Gestão de Documentos na Nuvem — Uma Excelente Estratégia na Crise
Flávia Scalon - 01/06/2020 - 0 Comentário(s)
A Tecnologia para as Empresas tem como objetivo simplificar o dia a dia dos negócios, e assim é com a Gestão de Documentos na Nuvem.
O Armazenamento em Nuvem não é algo tão recente, mas que ainda enfrenta resistência em grande números de empreendimentos.
Contudo, atualmente o método mais seguro e também que permite maior praticidade no armazenamento de arquivos e dados é o em nuvem.
Em tempos de crise, como a pandemia do Coronavírus,armazenar documentos da empresa em Nuvem garante segurança e praticidade mesmo em situações adversas.
Acompanhe aqui tudo sobre a Gestão de Documentos na Nuvem e porque é a melhor Estratégia para sua empresa, até mesmo na Crise.
O que é a Nuvem?
Nuvem, é o nome dado à tecnologia que permite o armazenamento de arquivos e documentos em sites ou aplicativos.
Essas Nuvens funcionam como um HD do computador na Internet, onde você pode salvar sua foto, vídeo, documento ali e não precisa possuir um objeto para isso.
Ou seja, é uma evolução na forma de armazenar arquivos, que no seu início era realizado em locais físicos e depois passou para os computadores.
Hoje em dia a forma de armazenar e gerir documentos é realizada no que se chama de Nuvem, permitindo não só segurança como praticidade.
A Nuvem permite fácil acesso aos documentos de qualquer dispositivo conectado à Internet e compatível com o aplicativo.

Gestão de Documentos na Nuvem, entenda
A Gestão de Documentos na Nuvem é então como diz o nome, uma estratégia de administração dos arquivos da empresa.
Para que isso se realize é preciso antes de tudo que os documentos sejam transformados em modelos digitais.
Ou seja, ao invés de papéis têm-se arquivos de computador em diversos formatos (doc., pdf, e etc).
Muitas empresas já lidam com documentos digitais e nem se tomam conta disso, é o caso da NFe (Nota Fiscal Eletrônica).
A NFe é a famosa nota fiscal em modelo totalmente digital e encontrada por meio do formato XML.
Ou seja, basta um passo a mais para utilizar a Nuvem para realizar a gestão de documentos de sua empresa.
Importância da Estratégia para os Negócios
De primeira vista gerir documentos na nuvem traz como aspecto principal a segurança no manuseio e organização das papeladas da empresa.
Hoje em dia, além de custoso é um risco muito grande manter contratos, relatórios, entre outros papéis da empresa, somente em modelo físico.
Isso porque qualquer acidente físico, com água ou até mesmo incêndio, pode causar a perda de tudo.
Além disso, sua empresa deve manter um cuidado rígido no local mantendo-o limpo e organizado, para impedir que fatores temporais venham a estragar algum papel.
Há um outro fator que ressalta a importância de se manter tal modelo de gestão de documentos: acesso remoto desses arquivos.
Ou seja, há uma praticidade no acesso e manuseio desses documentos principalmente em situações de trabalhos home office, e possíveis situações de crise.
Com esses fatores compreende-se então o porquê de uma Gestão de Documentos na Nuvem ser tão importante para a Crise.
Uma vez que reduz custo com tal processo e também garante mais facilidade e simplicidade para esta área tão importante da empresa.
Como e Onde fazer a Gestão na Nuvem?
Para utilizar uma estratégia de Gestão de Arquivos na Nuvem é preciso realizar uma transição dos documentos que possui para o digital.
E além disso, realizar uma quebra de padrões já mudando a partir deste ponto todos os novos documentos para o modelo digital.
Somado a isso é preciso um treinamento e estudo das plataformas que irão ser utilizadas para o processo.
Lembre-se também que está se falando dos documentos da empresa, portanto, o acesso a tais arquivos deve ser restrito a um certo número de pessoas.
Para a realização da gestão em nuvem, alguns aplicativos são essenciais e de extrema eficiência:
Google Drive
O aplicativo de armazenamento em nuvem do Google oferece um serviço eficiente de armazenamento em nuvem.
O aplicativo conta com ferramentas gratuitas, mas também oferece serviços para empresas a partir de um valor mensal.
Os planos do Google Drive variam de R$ 25 reais mais ou menos no Plano Basic à R$ 112 reais no Plano Enterprise.
Além do armazenamento com muitos GB de memória, é dado o acesso ao email empresarial, salas de reuniões virtuais entre outros recursos do google.
One Drive
A gigante microsoft também conta com um Armazenamento em Nuvem que possui plataforma gratuita, mas também com planos pagos.
Os valores dos Planos no Onedrive variam de R$ 23 reais no Plano Básico até R$ 99 reais no Plano Empresarial.
Também é oferecido uma série de ferramentas nos planos premium do aplicativo, para facilitar o dia a dia das empresas.
ERP Online
Para empresas que querem controle total do negócio em um só lugar, os aplicativos ERP Online são a melhor pedida.
Esses sistemas possuem tudo o que há de melhor para a gestão empresarial com controle fiscal, de estoque, comercial e financeiro.
Além disso, muitos deles permitem desde a gestão de documentos fiscais, até de planilhas financeiras e de controle administrativo.
Conheça o GerencieAqui, sistema em Nuvem da Soften
Visto que a Gestão de Documentos na Nuvem é vantajosa em qualquer momento, e que a crise ainda está instalada no país, é preciso pensar em alternativas que beneficiem qualquer empresa.
Dessa forma, um ERP Online é uma solução muito interessante, já que reúne funções completas para uma rotina empresarial.
Por isso, a Soften desenvolveu um sistema online com armazenamento em nuvem, o GerencieAqui.
A ferramenta engloba diversos módulos e funções, como:
- Emissão Fiscal (NF-e, NFC-e, SAT, CT-e);
- Controle de Estoque;
- Gestão de Vendas;
- Controle Financeiro;
- Loja Virtual.
E isto com acompanhamento dos técnicos de treinamento e suporte técnico, que ajudam em qualquer dúvida ou problema.
Com o GerencieAqui o empresário economiza tempo e dinheiro, promovendo o crescimento da empresa.
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