Caixa 2: por que não vender sem NF-e?

Vinícius Braga - 19/07/2017 - 2 Comentário(s)

Cortar custos e reduzir a carga tributária são objetivos de todas as empresas, e há diversas boas estratégias para alcançá-los. Porém, alguns gestores resolvem optar pela pior e mais perigosa delas: não emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) nas operações.

Dessa forma, o que possivelmente gera uma economia no começo pode sair muito caro e gerar consideráveis transtornos. Afinal, sonegação de impostos é crime. E o caixa 2, para controlar o dinheiro de vendas e serviços prestados sem nota, é uma prática negativa para o funcionamento empresarial.

Diante dos riscos que sua empresa não deve correr e das possibilidades de desenvolver melhores práticas, vamos mostrar a você neste post:

  • o que é o caixa 2 empresarial;
  • por que é preciso emitir nota fiscal eletrônica em cada operação;
  • benefícios da emissão de notas fiscais;
  • e como pagar menos impostos por meio de um bom planejamento tributário.

Entendendo o caixa 2 nas empresas

Seguindo o correto, para cada venda ou prestação de serviço — assim como contratação de serviço ou compra — uma nota fiscal deve ser emitida. É essa movimentação que faz o caixa 1 das empresas oficial, com todos os valores pagos e recebidos sendo lançados na contabilidade.

Já o caixa 2 é um caixa paralelo. Por exemplo, ocorre quando o empresário resolve fazer uma venda sem emissão de nota fiscal eletrônica e recebe o dinheiro em mãos ou na sua conta pessoal.

Então, além de não pagar os tributos devidos, não registra o faturamento na contabilidade e nem nas disponibilidades da empresa, no caixa ou nas contas bancárias.

Em algumas vezes, o que ocorre não é nem a omissão do documento fiscal, mas sim sua emissão propositalmente errada, a famosa “meia nota”. Isso acontece especialmente na prestação de serviços, que não exige informar números de estoque ao Fisco para cruzamento de informações.

Ou seja, o caixa 2 é mais amplo do que não emitir (NF-e) e sonegar impostos. Ele envolve mexer na contabilidade para que os órgãos não descubram a prática, e assim prejudica e dificulta a gestão financeira, assunto no qual nos aprofundaremos à frente.

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Por que é importante emitir notas fiscais

Para não cometer sonegação

Primeiramente, toda saída de uma empresa, mesmo que não gere imposto — como uma remessa para demonstração —, tem de ser legalmente acompanhada por nota. Com efeito, é extremamente importante que a empresa funcione dentro da lei. Esse é o primeiro motivo.

Obedecer a legislação anula a possibilidade de a empresa ter de arcar com as pesadas multas fiscais dos órgãos públicos. Adicionalmente, permite que o responsável gerencie seu negócio com a tranquilidade de não precisar se “desviar” de fiscalizações ou encontrar meios de esconder práticas ilegais.

Para evitar os perigos de sonegar e as sanções previstas

Caso a empresa venda ou revenda produtos, por exemplo, pode ter enorme prejuízo com uma possível fiscalização em trânsito.

Assim que os representantes do Fisco param um veículo que está fazendo frete e constatam que não há nota fiscal eletrônica corretamente emitida, a carga é apreendida. E mais: junto a todo esse transtorno vem a autuação, que raramente não ultrapassa o valor da venda da mercadoria fiscalizada em transporte.

Agora falando sobre prestação de serviços, caso uma empresa levante suspeitas e os fiscais comprovem a sonegação, pode ser multada com base na presunção de valores feita por eles.

Nessa hipótese, é difícil saber o que os fiscais podem achar adequado. Mas é possível que presumam que um alto valor foi sonegado e que a multa seja altíssima.

Excluindo as possíveis variações, conforme o trabalho dos fiscais, existem sanções preestabelecidas em lei. De acordo com a Lei 4.729, que estipula as penas relacionadas, elas são as seguintes:

  • de seis meses a dois anos de cadeia para os responsáveis pela empresa, seus sócios ou empreendedor individual;
  • multa de duas a cinco vezes o valor do tributo sonegado;
  • caso o responsável pelo negócio seja réu primário, pode livrar-se da prisão, mas a autuação financeira sobe para até dez vezes o valor dos impostos sonegados.

Benefícios de emitir a nota fiscal eletrônica

A emissão de NF-e não é importante apenas para que se ande dentro na lei e não se corra o risco de sofrer com penalizações. Ela gera benefícios às próprias empresas emissoras, um dos motivos pelos quais os órgãos fazendários nacionais criaram o documento eletrônico.

Adiante, vamos abordar benefícios da emissão de nota fiscal em conjunto com a manutenção de apenas um caixa oficial.

Eliminação de erros em declarações

Como sabemos, tudo o que é regulado por órgãos de fiscalização tem a previsão de multas para descumprimentos. Tendo isso em vista, entregar declarações e escriturações com erros também está sujeito a autuações. Mas o que a sonegação tem a ver com isso?

Bem, como vimos, sonegar exige omitir documentos fiscais ou elaborá-los com informações propositalmente inexatas. Depois, no momento de a empresa ter uma declaração elaborada, alguns erros podem ser cometidos, como:

  • lançamentos de valores do caixa 2 nas obrigações, pela confusão que a prática pode gerar;
  • esquecimento da inclusão de valores ou notas em uma obrigação, pois quando se tem a cultura de vender sem nota naturalmente pode-se ignorar um documento existente achando que ele não foi emitido.

Boa manutenção da gestão financeira

Gerir as finanças com caixas paralelos é como gerenciar as movimentações de valores de empresas diferentes dentro de uma só.

Agora, imagine como é mais difícil fazer dois fluxos de caixa ao mesmo tempo, calcular seus saldos e ainda suas projeções para os próximos meses. Isso sem falar que depois será preciso analisá-los em conjunto para chegar a conclusões, unindo-os de maneira não oficial.

Sem dúvida, essa dificuldade pode fornecer respostas erradas ao gestor.

Por exemplo, se todo esse processo revelar equivocadamente que o saldo será positivo e alto nos próximos meses, ele pode acabar contraindo dívidas que não conseguirá pagar para investir no negócio. No entanto, só perceberá quando estiver perto da inadimplência.

Manutenção do bom relacionamento com clientes que seguem a legislação

Empreendedores que procuram cumprir com todas as obrigações fiscais e tributárias impostas por lei tendem a não participar de procedimentos ilegais.

Portanto, ao oferecer a “meia nota” ou até um produto ou serviço sem nota, alguns clientes podem não aceitar e encerrarem as negociações. Além disso, a proposta pode transmitir uma ideia de que a empresa não é confiável e os responsáveis não são honestos, o que significa a perda de clientes.

Posse de comprovantes das operações

Pense no que pode acontecer se um negócio vender ou prestar serviços sem nota e a outra parte não cumprir com alguma de suas obrigações da operação. Como buscar os direitos na justiça, por exemplo, se não há documento idôneo de comprovação da venda ou do serviço?

A NF-e, especialmente por seu XML, sempre é necessária quando um empreendimento tem de provar uma operação. Ou seja, omitir o documento ou fazê-lo incorretamente de propósito tira da organização a possibilidade de buscar seus direitos, dependendo de qual problema ocorrer entre ela e cliente.

Boa manutenção da gestão de estoque para comércios e indústrias

Empresas que precisam manter estoque, de preferência, devem automatizar a gestão dele e integrá-la ao emissor de notas utilizado. Então, a cada emissão ou recepção de documento, os controles se atualizam exata e automaticamente conforme as movimentações de produtos e materiais.

Diante disso, a conclusão é que comércios e indústrias que fazem o caixa 2 ficam impossibilitados de manter uma gestão de estoque automatizada, exata e facilitada da forma que mostramos acima.

Inclusive, com o caixa 2, se faz necessário ter um segundo controle de estoque — um inventário paralelo em relação àquele que movimenta o faturamento da contabilidade oficial.

Aliás, abrindo um parêntese, vamos voltar um pouco atrás nessa cadeia de funcionamento relacionada a estoques. Para fazer caixa 2 é preciso conseguir contar com um fornecedor que ofereça materiais ou mercadoria sem declarar integralmente suas vendas, o que é difícil (e não recomendado).

Por que isso é necessário? Porque a empresa não pode — caso tome a decisão errada de sonegar — ter sempre mais entradas do que saídas e ainda assim manter o funcionamento. Afinal, depois de algum tempo, isso leva qualquer negócio à falência.

Portanto, se tal cuidado não for tomado, em algum momento os órgãos de fiscalização suspeitarão e chegarão ao empreendimento.

Manutenção de contabilidade que reflita a realidade da empresa

A escrituração contábil, além de ser uma obrigação legal, tem outras funções. Uma delas é refletir a realidade econômica, financeira e patrimonial da empresa. E é claro que ela não irá refletir se algumas operações não tiverem suas notas corretamente emitidas.

Consequentemente, a contabilidade não servirá como ferramenta de medição de desempenho e para auxílio na tomada de decisões do gestor. Ou seja, se perderá a chance de contar com relatórios contábeis muito úteis para a gestão.

Além disso, em situações específicas, a contabilidade da empresa que faz caixa 2 pode agir contra ela. Para expandir, por exemplo, muitas microempresas recorrem a empréstimos oferecidos pelos bancos para tal finalidade.

Assim, para avaliação de crédito e da capacidade de pagamento do negócio, solicitam a contabilidade.

Nesse momento, se a escrituração tiver faltas por conta do caixa 2 e demonstrar que a realidade financeira oficial da empresa é preocupante, o pedido pode ser negado ou o valor liberado pode ser reduzido em muito.

Adicionalmente, se a instituição financeira suspeitar que o empreendimento solicitante não é honesto com suas demonstrações contábeis, provavelmente nem abrirá uma conta de pessoa jurídica para ele.

Possibilidade de fornecer a grandes empresas

Existem muitas grandes marcas que sempre estão abertas a novos fornecedores de produtos ou prestadores de serviços, inclusive dedicando páginas inteiras exclusivas a tais cadastros em seus sites.

Muitas delas solicitam informações dos candidatos que vão além daquelas mais básicas de contato e identificação, como compras e vendas dos últimos 12 meses.

Obviamente, nem precisamos falar que elas não aceitam a “meia nota” e muito menos pagar por algo sem documento fiscal. O que queremos é chamar atenção para a análise de fornecedores que elas fazem, na qual uma única suspeita significa a desclassificação do candidato a fornecedor — a perda de uma excelente oportunidade.

Como pagar menos impostos sem fazer caixa 2

Ninguém precisa abrir mão da nota fiscal eletrônica nem de suas informações corretas para procurar formas de reduzir a carga tributária de um negócio. Basta direcionar o tempo e o esforço necessários para manter um caixa 2 (como vimos que é preciso) para investir em um bom planejamento tributário.

Permitido por lei para todas as empresas, esse planejamento se resume em buscar meios legais de economizar com tributos. Quer saber como fazer? Mostraremos agora detalhadamente.

Revisar os impostos pagos

Para saber se há como gastar menos com os impostos, o primeiro passo é repassar todos eles atentando à forma como são aplicados e às possibilidades que a legislação oferece para a aplicação.

Assim, a empresa pode chegar a novas conclusões e pagar todos seus tributos dentro da lei e ainda gastando menos. Por exemplo, para empresas do Simples, pode-se pesquisar se as atividades da empresa não se enquadram em outro anexo, com os mesmos tributos, mas menores alíquotas.

Aliás, o Simples Nacional terá muitas mudanças que entrarão em vigor já no primeiro dia de 2018. Então, caso não dê para economizar agora, é possível planejar-se para pagar menos impostos a partir do próximo ano.

Verificar a possibilidade de utilizar créditos fiscais

O regime simplificado, da maneira que funciona, não permite que as empresas enquadradas nele utilizem créditos adquiridos em compras para deduzir de seus tributos. Porém, os negócios dos demais regimes podem se beneficiar deles.

Sendo assim, caso nenhum crédito esteja sendo utilizado, se deve checar o mais rápido possível a possibilidade de fazer tal uso. E mesmo que o benefício já seja aplicado, o gestor deve pedir auxílio de seu contador para verificar se nenhum outro crédito pode passar a ser usado.

Pedir a compensação de impostos pagos a mais, se forem constatados

Após as duas práticas acima, a conclusão pode ser de que a empresa pagou tributos indevidamente por algum período. Mas isso não significa que o dinheiro foi perdido, pois o ressarcimento também é previsto na legislação.

Basta realizar as novas apurações, proceder com o pedido de recuperação de tributos e apresentar documentos que comprovem o fato. Depois, sendo reconhecido o direito de compensação pelos órgãos públicos — o que não é demorado —, os valores são liberados.

Em termos, não se tem o dinheiro de volta, como em um depósito na conta da empresa. Porém, nos meses seguintes os valores são aproveitados para quitar novos tributos que serão apurados. Então, o dinheiro é sim recuperado, na forma de economia futura.

Simular as apurações de impostos em outros regimes tributários

Micro e pequenas empresas podem aderir a quatro regimes de tributação:

  • Simples Nacional;
  • Lucro Presumido;
  • Lucro Arbitrado; e
  • Lucro Real.

Geralmente, o Simples é o mais adequado aos negócios desses portes. Porém, em casos específicos, dependendo de quanto é o faturamento anual, um outro regime pode acabar sendo mais econômico.

Para saber, é preciso simular como seriam os pagamentos de tributos utilizando as alíquotas e regras dos outros sistemas, assim como o quanto os créditos fiscais impactariam na redução da carga tributária.

Tendo isso em mente, o responsável pelo negócio tem de estar atento às mudanças do Simples e, com o auxílio de seu contador, realizar os cálculos todo ano para ter certeza que seguir no regime simplificado é o mais adequado.

Reavaliar o pró-labore

O pró-labore é a retirada mensal do proprietário da empresa. Ou dos sócios, caso seja uma sociedade. É como a remuneração dos responsáveis pela administração do negócio. Sobre esse valor mensal, incide 11% de INSS.

O que deve ser observado é que o pró-labore, diferentemente dos salários dos funcionários, pode ser alterado conforme o empreendedor tiver vontade. Por isso, ele pode reduzir a retirada para diminuir a contribuição à Previdência gerada por ele.

Isso não significa que o gestor precise ganhar menos ou ainda fazer um caixa 2 de pessoa física. Basta retirar o valor reduzido no pró-labore dos lucros, o que é permitido, declarado na contabilidade e totalmente isento de impostos.

Ou seja, no fim, todas as leis são seguidas: a mesma retirada é mantida e menos contribuição previdenciária é paga.

Simular a divisão da empresa

Quando está no Simples Nacional, uma empresa pode se tornar duas para reduzir os tributos. Não é abrir uma filial, e sim uma nova empresa que terá sua geração de receitas separada da primeira.

Por exemplo, se uma microempresa do comércio atinge o faturamento anual de R$ 192 mil (R$ 16 mil por mês), sai da primeira faixa do Anexo I do Simples. Isso significa passar para a segunda e pagar mensalmente 5,47% de imposto, em vez dos 4% da primeira.

Então, o resultado pelo percentual de 5,47% seria aproximadamente R$ 875 de tributos ao mês.

Agora dividindo o negócio em dois que conjuntamente faturem R$ 16 mil ao mês, ambos ficariam na primeira faixa do Anexo I. Juntando os impostos, seriam R$ 640 de carga tributária sobre as vendas. De forma simplificada, cada uma faturando R$ 8 mil mensalmente geraria R$ 320 de impostos por mês.

Além disso, se a empresa tem mais de uma atividade, pode ser dividida para separá-las e ter cada parte em um regime tributário, desde que isso represente economia real nos impostos.

Para isso, basta fazer a simulação utilizando faturamento e alíquotas e seguir as normas da legislação para a abertura de um novo negócio.

Avaliar lançamentos contábeis e fiscais

Pode ocorrer de o lançamento diferenciado de uma nota fiscal eletrônica gerar benefício à empresa, especialmente se ela não estiver enquadrada no Simples.

Por exemplo, o frete de mercadorias é apenas uma despesa lançada na contabilidade. Porém, pode-se optar por receber fretes na modalidade em que o destinatário (que recebe a carga) é o responsável por ele e seu pagamento.

Essa modalidade dá direito de fazer o lançamento do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) na escrituração fiscal.

Consequentemente, sendo o pagamento tratado como ocorrência fiscal e não simples despesa, fica permitido o uso do ICMS do CT-e para dedução do ICMS próprio do negócio a ser pago posteriormente.

Conclusão

Muito citado nos noticiários diariamente, o caixa 2 não é exclusividade de empresas gigantes e partidos políticos. O termo se aplica também para os pequenos negócios do país, que nunca devem tê-lo como possibilidade de pagar menos impostos.

Além dos riscos que um negócio assume ao não emitir nota fiscal eletrônica e desobedecer a lei, a prática afeta o próprio funcionamento da empresa, uma vez que diversos procedimentos internos e o gerenciamento são dificultados.

Como consequência, torna-se iminente a ocorrência de erros em entregas de declarações, o que é passível de multa — quando a aparente economia do caixa 2 começa a sair cara.

Por falarmos em preço pelo não cumprimento da lei, é importante ressaltar ainda que os responsáveis por uma empresa sonegadora sempre correm o risco de prisão. Não resta dúvida: tal pena certamente é o maior preço a se pagar por tal decisão.

Seguindo e eliminando o caixa 2 como escolha para economia, nenhum negócio deve desistir da redução de carga tributária, pois a lei permite que algumas estratégias sejam traçadas, e certamente o melhor é unificá-las em torno de um planejamento tributário.

Não abrindo mão de proceder corretamente com cada NF-e emitida ou recebida, todo empreendimento pode buscar sua economia em impostos atuando em conjunto com o contador responsável. Basta explorar informações internas e externas, rever procedimentos e regime tributário, e simular a realidade de outros cenários legais.

Provavelmente, você já sabia que o caixa 2 é arriscado e não é a melhor solução para cortar custos. Mas talvez ninguém tenha apresentado uma alternativa clara ou mostrado como fazer em um breve passo a passo, como na nossa abordagem do planejamento tributário.

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Vinícius Braga
Vinícius Braga

É hoje responsável contábil pelo grupo Soften. Assessora também o suporte técnico da empresa quando necessário. Nas horas vagas faz judô e joga futebol. É também professor e pós graduado em Ciências Contábeis.

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