7 dicas para melhorar a gestão de documentos da empresa

Guilherme Volpi - 14/11/2017 - 0 Comentário(s)

Para muitos empreendedores pode não ser um assunto de primeira necessidade, mas, na realidade, os documentos sempre estarão presentes na rotina da sua empresa e, quando você menos esperar, o pouco empenho em organizá-los pode trazer muitos problemas.

Hoje, soluções como a guarda e gestão de documentos são totalmente viáveis para negócios de qualquer segmento e porte, melhorando seu contato com a documentação e até diminuindo custos (tempo e dinheiro).

Conheça, neste post, a importância de realizar o gerenciamento de arquivos, bem como 7 dicas para fazê-lo da melhor forma. Boa leitura!

A importância da gestão de documentos

Todo negócio precisa lidar com um grande número de documentos de diversas naturezas: são contratos de venda, contratos de trabalho, contas de água e luz, guias de impostos e muitos outros.

Para administrar essa infinidade de papéis, é necessário buscar o auxílio de métodos mais eficientes e usar as ferramentas mais apropriadas.

A gestão de documentos cuida exatamente disso, ela cria processos que garantem o controle e o arquivamento correto de qualquer tipo de documento, considerando sua categoria e suas recomendações de manuseio.

Acha que essa tarefa é simples? Então compreenda que ela exige muito mais do que um grande gaveteiro para guardar documentos estratégicos.

O foco desse tipo de gestão é fazer com que os arquivos mais consultados (que estão em fase corrente) sejam de fácil localização.

Simultaneamente, os documentos intermediários, que são menos utilizados — como o contrato social do seu negócio —, devem ser guardados e conservados em um local apropriado.

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Como fazer uma gestão de documentos eficiente

A gestão documental tem uma função importantíssima na administração empresarial. Para implantá-la, é necessário contar com algumas práticas e processos para garantir que tudo funcione adequadamente.

Portanto continue a leitura abaixo e conheça 7 dicas que te ajudarão a melhorar o fluxo de arquivos na sua empresa!

1. Separe os documentos de acordo com o uso

Elabore uma lista ou tabela para gerir os documentos com mais facilidade, classifique aqueles que:

  • devem ser guardados em formato físico: contratos e demais papéis que possuem assinaturas;
  • podem ser armazenados digitalmente: fichas cadastrais e relatórios, por exemplo;
  • não precisam ser guardados após a utilização ou digitalização: cópias de documentos.

2. Organize a guarda física dos documentos

Bom, como é impossível livrar-se de todos, o mais correto a ser feito é organizá-los da melhor forma, não é mesmo?

Para isso, reúna os documentos num único lugar: retire os menos usados de mesas mal acondicionadas. Separe uma sala com arquivos e elabore uma forma de simplificar os documentos e pastas (por data e ordem alfabética).

Caso você tenha um acervo numeroso, o melhor é mantê-lo acessível apenas a um funcionário de confiança. Assim, ela ficará encarregada de guardar a papelada, bem como ajudar em eventuais consultas de rotina. Dessa maneira seu arquivo ficará sempre organizado.

3. Considere a temporalidade

Existe uma boa notícia nisso tudo. Nem todos os documentos precisam ser guardados para sempre!

Além disso, fazer o descarte de parte dos arquivos é uma prática necessária para garantir espaço e permitir que o acesso rápido aos que realmente importam. Porém antes de descartar, deve-se levar em conta a temporalidade/validade de cada tipo de papel.

Confira abaixo uma lista de prazos de expiração de documentos:

  • comprovantes de pagamento de obrigações previdenciárias: prazo de, no mínimo, 30 anos. Esses documentos podem ser arquivados em forma digital, mas, ainda assim, é indispensável tê-los em papel;
  • extratos bancários, IPTU e IPVA: prazo de 5 anos;
  • consórcios ou financiamentos: devem ser guardados até a quitação do produto que foi adquirido;
  • recibos de aluguel: até o término do acordo/contrato de uso;
  • nota fiscal de compra de bens: até vencer o prazo de garantia;
  • luz, água, telefone, gás e outras contas de consumo: prazo de 90 dias ou até 5 anos, por precaução;
  • PIS, CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) e escritura de imóvel: permanentemente.

Uma boa forma de controlar esses prazos é criar uma planilha de validade que enumere os documentos conforme seu tipo, sua localização e sua data de descarte.

4. Crie uma rotina de digitalização

A essa altura você já deve ter compreendido que é necessário digitalizar os documentos, correto? Mas, para manter a organização, providencie um porta documentos para cada departamento do seu negócio.

Com isso, cada funcionário pode depositar, ao longo do dia, os papéis que precisam ser digitalizados.

Você também pode definir um período do dia para fazer isso (no final do expediente, por exemplo), pois, dessa forma, você garante a produtividade e evita que colaboradores parem o que estão fazendo para realizar as digitalizações.

5. Faça Backups

É muito importante fazer o backup de arquivos digitalizados para garantir a segurança dos dados. Portanto atualize tudo periodicamente, mantenha seus documentos no computador, na internet e também em um pendrive exclusivo a fim de assegurar que tudo estará disponível quando você precisar.

6. Tenha políticas claras de uso dos documentos

A padronização de processos é a base para o sucesso de qualquer gestão. Definir regras claras para a utilização e o transporte de documentos é uma maneira inteligente e segura de garantir o andamento das atividades e evitar riscos, como danos ou extravio dos arquivos.

Dentro das normas de uso dos documentos, estipule quais deles podem ser acessados por todos e quais devem ter acesso restrito. Defina também procedimentos adequados de solicitação para que o controle seja feito da melhor forma.

7. Tenha uma caixa de entrada

Para impedir que a desorganização e a bagunça retornem ao local de trabalho com o passar do tempo, é necessário desenvolver o hábito de checar os novos documentos e analisar se é viável guardá-los.

Para esse fim, é essencial que você utilize uma caixa de entrada para recolher todos os documentos que chegam e, a partir disso, fazer a verificação do que deve ser feito com cada um deles.

Esperamos que as dicas de gestão de documentos abordadas nesse post possam te ajudar a melhorar as atividades da sua empresa. Para isso, basta colocá-las em prática o quanto antes. Portanto não perca mais tempo e comece já!

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E então, o que achou desse conteúdo? Se esquecemos de algum ponto que você considera importante, comente abaixo. Aproveite também para nos fazer perguntas e sugestões. Estamos à sua disposição!

Guilherme Volpi
Guilherme Volpi

Guilherme Volpi é CEO da empresa Soften Sistemas. Formado em Administração de Empresas, programava softwares nas horas vagas. Hoje coordena todo grupo Soften e quando sobra um tempinho escreve para o blog.

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