Emissão de nota fiscal eletrônica: conheça as principais dúvidas

Vinícius Braga - 30/10/2017 - 0 Comentário(s)

Para se adequar às obrigações tributárias e fiscais do país, todos os empreendimentos devem cumprir uma série de tarefas para evitar problemas legais que podem interromper suas atividades.

Um dessas funções é a emissão de nota fiscal eletrônica, atividade presente em negócios de qualquer tipo e porte.

Apesar de ser uma operação bastante simples dentro das empresas, ainda existem muitas dúvidas sobre o assunto. Se você deseja saber mais sobre a emissão de NF-e, não deixe de conferir as dúvidas mais comuns que reunimos neste post. Acompanhe abaixo!

1. Qual o conceito e obrigatoriedade da NF-e?

A NF-e é um comprovante obrigatório para qualquer tipo de comercialização, tanto de produtos quanto de serviços. Ela registra a transação e é utilizada para o recolhimento de impostos.

A não emissão da nota é considerada sonegação fiscal e os clientes devem exigi-la em todas as compras.

Atualmente, grande parte dos municípios impõem o uso da NF-e. Ela é emitida pela internet e serve para simplificar a circulação física do documento entre o estabelecimento emissor (empresas, estabelecimentos comerciais, prestadores de serviços), o comprador e os órgãos fiscalizadores.

A nota fiscal eletrônica é gerada eletronicamente e armazenada no servidor do governo.

1.2. Quais os benefícios da NF-e?

1.2.1. Para vendedores

Com a NF-e, elimina-se a impressão de todas as notas, pois elas ficam salvas digitalmente. Isso garante uma economia e tanto, uma vez que a compra de materiais (papéis e tinta, por exemplo) reduz bastante, além de ser ecologicamente correto.

Isso é muito positivo para vendedores, pois não é mais preciso separar um local para guardar as notas, tornando muito mais simples consultá-las. Além disso, todo o envio é feito virtualmente, o que também faz diminuir custos referentes a logística de envio.

1.2.2. Para empresas que são clientes

Os clientes não precisam mais fazer o processo de digitalização das notas recebidas, pois todo o sistema já é automatizado. Como elas são geradas automaticamente, há considerável diminuição de erros e falhas no preenchimento e nos processos de digitalização.

Por ser possível emitir e enviar com antecedência, a NF-e ajuda muito no planejamento logístico e seu uso permite um relacionamento virtual mais eficiente entre empesa e fornecedores.

1.2.3. Para órgãos de controle tributário

A nota fiscal eletrônica é mais difícil de ser fraudada, o que a torna mais segura. Além disso, seu uso melhora os processos de controle fiscal, pois garante checagens mais rápidas e permite a troca e compartilhamento dos dados entre os Fiscos.

Esse tipo de automação ainda reduz os custos públicos de verificação, armazenamento e processos com as notas fiscais devido à possibilidade de otimização do sistema digital. Além disso, dificulta a sonegação e, consequentemente, aumenta o nível de arrecadação.

Pelo que se pode ver, os benefícios que vieram após a implantação da NF-e são incontáveis para todas as áreas da sociedade e envolvidos nos processos de comercialização, assim como seu controle.

Materiais Gratuitos Soften Sistemas

2. O que é e como usar o Certificado Digital na emissão de nota fiscal?

O certificado digital (CD) nada mais é do que a identidade de uma pessoa jurídica e também é usado como assinatura de documentos digitais, como notas fiscais eletrônicas e contratos.

Dessa forma, a instituição fiscalizadora (estados ou prefeituras) verificarão se as informações são corretas e autênticas.

Por exemplo: caso você emita uma nota de serviço, terá que confirmar as informações registradas à prefeitura para que ela seja validada.

Esse processo é obrigatório na maioria dos municípios. O certificado é um instrumento que oferece a proteção e totalidade das informações na hora de emitir a NF-e.

2.1. Para que serve o certificado digital?

Agora que você já conhece a definição do certificado digital, chegou o momento de compreender para que ele serve. Além de ser muito utilizado como um dispositivo de identificação, ele também serve como uma assinatura, que tem validade tanto fiscal quanto jurídica.

Vamos supor que você emita uma NF-e de serviço. Assim, ao analisar o conteúdo do documento, o CD o assina e gera um código de validação, que é exclusivo e específico para cada emissão.

Isso quer dizer que, se houver alguma mudança no conteúdo passado para o certificado, o código é invalidado automaticamente. Por conta disso, a segurança é uma das principais vantagens, uma vez que as informações precisam estar exatamente iguais ao que foi informado ao órgão fiscalizador.

Dessa maneira, durante o processo de fiscalização, a Sefaz ou a prefeitura pode localizar alterações ilegais nas notas.​

2.2. Como adquirir um certificado digital?

Para que você consiga um certificado digital é preciso escolher uma AC (Autoridade Certificadora) habilitada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

As “ACS” comercializam os certificados e, por conta disso, você precisa fazer o pedido com elas, oferecendo alguns dados. Em seguida, é necessário ir pessoalmente até uma AR (Autoridade de Registro) para realizar a conferência e validação das informações fornecidas.

2.3. Quais são os tipos de certificado digital?

Existem dois tipos de certificados digitais: o A1 e o A3.

  • A1: é um registro digital, que é instalado na máquina ou no emissor de NF-e e tem validade anual. Como ele gera NF-e na nuvem, é o tipo mais seguro.
  • A3: é um equipamento físico, parecido com um pen-drive, e tem validade de anual ou trienal. Também existe o CD em formato de cartão, semelhante a um cartão de memória, que deve ser inserido em um dispositivo USB para conectar ao computador.

2.4. Qual é o certificado digital ideal para você?

O modelo A1 é o melhor certificado para qualquer empreendimento. Isso porque ele se destaca por sua facilidade de uso, segurança e garante a possibilidade de automatização das operações, como a de NF-e.

Alguns ainda acreditam que o modelo A3 garante mais segurança, por ser um mecanismo físico. Mas, quando você for usá-lo, é fundamental que ele esteja com o usuário, ou seja, você deve carregá-lo para todo o canto.

Além disso, é preciso digitar a senha toda vez que for acessá-lo. Sendo assim, se você encarregar um funcionário seu para emitir as notas fiscais eletrônicas, terá que passar a senha a ele.

Isso não é uma boa alternativa, pois ele pode realizar diversas movimentações, até mesmo dar “baixa” na sua empresa. Você não quer correr esse risco, não é mesmo?

Sem contar que o A3 não pode ser integrado a um programa de emissão de notas automáticas, como o certificado A1.

3. Quais são as Obrigações Acessórias na emissão de nota fiscal?

A legislação tributária estabelece as normas que regem as obrigações tributárias de todos os contribuintes.

No Brasil, existem duas obrigações tributárias distintas: a principal que é o pagamento do tributo em si (contribuição, imposto, taxa) e a acessória, que são todos os meios burocráticos que servirão de auxílio para o pagamento dos tributos e futura fiscalização.

As atividades mais comuns de uma obrigação acessória são:

  • emissão de nota fiscal de venda de produto ou serviço;
  • escrituração dos livros fiscais;
  • emissão das guias de recolhimento dos tributos;
  • elaboração e envio das declarações fiscais;
  • folha de pagamento, contracheques;
  • demonstrações contábeis e financeiras;
  • confecção e envio das declarações sociais.

Essas obrigações fazem parte da maioria das operações de um escritório contábil. Atualmente, todos os registros são enviados pela web e lotam os governos (federal, estadual e municipal) com incontáveis dados financeiros, econômicos e sociais de todos segmentos de mercado.

Como grande parte das fiscalizações são realizadas virtualmente, as declarações sociais e fiscais disponibilizam as informações necessárias das empresas para a integração de dados e identificação de possíveis irregularidades, bem como funcionam como uma espécie de confissão de dívidas por parte da empresa.

Com isso, pode-se notar a importância das obrigações acessórias hoje em dia.

Realizar todas elas deve ser uma tarefa essencial para empreendedores, pois o seu descumprimento, na maioria das vezes, pode gerar multas altíssimas ou até, em alguns casos, levar a uma paralisação temporária da empresa, resultando em enormes prejuízos.

4. Como funciona um programa emissor de NF-e?

Em um passado recente, você precisava de uma caneta e um bloco de notas fiscais. Hoje, para emitir a nota fiscal, é preciso ter um computador, tablet ou smartphone. Porém, somente o aparelho não é o suficiente: ele deve estar munido de um software especializado em emissão.

Há sistemas que podem ser instalados no seu PC ou aplicativos que funcionam em nuvem e podem ser utilizados em dispositivos móveis. A opção mais adequada envolve um sistema de gestão, que oferece diversas outras soluções para a gestão financeira da sua empresa.

Se você tem utilizado um software grátis, ganhará muito em eficiência e agilidade ao substituí-lo por outro programa, mais inteligente. Para você ter uma ideia, as ferramentas mais atuais salvam dados e cenários tributários para preenchimento automático, o que agiliza o processo de emissão.

4.1. O que a minha empresa precisa para usar um emissor de NF-e?

Em linhas gerais, é preciso:

  • ter uma conexão constante com a internet;
  • ser registrado como emissor na Secretaria da Fazenda dos Estados em que possua negócios;
  • ter certificado digital (basta apenas um CD para ser utilizado nas demais empresas);
  • ter um software emissor de nota fiscal eletrônica pago ou gratuito. No entanto, vale lembrar que, a partir de 2017, todas as empresas deverão possuir um software pago.

Vale citar: você sabia que um negócio obrigado a emitir NF-e não pode mais emitir notas fiscais antigas, 1 e 1-A? Por isso, é altamente recomendado garantir uma estrutura que possa realizar a operação mesmo na falta de energia, internet ou de outros problemas que interrompam a emissão das notas.

4.2. Eu posso imprimir uma NF-e?

A NF-e é um documento eletrônico, por isso não pode ser impressa. No entanto, você pode imprimir um DANFE, que é quase um espelho da NF-e, porém não tem valor contábil, fiscal ou jurídico.

Lembre-se, o destinatário sempre deve verificar a autenticidade da nota pela web, em consulta à SEFAZ autorizadora ou ao site do Portal Nacional.

4.3. O que a SEFAZ valida no processo de autorização de uma NF-e?

A cada nota gerada, para autorizar seu uso, a SEFAZ faz algumas checagens:

  • segurança: checa a validade da assinatura virtual para constatar a autoria da nota e a sua integridade;
  • formato: verifica se o formato dos dados do arquivo da NF-e são compatíveis com as normas estabelecidas pela legislação;
  • numeração: para assegurar que uma nota fiscal seja recebida apenas uma vez;
  • emitente autorizado: só uma empresa previamente autorizada pela SEFAZ pode emitir uma NF-e;
  • regularidade fiscal do emitente: analisa se o emissor está devidamente regularizado perante a Secretaria da Fazenda;
  • conteúdo: examina se as regras de conteúdo seguem os manuais técnicos da NF-e.

Uma nota fiscal pode ser “recusada” caso forem encontrados quaisquer dos casos citados acima, sendo que a SEFAZ sempre mostrará a causa da rejeição.

Existe uma exceção quanto à irregularidade fiscal do emitente. Caso isso aconteça, a SEFAZ “dispensará” a NF-e e o contribuinte ficará impossibilitado de usá-la.

4.4. O que a minha empresa deve encaminhar ao cliente? E o que eu devo guardar?

Sua empresa é obrigada a enviar ou disponibilizar por download o arquivo da NF-e, bem como seu respectivo protocolo de autorização ao cliente.

Tanto você quanto seu destinatário deverão armazenar digitalmente as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação para a guarda de documentos. Não é preciso guardar o DANFE.

O destinatário, porém, que não seja contribuinte regularizado para a emissão de notas fiscais, deverá guardar o DANFE referente à NF-e da operação para ser declarado ao fisco.

Soften Sistemas CTA

5. Como escolher o software mais adequado?

Existem muitas opções de emissor de NF-e no mercado, mas é essencial ter cautela para escolher por aquele que realmente se adéque às necessidades do seu negócio. Por isso, considere os seguintes fatores:

5.1. Conhecimento técnico

Se você possui conhecimento apurado para escolher softwares, certamente suas opções serão maiores. Porém, se esse não for o seu perfil, procure por alternativas que ofereçam instalação, suporte e personalização das ferramentas.

5.2. Necessidades da empresa

Realize uma análise do que suas atividades realmente necessitam. Geralmente, as pequenas empresas não emitem muitas notas, dessa forma, não há porque contratar um sistema muito rápido, por exemplo.

Porém, se você pretende crescer rapidamente, então o software escalável (que se adapta conforme a demanda de NF-e) é a melhor escolha.

5.3 Disponibilidade financeira

Considere as finanças disponíveis para o investimento. Afinal, manter a saúde monetária do seu negócio é importantíssimo. A boa notícia é que existem opções para todos os bolsos, com preços que variam conforme as tecnologias oferecidas.

5.4. Referências

Antes de fechar negócio, converse com os clientes atuais do software e verifique se eles estão satisfeitos com as funcionalidades e o suporte. Bons feedbacks são essenciais para conhecer melhor o serviço prestado.

Com essas dicas, você certamente escolherá um programa rápido e eficiente.

6. Como deve ser a emissão de nota fiscal no Simples Nacional?

Antes de tudo, vale lembrar que é preciso ter um computador (ou outro dispositivo com internet), um software especializado e a certificação digital.

Depois disso, é só preencher os campos obrigatórios para gerar a NF-e, pois existem diversos outros campos que o sistema de emissão automaticamente preenche, como data de emissão, número da nota etc.

Abaixo, mostraremos como completar esses dados para que você possa emitir nota fiscal eletrônica pelo Simples Nacional (SN). Confira nosso passo a passo:

6.1. Início

Na NF-e, o Regime Tributário deve ser representado através de códigos, que são o CRT (Código de Regime Tributário) e do CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional).

Esses registros devem ser armazenados no emissor escolhido por você, na aba “Emitente”.

6.2. CRT

Os códigos CRT são:

  • 1 — Simples Nacional;
  • 2 — Simples Nacional — excesso do limite de receita bruta;

O código 1 será utilizado pela empresa optante pelo Simples Nacional. Já o código 2 será utilizado pela empresa optante do Simples que tiver superado o limite de receita bruta anual determinado pelo Estado ou DF e estiver barrado de recolher o ICMS/ISS devido a esse regime tributário, de acordo com os arts. 19 e 20 da LC (Lei Complementar) 123/06.

6.3. CSOSN

O CSOSN deve ser preenchido depois de preencher o campo CRT, apenas se o código digitado for “1”. O CSOSN está diretamente relacionado com a Situação Tributária e o ICMS, onde aparecerá os seguintes códigos:

  • 101 — Tributado pelo Simples Nacional com permissão de crédito.
  • 102 — Tributado pelo Simples Nacional sem permissão de crédito.
  • 103 — Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta.
  • 201 — Tributado pelo Simples Nacional com permissão de crédito e com cobrança do ICMS por Substituição Tributária.
  • 202 — Tributado pelo Simples Nacional sem permissão de crédito e com cobrança do ICMS por Substituição Tributária.
  • 203 — Isenção do ICMS nos Simples Nacional para faixa de receita bruta e com cobrança do ICMS por Substituição Tributária.
  • 300 — Imune.
  • 400 — Não tributado pelo Simples Nacional.
  • 500 — ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (substituído) ou por antecipação.
  • 900 — Outros.

Os códigos mais usados são o 101, 102 e 103.

Atenção: se for preenchido CRT=1 (Simples Nacional), não deverá ser comunicado o CST (Código de Situação Tributária), e sim o CSOSN.

6.4. PIS/COFINS

Já no campo do PIS/COFINS, os códigos são os seguintes:

  • campo CST: digitar o código “99”;
  • tipo de cálculo em valor — alíquota = 0 (zero), quantidade vendida = 0 (zero) e valor (PIS ou COFINS) = 0 (zero).

Nesse campo, o IPI (Imposto sobre Produto Industrializado) não deve ser preenchido.

Pronto! Ao seguir esses passos, você já consegue preencher e emitir NF-e pelo Simples!

6.5. Transporte dos produtos

O pagamento ou realização do frete deve ser registrado em nota, ou a inexistência dele — caso seja um procedimento que não exija frete.

Caso haja transporte, como ocorre geralmente, os seguintes dados de transportador e cargas precisam ser fornecidos:

  • razão social;
  • placa do automóvel;
  • estado de licenciamento do automóvel;
  • endereço da empresa ou transportadora;
  • CNPJ ou CPF;
  • Inscrição estadual (IE), caso seja uma empresa;
  • quantidade de volumes;
  • natureza dos volumes, como caixas, galões, contêineres, engradados ou pallets;
  • peso;
  • marca e numeração dos volumes.

6.6. Informações complementares (se necessário)

Esse campo é destinado a observações ou dados importantes aos quais não existem campos reservados na nota fiscal.

Por exemplo, empresas que se enquadram no Simples Nacional podem gerar crédito ICMS, diferentemente do que muitos empreendedores pensam.

Então, como não existe nenhum outro espaço para deixar isso claro, preenche-se nas informações adicionais para que o cliente fique inteirado e aproveite o benefício tributário.

Além disso, esse espaço também pode ser utilizado para assuntos totalmente internos e que competem somente entre a empresa e o cliente, como a ordem de compra ou outro tipo de solicitação.

Ela pode ser colocada como uma mensagem adicional para o registro de que aquela operação foi solicitada por pedido específico do departamento de compras do destinatário, por exemplo.

6.7. Valide, assine e transmita

Após preencher todo o layout da NF-e, basta validá-la. Isso significa que o software emissor lerá as informações e apontará os possíveis erros — principalmente se estiverem em locais referentes a valores, CNPJ, códigos e Inscrição Estadual.

Caso a validação não detecte erros em sua leitura, a nota pode ser assinada. É a assinatura que comprova a validade jurídica do documento graças ao certificado digital usado para realizá-la.

Por fim, ocorre a transmissão. O software transmite ao Fisco a nota fiscal gerada e válida juridicamente. Dessa forma, a SEFAZ armazena o documento em seu banco de dados e permite que você o utilize.

6.8. Envie o arquivo XML ao cliente

O documento que pode ser impresso é o DANFE (espelho da NF-e). Porém, o que de fato representa a validade da nota e garante seu uso é o arquivo XML. Por isso, não se esqueça de enviá-lo junto com o espelho.

Vale lembrar que a obrigatoriedade legal de guardar a NF-e refere-se ao XML. Isto é, tanto emissor quanto destinatário devem ter os arquivos armazenados em computador, pen-drive, HD externo ou qualquer outro dispositivo por anos.

Esperamos que as informações ditas ao longo deste post possam ter tirado suas dúvidas sobre a emissão de nota fiscal eletrônica. Agora, basta adquirir um sistema especializado e botar a mão na massa, não é mesmo?

Quanto a Soften Sistemas, nós temos um sistema de Nota Fiscal eletrônica, com um valor acessível a todos os tamanhos de empresas, entre em nosso site e confira nossas ofertas!

Conheça Soften Sistemas

E então, o que achou deste conteúdo? Aproveite e compartilhe suas dúvidas, sugestões e experiências nos comentários!

Vinícius Braga
Vinícius Braga

É hoje responsável contábil pelo grupo Soften. Assessora também o suporte técnico da empresa quando necessário. Nas horas vagas faz judô e joga futebol. É também professor e pós graduado em Ciências Contábeis.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Sistema de Gestão Empresarial com Emissor NFe

           Experimentar grátis
Receba Grátis Materiais e Ebooks. Saiba como!