Como Emitir Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

Flávia Scalon - 12/12/2017 - 0 Comentário(s)

Desenvolvida para modernizar e facilitar, a Nota Fiscal Eletrônica substitui o modelo tradicional da nota em papel com praticidade e eficacia. Neste artigo, você aprenderá como emitir nota fiscal eletrônica, seus pré requisitos e muito mais.

Apesar de ser uma realidade rotineira para muitas empresas, alguns empresários ainda tem dúvidas sobre como funciona a emissão da Nota Fiscal Eletrônica.

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Verifique a seguir tudo sobre a emissão da Nota Fiscal Eletrônica e fique por dentro.

Como funciona a Emissão da NFe e quais os passos a seguir?

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento fiscal que registra transações de vendas de produtos, serviços ou transferências feita de uma empresa a outra, ou para pessoas físicas.

A Nota Fiscal foi inserida aos poucos e agora é necessária em grande parte das transações, por isso é muito importante saber o que é preciso para emiti-la e como emiti-la.

O que eu preciso para emitir Notas Fiscais?

Abaixo descreveremos alguns pré requisitos para iniciar o uso da nota fiscal eletrônica em sua empresa. Siga os passos e lembre-se de ter um contador se possível ao seu lado, auxiliando em cada passo.

Verificar detalhes fiscais de sua empresa

É necessário saber qual é o tipo de enquadramento fiscal da sua empresa, em relação à emissão de notas fiscais, pois dependendo do regime de tributação em que se enquadra, pode haver diferentes implicações em relações de impostos.

Por mais que não seja obrigatório, é sempre importante ter um auxílio contábil para as questões burocráticas.

Dessa forma você garante que elas sejam resolvidas de forma correta e de quebra conta com alguém que te oriente a qual caminho seguir.

Adquirir um Certificado Digital

Por uma questão de segurança, a assinatura ou validação jurídica das notas ou demais documentos fiscais, só se dá mediante a um certificado digital que autentique e prove que foi sua empresa que emitiu o documento fiscal.

É necessário adquiri-lo junto a uma certificadora credenciada pela ICP-Brasil.

A Automatizei, empresa do grupo Soften, oferece certificado digital de qualidade e com preços especiais para nossos cliente, acesse o site www.automatizei.com.br e saiba mais.

Credenciar a empresa na Sefaz do estado

Antes de emitir uma Nota fiscal, é necessário que a empresa esteja devidamente credenciada e cadastrada na Secretaria da Fazenda do estado que atua.

O cadastro é feito de forma simples, mas pode mudar de estado para estado, por isso o auxilio de um contador é fundamental nesse processo.

Obter um Software Emissor de NFe

Para emitir um documento fiscal é necessário um software especifico para este tipo de emissão.

Por mais que o governo ofereça um emissor gratuito, nem sempre é a melhor opção, pois se trata de um sistema muito limitado e pouco intuitivo, sem dizer que tem prazo de vida, pois já vem sendo descontinuado e logo será extinto.

Há muitos emissores no mercado, basta buscar pela opção que melhor se adéque às suas necessidades e que esteja dentro das condições econômicas da empresa.

Quer conhecer e experimentar o sistema da Soften? Saiba mais aqui!

Passo a passo para Emitir uma NFe

Após verificar o enquadramento da empresa, adquirir o certificado, credenciar a empresa e obter um software de NFe, é hora de entender como preencher uma Nota Fiscal.

Vale lembrar que existem diferentes tipos de Notas fiscais (falaremos sobre abaixo), porém alguns pontos são necessários em ambos.

Veja os detalhes a seguir:

Dados do Emitente

Na NFe é necessário conter os dados completos do emitente, conforme descrito na Secretaria da Fazenda, entre eles: CNPJ, Razão Social, Endereço, Inscrição Estadual, CNAE, Inscrição Municipal, etc.

Dados do Destinatário

Outra obrigatoriedade na NFe são os dados do destinatário, sendo alguns deles: CNPJ ou CPF, Endereço, Razão Social ou Nome completo, Inscrição Estadual e Inscrição Municipal, quando houver.

Produtos e Serviços

Os produtos vendidos ou serviços prestados também precisam estar devidamente descritos na nota e entre os campos devem ser preenchidos: Nome ou identidade do produto, tipo (unidade, peça, litro, metro, etc), quantidade, valor unitário, valor total, NCM, CEST, peso bruto e líquido.

Tributação

A tributação é a parte mais complexa da nota e as empresas que precisam tributar impostos devem ficar atentas na hora de destacá-los, os principais são: ICMS, IPI, PIS, COFINS e ISS (esse sendo imposto sobre serviço).

Saiba que notas fiscais de transportes, podem exigir algumas outras informações, como dados do veículo, do tomador de serviço, entre outros.

Como Emitir Nota Fiscal Eletrônica

Tipos de Notas Fiscais

Há diversos tipos de notas fiscais existentes. Segue alguns exemplos abaixo:

Nota Fiscal Eletrônica

A NFe registra transações de produtos e mercadorias, sobre os quais incidem impostos na circulação de mercadorias e serviços (ICMS) e produtos industrializados (IPI).

Essa versão foi criada para substituir os modelos 1 e 1A, e é um modelo que deve ser emitido em um software emissor eletrônico.

Sua validação é feita por assinatura digital do emitente e autorizada, pela Secretaria da Fazenda do estado vigente.

Entenda mais sobre NFe com nosso artigo no blog ‘Tudo sobre Nota Fiscal Eletrônica’.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica

A NFCe está ligada diretamente ao mundo do varejo e comércio, e é um tipo de nota utilizada por Lojas, Supermercados, Bares, Farmácias, entre outros comércios.

Este documento eletrônico substitui as notas fiscais de venda ao consumidor , modelo 2 e o cupom fiscal emitido por ECF.

A comunicação direta com a Sefaz foi uma das vertentes para a digitalização do cupom fiscal, facilitando para o governo, para o consumidor final e para o contribuinte.

O cupom deve ser impresso na hora da venda e entregue ao cliente, contendo a chave de acesso e o QR Code, para que o consumidor consulte a validade do cupom.

Entenda mais sobre NFCe com nosso artigo no blog ‘Saiba o que é a NFCe’.

Conhecimento de Transporte Eletrônico

O CTe é um documento digital sobre a prestação de serviços de transporte de carga, seja rodoviário, aéreo, ferroviário ou dutoviário.

O CTe tem validade jurídica, assim como a NFe, por assinatura digital do emitente e autorizado pela Secretaria do Estado vigente.

O Conhecimento de Transporte busca aumentar a eficiência do processo de transporte entre o ponto de origem e o ponto de destino.

Entenda mais sobre CTe com nosso artigo no blog ‘O que é CTe e seus benefícios’.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

A NFSe é necessária para a comprovação da prestação de serviços de uma empresa a outra, e substitui a Declaração de Serviço exigida pelos municípios.

A nota é de exigência do Município onde o serviço foi prestado e deve ser emitida junto a Prefeitura na qual o prestador de serviço está registrado.

A NFSe está ligada ao imposto sobre Serviços Prestados (ISS), de competência municipal, e é relevante para profissionais autônomos que prestam serviços, como por exemplo, o profissional de nutrição.

Para entender mais sobre os tipos de notas fiscais, acesse nosso artigo completo no blog.

Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica na empresa

A emissão da Nota fiscal tem várias vantagens e benefícios para a empresa, para o governo e para o consumidor.

As mais significativas são: Redução de custo na emissão e no armazenamento de notas; Facilidade de acesso às notas emitidas; Facilidade de transmissão e emissão; Redução na utilização de papel; Padronização de envio; Ampliação do controle fiscal; Diminuição do tempo de entrega de mercadorias.

Muitas dessas vantagens serão percebidas a longo prazo, pois a implementação de um documento fiscal eletrônico é gradativa, porém, são benefício significativos às empresas.

Há muitas outros benefícios de integrar a Nota Fiscal Eletrônica na empresa, verifique mais dessas vantagens com nosso post do blog.

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica pelo Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos, adequado às Micros e Pequenas empresas.

Optantes pelo Simples Nacional estão obrigados à emissão de NFe, caso se enquadrem nas situações previstas pelas legislações e protocolos estaduais.

O procedimento para começar a emissão da NFe pelo Simples Nacional é o mesmo de outros regimes, e como descrito acima, os pré-requisitos para emitir uma NFe são:

Verificar o enquadramento de sua empresa; adquirir um certificado digital; credenciamento na Sefaz do estado de atuação e obter um software de emissão de notas.

Na NFe o regime tributário é verificado a partir dos códigos, que são CRT (Código Regime Tributário) e CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional).

O auxílio contábil é de extrema importância, pois irá guiar a empresa na utilização correta dos códigos de tributação.

Nota Fiscal para Microempreendedor Individual (MEI)

Para se enquadrar no MEI, o faturamento anual deve ser de até 60 mil (sendo 81 mil a partir do ano de 2018), portanto, as notas fiscais emitidas no ano não podem ultrapassar esse valor.

Há casos em que o MEI não precisa emitir notas fiscais, verifique aqui nesse artigo do blog quais são os casos específicos.

O MEI pode emitir 4 tipos de notas, sendo a Nota Fiscal Avulsa; Nota Fiscal Avulsa Eletrônica; Nota Fiscal Eletrônica e Nota Fiscal de Venda ao Consumidor.

Como Emitir Nota Fiscal Eletrônica

Como o MEI pode emitir NFe?

O microempreendedor que optar pela Nota Fiscal Avulsa, precisa fazer uma solicitação no estado de atuação e logo buscar a NF impressa no órgão responsável da cidade, com o comprovante em mãos.

Caso opte tirar notas online, é possível emitir a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica ou a Nota Fiscal Eletrônica, nesse caso, você terá login e senha – após cadastramento – para emissão na web ou software próprio.

Outra opção é a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, que é preenchida em um bloco de notas, e é a opção menos procurada, por conta da facilidade da nota eletrônica.

Saiba mais sobre legislação do MEI com o artigo do blog.

Naturezas de Operações de Notas Fiscais

Ao preencher sua NFe, você passa por alguns campos que são necessários e obrigatórios. A Natureza da Operação é um deles.

 O que é Natureza de Operação Fiscal?

A natureza da operação é o campo que você deve descrever o que está fazendo com o produto.

Há algumas naturezas,  sendo elas, venda, devolução, remessa, retorno, ajuste, complementar e contingência, e cada nota é distinta da outra, tendo diferentes objetivos.

Uma das diferenças nas notas está na CFOP, é ela que vai diferenciar o tipo de natureza padrão da nota.

Tipos de Operações Fiscais da NFe

A Nota Fiscal de Venda, por exemplo, é para registrar transações de compra e venda entre uma empresa e outra, o preenchimento dela é simples e sua emissão também.

A Nota Fiscal de Devolução tem o objetivo de anular a operação de compra e venda, inclusive sobre os impostos.

Há dois tipos de emissão de nota de devolução, sendo, Nota Fiscal de Devolução de Compra e Nota Fiscal de Devolução de Venda.

A Nota Fiscal de Remessa tem a finalidade de acompanhar uma mercadoria, após essa mesma sair da empresa.

Já a Nota Fiscal de Retorno acontece, por exemplo, quando a mercadoria é enviada para conserto a um estabelecimento com uma nota de remessa, e o mesmo estabelecimento tem que emitir uma nota de retorno de conserto.

A Nota Fiscal de Ajuste tem como objetivo identificar as notas emitidas para ajuste na escrituração, ou seja, que não tenha referência com operações de produtos e sim para fins escriturais.

A Nota Fiscal Complementar tem a finalidade de complementação da nota, por exemplo, caso tenha faltado os impostos, é necessário uma nova nota apenas com as informações dos impostos, onde uma complemente a outra.

A Nota de Contingência é utilizada para quando há algum problema técnico, tanto na Secretaria da Fazenda quanto no ambiente do contribuinte, como a falta da internet, por exemplo.

O envio é feito em contingência, sem transmissão do arquivo digitalmente.

Dependendo do seu tipo de negócio, é possível que seja necessário emitir quase todo tipo de segmento de notas, porém, a rotina de sua empresa irá mostrar qual tipo e qual segmento seguir.

Fique por dentro de todos os assuntos fiscais do país em nosso blog diariamente atualizado.

Conclusão

A Nota Fiscal Eletrônica, sem dúvida, é de enorme importância para as empresas, e após se tornar obrigatória para a maior parte dos contribuintes, sua emissão é essencial.

São vários tipos e segmentos, basta apenas saber qual tipo sua empresa precisa emitir e qual segmento de nota seguir.

Com algumas burocracias e pré-requisitos, que podem dificultar um pouco mais a emissão, o processo de emissão da Nota eletrônica é muito mais seguro e eficaz.

Porém, tenha sempre um acompanhamento contábil, pois é de grande importância para aqueles que querem abrir uma empresa ou começar a emitir documentos fiscais.

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Flávia Scalon
Flávia Scalon

É formada em publicidade e propaganda, pós graduada em gestão de comunicação integrada e uma das principais autoras do blog. Especialista em assuntos fiscais. Nas horas vagas, gosta de ler sobre romance, comédia, drama, entre outros assuntos, também curte vários estilos musicais e aprecia múltiplas culinárias.

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