8 erros prováveis ao utilizar um emissor de NFe gratuito

Vinícius Braga - 24/11/2017 - 0 Comentário(s)

Você provavelmente já sabe que uma das atividades obrigatórias da gestão de uma empresa é a emissão de notas fiscais. Para cumpri-la, muitas empresas optam por utilizar um emissor de NFe gratuito a fim de reduzir os custos do negócio, sem perceber os erros e prejuízos que essa ação pode gerar.

Falta de segurança, de confiança nos dados e de atualização dos sistemas são apenas alguns dos problemas que podemos citar — tudo isso ocasiona atrasos nas suas atividades diárias.

Diversos indicadores mostram que adotar um emissor de NFe gratuito pode ser mais caro para o negócio do que investir em empresas especializadas no assunto. Pensando nisso, listamos abaixo 8 erros que podem acontecer na sua empresa ao adotar um software de emissão gratuito!

Materiais Gratuitos Soften Sistemas

Confira!

1. Menor segurança

Softwares gratuitos não oferecem nenhum tipo de segurança de dados. Não há um contrato real entre sua empresa e a empresa que fornece o sistema — ou seja, em casos de problemas, não há nenhuma medida legal que pode ser tomada pela empresa.

Essa situação pode ser um desconforto e gerar até mesmo problemas jurídicos.

2. Funcionalidades reduzidas

Os softwares e sistemas gratuitos oferecem apenas a funcionalidade de emitir a nota fiscal, sem alterações ou outras funcionalidades que otimizam as atividades da área financeira do negócio.

Normalmente, os funcionários precisam executar outras atividades dentro do processo de emissão das NFes — como atualização do fluxo de caixa, controle de despesas e receitas, monitoramento de novas vendas, cadastros de estoque.

Assim, tudo isso dará mais trabalho e precisará ser feito com a ajuda de outros sistemas.

3. Falta de serviços agregados

Além das funcionalidades adicionais para as atividades da área, faltam também serviços agregados ao sistema, como a personalização de dados e a adaptação a outros softwares. Alguns exemplos de serviços que poderiam ser incluídos, são:

  • envio de forma direta dos arquivos XML ou DANFE para os compradores;
  • armazenagem de dados de forma segura garantida;
  • portabilidade em sistemas operacionais;
  • integração com banco de dados;
  • aceite de outros certificados digitais.

Essas atividades facilitam os processos das equipes responsáveis e otimizam as ações de todo o negócio, trazendo um melhor desempenho para a empresa.

Figura Ebook Gratuito Emissor NFe Sebrae

4. Ineficiência ou inexistência de suporte

Quando falamos em soluções de software o suporte é algo essencial para garantir que, em momentos de falha e problemas no sistema, suas causas possam ser identificadas e solucionadas o quanto antes.

No caso de opções gratuitas, as opções de suporte são limitadas, lentas, ineficientes e, muitas vezes, inexistentes.

O prejuízo aqui é que os problemas demoram a ser resolvidos e, em alguns casos, é necessário investir em uma equipe ou empresa que faça a manutenção do software — o que gera custos imprevisíveis e atrasos em todas as atividades.

5. Limitação na quantidade de NFes emitidas

Algo que não parece um problema para empresas pequenas é a limitação no número de emissões feitas nos softwares gratuitos. A maioria deles possui essa característica e ela parece não afetar o negócio no curto prazo.

Porém, conforme a empresa cresce, o número de emissões também aumenta e o software passa a não atender a demanda.

Quando a empresa atinge o limite de emissão do software gratuito, o ideal é que ela faça a transferência para uma empresa paga — o que gera a necessidade de dominar o novo software. Nesse sentido, treinamentos e alterações no processo já existente são necessários.

Fazer isso numa escala menor, como começar suas operações já usando um software pago, é melhor e menos custoso para a empresa comparado ao trabalho de fazer essa alteração com uma grande quantidade de emissões diárias.

6. Falta de controle de investimento

Apesar de gratuito, como vimos, o processo de emissão de NFe na empresa pode gerar custos ocasionais, de forma que o controle desses valores é desregulado.

Como você já sabe, custos sem controle prejudicam a gestão financeira do negócio. Para evitá-los, o ideal é investir numa plataforma paga, que já inclui custos de manutenção e atualização dos sistemas.

Emissor NFe Gratuito

7. Tecnologia limitada

Outro problema relacionado ao emissor de NFe gratuito é a sua tecnologia limitada. Os programas gratuitos não costumam receber a mesma quantidade de atualizações que outros softwares do mercado recebem.

Ou seja, o uso de novas tecnologias que melhoram o processo e permitem que a empresa otimize seu uso é menor e quando feito, atrasado.

Isso se torna um problema ainda maior para empresas que precisam de processos rápidos e dependem de sistemas internos para entregar mais qualidade em seus produtos ou serviços, uma vez que essas melhorias dependem totalmente da empresa que fornece o software gratuito.

8. Falta de integração nas informações

Algo que deve ser levado em conta quando uma empresa opta por uma plataforma gratuita para fazer a emissão de notas é que estas normalmente não oferecem integração com outros sistemas da empresa.

Ou seja, as informações contidas ali não são enviadas ou compartilhadas de forma automatizada com outros sistemas — além do fato de que o software não é capaz de fazer a busca por informações em outros ambientes.

No começo da empresa isso pode não fazer diferença. No entanto, quando o negócio cresce a necessidade de automação nos processos e de abandono das tarefas manuais aumenta — uma vez que os custos das atividades feitas de forma lenta são maiores.

A integração de sistemas faz com que isso seja resolvido.

A única saída é pagar para que uma empresa desenvolva um conector entre as plataformas usadas e o sistema de emissão — ou mudar para uma plataforma paga.

Levando em consideração todos os problemas já indicados, esta representa a melhor opção para o negócio, já que é uma solução com mais benefícios, funcionalidades e inovação.

Como você pode perceber, o uso de um emissor de NFe gratuito pode até parecer uma boa, mas os custos e os prejuízos que ele pode gerar representam um risco alto para o negócio!

O ideal é procurar uma empresa que não apresenta os problemas citados, como a Soften, que tem um Software para emissão de NF-e integrado com a gestão da sua empresa.

Conheça Soften Sistemas

Entre em contato e veja como ela pode ajudá-lo!

Vinícius Braga
Vinícius Braga

É hoje responsável contábil pelo grupo Soften. Assessora também o suporte técnico da empresa quando necessário. Nas horas vagas faz judô e joga futebol. É também professor e pós graduado em Ciências Contábeis.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Sistema de Gestão Empresarial com Emissor NFe

Experimentar agora
Receba Grátis Materiais e Ebooks. Saiba como!