Gestão de Documentos na Nuvem — Uma Excelente Estratégia na Crise

Flávia Scalon - 01/06/2020 - 0 Comentário(s)

A Tecnologia para as Empresas tem como objetivo simplificar o dia a dia dos negócios, e assim é com a Gestão de Documentos na Nuvem.

O Armazenamento em Nuvem não é algo tão recente, mas que ainda enfrenta resistência em grande números de empreendimentos.

Contudo, atualmente o método mais seguro e também que permite maior praticidade no armazenamento de arquivos e dados é o em nuvem.

Em tempos de crise, como a pandemia do Coronavírus,armazenar documentos da empresa em Nuvem garante segurança e praticidade mesmo em situações adversas.

Acompanhe aqui tudo sobre a Gestão de Documentos na Nuvem e porque é a melhor Estratégia para sua empresa, até mesmo na Crise.

O que é a Nuvem?

Nuvem, é o nome dado à tecnologia que permite o armazenamento de arquivos e documentos em sites ou aplicativos.

Essas Nuvens funcionam como um HD do computador na Internet, onde você pode salvar sua foto, vídeo, documento ali e não precisa possuir um objeto para isso.

Ou seja, é uma evolução na forma de armazenar arquivos, que no seu início era realizado em locais físicos e depois passou para os computadores.

Hoje em dia a forma de armazenar e gerir documentos é realizada no que se chama de Nuvem, permitindo não só segurança como praticidade.

A Nuvem permite fácil acesso aos documentos de qualquer dispositivo conectado à Internet e compatível com o aplicativo.

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Gestão de Documentos na Nuvem, entenda

A Gestão de Documentos na Nuvem é então como diz o nome, uma estratégia de administração dos arquivos da empresa.

Para que isso se realize é preciso antes de tudo que os documentos sejam transformados em modelos digitais.

Ou seja, ao invés de papéis têm-se arquivos de computador em diversos formatos (doc., pdf, e etc).

Muitas empresas já lidam com documentos digitais e nem se tomam conta disso, é o caso da NFe (Nota Fiscal Eletrônica).

A NFe é a famosa nota fiscal em modelo totalmente digital e encontrada por meio do formato XML.

Ou seja, basta um passo a mais para utilizar a Nuvem para realizar a gestão de documentos de sua empresa.

Importância da Estratégia para os Negócios

De primeira vista gerir documentos na nuvem traz como aspecto principal a segurança no manuseio e organização das papeladas da empresa.

Hoje em dia, além de custoso é um risco muito grande manter contratos, relatórios, entre outros papéis da empresa, somente em modelo físico.

Isso porque qualquer acidente físico, com água ou até mesmo incêndio, pode causar a perda de tudo.

Além disso, sua empresa deve manter um cuidado rígido no local mantendo-o limpo e organizado, para impedir que fatores temporais venham a estragar algum papel.

Há um outro fator que ressalta a importância de se manter tal modelo de gestão de documentos: acesso remoto desses arquivos.

Ou seja, há uma praticidade no acesso e manuseio desses documentos principalmente em situações de trabalhos home office, e possíveis situações de crise.

Com esses fatores compreende-se então o porquê de uma Gestão de Documentos na Nuvem ser tão importante para a Crise.

Uma vez que reduz custo com tal processo e também garante mais facilidade e simplicidade para esta área tão importante da empresa.

Como e Onde fazer a Gestão na Nuvem?

Para utilizar uma estratégia de Gestão de Arquivos na Nuvem é preciso realizar uma transição dos documentos que possui para o digital.

E além disso, realizar uma quebra de padrões já mudando a partir deste ponto todos os novos documentos para o modelo digital.

Somado a isso é preciso um treinamento e estudo das plataformas que irão ser utilizadas para o processo.

Lembre-se também que está se falando dos documentos da empresa, portanto, o acesso a tais arquivos deve ser restrito a um certo número de pessoas.

Para a realização da gestão em nuvem, alguns aplicativos são essenciais e de extrema eficiência:

Google Drive

O aplicativo de armazenamento em nuvem do Google oferece um serviço eficiente de armazenamento em nuvem.

O aplicativo conta com ferramentas gratuitas, mas também oferece serviços para empresas a partir de um valor mensal.

Os planos do Google Drive variam de R$ 25 reais mais ou menos no Plano Basic à R$ 112 reais no Plano Enterprise.

Além do armazenamento com muitos GB de memória, é dado o acesso ao email empresarial, salas de reuniões virtuais entre outros recursos do google.

One Drive

A gigante microsoft também conta com um Armazenamento em Nuvem que possui plataforma gratuita, mas também com planos pagos.

Os valores dos Planos no Onedrive variam de R$ 23 reais no Plano Básico até R$ 99 reais no Plano Empresarial.

Também é oferecido uma série de ferramentas nos planos premium do aplicativo, para facilitar o dia a dia das empresas.

ERP Online

Para empresas que querem controle total do negócio em um só lugar, os aplicativos ERP Online são a melhor pedida.

Esses sistemas possuem tudo o que há de melhor para a gestão empresarial com controle fiscal, de estoque, comercial e financeiro.

Além disso, muitos deles permitem desde a gestão de documentos fiscais, até de planilhas financeiras e de controle administrativo.

Conheça o GerencieAqui, sistema em Nuvem da Soften

Visto que a Gestão de Documentos na Nuvem é vantajosa em qualquer momento, e que a crise ainda está instalada no país, é preciso pensar em alternativas que beneficiem qualquer empresa.

Dessa forma, um ERP Online é uma solução muito interessante, já que reúne funções completas para uma rotina empresarial.

Por isso, a Soften desenvolveu um sistema online com armazenamento em nuvem, o GerencieAqui.

A ferramenta engloba diversos módulos e funções, como:

  • Emissão Fiscal (NF-e, NFC-e, SAT, CT-e);
  • Controle de Estoque;
  • Gestão de Vendas;
  • Controle Financeiro;
  • Loja Virtual.

E isto com acompanhamento dos técnicos de treinamento e suporte técnico, que ajudam em qualquer dúvida ou problema.

Com o GerencieAqui o empresário economiza tempo e dinheiro, promovendo o crescimento da empresa.

Entre em contato agora com a Soften e veja todos os planos existentes, com preços que cabem em seu bolso.

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Flávia Scalon
Flávia Scalon

É formada em publicidade e propaganda, pós graduada em gestão de comunicação integrada e uma das principais autoras do blog. Especialista em assuntos fiscais. Nas horas vagas, gosta de ler sobre romance, comédia, drama, entre outros assuntos, também curte vários estilos musicais e aprecia múltiplas culinárias.

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