5 dicas para melhorar a produtividade da empresa

Ronnie Birolim - 04/08/2017 - 0 Comentário(s)

A produtividade da empresa é um dos indicadores mais importantes de sucesso. Quando uma companhia se torna realmente produtiva, sem abrir mão da qualidade, é possível otimizar o seu faturamento, solidez no mercado e diferenciação da concorrência.

A questão é: do que depende esse elevado desempenho? É possível destacar uma série de coisas, tais como: as pessoas, máquinas e tecnologias que compõem o empreendimento. Por isso, é preciso saber como conduzi-los com o máximo de eficiência e eficácia.

Pensando nisso, criamos um conteúdo especialmente para você. Hoje vamos apresentar 5 dicas para melhorar a produtividade da empresa, de forma clara e eficaz.

Continue lendo nosso conteúdo e fique por dentro do assunto. Boa leitura!

1. Automatize as atividades empresariais

O futuro chegou. Atualmente, grande parte das tarefas de uma organização são realizadas por máquinas e sistemas especializados, economizando tempo e dinheiro. Isso é reflexo da indústria 4.0, como também é conhecida a quarta revolução industrial.

Mas não pense que isso se aplica apenas às grandes companhias, mesmo as pequenas empresas podem se beneficiar com o assunto. Aliás, existe uma grande leva de softwares desenvolvidos com foco exclusivo nos pequenos empreendimentos.

Como exemplo de automatização, é possível destacar:

  • disparo automático de e-mails com intervalos predeterminados;
  • programas de controle (e alerta) de pedidos de insumos;
  • sistemas de recrutamento que realizam a triagem com base em competências;
  • softwares de controle do fluxo de caixa;
  • chats pré-programados para responder dúvidas específicas dos clientes;
  • sistemas que potencializam o levantamento de indicadores de desempenho;
  • softwares de ERP que integram as diversas rotinas da empresa.

Para definir o sistema da sua empresa, é preciso trabalhar com foco nas prioridades. Antes de qualquer coisa, deve-se contar com um software de ERP que integre os diversos setores, facilite o armazenamento, movimentação e emissão de documentos fiscais.

2. Mantenha a equipe de trabalho treinada

Os colaboradores possuem um importante papel na produção. Lembre-se sempre que grande parte das atividades diárias ainda dependem do trabalho humano. Por isso, se não forem realmente qualificados, prejudicarão a realização das tarefas.

Infelizmente, as empresas brasileiras ainda não possuem uma cultura com foco no desenvolvimento dos seus profissionais. Estima-se que, no Brasil, os funcionários passam por cerca de 16,6h de treinamento anual — número baixo, se comparado a outros países.

Veja os principais benefícios de uma equipe capacitada:

  • rapidez no desenvolvimento das tarefas diárias;
  • redução do número de erros e desperdícios internos;
  • mais qualidade no atendimento aos clientes finais;
  • comprometimento com os resultados;
  • maior aderência à cultura organizacional.

Para manter sua equipe treinada, primeiro, é preciso realizar uma avaliação de desempenho. O objetivo é identificar as competências (conhecimentos, habilidades e atitudes) que precisam ser desenvolvidas. Só depois será possível identificar a capacitação adequada.

Também é importante refletir sobre o modal de treinamento, que pode variar de acordo com o perfil dos colaboradores e orçamento disponível. Atualmente, os modais mais comuns são: a distância, presenciais dentro e fora da empresa (workshops, feiras, etc.).

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3. Melhore a comunicação interna

Atualmente, muitas companhias focam seus esforços na comunicação com os clientes externos. Contudo deixam seus clientes internos, os colaboradores, em segundo plano. Esse é um equívoco que pode gerar um elevado número de problemas.

Para Peter Drucker, considerado o pai da administração modera, 60% dos problemas e conflitos de uma empresa existem pela falta de comunicação. Isso tem diversas influências no empreendimento, especialmente no seu grau de produtividade.

Uma boa comunicação deve começar com o comprometimento do topo da empresa. É preciso que todos os líderes, especialmente o proprietário, comprometam-se em melhorar seu relacionamento com os subordinados, otimizando o diálogo interno.

Também é importante contar com as ferramentas certas. É possível destacar:

  • murais de recados;
  • caixa de sugestões;
  • e-mail corporativo;
  • TV corporativa;
  • redes sociais;
  • aplicativos mobile;
  • sistemas especializados.

Para definir a ferramenta que mais combina com a companhia, é crucial levar três coisas em consideração: o orçamento disponível, a cultura organizacional (se é mais inovadora ou burocrática) e o perfil dos próprios funcionários.

4. Construa uma cultura com foco em resultados

A cultura de uma empresa é um dos elementos mais importantes para o seu sucesso, inclusive mais importante do que a própria estratégia de atuação. Segundo Peter Drucker, a cultura devora a estratégia no café da manhã.

Mas, afinal, o que é cultura organizacional?

De forma simples, é possível dizer que ela representa o núcleo da empresa, algo que influencia a forma como os funcionários pensam, agem e reagem. Também é possível defini-la como o conjunto das crenças e valores que são abraçados pelos trabalhadores.

Para desenvolver uma cultura com foco em resultados, é importante:

  • estipular prazos curtos para a realização das tarefas;
  • estabelecer metas que sejam desafiadoras para a equipe;
  • gerar feedbacks contínuos para os funcionários;
  • recompensar pelos resultados alcançados (criando a ideia de meritocracia);
  • definir uma declaração de missão, visão e valores ambiciosa;
  • criar condições internas para que os objetivos sejam alcançados.

O desenvolvimento da cultura não é algo que vai acontecer do dia para noite, é um processo demorado e que demanda muito empenho da administração. Porém, ao desenvolvê-la, conseguirá tornar o negócio muito mais resistente às intempéries do mercado.

5. Mensure continuamente os resultados obtidos

Para finalizar, é importante destacar a importância de mensurar os resultados conquistados. Ao fazer isso, é possível tomar decisões de forma mais rápida, segura e assertiva. Nesse caso, deve-se conhecer alguns indicadores-chave de desempenho.

Também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicator), esses indicadores determinam o grau de resultados que determinada atividade tem dado para a empresa. Eles geralmente estão ligados à área de vendas, marketing, finanças ou RH.

Veja alguns dos mais utilizados:

  • nível de produtividade: é a relação entre a produção e os recursos usados para alcançá-las;
  • índice de retrabalho: mede o nível de correções gerados por problemas operacionais;
  • taxa de absenteísmo: mede o número de faltas e atrasos de um funcionário, também pode representar o nível de engajamento da equipe;
  • taxa de conversão: é a relação entre as propostas de vendas e aquelas realmente efetivadas;
  • nível de crescimento: determina a evolução da rentabilidade da empresa ao longo de determinado período.

Defina os indicadores que mais se adéquam à sua empresa, depois acompanhe-os com periodicidade. Mas, para isso, é necessário ter um bom software de ERP que disponibilize dados confiáveis sobre os resultados do empreendimento.

Veja que, ao aplicar essas dicas, você conseguirá alcançar resultados fora da curva. Então não deixe de automatizar seus processos, desenvolver sua equipe, melhorar a comunicação interna, aprimorar sua cultura e monitorar os resultados conquistados.

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Ronnie Birolim
Ronnie Birolim

Formado em Ciência da Computação e Marketing é hoje o CMO (Diretor de Marketing) da Soften Sistemas. Escreve para o blog e coordena o departamento de marketing. Está na Soften desde 2007 e nas horas vagas curte sua família, Rock anos 90 e video games.

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