7 principais dúvidas fiscais e de legislação e suas respostas

Vinícius Braga - 24/07/2017 - 0 Comentário(s)

Em meio à maré de incertezas vivida nos últimos meses na economia do país, as micro e pequenas empresas encontram o desafio de se manterem eficientes e competitivas.

Um dos obstáculos para alcançar esse objetivo são as muitas dúvidas fiscais que surgem na hora de ficar em dia com a fiscalização tributária.

Entender como funciona a emissão e autorização das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) é essencial para que você não se perca na burocracia ou no complicado sistema tributário brasileiro.

A legislação tributária impõe às pessoas jurídicas a obrigação de emitir o documento fiscal eletrônico para as operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, permitindo o acompanhamento em tempo real pelo Fisco. Os micro e pequenos empresários não estão fora dessa regra.

Estima-se que no Brasil há atualmente 12 milhões de optantes pelo Simples Nacional, sendo que 40% deles se dedicam ao comércio e outros 38% ao segmento de serviços, como revela estudo realizado pelo SEBRAE, divulgado em junho.

Se você se encaixa nesse perfil, não deixe as dúvidas fiscais tirarem o seu sono!

1. Mas afinal, o que é a NF-e?

É um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado em meios eletrônicos.

A legislação permite atualmente que a alternativa eletrônica seja utilizada para substituir a tradicional nota fiscal modelo 1/1 A impressa em papel, formato familiar para empresários que estão acostumados a realizar transações comerciais de mercadorias com outras pessoas jurídicas.

Com a substituição pela NF-e, não existe mais a AIDF (Autorização de Impressão de Documento Fiscal), já que não é preciso realizar a impressão em papel. O procedimento de autorização de uso do documento fiscal passa a ser automático e executado para cada nota fiscal emitida.

Cada NF-e pode conter informações relativas a até 990 itens comercializados.

Contudo, é importante observar que a NF-e não se destina a substituir outros modelos de documentos fiscais existentes, como a Nota Fiscal a Consumidor (Nota 2) ou o Cupom Fiscal.

2. Quais empresas são obrigadas a emitir a NF-e?

O Protocolo ICMS 42/09 impõe a obrigação de emitir a Nota Fiscal Eletrônica aos contribuintes que, independentemente da atividade econômica exercida, realizam operações de comércio exterior, operações com destinatário localizado em estado brasileiro diferente daquele do emitente ou operações destinadas à Administração Pública direta ou indiretamente.

Há ainda outras hipóteses de obrigatoriedade previstas na lei que podem ser consultadas no site da Fazenda.

3. O que devo fazer então para começar a emitir a NF-e?

As empresas interessadas em emitir NF-e deverão, em primeiro lugar, ter acesso à internet.

O segundo passo é realizar o seu credenciamento. Caso sua empresa ainda não tenha sido cadastrada por iniciativa da própria Secretaria de Fazenda do seu estado, é importante procurar o órgão e solicitar a inscrição.

Isso vale para todos os estados em que possui estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e, pois o cadastro realizado em um estado não vale para outros.

Além disso, é preciso possuir certificação digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil, contendo o número do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte.

Por fim, a empresa deve utilizar um software emissor.

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4. Onde posso encontrar esse software?

Para as transações envolvendo mercadorias, sujeitas à cobrança do ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços), a Secretaria de Fazenda do Estado de São Paulo transferiu a responsabilidade pela disponibilização do software ao SEBRAE.

Dessa forma, caberá agora à instituição disponibilizar versões atualizadas do sistema.

Desde o início da exigência da NF-e, o aplicativo desenvolvido pelo fisco paulista vinha sendo disponibilizado no site do próprio Ministério da Fazenda.

Outra solução que vem ganhando espaço, em razão dos benefícios apresentados, são os softwares desenvolvidos por empresas de tecnologia e disponíveis no mercado.

Em geral, os sistemas gratuitos são vistos como mais limitados, pois não realizam tarefas que facilitam a vida do empresário, como o controle de estoque, a partir das notas fiscais emitidas.

5. Como um software privado pode ajudar a solucionar minhas dúvidas fiscais sobre a NF-e?

Ao fazer um investimento em um software privado, o empresário terá em mãos um sistema integrado capaz de, por exemplo, fazer o cálculo automático dos impostos incidentes, enviar diretamente para o seu contador os arquivos emitidos, entre outras facilidades.

Na hora de escolher, vale pesquisar, pois algumas empresas especializadas no ramo ainda oferecem sistemas com maiores benefícios, como certificado digital grátis, consultoria especializada para solucionar suas dúvidas fiscais e treinamento para aprender a utilizar o aplicativo.

6. Pronto, já comprei e instalei meu software. E agora?

Agora você já pode começar a usar o sistema. Realizada a transação comercial, o software da NF-e vai gerar um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação, com base nos dados fornecidos pelo empresário, e também a sua assinatura digital, para garantir a autoria.

Na sequência, esse arquivo será enviado para a Secretaria da Fazenda do estado do contribuinte que fará uma pré validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento, a chamada Autorização de Uso, necessária para o trânsito da mercadoria.

A NF-e também será transmitida para a Receita Federal.

Além disso, para acompanhar o trânsito da mercadoria, será impressa uma representação simplificada da Nota Fiscal Eletrônica: o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet.

7. Quais são os requisitos da Secretaria de Fazenda para autorizar a NF-e?

Além da assinatura digital, a SEFAZ ainda analisa: se o arquivo digital da NF-e obedece ao leiaute do arquivo estabelecido em manual; a numeração da NF-e, para assegurar que o documento não seja recebido mais de uma vez pelo órgão, gerando duplicidade; se o emissor está regularmente inscrito no órgão do estado em que estiver localizado.

O tempo médio de autorização de cada NF-e é inferior a um segundo.

Esperamos que esse post tenha ajudado você e sua empresa a esclarecer as principais dúvidas fiscais envolvendo a emissão de notas fiscais eletrônicas para agilizar o dia a dia do seu negócio!

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Vinícius Braga
Vinícius Braga

É hoje responsável contábil pelo grupo Soften. Assessora também o suporte técnico da empresa quando necessário. Nas horas vagas faz judô e joga futebol. É também professor e pós graduado em Ciências Contábeis.

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