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Consulta de Nota Fiscal Eletrônica: como as empresas podem fazer?

Ivan Pereira - 24/04/2018 - 0 Comentário(s)

Não há dúvidas que a NFe trouxe diversos benefícios e facilidades, tanto para empresas como para consumidores. Entretanto, há também exigências que devem ser seguidas, como a consulta de nota fiscal eletrônica e seu armazenamento.

Esse é um processo que normalmente gera dúvidas para as empresas e, até mesmo, para clientes. Desde como fazer a consulta ou se é necessário realizá-la — no caso de empresas isso é uma obrigação legal.

Pensando nisso, criamos este artigo esclarecendo as principais dúvidas em relação ao processo de consulta de nota fiscal eletrônica, qual o procedimento correto, o que fazer em situações adversas e, ainda, como automatizar a consulta para empresas. Confira:

Como fazer a consulta de Nota Fiscal Eletrônica?

A consulta da NFe, de forma tradicional, é feita online pelo Portal da Secretaria da Fazenda (SEFaz). São apenas 4 etapas, feitas em alguns minutos:

    1. acesse a página de consulta;
    2. insira a chave de acesso da NFe;
    3. marque o código captcha;
    4. veja sua NFe.

O que é a chave de acesso da NFe?

O código de acesso é um número de 44 dígitos, presente no topo do Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFe). Esse arquivo é uma representação da NFe, que deve ser impresso e acompanhar todos os produtos vendidos por uma empresa.

Não possui valor legal, é apenas um resumo do documento oficial. No DANFe consta, obrigatoriamente, a chave de acesso que permite a consulta da NFe no site da Secretaria da Fazenda.

O que é o código captcha?

O código captcha é uma verificação eletrônica de que você não é um robô. Normalmente, é apenas uma caixa em que um número deve ser digitado ou de haver a seleção de imagens de acordo com o indicado.

Além disso, para que tudo funcione corretamente é preciso que a gravação de cookies esteja habilitada no seu navegador. Geralmente, essa opção surge quando um problema ocorre.

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Por que consultar minhas Notas Fiscais?

Muitas pessoas acreditam que basta emitir a nota fiscal e tudo estará conforme as exigências da SEFaz, entretanto, há erros e problemas que podem surgir e só são identificados através da consulta. Seguem essas informações com mais detalhe.

Consulta do status

As notas fiscais emitidas por uma empresa são enviadas de forma eletrônica para a SEFAZ, que realiza uma avaliação de cada documento e lhe atribui um status. Essa informação é identificada durante a consulta e permite entender se a nota é válida ou se há algo errado. Os possíveis status são:

      • processando: indica que os dados estão em processamento pela SEFaz;
      • rejeitada: a emissão foi recusada, devido a inconsistências encontradas nas informações da nota;
      • denegada: indica que o CNPJ do destinatário não pode realizar emissão;
      • cancelada: foi aceita uma solicitação de cancelamento da nota;
      • inutilizada: foi aceita uma solicitação de inutilização da numeração da NFe;
      • autorizada: indica que está tudo certo com sua nota e o arquivo XML está liberado para impressão.

Sem a consulta não é possível identificar qual o status das notas emitidas pela empresa e a necessidade de realizar modificações, principalmente quando ela é denegada, indicando problemas com seu CNPJ.

Armazenamento da NFe

Como vimos, com a consulta é possível realizar o download do arquivo XML da NFe e armazená-lo de forma digital. Essa prática é obrigatória, tanto para as notas emitidas quanto recebidas. Elas devem ser armazenadas por um período mínimo de 5 anos.

Evitar problemas com a fiscalização

Fazendo o acompanhamento e armazenamento de seus arquivos, a empresa evita qualquer problema com a fiscalização. Dados do primeiro trimestre de 2017 mostram que a Receita recolheu mais de R$73 bilhões em créditos tributários.

Proteção contra Notas Frias

Notas frias são documentos emitidos para um CNPJ, sem que a empresa tenha feito uma transação com seu emissor, ou seja, a organização não possui conhecimento sobre essas NFe e não pagam impostos por elas, podendo ter problemas com fisco posteriormente.

Com a consulta sendo feita de forma constante, é possível identificar essas situações e se manifestar em relação à prática, indicando para a Receita Federal que a empresa não está envolvida nas transações.

Consigo consultar NFe sem a chave de acesso?

Uma dúvida comum é a possibilidade de fazer a consulta sem a chave de acesso. Esse processo pode sim ser feito de outras formas, porém, somente se você possuir os itens abaixo:

      • CNPJ válido — que tem permissão para emissão de NFe;
      • Certificado digital A1 ou A3;
      • número das notas procuradas.

O processo é feito através de uma nova página de acesso, específica para cada estado, onde deve inserir os dados solicitados, bem como sua UF e ano da nota fiscal.

Outra forma de fazer a consulta sem a chave de acesso, apenas com o CNPJ e certificado da empresa é através da contratação de uma empresa de automatização desse processo que oferece outros benefícios, além da consulta.

Como automatizar o processo de consulta?

Como vimos, existem ferramentas de automação disponíveis no mercado que facilitam esse trabalho para as organizações. Esse tipo de software ou solução se integra ao sistema da SEFaz de consulta e download dos arquivos e possibilita que todo o processo seja feito de forma automática. Além da NFe, é possível consultar e gerenciar os seguintes documentos fiscais:

Dessa forma, é possível evitar problemas com notas duplicadas ou, até mesmo, perda de arquivos que geram problemas com o fisco e custos desnecessários para a empresa. Além disso, o trabalho para a equipe é reduzido e o negócio ganha mais produtividade no time.

Fica evidente que a consulta de Nota Fiscal Eletrônica é uma ótima opção para todas as empresas que emitem e recebem esse documento e que o processo é trabalhoso para qualquer negócio. Portanto, é indicado buscar soluções tecnológicas que ajudam nessa tarefa.

É claro que a Soften Sistemas tem esta consulta automática no sistema gerencial ERP, entre em contato conosco pelo CHAT e descubra o que podemos fazer pelo seu negócio.

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E aí, gostou de saber como fazer a consulta de NFe e não ter problemas de acesso ou legais? Caso ainda tenha alguma dúvida, deixe seu comentário que responderemos o quanto antes!

Ivan Pereira
Ivan Pereira

Ivan é gerente de vendas na Soften Sistemas. É pro-gamer de diversos jogos na internet. Adora comida japonesa e filmes de comédia.

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