Cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica (NFe): Aprenda como fazer

Flávia Scalon - 29/10/2017 - 0 Comentário(s)

Alguns assuntos deixam dúvidas em muitas pessoas, cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica é um deles, para muitos contribuintes esse processo ainda é um enigma, devido a vários fatores que ocorrem na emissão de uma NFe.

Cancelar ou fazer a correção de uma Nota Fiscal Eletrônica é mais simples do que imaginam.

Porém, é importante saber como são feitos esses processos e em quais meios, pois, há outras alternativas antes do cancelamento, que podem ser executadas, além das regras necessárias para executar um cancelamento.

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Com o intuito de substituir a nota no papel, a utilização de um emissor de NFe é crucial e a praticidade da realização da nota nele, diminuem erros que antes eram quase rotineiros, e por mais que o emissor reduza esses erros, eles ainda podem acontecer, por isso é necessário estar atento na emissão da NFe.

Saiba mais sobre um emissor de NFe com o artigo no nosso blog

Abordamos o assunto para mostrar as alternativas e as possíveis situações em que se aplica o cancelamento, correção, inutilização, etc.

Confira a seguir todas as informações.

Quais os motivos para cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica?

Há várias razões para que aconteça um cancelamento de NFe, sejam elas, por um erro de digitação, troca de nomes de fornecedores, cnpj, falha nos cálculos, alteração de valores, desistência do cliente, falta de mercadoria, etc.

Muitas vezes, também pode ocorrer algum tipo de erro ou desistência por parte do destinatário, por isso, é necessário estar sempre a par desse tipo de ação, para que não haja problema com o prazo de cancelamento da NFe.

É importante ficar atento a todos os erros que podem ocorrer na nota fiscal, pois, quando identificado a tempo, é possível impedir vários problemas e prejuízo na empresa.

Caso o destinatário decida não adquirir a mercadoria na última hora, ou se houver uma falta da mesma, é possível outro tipo de transação, caso o prazo para o cancelamento da NFe expire.

Veja esse vídeo que a Soften preparou sobre o Cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica:

Confira as regras e outras alternativas a seguir.

Regras para cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica

O processo para cancelar uma NFe depende muito se o documento foi emitido, recebido e aprovado pelo Fisco, mas é importante que a mercadoria não tenha saído para entrega, para que não haja nenhuma divergência tanto para o contribuinte, quanto para o cliente.

Segue algumas regras para o cancelamento de um NFe:

A Nota Fiscal Eletrônica deve ter sido autorizada pelo Fisco.

– O cancelamento é válido apenas se for registrado antes da saída da mercadoria do estabelecimento.

– O destinatário não pode ter realizado a Ciência da emissão.

– O prazo é de 24 horas a partir da autorização da NFe, para efetuar o cancelamento.

O prazo pode ser menor conforme o estado vigente, mas, em quase todos os estados, o prazo para o cancelamento de uma NFe continua sendo 24 horas, esse prazo foi estipulado pela Receita Federal para evitar que as notas fiscais sejam anuladas depois que os produtos adquiridos estejam circulando no mercado.

O único estado que tem um prazo diferente no momento é MT, onde o prazo para cancelar NFe é de 2 horas, apenas.

No caso da ciência de emissão já ter sido feita pelo destinatário, não é mais possível o cancelamento, pois essa ciência é uma sinalização do conhecimento de que o documento fiscal foi emitido.

Muitas vezes a solução para esse tipo de problema é a nota fiscal de devolução.

Quando passado o prazo de cancelamento, ainda que possível cancelá-la fora do prazo, haverá prejuízo ao caixa da empresa, pois pode haver multa, que muitas vezes costuma ser de 1,5% sobre o valor total da nota.

cancelar NFe

 Passo a passo para cancelar Nota Fiscal Eletrônica

O cancelamento em cada software é de uma forma diferente, porém, há alguns passos que podem ser seguidos:

1) Selecionar a nota, buscar a opção cancelar nota fiscal dentro do software emissor de NFe e solicitar o cancelamento da mesma.

2) Aguarde a análise e validação do processo. A Receita envia uma mensagem avisando se o arquivo foi cancelado ou não.

3) Para consultar o status da nota fiscal, acesse o site da fazenda com a chave de acesso da NFe.

Cancelamento de NFe, de acordo com o software Soften Siem da Soften Sistemas:

1) Entrar em venda e selecionar emitir NFe;

2) Clicar em gerenciador e selecionar o certificado digital;

3) Com a janela do gerenciador aberta, selecionar a nota que deseja cancelar;

4) Clicar em Evento (Canc/Cce), selecionar novo evento e após isso inserir o motivo do cancelamento e confirmar, o Fisco enviará a resposta.

Para fazer a carta de correção, é só seguir os mesmos passos acima, pois o cancelamento e a carta de correção ficam no mesmo caminho, basta apenas escolher a opção que deseja executar.

Como cancelar uma NFe fora do prazo estipulado pelo Fisco?

É muito importante estar atento a todos os passos para um cancelamento de notas fiscais, e com isso, estar sempre acompanhado de uma contabilidade que o guie e oriente em todos os processos de sua empresa.

Confira este artigo completo sobre o assunto.

Uma das alternativas de cancelamento fora do prazo é o cancelamento extemporâneo, transferência que a contabilidade faz, é necessário que o contador vá na Sefaz e pague uma taxa, assim é liberado o cancelamento e é possível fazê-lo dentro do sistema emissor de NFe.

Porém, como dito, apenas um contador consegue fazer esse processo, por isso a importância do acompanhamento de um em sua empresa.

Nesse link é possível verificar os passos do cancelamento extemporâneo

Quando se perde o prazo de cancelamento da nota fiscal, são possíveis várias transações, tais como: devolução, carta de correção, estorno e nota complementar.

Basta apenas verificar o que é melhor para a situação, abaixo explicamos todos os processos detalhadamente.

Quais as alternativas que tenho para um possível erro na NFe?

Muitas vezes o erro contido na nota fiscal é algo que pode ser resolvido de outra forma, e há várias soluções para os contribuintes que emitem notas fiscais diariamente, além do cancelamento de NFe.

Veja a seguir todas as alternativas:

Cancelamento

O cancelamento da Nota Fiscal pode acontecer por conta de erro de digitação, erro de cálculo, desistência do cliente, além de outros motivos.

O cancelamento pode ser feito no prazo de 24 horas desde a autorização da nota e se a mercadoria ainda não tenha saído para entrega.

Caso o destinatário efetue o processo de ciência da nota, mesmo que a mercadoria não tenha saído para ser entregue, não é possível o cancelamento da NFe.

Inutilização

É possível fazer a inutilização sempre que preciso, caso a numeração não tenha sido utilizada em nenhuma NFe, ou seja, não pode estar autorizada, cancelada ou denegada, pois não será inutilizada caso esteja com algum desses status.

Devolução 

A nota de devolução pode ser realizada por vários motivos, por exemplo, atraso de entrega, desistência do cliente após a nota ter sido emitida, falta de mercadoria, entre outras coisas.

Não é preciso se preocupar com o prazo para emitir a nota fiscal de devolução, pois pode ser feito em qualquer momento.

Carta de correção (CC-e)

Utiliza-se a Carta de Correção para regularizar algum erro que possa ter ocorrido na emissão da nota fiscal, porém, há algumas exceções, que não aceitam essa correção, como:

Valores de impostos, sejam eles, base de cálculo, alíquotas, quantidade, preço diferente, valor da operação;

Mudança em dados cadastrais seja do remetente ou destinatário;

Data de emissão ou saída de mercadoria.

É possível fazer várias cartas de correção, porém, uma anula a outra, então é importante estar atento as informações contidas na carta anterior.

Estorno

O estorno pode ser feito quando a Nota Fiscal Eletrônica passar do prazo de cancelamento – que geralmente é de 24 horas –, e se a mercadoria ainda não tiver a caminho da entrega.

A função do estorno é devolver a mercadoria ao estoque junto com o imposto que pode ter sido destacado na NFe. É necessário uma declaração anexada à nota de estorno com uma explicação e assinatura do destinatário – que não recebeu a mercadoria contida na NFe.

Complemento 

A Nota Fiscal Eletrônica complementar serve para complemento de informações da NFe, como: quantidade, valor de ICMS, entre outras coisas. Ela não cancela a nota que faltou informações, apenas a complementa, para que assim seja a ação final da nota.

Com todas essas alternativas, não é necessário ter receio dos erros, pois, uma delas irá servir para alguma situação errônea, basta apenas estar atento e informado.

Apesar de toda a tecnologia que os emissores proporcionam, ninguém está imune aos erros, principalmente empresas que emitem notas fiscais.

Quando se age de forma rápida, é possível evitar multas e transtornos para a empresa.

É importante também o acompanhamento de um contador, pois nem sempre o cancelamento é o indicado para a situação, e para isso, com a informação correta, problemas são evitados.

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Flávia Scalon
Flávia Scalon

É formada em publicidade e propaganda, pós graduada em gestão de comunicação integrada e uma das principais autoras do blog. Especialista em assuntos fiscais. Nas horas vagas, gosta de ler sobre romance, comédia, drama, entre outros assuntos, também curte vários estilos musicais e aprecia múltiplas culinárias.

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