Evite problemas na emissão da NFe​: confira os 5 erros mais comuns

Alessandro Caun - 28/05/2018 - 0 Comentário(s)

Erros cometidos durante a emissão da NFe são os fatores principais para que a gestão operacional e financeira de uma empresa seja prejudicada e acabe trazendo riscos aos negócios — o que, por consequência, pode impedir a efetivação do processo de compra e/ou impossibilitar a geração do documento fiscal.

Diante da frequência desses equívocos na hora de emitir notas fiscais, no artigo de hoje, você vai saber o que é NFe, sua importância, bem como uma lista com os 5 principais erros cometidos. Acompanhe!

NFe: o que é e como funciona

A NFe foi elaborada com o intuito de comprovar a circulação de mercadorias, compra e venda, entre duas partes ou uma operação de prestação de serviços. Além disso, ela facilita a rotina das empresas em todo o país, trazendo mais facilidade para lidar com assuntos burocráticos do dia a dia.

Vale ressaltar que ela funciona de forma similar a uma nota fiscal de papel. No entanto, é emitida e armazenada digitalmente, ou seja, só existe no formato virtual.

A validade jurídica da NFe é garantida mediante a uma assinatura digital, conhecida como token, e faz parte de uma iniciativa do governo chamada de Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), decretada em janeiro de 2007.

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Como saber se eu sou obrigado a fazer a emissão da NFe

A obrigatoriedade da NFe não tem nada a ver com nenhum CNPJ ou CNAE específico. O critério considerado é o exercício de uma das atividades presentes na lista de obrigatoriedade. Isso quer dizer que não importa o porte da empresa e o seu regime tributário, e sim as operações que ela realiza.

Portanto, a emissão da NFe é obrigatória para os contribuintes que se encaixam nos seguintes dispositivos legais:

Além disso, com o Ajuste Sinief 07/2005, os estados podem definir suas próprias obrigatoriedades de emissão de notas fiscais, mesmo se não estiverem presentes no Protocolo ICMS.

Isso significa que existe a possibilidade de empreendedores estarem obrigados a emitir documentos fiscais em um estado e em outros não.

5 erros mais comuns durante a emissão da NFe

1. Não atentar para o regime tributário da empresa

Um dos erros mais cometidos no momento de fazer a emissão de NFe. Para evitá-lo e não sofrer multas, seu faturamento deve estar alinhado ao regime tributário utilizado pelo seu negócio e também pelo cliente.

Esse tipo de verificação é fundamental para que todo o processo de emissão decorra perfeitamente, com sua tributação calculada de forma correta, com créditos distribuídos adequadamente e sem problema algum.

A dica chave aqui é contratar um serviço de consultoria contábil. Estabeleça uma maneira de se comunicar diretamente com o seu contador e nunca faça nenhum procedimento se estiver com dúvidas! Quando o assunto é emissão de NFe, a certeza e segurança são as melhores soluções.

2. Não conferir todas as informações

Existem algumas situações em que não é possível anular uma nota fiscal, principalmente quando é relacionada à comercialização de algum produto. Se erros graves ocorrem, o resultado pode ser multas e até a suspensão do direito de vender!

Em razão disso, antes de finalizar a emissão, é imprescindível conferir todos os dados e informações. A descrição é condizente com o produto/serviço? A data está correta? Os preços e prazos batem com o combinado? O CNPJ está ok? Atenção redobrada é crucial aqui!

3. Errar na hora de validar as notas

Você já tentou emitir uma nota e recebeu uma mensagem de erro de receita? Pois bem, saiba que esse tipo de ocorrência é algo constante e não acontece somente com você. Veja a seguir os mais simples e rotineiros.

Erro 1 ou 2 – Nota Fiscal Eletrônica denegada (ou contestada)

A NFe poderá ser contestada pelo “código 1”, que quer dizer que a pessoa jurídica ou o cliente tem alguma pendência com a Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Já o “código 2” indica que as informações utilizadas no cadastro da nota estão incorretas. Nesse caso, a NFe pode ser anulada no sistema para que seja possível fazer a correção no estoque e no financeiro. Para isso, basta clicar nas opções “cancelar” ou “anular”.

Erro 90 – certificado digital não operacional ou inexistente

Esse erro se refere ao certificado digital: ou ele não existe ou não está funcionando como deveria. Caso você tenha o Certificado “A1”, talvez seja necessário reinstalá-lo.

Em algumas situações, o erro pode indicar que o seu documento está vencido. Diante disso, basta entrar em contato com a instituição certificadora que o emitiu para saber o que está ocorrendo.

Erro 508 – rejeição

A nota é rejeitada porque o CNPJ informado no sistema é inválido ou só vale para transações no exterior. Dessa forma, você deve informar o número correto do seu CNPJ para a validação do documento e emissão da NFe.

4. Não manter o orçamento atualizado

É bastante comum, na prestação de serviços, que ocorra uma negociação entre o orçamento inicial e o orçamento aprovado. Ou no caso de venda de produtos, o consumidor consegue descontos em determinados eventos, como participar de uma oferta ou comprar em grande volume.

É bom manter o registro desses acordos e considerar o orçamento final, não confundindo com o inicial, a fim de manter o departamento de contas ciente de tudo. Esse entrosamento entre vendas e financeiro é indispensável.

Assim, quando a nota for emitida, a probabilidade de cometer erros por informações descompassadas reduz drasticamente.

5. Não utilizar softwares de gestão para ajudá-lo no processo

Mesmo com todas as dicas mencionadas acima, a melhor forma de evitar erros grotescos é buscando a ajuda da tecnologia.

Hoje em dia, existem sistemas de gestão que contribuem muito na rotina administrativa e fiscal das empresas. Eles são capazes de integrar etapas, melhorar o controle das informações e diminuir prejuízos.

Por exemplo, ao implantar um software no seu negócio, o processo de emissão da NFe é automatizado. Assim, você não mais terá que preencher todos os campos para gerar suas notas, pois o programa salva todos os dados que são digitados.

As vendas passam a ser registradas no aplicativo e automaticamente o documento fiscal é lançado com todas as informações necessárias, agilizando toda a operação. Simples e prático!

O software da Soften Sistemas tem todas essas vantagens e muito mais, pois, além da emissão de NFe, é possível controlar estoque, financeiro e as vendas feitas.

Tudo isso com auxílio de treinamento especializado e supor técnico ilimitado.

Para saber mais sobre os produtos e serviços, entre em contato com a empresa ou acesse o site.

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E então, gostou deste conteúdo? Aproveite o gancho desta leitura e aprenda como fazer o cancelamento de nota fiscal eletrônica!

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Alessandro Caun
Alessandro Caun

Mais conhecido como "Professor" é formado em Engenharia Elétrica, com mestrado na área. Nos últimos anos, tem se dedicado à docência e é responsável aqui na Soften pela produção de conteúdo técnico. Curte rock e games retrô, um "nintendista" raiz.

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