eSocial: Saiba o que é e outras questões

Flávia Scalon - 19/03/2018 - 4 Comentário(s)

O eSocial é um projeto que visa simplificar a rotina do departamento pessoal das empresas na entrega das obrigações.

E todo empregador precisa estar atento à implantação do projeto na legislação, que unifica as obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas das empresas.

A nova ferramenta – eSocial – traz significativas mudanças no cenário empresarial e na rotina dos profissionais de RH.

Para esclarecer dúvidas sobre o assunto, o artigo explana todos os aspectos e exigências da nova ferramenta. Confira!

O que é o eSocial?

O eSocial é um projeto integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), sendo uma ferramenta eletrônica, criada pelo Decreto 8.373 de 11 de Dezembro de 2014.

Entenda mais sobre SPED com o artigo do blog da Soften Sistemas.

Ele visa simplificar e unificar a entrega de informações empresariais aos órgãos públicos, sejam elas trabalhistas, previdenciárias ou fiscais.

O documento substituirá obrigações como a RAIS, a DIRF, o CAGED e a SEFIP, entre outras, facilitando a rotina do RH e do departamento pessoal das empresas.

Todas as informações referentes aos contratos de trabalho que implicam gastos serão mantidas em um cadastro único.

Essas informações podem ser de relações de trabalho regidas pela CLT – Consolidação das Leis de Trabalho –, de segurados especiais, trabalhadores cooperados, estagiários e prestadores de serviços.

O Decreto instituiu a ferramenta como obrigatória a todas as organizações, sejam elas, indústrias, setor de serviços, comércios, de pequeno ou grande porte ou qualquer outro segmento.

Os empregadores domésticos também devem cadastrar as informações de seus empregados no sistema virtual eSocial.

Ao fornecer essas informações por meio do eSocial, serão evitadas situações de fraudes, trazendo benefícios à empresa e aos funcionários.

Prazo para implementação do eSocial nas empresas

O sistema começou a valer oficialmente em 1º de Janeiro de 2018 para empresas com faturamento igual ou maior que R$78 milhões no ano de 2016.

Para as demais organizações a obrigatoriedade começa em 1º de Julho de 2018. Já para os Entes Públicos a obrigatoriedade começa em 1º de Janeiro de 2019.

Segue abaixo a tabela completa com o cronograma de implantação do programa nas empresas:

Cronograma de implantação

Grandes empresas

Demais empresas

Órgãos Públicos

Cadastro de empregador e tabelas

Jan/2018

Junho/2018

Jan/2019

Dados dos trabalhadores e vínculo com empresas

Março/2018

Set/2018

Março/2019

Folha de pagamento

Maio/2018

Nov/2018

Maio/2019

Substituição da GFIP

Julho/2018

Jan/2019

Julho/2019

Dados de Segurança e saúde do funcionário

Jan/2019

Jan/2019

Julho/2019

História do eSocial

Entenda mais da história do eSocial e saiba todas as mudanças que já foram feitas ao longo dos anos.

2007: por meio do Decreto 6.022 de 22 de Janeiro, foi criado o SPED, com o intuito de informatizar a relação entre o Fisco e os contribuintes.

2009: foi criado um projeto piloto para que o SPED se estendesse à área trabalhista.

2012: o SPED ou EFD-Social passou a ser chamado apenas eSocial.

2013: foi aprovada e divulgada uma versão de layout do eSocial, logo lançando um manual de orientação, seguido de um aplicativo para cadastros de trabalhadores.

2014: o Decreto 8.373 de 11 de Dezembro de 2014, instituiu o eSocial.

2015: divulgação do manual de orientação do eSocial nas versões 2.0 e 2.1 foi prorrogada.

2016: a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016, publicada no dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, informou que a implementação do sistema seria realizada em duas etapas, em Janeiro de 2018 e Julho de 2018.

2017: foi disponibilizado o ambiente de testes para desenvolvedores e logo para contribuintes.

2018: foi iniciada a obrigatoriedade do eSocial em 1º de Janeiro, para empresas que faturaram acima de R$78 milhões em 2016. E em 1º de Julho, a obrigatoriedade do eSocial passa a empresas que faturaram menos de R$78 milhões em 2016.

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Objetivo do eSocial

O objetivo do eSocial é trazer segurança, transparência e simplificação nas informações trabalhistas e processuais.

Ele disponibiliza ao empregador uma maior segurança jurídica, evitando problemas trabalhistas.

Ou seja, os serviços serão aperfeiçoados para que os trabalhadores tenham seus direitos trabalhistas e previdenciários de forma mais ágil.

Evitando também tentativas de fraudes contra o sistema e o trabalhador, fazendo com que os empregadores contribuam corretamente.

Benefícios do eSocial

O eSocial trará muitos benefício às partes envolvidas nos processos, tais como:

– Simplificação de atividades;
– Simplificação de processos;
– Organização de gestão;
– Redução de custos;
– Transparência e segurança.

Além disso, a ferramenta trará benefícios tanto para funcionário, quanto para empresa, confira a seguir:

Benefícios para o funcionário

Para os empregados, o eSocial terá papel de impacto, pois, através do sistema, as empresas deverão transmitir informações dos profissionais contratados.

É muito importante que o profissional mantenha seus dados atualizados no RH da empresa em que trabalha.

Pois, com as informações atualizadas, é evitado atrasos no recebimento ou qualquer outro assunto financeiro.

Além de tudo, o sistema alinha as informações com maior agilidade e transparência no processo, reduzindo o número de golpes.

Também haverá o controle com a saúde e segurança do empregado, que será mais severo com o eSocial, fiscalizando casos de afastamento por doenças e etc.

Benefícios para a empresa

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Por meio do eSocial, as empresas poderão substituir 15 tipos de informativos, que poderão ser passados ao governo por uma única guia. Os quais:

> Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);

> Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;

> Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);

> Livro de Registro de Empregados (LRE);

> Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);

> Comunicação de Dispensa (CD);

> Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);

> Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);

> Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);

> Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);

> Quadro de Horário de Trabalho (QHT);

> Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);

> Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);

> Guia da Previdência Social (GPS);

> Folha de pagamento.

Além disso, outra vantagem será aumentar a produtividade do setor de RH, pois o processo será mais simplificado com o eSocial.

Saiba quais são os impostos incidentes na folha de pagamento do brasileiro.

Entidades públicas que participam do sistema

A ferramenta eSocial, que unifica o compartilhamento das informações e dos dados que as empresas fornecem, será manuseada por algumas entidades públicas, sendo elas:

– Caixa Econômica Federal;
– Receita Federal do Brasil;
– Instituto Nacional do Seguro Social;
– Ministério da Previdência Social;
– Ministério do Trabalho e Emprego.

Antes da ferramenta, as organizações ficavam obrigadas a processar os documentos e enviá-los a diversos órgãos de fiscalização, como a Caixa Econômica, o INSS, o Ministério do Trabalho, entre outros.

Agora, com o eSocial, haverá otimização de processos, pois apenas uma guia será gerada com os dados, que serão inseridos apenas uma vez no sistema.

Como funcionará o eSocial nas empresas?

O eSocial transforma a rotina das empresas, pois antes a burocracia em que eram submetidas davam espaço para inadimplência.

Muitas das irregularidades passavam despercebidas pelo governo, ajudando na sonegação de impostos e desrespeitando muitos direitos trabalhistas.

A ferramenta eSocial criada pelo governo exige o envio das informações organizacionais, podendo ser verificado se as empresas estão cumprindo todas as regras.

Já que não será possível inserir informações incompletas ou incorretas, devido ao fato do sistema fazer um cruzamento de dados, o que possibilitará a identificação imediata de qualquer informação que não seja verdadeira.

Assim, o eSocial é uma ferramenta em que a empresa poderá inserir qualquer tipo de informação trabalhista do funcionário, desde férias a cadastros de admissões, o que tornará o processo mais econômico e racional, além de mais organizado.

É possível também, por meio do sistema, a emissão da guia de Documento de Arrecadação do eSocial, que toda empresa deve pagar.

Sobre o DAE

O DAE é o Documento de Arrecadação do eSocial que os empregadores devem pagar com os encargos sobre os salários dos funcionários, de acordo com a Lei Complementar nº 150/2015.

O documento é mensal e obrigatório para os empregadores, e se houver atraso no pagamento do DAE, é preciso que a regularização seja feita rapidamente.

Verifique os encargos recolhidos inclusos na guia DAE.

Valores pagos pelo empregador:

– 8% de contribuição previdenciária (patronal);
– 0,8% de seguro contra acidentes do trabalho (GILRAT);
– 8% de FGTS (mensal);
– 3,2% de indenização compensatória por perda de emprego.

Valores retidos do salário do funcionário:

– 8% a 11% de contribuição previdenciária (INSS);
– Alíquota de Imposto sobre a Renda Pessoa Física (caso incida).

O DAE será gerado e calculado automaticamente pelo Módulo Doméstico do eSocial após encerramento da folha de pagamento, e o empregador deverá fornecer ao funcionário uma cópia da guia.

Como gerar a guia DAE do eSocial?

Para emitir a guia DAE (Documento de Arrecadação do eSocial), é necessário seguir alguns passos:

1) Acessar o site do eSocial;

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2) Inserir as informações necessárias para realizar o login ou se a empresa tiver um Certificado Digital, é possível acessar o sistema por essa opção;

3) Após logar, selecionar a opção ‘Folha/Recebimentos e pagamentos’;

4) Selecionar o ano e mês da apuração a ser feita;

5) Informar o salário bruto, com adicionais ou descontos;

6) Conferir extrato de cálculo automático;

7) Clicar na opção ‘Emitir DAE’.

O prazo para pagamento do DAE é, até o dia 7 de cada mês. Caso a data caia em final de semana ou feriados, o prazo é alterado para o dia útil anterior.

Como gerar a guia DAE em atraso?

Basta seguir os primeiros quatro passos descritos no tópico anterior, e quando chegar ao quarto, ao selecionar ano e mês da apuração, escolher o mês em atraso, a situação no site estará como ‘Encerrado’.

Ao clicar na guia, a próxima tela terá a opção ‘Editar guia’, clique nessa opção e logo na opção ‘Emitir DAE’.

O sistema liberará a guia com data de vencimento do dia da emissão, com multa e juros, sendo que a multa por atraso é de 0,33% ao dia.

Para saber quais as guias em aberto, acesse o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal).

Como alterar salário no eSocial?

Passo a passo para alteração de salário no eSocial:

1) No menu ‘Trabalhador’ do eSocial, selecione ‘Gestão de Trabalhadores’;

2) Selecione o nome do trabalhador e em seguida clique em ‘Dados Contratuais’;

3) Clique em ‘Alterar Dados Contratuais’;

4) Insira a data do início de vigência da alteração;

5) Informe o novo valor do salário do funcionário no campo ‘Salário Base’;

6) Clique em ‘Salvar’ para confirmar as alterações.

Tenha atenção, pois no caso de férias, é preciso que seja alterado primeiro o salário, para que depois sejam lançadas as férias e assim os novos valores sejam considerados no recibo.

Como lançar férias no eSocial?

Passo a passo para lançar férias no eSocial:

1) Acesse o site do eSocial e faça o login;

2) Na página de entrada, clique no menu ‘Trabalhador’ e selecione a opção ‘Férias’;

3) Selecione o funcionário que sairá de férias e clique em sua ‘Matrícula’;

4) Selecione o Período Aquisitivo correspondente às férias a serem inseridas no sistema;

5) Informe detalhadamente sobre as férias, seja data de início, quantidade de dias, se será vendido 1/3 dos dias, etc. Clique em ‘Programar Férias’;

6) Informe a data de pagamento das férias, e selecione se deseja ou não gerar o recibo.

Após seguir esses passos, as férias de seu funcionário serão lançadas corretamente.

O valor de pagamento das férias é equivalente a um terço do valor do salário do empregado e deve ser somado ao salário do mês de competência.

O pagamento deve ser feito ao funcionário até dois dias antes do mesmo sair de férias.

E no boleto do eSocial do mês das férias, constará todos os encargos trabalhistas em relação ao salário daquele mês, mais todos os relativos às férias.

Se houver algum cálculo ou informação incorreta no DAE, o correto é reabrir a folha de pagamento e corrigir os erros para depois emitir o novo documento para pagamento.

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Admissões e Demissões no eSocial

Uma das opções que o eSocial trouxe é a inserção de admissões e demissões no sistema, ou seja, é necessário informar ao governo, os prazos de modificações no quadro de funcionários da empresa.

É preciso cadastrar a admissão de funcionários até o final do dia anterior à contratação do empregado.

Já a demissão deve ser informada em até dez dias após rescisão do contrato de trabalho.

Portanto, informações de contratação e desligamento de funcionários precisam ser informadas no sistema eSocial.

Adapte sua empresa ao eSocial e adquira um emissor de SPED

Como dito anteriormente, o eSocial é um projeto integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

É muito importante que os contribuintes estejam atentos a essa ferramenta eletrônica e na geração de arquivos.

E para que esse tipo de arquivo seja gerado e integrado ao eSocial, é preciso ter um software emissor de SPED.

A Soften Sistemas oferece um Software de SPED de qualidade, além de guiar o cliente e oferecer treinamento e suporte técnico eficazes.

Entre em contato com a Soften e conheça mais sobre o SPED e outros produtos e serviço disponíveis.

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Flávia Scalon
Flávia Scalon

É formada em publicidade e propaganda, pós graduada em gestão de comunicação integrada e uma das principais autoras do blog. Especialista em assuntos fiscais. Nas horas vagas, gosta de ler sobre romance, comédia, drama, entre outros assuntos, também curte vários estilos musicais e aprecia múltiplas culinárias.

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