Checklist de Documentos da Contabilidade: Confira 7 ferramentas para gerenciar suas rotinas contábeis

checklist de documentos da contabilidade

Escritórios contábeis têm uma rotina agitada, pois, são diversos procedimentos a serem feitos no dia a dia e um checklist de documentos da contabilidade ajudaria nesse processo.

Organizar a rotina e aumentar a produtividade ajuda em todo o planejamento do escritório contábil e no ganho de tempo.

O checklist ajudará com isso, mas, é importante ter um acompanhamento de ferramentas para gerenciar suas rotinas contábeis.

Acompanhe o artigo e saiba como organizar sua gestão e quais ferramentas podem ajudar nisso.

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Como organizar a rotina de um escritório de Contabilidade

Muitas empresas contábeis ainda são adeptas do papel e por conta disso perdem muito tempo na organização da rotina e dos processos envolvidos do negócio.

Esse apego e a falta de uma rotina organizada pode prejudicar um escritório, seja na perca de tempo ou por erros mais graves.

Para que isto não ocorra e o escritório não perca clientes importantes, é importante organizar a rotina da contabilidade.

Primeiro, faça uma limpeza em todo o escritório, descarte os papéis que não são mais necessários, separe documentos por categoria, e organize todos os clientes por pastas.

Assim, os documentos não ficarão misturados e será possível ter um trabalho mais produtivo.

Logo, separe as tarefas de cada funcionário, para que cada um seja responsável por uma área, tendo a facilidade de cumprir os prazos e obrigações.

Além disto, ter um calendário online para organizar as atividades a serem cumpridas ajuda com prazos importantes.

Para que a organização seja completa, automatize os processos que permitem isso, assim a equipe levará menos tempo para completá-los.

Essa automatização pode ocorrer desde um calendário online – como citado acima -, quanto com um software de gestão.

O uso da tecnologia completará a organização da contabilidade, ajudando no controle e verificação de toda a rotina de processos.

Saiba mais sobre a importância da tecnologia na contabilidade com este artigo do blog da Soften.

Checklist de Documentos da Contabilidade

Um escritório contábil toma conta de diversos documentos fiscais de seus clientes, sendo alguns deles:

  • Boletos
  • Cálculo de honorários
  • Contas diversas
  • Contratos
  • Documentos de abertura de empresa
  • Encargos (apuração e envio de impostos)
  • Notas Fiscais (de compra e despesas)
  • Recibos (de pagamentos)
  • Relatórios (de despesas)

Esse Checklist de Documentos da Contabilidade aborda alguns dos muitos documentos que um escritório contábil cuida para os clientes.

Além disso, há processos internos, recebimento e conferência de documentos e muitas outras rotinas contábeis.

Neste artigo foi abordado as responsabilidades do empresário e as responsabilidades do contador de forma completa.

4 Ferramentas para gerenciar a rotina na Contabilidade

Para ajudar na organização desse checklist e na rotina de toda a contabilidade, existem algumas ferramentas online de gerenciamento de tarefas.

Para ajudar, foram listadas abaixo algumas dessas ferramentas. Verifique a seguir a que melhor se encaixa em seu escritório.

Runrun.it

A Runrun.it é uma das ferramentas mais completas para contadores, com um gerenciamento de todo o fluxo de trabalho.

Com a ferramenta é possível integrar:

– Abertura de empresas;
– Apuração e envio de impostos com lembretes;
– Cálculo de honorários;
– Acompanhamento de rotinas contábeis;
– Recepção, triagem e conferência de documentos;
– Processos internos, etc.

Além disso, a ferramenta tem versão em português e é gratuita por 14 dias, além de emitir lembretes para alertar alguma atividade que precisa ser feita ou finalizada.

Trello

A ferramenta Trello gerencia projetos, permitindo organizá-los conforme as necessidades do usuário.

Com a ferramenta é possível integrar:

– Abertura de empresas;
– Apuração e envio de impostos com lembretes;
– Acompanhamento de rotinas contábeis;
– Recepção, triagem e conferência de documentos;
– Processos internos.

A única desvantagem é que a ferramenta não tem versão em português, porém, é gratuita e permite trabalhos em equipe, possibilitando seu compartilhamento.

Todoist

A Todoist é uma ferramenta, que gerencia toda a rotina de um escritório contábil, possibilitando integração de várias atividades.

Com a ferramenta é possível integrar:

– Abertura de empresas;
– Apuração e envio de impostos com lembretes;
– Acompanhamento de rotinas contábeis;
– Recepção, triagem e conferência de documentos;

Essa ferramenta, como a Runrun.it, tem versão em português e é gratuita por 14 dias, possibilitando organizar várias documentações e atividades da contabilidade.

MasterDoc

A MasterDoc é um ferramenta em português, que permite controle de obrigações, armazenamento em nuvem e gestão eletrônica de documentos.

Com a ferramenta é possível integrar:

– Relatórios;
– Recepção e baixa de documentos;
– Acompanhamento de rotinas contábeis, etc.

A ferramenta é paga, e no próprio site é possível fazer um orçamento a partir do preenchimento de um formulário.

checklist

3 Ferramentas Bônus

Asana – Administração Online

O Asana é uma plataforma online gratuita, que permite o gerenciamento de atividades colaborativas, ou seja, organiza as tarefas do dia a dia.

É possível administrar trabalhos e criar novos, podendo monitorar as atividades a serem feitas.

Além de permitir criar grupos de colaboração, dependendo de cada atividade, podendo assim dividir as tarefas com praticidade e facilidade.

Dropbox / Google Drive – Armazenamento e Compartilhamento de Arquivos

Tanto o Dropbox, quanto o Google Drive, permitem o compartilhamento de arquivos, recebimento e envio de documentos de clientes, sejam eles, notas, recibos, contratos e etc.

É possível acessar as ferramentas a qualquer momento e de qualquer dispositivo e lugar com acesso à internet.

As ferramentas são gratuitas, com um login e senha para acessar, porém, há um limite de memória, se atingir o limite e precisar de mais, é preciso comprar.

Soften Sistemas – Software de Gestão

O Software de Gestão da Soften é completo e de fácil manuseio, é possível emitir notas fiscais, SPED, envio automático de XML, etc.

Um software gestor ajuda em diversas áreas e atividades, sendo que há várias obrigações fiscais, tributárias e contábeis que fazem parte da rotina, sejam, SPEDs, ECF-Fiscal, NFe, ECF-Contábil, etc.

Adquirir um sistema desse tipo irá apenas trazer qualidade ao seu dia a dia, além de organização e automação.

Conheça também alguns sistemas de contabilidade online com este artigo do blog.

Por que ter ferramentas para gerenciamento contábil?

As ferramentas de gerenciamento contábil irão ajudar em toda a organização do escritório e suas tarefas.

Além de eliminar uma parte da papelada, é possível ter uma visão mais completa das tarefas que cada funcionário da empresa está responsável.

Assim, é possível priorizar tarefas, mensurar a produtividade dos setores por meio de relatórios e manter o ambiente organizado e limpo.

Essas e outras atividades podem ser feitas nas ferramentas citadas no tópico acima, todas elas são online e algumas gratuitas.

Analise e escolha uma ferramenta que se encaixe e cumpra com as necessidades do seu escritório.

Organize a rotina contábil do seu escritório

Como dito, o uso de ferramentas para organizar a rotina contábil de um escritório é de grande importância.

Elas ajudam em vários aspectos e possibilitam que as tarefas diárias sejam listadas e feitas de forma correta.

Assim, a economia de tempo ajuda tanto os funcionários quanto os clientes.

Adeque seu escritório e utilize as ferramentas necessárias e que sejam compatíveis com seu negócio.

Caso necessite de ajuda com a emissão de notas de seus clientes, entre em contato com a Soften Sistemas.

A empresa tem produtos e serviços específicos para vários tipos de empresas.

Além disso, a Soften oferece um programa de parceria com contadores, com premiação por cada indicação de cliente.

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Flávia Scalon
Flávia Scalon

É formada em publicidade e propaganda, pós graduada em gestão de comunicação integrada e uma das principais autoras do blog. Especialista em assuntos fiscais. Nas horas vagas, gosta de ler sobre romance, comédia, drama, entre outros assuntos, também curte vários estilos musicais e aprecia múltiplas culinárias.

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