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Como fazer cobrança de maneira amigável

Diogo Oliveira - 31/05/2018 - 0 Comentário(s)

A inadimplência acontece em todos os ramos de negócio, um desafio nesta situação é saber como fazer cobrança de forma amigável.

Esse cuidado deve haver para que a empresa não tenha problemas com possíveis punições e processos judiciais e também possa ter sucesso no recebimento de dívidas.

Criar um processo padrão para cobranças na empresa pode ser um diferencial e trazer bons resultados.

Continue acompanhando este artigo e saiba como realizar as cobranças da maneira correta.

Inadimplência e organização da empresa

Antes de começar ou pensar em realizar o processo de cobrança é preciso que haja uma preparação e organização.

Tenha sistematizado, ou anotado todas as informações do devedor, a dívida, valores, vencimento e se já havia sido combinado algo quanto ao pagamento.

Mantenha estes dados sempre atualizados, claros e de fácil acesso para que não se cometa erros ou enganos.

Invista em organização das informações dos seus clientes, trabalhe para que você possa retê-los no seu negócio.

Mesmo que inadimplente, o bom atendimento pode fazer com que este cliente não tenha uma experiência ruim com a empresa.

Se possível invista em processos tecnológicos para organização dos cadastros de clientes e acompanhamento de inadimplentes.

Isto com toda a certeza otimizará os processos de sua empresa e administração financeira da mesma.

Não há uma regra de como deve ser realizada a cobrança dos inadimplentes de sua empresa, contudo, alguns cuidados devem ser levados em conta.

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O que não fazer no processo de cobrança

Para permear as práticas de cobrança é preciso se atentar a dois artigos do CDC – Código de Defesa do Consumidor:

Art. 42. Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.

Parágrafo único. O consumidor cobrado em quantia indevida tem direito à repetição do indébito, por valor igual ao dobro do que pagou em excesso, acrescido de correção monetária e juros legais, salvo hipótese de engano justificável.

Art. 71. Utilizar, na cobrança de dívidas, de ameaça, coação, constrangimento físico ou moral, afirmações falsas incorretas ou enganosas ou de qualquer outro procedimento que exponha o consumidor, injustificadamente, a ridículo ou interfira com seu trabalho, descanso ou lazer:

Pena Detenção de três meses a um ano e multa.

Perceba que ambos artigos chama a atenção para ridicularização, ameaças, coação e afins no processo de cobrança.

Além disto, o excessivo número de cobranças pode trazer problemas para o seu negócio também.

Outro cuidado que deve ser tomado é quanto ao horário da cobrança, atente-se às legislações vigentes, pois muitos estados tem leis que proíbem contatos fora do horário comercial e dias de semana.

Além disto, se for deixar recado, certifique-se de que não está expondo a dívida do cliente.

Dicas e modelo de como fazer cobrança amigável

Lembrando que não há um padrão na forma de realizar cobrança, a única orientação é que se cumpra a legislação e evite as práticas citadas.

Vamos apontar algumas dicas que podem ajudar na criação do padrão de cobrança.

Identifique a inadimplência o quanto antes possível, isso antecipará um agravamento de valores ou prazos para recebimentos.

1 – Depois de 3 a 5 dias do vencimento, faça um contato via SMS, Telefone ou e-mail.

Este primeiro contato deve ser amigável, com tom de lembrete.

2 – Passado de 10 a 15 dias, faça um segundo lembrete, desta vez tente usar o e-mail.

Envie uma cópia do boleto, faça mais um lembrete da dívida.

Contudo, desta vez lembre-o que caso não haja o pagamento poderá haver negativações ou suspensão dos serviços se for o caso.

3 – Tendo passado 30 dias do vencimento, envie uma Carta de Cobrança.

Neste ponto, você poderá utilizar os Correios ou e-mail, tome cuidado com o tom, seja sempre respeitoso e mantenha a calma.

Lembre-se de ser discreto no envelope da carta ou no assunto do e-mail, nunca use a exposição direta do assunto.

4 – Com 60 dias de vencimento, realize o ajuizamento da dívida, e se for o caso suspenda os serviços.

Realize um último contato telefônico, tente um acordo, ofereça abatimento de juros e multas.

Caso não haja um acordo encerre o contato, se for um serviço suspenda-o.

No caso da venda de mercadoria com carnê ou parcelas, busque os dispositivos legais de cobrança.

Prepare-se bem para o processo com todas as informações necessárias e atendentes preparados para realizar a cobrança amigavelmente.

Respeito acima de tudo, pois, por mais que seja um inadimplente ele é um cliente e quando você maltrata um cliente isto pode refletir na imagem do seu negócio.

Mantenha a calma sempre, o processo de cobrança pode ser muitas vezes exaustivo e estressante, contudo, é preciso manter a calma para fazer tudo do jeito certo.

Esteja aberto a acordos, mostre ao cliente que você está disponível para acordos de valores e prazos, isto pode potencializar o sucesso nos pagamentos.

E por fim, busque a Fidelização do Cliente, pois a inadimplência pode ocorrer por diversos motivos e isto nem sempre significa que você precisa evitar o cliente em questão.

Automatização e tecnologia facilitam o processo de cobrança

A tecnologia pode ser um excelente aliado no controle de inadimplentes, principalmente se a empresa dispor de um sistema com controle dos clientes e do a receber.

Investir em sistemas como estes fazem a diferença no empreendimento, para isto conheça a Soften Sistemas.

Além de emissores fiscais, a empresa é especializada em softwares de gestão, com funcionalidades ERP para controle de estoque, financeiro e comercial.

Dentro destas funcionalidades há a possibilidade de relatórios para controle e acompanhamento do a receber por clientes.

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Diogo Oliveira
Diogo Oliveira

É jornalista e especialista em textos informativos. Atualmente escreve os textos da Soften para a mídia, redige e-books e auxilia no blog. Nas horas vagas, gosta de ouvir música, ler sobre atualidades e política e assistir séries.

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