com que a corporação deixe de obter lucros que poderiam ser alcançados por meio de um gerenciamento mais efetivo.
A cada dia, as planilhas têm caído em desuso pelos empresários. A utilização de softwares de gestão e plataformas integradas tem sido uma tendência em todo o mundo e nos mais diversos setores.
É indicado que os empresários aposentem as planilhas e façam o uso de ferramentas mais robustas; dessa forma, há maior controle e obtenção de melhores resultados.
Aprendeu por que se deve evitar o uso de planilhas para gestão financeira? Agora, siga as nossas redes sociais e fique por dentro das melhores dicas para o seu negócio! Estamos no Facebook, YouTube, LinkedIn e Google+!