5 vantagens de usar suporte e conexão remota para emitir NF-e

Ronnie Birolim - 10/03/2018 - 0 Comentário(s)

A tecnologia está evoluindo sem parar, inclusive nas práticas contábeis! A conexão remota aplicada possibilita economia de tempo, recursos e outras vantagens.

Além disso, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) tornou, praticamente, obrigatório nas empresas a utilização da cloud computing, uma vez que a escrituração é toda feita online.

Já que falamos do SPED, é importante ainda destacar que o programa extinguiu a emissão de notas fiscais de papel. Assim, tornaram-se obsoletos os antigos livros-caixa, em que eram registradas as entradas e saídas financeiras por período e exercício.

Da mesma forma, tiveram fim os livros de escrituração, fiscais e contábeis.

Nesse aspecto, ao emitir notas pela Web, sua empresa pode e deve contar com suporte para garantir a máxima eficiência. Você verá, ao longo deste artigo, que tem motivos de sobra para usar as novas tecnologias, de modo a melhorar suas práticas fiscais e contábeis. Acompanhe atentamente!

1. Ajusta seu negócio às determinações legais

Os atuais processos de Escrituração Contábil Digital (ECD) obrigam as empresas a emitir e registrar notas fiscais contra o CNPJ eletronicamente.

O formato digital da nota fiscal é o arquivo .XML, portanto, toda empresa deverá contar com um software que contemple o envio e recebimento de notas nesse formato, para posterior prestação de contas.

Mesmo para empresas que lidam com volumes pequenos e médios de notas fiscais, quando não há suporte e conexão remota, existe um risco grande de que as informações sejam repassadas e registradas erroneamente.

E, como se sabe, o fisco é bastante rigoroso na aplicação de multas para empresas que negligenciam o controle de sua escrituração.

Esse problema pode ser eliminado se sua empresa contar com apoio de um bom software, pois um dos grandes benefícios que essa tecnologia trouxe para os empreendimentos, é a redução a zero dos erros na contabilidade.

Dessa forma, sua empresa ajusta-se às obrigações fiscais, garantindo o envio de informações precisas.

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2. Minimiza a exposição ao erro

Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) são documentos extensos, com uma enorme quantidade de informação para ser incluída a cada emissão. Dados do receptor, do produto e da sua própria empresa deverão constar no arquivo, caso contrário, ao enviar para o fisco, a nota será devolvida e sua empresa terá retrabalho.

Ainda que os softwares de emissão façam o preenchimento automático dos dados, é possível que problemas em servidores ou na rede travem de alguma forma a transmissão.

Quando isso acontece, temos a nota fiscal denegada — NF-e com alguma irregularidade identificada pela SEFAZ. Isso significa que sua empresa perderá tempo ao precisar gerar uma nova NF-e e cancelar a anterior.

Nos casos em que existe a necessidade de dar suporte e, até mesmo, treinamentos para profissionais no preenchimento de NF-e, contar com apoio remoto é uma ótima solução.

A conexão remota possibilita que os problemas sejam avaliados quase que instantaneamente e sem o empecilho da distância. Assim, sua empresa evita erros que podem custar caro e que impedem o crescimento do seu negócio.

3. Garante rapidez na solução de falhas

Em se tratando de escrituração eletrônica, o grande salto de qualidade diz respeito ao tempo. Agora, não se consome horas — às vezes, dias — para preencher livros e toda a papelada que era necessária para a prestação de contas junto à Receita Federal e à Sefaz.

Com certificados digitais, são dispensadas as assinaturas em papéis, agilizando ainda mais os processos.

Tendo em vista que a escrituração tornou-se muito mais ágil com o avanço da informática nesse setor, é essencial que os empresários se preparem para o futuro e não percam vantagem competitiva.

Com a adesão de um apoio profissional remoto para solução de problemas na transmissão de dados contábeis, a empresa garante mais segurança e precisão para os processos.

Vamos supor, por exemplo, que por algum erro seu software transmissor de dados fiscais esteja configurado incorretamente ou adulterado.

Essa é uma possibilidade bastante concreta, uma vez que computadores estão sempre sujeitos a riscos como vírus, trojans e worms, que comprometem seu bom funcionamento.

Quando uma infecção eletrônica acontece, o remédio mais eficaz é a ação imediata do suporte. E para garantir essa rapidez, o apoio técnico de um profissional de TI remoto é a melhor maneira.

4. Melhora a comunicação entre TI e contabilidade

Antes da escrituração eletrônica, contadores agiam de forma mais independente, com intervenções pontuais de profissionais de informática. No entanto, com a ECD, criou-se um contexto em que a Tecnologia da Informação e Contabilidade precisam, necessariamente, atuar em sinergia.

Para que esse regime colaborativo possa se manter, é essencial que a comunicação seja fluida. Interrupções em redes de dados podem causar atrasos no cumprimento das obrigações fiscais, o que exige da Contabilidade e TI máxima capacidade de resposta.

Para isso, é necessário que a comunicação aconteça em tempo real.

Existem ferramentas que tornam essa comunicação possível, com ganhos expressivos em eficiência. Aplicativos de conversação e gestão de equipes como o Slack e Trello e softwares mais voltados para ações corretivas, como o TeamViewer, são ideais para que o suporte técnico possa agir na hora exata em que é acionado.

Tenha em mente que, se a contabilidade e o TI não cooperarem mutuamente, não apenas os processos contábeis são prejudicados, mas a empresa como um todo. Portanto, ao escolher um software de emissão de NF-e confira se ele possibilita essa integração entre o suporte técnico e a contabilidade.

5. Aumenta a segurança nas operações eletrônicas

Por mais que existam softwares antivírus e firewalls que protegem dados e sistemas, sempre existe algum nível de exposição aos perigos virtuais. Em ciberataques, empresas podem ter dados confidenciais violados, colocando em risco suas operações e estratégias.

Não se pode ignorar o fato que mais da metade dessas ações criminosas tem como alvo as pequenas empresas, logo, ninguém está imune ao risco.

Se algum hacker mal-intencionado invade um sistema, pode causar estragos incalculáveis, não apenas por impedir o acesso a arquivos, como também por danificar equipamentos, muitas vezes, de maneira irreversível.

Partindo desse possível cenário, fica mais fácil entender como um suporte técnico operacional, mesmo remotamente, pode ser uma verdadeira salvação.

Agindo em tempo, profissionais que usam conexão remota podem até mesmo antecipar possíveis prejuízos, uma vez que têm como prerrogativa atuar de forma a prevenir ataques ou danos aos sistemas.

Portanto, se sua empresa ainda não conta com suporte à distância, considere imediatamente essa possibilidade como forma de antecipar possíveis prejuízos. O investimento compensa, considerando a agilidade na resolução de problemas e nas soluções personalizadas que alguns softwares oferecem.

A conexão remota está presente em diversos níveis profissionais, até mesmo em funções de apoio. Por que fechar os olhos para a realidade se seu negócio só tem a ganhar com esse importante recurso?

Agora que você está sabendo sobre a importância e as vantagens do suporte remoto, que tal compartilhar esse artigo em suas redes sociais? Mostre seu conhecimento, dissemine informação!

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Ronnie Birolim
Ronnie Birolim

Formado em Ciência da Computação e Marketing é hoje o CMO (Diretor de Marketing) da Soften Sistemas. Escreve para o blog e coordena o departamento de marketing. Está na Soften desde 2007 e nas horas vagas curte sua família, Rock anos 90 e video games.

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