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Email de Cobrança: Saiba como fazer de forma amigável

Flávia Scalon - 02/06/2020 - 8 Comentário(s)

Cobrar um cliente devedor nem sempre é algo agradável de fazer, por conta disto, há vários meios para tais processos, e um deles é o Email de Cobrança.

Esta ferramenta de contato tem crescido constantemente por seu baixo custo para a empresa e facilidade de contato com devedores.

A Soften elaborou este artigo com exemplos de email de cobrança e algumas dicas para ajudar sua empresa a cobrar inadimplentes. Confira!

email de cobrança 2

5 Exemplos de Email de Cobrança

Como dito, cobrar inadimplentes não é uma tarefa fácil e agradável, porém, é algo com que toda empresa precisa lidar.

Por isso, é fundamental ter ideias para que o sistema de cobrança da empresa seja padrão e eficiente.

No vídeo abaixo temos maiores informações sobre Email de cobrança, veja:

Confira a seguir alguns exemplos de email de cobrança que podem ser eficientes para você e sua empresa.

E-mail de Cobrança – Modelo 1

PRESTAÇÃO VENCIDA

Olá, _______________________ (Nome completo ou razão social)

Em nosso sistema consta uma prestação vencida há mais de ______ (10/20/30) dias, por conta disso, pedimos sua regularização imediata.

Para te ajudar, atualizamos o valor e geramos um novo boleto com vencimento para _____ (data). Busque o documento no anexo.

Em caso de dúvidas ou problemas para efetuar esse pagamento, entre em contato conosco pelo telefone ________________ (telefone/Whatsapp) ou responda este e-mail.

Se o pagamento foi efetuado, por favor, desconsidere este aviso.

Atenciosamente,

_________________________ (Nome)
_________________________ (Cargo/setor)

E-mail de Cobrança – Modelo 2

AVISO DE VENCIMENTO

Prezado(a) Senhor(a) ____________________ (Nome completo),

Por meio deste, vimos lembrar o vencimento de sua conta com documento de nº_____, no valor de R$_____ (valor por extenso) na data __/__/____.

Se tiver dúvidas ou problemas para efetuar o pagamento, entre em contato conosco pelo telefone ________________ (telefone/Whatsapp) ou responda este e-mail.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este aviso.

Atenciosamente,

_______________________ (Nome)
_______________________ (Cargo/setor)

E-mail de Cobrança – Modelo 3

PAGAMENTO EM ABERTO

Prezado ___________________________ (Nome completo ou razão social),

Em nosso sistema não consta o registro de pagamento dos seguintes valores:

(Lista de valores)

Solicitamos que entre em contato o quanto antes para regularizar a(s) pendência(s) pelo número _________________ (telefone/Whatsapp) ou por e-mail.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este aviso.

Atenciosamente,

______________________ (Nome)
______________________ (Cargo/setor)

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E-mail de Cobrança – Modelo 4

PAGAMENTO EM ATRASO

Olá Senhor(a) _______________________ (Nome completo),

Continua em aberto em nosso sistema, aguardando o pagamento, o documento de nº_______, no valor de R$_______ (valor por extenso), com vencimento na data __________.

Como não recebemos nenhum tipo de notificação com a razão do atraso, solicitamos que entre em contato para maiores informações ou regularização de pagamento.

Estamos certos de que o atraso deve-se a problemas circunstanciais e que irá honrar com seus compromissos.

Atenciosamente,

___________________________ (Nome)
___________________________ (Cargo/setor)

E-mail de Cobrança – Modelo 5

CONTROLE DE PAGAMENTO

Prezado(a) Senhor(a) _____________________ (Nome completo),

Nosso controle de pagamento está acusando prestações vencidas em sua conta, há mais de 30 dias.

Pedimos que regularize esta pendência com urgência, caso contrário, seremos obrigados a encaminhar o problema para nosso Departamento Jurídico.

Caso tenha algum dúvida ou problema para efetuar o pagamento, entre em contato conosco pelo telefone ________________ (telefone/Whatsapp) ou responda este e-mail.

Atenciosamente,

__________________________ (Nome)
__________________________ (Cargo/setor)

Estes são alguns exemplos de Email de cobrança que podem ser utilizados pelas empresas.

Porém, é importante sempre ter em seus arquivos modelos padrões de cobrança.

Verifique neste post 5 modelos de carta de cobrança disponibilizados pela Soften.

Dicas para Fazer uma Boa Cobrança

Confira abaixo algumas dicas para que a cobrança seja feita de forma correta e respeitosa:

  • Tenha certeza que a conta não foi paga;
  • Seja educado e claro no email de cobrança;
  • Não faça ameaças ao cliente, apenas informe que segundo os dados, a conta não foi paga;
  • Envie a cobrança em um email que o próprio cliente forneceu;
  • Detalhe no email todas as informações com os valores corretos, juros e correções;
  • Dê um prazo para que a dívida seja quitada;
  • Entenda o lado do cliente e dê opções para parcelamento da dívida;
  • Não demore a cobrá-lo;
  • Utilize diversos canais para fazer uma cobrança;
  • Inclua na mensagem “Caso o pagamento tenha sido efetuado, desconsidere esta mensagem”.

O ideal é que o departamento jurídico de sua empresa – caso haja um -, formule o comunicado de cobrança para que não haja nenhum problema jurídico.

Porém, ao seguir as dicas acima já é um grande passo para o sucesso da cobrança.

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E caso tenha dúvidas ou sugestões, comente abaixo que a Soften lhe responderá!

Flávia Scalon
Flávia Scalon

É formada em publicidade e propaganda, pós graduada em gestão de comunicação integrada e uma das principais autoras do blog. Especialista em assuntos fiscais. Nas horas vagas, gosta de ler sobre romance, comédia, drama, entre outros assuntos, também curte vários estilos musicais e aprecia múltiplas culinárias.

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