Saiba 7 vantagens para usar tecnologia na emissão de NF

Guilherme Volpi - 25/02/2018 - 0 Comentário(s)

Uma das maiores dificuldades de novos empreendedores é lidar com as atividades financeiras e exigências fiscais do governo, como a emissão de notas fiscais (NF) e prestações de contas e tributos. Para lidar com isso, muitos gestores precisam do suporte de profissionais da área, como contadores e até mesmo, advogados, o que representa altos investimentos logo no começo do negócio.

Felizmente, existem no mercado ferramentas e soluções tecnológicas que facilitam a execução de serviços financeiros de uma organização, por meio da automação de processos, reduzindo os gastos e preocupações com essa frente do negócio. Porém, ainda é necessário configurar esses sistemas com as informações da empresa para que eles funcionem com eficiência.

No caso das notas fiscais, o indicado é que, antes de emitir NF, a empresa realize alguns procedimentos que garantem sua execução do processo e regularização com o governo. Entre eles, a aquisição de uma assinatura digital, realização do cadastro na SEFaz (Secretaria da Fazenda) e verificação de exigências do município onde presta contas.

Como o processo de emissão de notas fiscais é obrigatório para todas as empresas — salvo algumas exceções que falaremos à frente, e erros são comuns em sua execução, o que resulta em diversos problemas para a organização, focaremos este artigo no uso da tecnologia para melhorar essa atividade.

Pensando nisso, colocamos nesse post todas as informações sobre a relação de tecnologia e emissão de NF. Desde o que é uma nota fiscal, como fazer sua emissão, como novas tecnologias podem melhorar esse processo, 7 vantagens de usar a inovação tecnológica em serviços financeiros e como escolher parceiros que te ajudam nessa tarefa. Leia até o final para conferir!

Afinal, o que é NF?

Antes de mais nada, vamos entender o que é Nota Fiscal e sua importância dentro de uma organização. Esse documento pode ser entendido como um recibo de uma transação de venda de produtos ou serviços. Sua emissão é obrigatória, uma vez que é considerada como forma de prestação de contas e pagamento de tributos obrigatórios aos órgãos de arrecadação.

A falta da emissão ou erros durante seu processo podem ser considerados como tentativa de sonegação de tributos, o que resulta em problemas com o fisco. O órgão realiza fiscalizações constantes das informações e, quando problemas são encontrados, a empresa pode ser multada e suas mercadorias retidas, até a regularização das informações.

Como esse é um documento fiscal, para que a empresa possa emiti-lo, é necessário ter autorização dos órgãos legais. Para isso, é preciso que o negócio tenha um CNPJ válido e realize um cadastro na SEFaz, indicando qual sua área de atuação, modalidade empresarial e outras informações para a aquisição de uma assinatura eletrônica ou permissão para o procedimento. Além disso, é necessário regularizar-se com a prefeitura local, uma vez que cada município pode ter exigências próprias em relação ao funcionamento de empresas.

A maneira tradicional de emissão de notas fiscais é pela impressão do documento através de uma guia específica para cada município, porém, atualmente, com o advento da tecnologia e maior acesso à internet, a maior parte dos municípios passou a exigir a emissão por meio da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), fazendo com que as diferentes organizações se adéquem a esse modelo.

Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é a versão digital do documento e deve ser feita por meio de um sistema emissor de NFe. Dessa forma, além de ter autorização para emitir notas fiscais — dada por meio de uma assinatura eletrônica fornecida pela SEFaz, a empresa precisa de acesso à internet, computadores e pessoas preparadas para lidar com o software.

O surgimento desse documento mudou os tipos de notas fiscais. Anteriormente, haviam diferentes formatos para cada tipo de atuação da empresa e imposto pago. Os modelos 1 a 1A, válidos para prestadores de serviços ou vendas de produtos físicos, foram substituídos pela NFe, vinculada ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Outro documento substituído foi a Declaração de Serviço, exigido pelos municípios, agora representado pela Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe), vinculada ao Imposto Sobre Serviços (ISS). Além disso, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) substitui os modelos 7 a 11 e 27 de notas fiscais, exigidas em serviços de transporte de cargas.

Além disso, além de emitir NFe, é necessário emitir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) e fazer o armazenamento do Arquivo XML, para cumprir todas as obrigações do processo.

DANFE

Muitas empresas confundem a Nota Fiscal Eletrônica com a DANFE. Esse documento é um layout adicional à NFe, que contém um resumo de suas informações e não apresenta validade jurídica. Ele deve ser impresso e acompanhar todas as mercadorias vendidas, durante seu transporte.

Como não possui valor jurídico, esse documento não precisa ser arquivado. A informação mais importante da DANFE é a chave de acesso da NFe, um código único de 44 números, que permite a consulta do documento original no site da SEFaz e o download do Arquivo XML.

Arquivo XML

O Arquivo XML da NFe é considerado o documento mais importante do processo de emissão, uma vez que é o único com validade jurídica. Não é necessário que ele seja impresso, uma vez que seu armazenamento e envio para a SEFaz e Receita Federal é feito de forma digital.

O layout desse documento é padronizado em todo território nacional, ou seja, independente do local da empresa, ela segue os mesmos padrões de preenchimento das demais. Esse documento deve ser armazenado pela organização por, no mínimo, 5 anos, tanto as notas emitidas, quanto recebidas por seus fornecedores. Dessa forma, é preciso acessar o site da SEFaz, fazer o download do arquivo e armazená-lo em um ambiente protegido da empresa.

Como esses documentos podem ser solicitados pela Receita Federal em qualquer momento, é necessário mantê-los num ambiente bem protegido e sem riscos. O mais indicado é o uso de banco de dados em nuvem, que apresenta várias camadas de segurança e baixos riscos de perda de arquivos.

Esse procedimento pode ser um problema para as empresas, uma vez que é necessário fazer o download do arquivo no Portal da NFe e esse procedimento só pode ser realizado com a chave de acesso da DANFE. Dessa forma, quando receber mercadorias, caso o Arquivo XML não esteja presente, é preciso usar a DANFE. Ainda é necessário passar por uma imagem de verificação no site e apresentar o Certificado Digital da empresa para finalizar o procedimento.

Dessa forma, muitas empresas acabam esquecendo de realizar essa atividade e não armazenam seus Arquivos XML, realizando a tarefa somente quando a fiscalização solicita. Porém, os arquivos não ficam no site da SEFaz para sempre, é necessário realizar o procedimento dentro de alguns meses.

Porém, como falamos, existem soluções tecnológicas que melhoram os procedimentos financeiros e de gestão das empresas, e a emissão de NF é uma delas. Existem novas soluções que automatizam esse procedimento para a empresa, facilitando suas tarefas. Abordaremos essa e outras soluções mais à frente no nosso artigo!

Quem precisa emitir Notas Fiscais?

Como falamos, a emissão de notas fiscais é uma obrigação de todas as empresas — salvo microempreendedores individuais (MEI) em determinadas situações. Dessa forma, se você possui um CNPJ válido e está classificado como um dos tipos abaixo de empresa, precisa emitir nota fiscal:

  • Limitada (LTDA);
  • Sociedade Anônima (SA);
  • Micro Empresa (ME);
  • Empresa de Pequeno Porte (EPP);
  • Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI).

Sua regularização está prevista no Protocolo ICMS 10/07, válido desde 2007. O decreto indica que qualquer organização, classificada entre os tipos listados acima, optantes pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido, que atue como indústrias, fábricas, fazem transações com pessoas físicas ou jurídicas, são obrigadas a emitir nota fiscal.

Caso esteja na dúvida se sua empresa deve realizar o processo, é indicado entrar em contato com a Secretaria da Fazenda. Entretanto, como o decreto cobre praticamente qualquer tipo de empresa e operação comercial, é muito provável que sim.

Emissão de Nota Fiscal pelo MEI

Como falamos, pessoas e empresas cadastradas como MEI seguem normas diferentes das demais organizações na emissão de notas fiscais. Nem todo microempreendedor individual precisa realizar o processo.

De acordo com a legislação, MEI que atendem o consumidor final, ou seja, pessoas físicas, seja na venda de produtos ou na prestação de serviços, não precisa emitir notas fiscais. Enquanto que, se o MEI realiza essas práticas para pessoas jurídicas e outras empresas, é obrigatório a emissão.

Como emitir NFe?

Se você é um empresário ou MEI e precisa emitir nota fiscal no seu negócio, saiba que esse iniciar esse processo pode ser trabalhoso e, em alguns casos, precisará da ajuda de profissionais da área para atender todas as exigências de cadastros. De forma geral, para começar a emitir NF, você deverá passar por 3 etapas, obtenção da assinatura digital, cadastro na SEFaz e aquisição de um software de emissão.

Obtenção da assinatura digital

Uma nota fiscal eletrônica só possui validade se for autenticada por meio de uma assinatura digital ou certificado digital, obtida através de uma Autoridade Certificadora, credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP). Ela é obtida por meio de um cadastro da empresa com CNPJ válido. Existem dois tipos de certificados digitais:

  • A1: documento que pode ser armazenado em computadores;
  • A3: formato de token ou smart card.

Algumas empresas privadas também são credenciadas e fazem a emissão do certificado digital para outros negócios. Certisign, VALID e Serasa são algumas delas. O processo por elas é mais assistido, ou seja, há ajuda durante todas as etapas de preenchimento e validação de informações, porém, é necessário pagar pelo serviço.

2. Cadastro na SEFaz

Uma vez que a empresa adquiriu seu certificado digital, o segundo passo é realizar seu cadastro na SEFaz do Estado. Nesse momento, também é preciso verificar se há algum procedimento necessário na prefeitura do município.

Apesar de receber orientações de como realizar esses processos, muitos gestores podem se sentir inseguros e confusos com as informações necessárias nos formulários. Nesse caso, é indicado contar com a ajuda de um contador ou empresa de consultoria, garantindo que todas as escolhas serão feitas de forma correta.

Ao final do cadastro, a empresa recebe autorização para fazer as emissões de notas fiscais. Ela também adquire acesso ao sistema gratuito para o procedimento, fornecido para download pelo município. ​

3. Aquisição de um software para emissão de nota fiscal

Como falamos, os municípios disponibilizam um software gratuito para as empresas que precisam emitir NF. Nele, é possível fazer um treinamento do processo, para se adaptar ao layout e etapas de emissão.

Entretanto, assim como muitos sistemas usados pelo Governo ou disponíveis de forma gratuita na internet, esse software não oferece muitos benefícios e pode, até mesmo, dificultar as atividades da empresa. Isso porque eles possuem layouts antigos e complicados, além de não suportarem uma grande quantidade de emissão de notas.

Além disso, é necessário preencher os dados de forma manual, o que torna o processo lento e cansativo para os funcionários. Isso também resulta em maiores chances de erros comuns durante seu uso, como a duplicidade da NFe ou NFe denegada.

Outro problema desses sistemas é a falta de suporte e instabilidade apresentada, ficando fora de funcionamento ou apresentando erros que não são solucionados. Essas barreiras frustram os funcionários que, muitas vezes, precisam começar novamente notas ou não conseguem fazer as emissões, o que atrasa toda a operação do negócio.

É exatamente nesse contexto que entram as novas tecnologias disponíveis no mercado. Existem soluções mais avançadas e eficientes para automatizar esse procedimento, tanto a emissão quanto armazenamento dos Arquivos XML das notas.

Como usar tecnologia na emissão de NF?

O uso da tecnologia pode ser feito em diferentes momentos no processo de emissão de notas fiscais da empresa. De maneira geral, ela automatiza esses procedimentos, promovendo diversos benefícios para a área responsável e empresa. Colocamos abaixo como usar uma solução em TI na gestão de NF, confira:

Emissão direta de NF

Existem soluções tecnológicas que fazem a emissão direta de suas notas fiscais, sem a necessidade de uma pessoa preenchendo os dados. Para isso, é necessário ter um sistema integrado com outras áreas da empresa, possibilitando a busca das informações que devem ser colocadas no documento.

Armazenamento automático do Arquivo XML

Outra solução disponível no mercado são sistemas que realizam a consulta, download e armazenamento dos arquivos XML emitidos e recebidos pela empresa, tudo de forma automática e sem erros.

Cálculo automático de tributos

Ao adotar um software de emissão de NFe, o cálculo de tributos é realizado de forma automática, sem a necessidade da realização de contas e consultas, como o processo era feito anteriormente, no procedimento manual.

Integração com outras áreas do negócio

Como falamos, é possível integrar os dados da emissão de notas fiscais com outros sistemas da empresa, enviando essas informações para seus responsáveis e ambientes de armazenamento, como controle de gastos e gestão financeira, por exemplo.

Quais as vantagens de usar a tecnologia?

O processo de automatização da emissão de notas fiscais, bem como de outras atividades da empresa, traz diversos benefícios para o negócio. Listamos abaixo as principais vantagens de fazer esse investimento no seu negócio.

1. Eliminação do espaço físico

O primeiro ganho para a organização é a eliminação da necessidade de um espaço físico para manter sua notas fiscais, uma vez que os documentos são produzidos e armazenados em ambiente digital.

2. Redução de erros manuais

O procedimento de emissão de NF é normalmente trabalhoso e repetitivo, o que aumenta as chances de erros manuais ocorrerem, seja por falta de atenção ou apenas confusão nos campos que devem ser preenchidos. Esses erros podem gerar prejuízos e problemas fiscais para a empresa, resultando até mesmo na proibição da emissão, enquanto erros são corrigidos. Com a automação desse processo, os erros são eliminados, mantendo a empresa longe de problemas e prejuízos.

3. Maior capacidade de produção

Um dos melhores benefícios da automação de processos é o ganho de capacidade produtiva que esse processo oferece. Enquanto uma pessoa pode levar vários minutos para finalizar uma nota fiscal, um software de automação precisa de apenas segundos, ou seja, a quantidade de documentos emitidos diariamente é muito maior que a capacidade de um time de colaboradores.

4. Melhor controle das notas fiscais

Como tudo é feito num ambiente digital, o acompanhamento das informações das notas, conferência de dados e até mesmo consultas podem ser realizadas num mesmo ambiente. Além disso, os sistemas disponíveis são inteligentes, facilitando todas essas atividades com funcionalidades de busca inteligente e acessos mais frequentes facilitados.

5. Possibilidade de fazer relacionamento digital com clientes

A automação também permite que as notas fiscais ou DANFEs emitidas possam ser enviadas diretamente para seus clientes. Para isso, basta que seu sistema de relacionamento com o cliente esteja integrado com o sistema de emissão. Isso é importante para dar mais segurança ao cliente, uma vez que é obrigatório o envio do Arquivo XML a ele, e qualquer dúvida pode ser tirada por e-mail, antes mesmo do produto chegar.

6. Redução de custos

Com a redução de erros e maior capacidade de produção de um sistema automatizado de emissão de NF, a empresa reduz custos, tanto causados por erros dos colaboradores, como também de tamanho de equipe.

7. Maior competitividade

O resultado de todos esses benefícios é o aumento da competitividade da empresa. Os processos são mais eficientes, erros são menores, bem como problemas com o fisco, funcionários focam seu trabalho em estratégia e clientes ficam mais satisfeitos com a velocidade de atendimento da organização.

Como adotar tecnologias para a emissão de NF?

Fica evidente que adotar um sistema de emissão automatizado e outras tecnologias que melhoram os processos é uma estratégia muito interessante para as empresas. Entretanto, é preciso se atentar a alguns pontos quando for escolher seu parceiro. Colocamos abaixo como fazer essa escolha.

Mapeamento de necessidades

Antes de mais nada, é preciso fazer um levantamento do que a empresa quer realizar. Dessa forma, decida se é preciso um software que automatiza todas as atividades financeiras, todo o processo de emissão de notas fiscais ou apenas uma de suas etapas.

Além disso, é preciso definir qual a capacidade produtiva necessária para atender o negócio, ou seja, quantas notas serão emitidas diariamente, mensalmente ou anualmente. Alguns softwares são cobrados por número de NF emitidas, portanto, é preciso ter noção desse valor.

Faça um checklist de informações que funcionalidades que a empresa precisa, bem como seu orçamento para iniciar as buscas de um parceiro para realizar o processo. Tenha em mente que, se decidir automatizar todos os processos da área, serão necessárias mais mudanças, bem como maior investimento da empresa.

Levantamento de opções

Com essas informações em mãos, busque empresas que atendam suas necessidades e ofereçam sistemas inovadores e eficientes para realizar as mudanças que sua organização busca.

Atualizações do sistema

Não se esqueça de questionar sobre a estabilidade e frequência de atualizações do sistema oferecido. É importante garantir que sua empresa está adotando um software de qualidade e que pretende se manter atualizado. Além disso, é preciso questionar sobre custos de atualizações, garantindo que o investimento fique dentro do orçamento.

Suporte oferecido

Outro fator importante é o suporte oferecido pela empresa. Algumas organizações não possuem atendimento contínuo, ou seja, 24 horas e 7 dias na semana. Dessa forma, caso algo aconteça fora do período de atendimento, não há nada que a empresa possa fazer.

Treinamentos para o time

O seu time também precisa receber treinamento para lidar com a nova estrutura de equipe e funcionalidades do sistema adquirido. Portanto, verifique se esse serviço é oferecido pelo seu fornecedor ou se representa um custo adicional.

Referências de qualidade​

Por fim, busque referências de qualidade do sistema, como avaliações feitas por outras empresas que já são clientes. Outras formas de verificação são sites de reclamações, como o Reclame Aqui, e a página do Facebook da empresa. É fundamental que seu fornecedor seja uma empresa de confiança e qualidade.

Quando começar?

Fica claro que adotar novas tecnologias na emissão de NF e em outras frentes do negócio traz diversos benefícios para qualquer empresa. Essa prática, não só melhora seus processos, como garante o bom funcionamento das atividades internas do time e permite que a organização acompanhe as mudanças trazidas pela transformação digital.

A emissão de notas fiscais eletrônicas já é uma obrigação nas empresas, portanto, se adequar a essa prática é uma obrigação. A adoção de um sistema mais eficiente, com mais funcionalidades e benefícios para a empresa é uma estratégia melhor que apenas se adequar aos softwares ultrapassados oferecidos pelos governo.

Além disso, soluções tecnológicas mais completas, ajudam a automatizar não só a emissão de notas fiscais, como todos os serviços financeiros da empresa, melhorando suas atividades como um todo e garantindo melhores resultados para o seu negócio. Portanto, quanto antes você começar, melhor!

Use essas dicas e informações para unir tecnologia e emissão de NF na sua empresa, aproveitando todos os benefícios que essa prática traz! E se você é um microempreendedor individual e ainda está na dúvida sobre esse procedimento, confira este artigo sobre quando o MEI precisa emitir nota fiscal!

Guilherme Volpi
Guilherme Volpi

Guilherme Volpi é CEO da empresa Soften Sistemas. Formado em Administração de Empresas, programava softwares nas horas vagas. Hoje coordena todo grupo Soften e quando sobra um tempinho escreve para o blog.

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