Conheça os benefícios da Nota Fiscal Eletrônica para sua empresa

Vinícius Braga - 22/09/2017 - 4 Comentário(s)

Durante alguns anos, emitir uma Nota Fiscal Eletrônica era um procedimento totalmente manual — bastava ter acesso a um bloco de notas fiscais ou a uma impressora fiscal.

Então, o documento era feito em três vias: uma para o cliente, uma para o empresário (contador) e a terceira ficava armazenada.

Porém, de uns tempos para cá, novas tecnologias passaram a fazer parte da administração diária dos pequenos e grandes negócios. Uma dessas inovações foi a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Embora no começo ela possa parecer complicada ou até bastante sofisticada, seu uso é muito simples e bem menos burocrático que o método antigo.

Você tem dúvidas sobre a emissão da Nota Fiscal Eletrônica e não sabe se ela é vantajosa para a sua empresa? Continue a leitura e saiba tudo sobre o assunto!

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O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)? Ela é obrigatória?

Como o próprio nome sugere, a Nota Fiscal Eletrônica nada mais é do que a substituta da Nota Fiscal tradicional, registrada em papel. Ela está em vigor desde 2006 em todo o país e pode sofrer algumas alterações dependendo das leis do estado em que a sua empresa está instalada.

Em São Paulo, por exemplo, além da Nota Fiscal Eletrônica, os empresários também devem emitir o Cupom Fiscal Eletrônico do Estado de São Paulo (CF-e SAT), um modelo particular de NF-e emitido apenas para os clientes consumidores do estado.

Nos demais estados existe a lei da NFC-e que é similar, porém autentica-se uma nota de outra forma, forma esta similar à emissão da NFe. No estado do Ceará por exemplo, existe uma variação do SAT e alguns estados tais como Pernambuco, Minas Gerais e Santa Catarina, ainda usam a lei antiga do PAF-ECF.

Nesse caso específico de São Paulo e Ceará, é preciso que os comerciantes tenham um Sistema Autenticador e também um Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT).

Nos demais estados que utilizam a NFCe, apenas precisam de um software emissor de NFCe e o certificado digital, o mesmo que é utilizado na NFe.

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Além da NF estadual (que entrou para substituir as antigas notas fiscais modelo 1-A), também existem a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) e a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, esta voltada para empresas prestadoras de serviços.

Ambas devem ser enviadas à receita do município onde a empresa está situada.

Outro documento importante aliado à NF-e é o DANFE, que é um modelo físico e mais simples da Nota Fiscal Eletrônica, emitido e enviado junto aos produtos que serão entregues ao consumidor final — quando vendidos pela internet, por exemplo.

O DANFE não tem caráter regulatório, ele serve apenas para controle interno e conferência do consumidor sobre o produto que está recebendo — a NF-e deve ser enviada em formato XML para o e-mail do consumidor assim que a transação for efetuada.

A Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória para empresas enquadradas no Simples Nacional ou no Lucro Presumido — como fábricas, indústrias, empresas que passam por processo de transformação de produtos, empresas que vendem para o consumidor final ou para outras pessoas jurídicas (PJ).

As microempresas reguladas pelo MEI não têm obrigatoriedade de emitir NF-e quando fazem negócios com Pessoa Física, mas precisam emiti-las quando trabalham junto a Pessoas Jurídicas.

Se você não tem certeza se a sua empresa é obrigada a emitir a NF-e, o mais recomendado é conversar com o seu contador, já que a sua não emissão pode incorrer em multas e, em casos mais extremos, até no fechamento do seu negócio.

Quais as vantagens da Nota Fiscal Eletrônica?

Você ainda está achando tudo muito confuso e não tem certeza se esse novo sistema é adequado para o seu negócio? Bom, além de ela ser obrigatória em alguns casos, a Nota Fiscal Eletrônica ainda conta com vantagens importantes em médio e longo prazo.

Veja algumas delas!

Vantagens para o empresário

Quem emite a NF-e tem muitas vantagens em comparação com o método antigo:

  • redução dos custos relacionados à emissão da nota, como papel timbrado ou impressora fiscal;
  • redução dos custos com o armazenamento das notas, já que todas ficam armazenadas digitalmente e você não precisará de um espaço físico na sua empresa para isso;
  • facilidade de acesso a notas já emitidas, pois os arquivos em XML ficam armazenados digitalmente e é muito mais simples recuperar uma informação quando for necessário;
  • simplificação na transmissão de dados e informações, uma vez que tudo é feito automaticamente, reduzindo as chances de erros e possíveis multas;
  • facilidade na integração com outros sistemas disponíveis na sua empresa, melhorando o controle de todos os dados importantes do seu negócio;
  • maior transparência das suas atividades para os seus consumidores, melhorando a confiança na sua marca.

Vantagens para o consumidor e a sociedade

Não é apenas quem emite a Nota Fiscal Eletrônica que nota vantagens com esse método, os consumidores e a sociedade em geral também. Veja alguns benefícios importantes:

  • mais facilidade no planejamento de recepção de mercadorias, pois o consumidor recebe antecipadamente os dados da Nota Fiscal diretamente no seu e-mail;
  • eliminação da necessidade de digitar as informações das notas fiscais na hora de recebimento das mercadorias;
  • padronização do envio de informações fiscais pelas empresas, reduzindo drasticamente as chances de sonegação de impostos;
  • redução do consumo de papel;
  • surgimento de oportunidade de novos empregos e negócios com a prestação de serviços relacionados à tecnologia.

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O que preciso saber antes de começar a emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

Se você achou o novo método interessante ou descobriu que a sua empresa deve fazer a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, saiba que existem alguns pontos importantes a considerar.

Antes de qualquer coisa, contudo, é necessário identificar o enquadramento da sua empresa, já que os optantes pelo Simples Nacional ou MEI, por exemplo, possuem regras um pouco diferentes quanto à emissão da Nota, os tipos de produtos comercializados e também o pagamento de tributos.

Assim, vale a pena primeiro conferir esse dado com o seu contador. Depois, você precisa:

  • ter um certificado digital emitido pela Autoridade Certificadora e credenciada pela ICP-Brasil;
  • estar credenciado na Secretaria da Fazenda do seu estado;
  • ter um software conectado à internet e apto a fazer a emissão da NF-e.

A possibilidade de integração da NF-e ao seu sistema de gestão

Uma das grandes vantagens trazida pela NF-e é a possibilidade de integração da emissão das notas com o seu sistema de gestão, tudo em um único software. Isso garante, além de muito mais facilidade no dia a dia, informações precisas para a sua administração financeira.

Além disso, esses softwares ainda apresentam outras vantagens, como:

  • facilidade no preenchimento das notas;
  • minimização dos erros humanos;
  • eliminação de trabalhos manuais;
  • geração de arquivos em XML e PDF de forma automática;
  • facilidade na hora de gerar relatórios diversos, como quantidade de notas emitidas e canceladas;
  • cálculo automático de impostos;
  • maior agilidade em todo o seu setor fiscal.

Como você pode perceber, a Nota Fiscal Eletrônica já é uma realidade para diversos tipos de empresas, ajudando a dar mais agilidade, autonomia e segurança aos empresários na hora de transmitir as informações ao Fisco, melhorando também o controle financeiro e administrativo das empresas.

Depois de ler e se informar sobre o assunto de Nota Fiscal Eletrônica (NFe), sabe que precisa contar com um software emissor de NFe de qualidade.

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Você ainda tem alguma dúvida sobre a NF-e? Deixe um comentário e nós esclareceremos as suas questões!

Vinícius Braga
Vinícius Braga

É hoje responsável contábil pelo grupo Soften. Assessora também o suporte técnico da empresa quando necessário. Nas horas vagas faz judô e joga futebol. É também professor e pós graduado em Ciências Contábeis.

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