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Conheça as 4 Funções da Administração

Flávia Scalon - 13/11/2019 - 0 Comentário(s)

Você conhece as 4 Funções da Administração? Pois saiba que são atividades rotineiras em qualquer empresa, sendo imprescindível saber utilizá-las.

Independente de qual seja o tamanho da sua empresa, você precisa exercer as 4 Funções:

  • Planejar; Organizar; Dirigir; Controlar.

Essas funções são essenciais ao funcionamento da sua administração e em cada uma dessas funções há inúmeras tarefas que poderão ser gerenciadas de forma mais ampla, provendo maiores condições de crescimento para a sua empresa.

Acompanhe este artigo e saiba o que são, como funcionam e como podem ajudar na melhoria de processos e resultados da empresa.

Quais são as 4 Funções Administrativas?

São existentes 4 Funções Administrativas, chamadas de funções básicas do PODC ‘Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar’.

Elas fazem parte de um grande universo de ações, as quais o gestor deverá tomar para manter a organização no rumo certo.

Confira cada uma delas, a seguir:

Planejar

Planejar quer dizer estabelecer os objetivos da empresa e por quais caminhos ela percorrerá para atingir eles, afinal, nada deve ser decidido de improviso.

É preciso pensar, analisar a situação de forma que o seu planejamento será baseado em dados reais com fontes confiáveis e bem estruturadas.

Analisando e planejando as suas ações, como questões internas da empresa, levando em conta a real situação do mercado na hora de planejar.

Muito diferente da maioria das pessoas, o planejamento não abrange, apenas intuição do administrador/gestor, sendo necessário realizar um estudo mais completo, colocando em pauta as suas projeções o máximo possível.

Logicamente um gestor experiente ou intuitivo terá uma melhor capacidade de interpretar os dados.

Porém, é sempre importante trabalhar com base em estudos e não somente com intuição para ter um melhor planejamento.

Organizar

É preciso organizar para colocar o planejamento em prática, somente com organização é preciso lidar melhor com os recursos da empresa.

De forma que é preciso definir de que maneira será o projeto, como será feito, como distribuí-lo entre as sessões da sua empresa e os seus empregados, sendo necessário ter uma espécie de jogo com a produtividade e eficiência.

Ser eficiente no sentido, por exemplo, de fazer o trabalho no menor tempo e com o menor desperdício possível, sem prejudicar a qualidade de entrega.

De forma que, para isso o administrador precisa de uma ótima capacidade de organização individual e coletiva.

Outra funcionalidade deverá ser a aplicação de uma visão sistêmica e um bom conhecimento sobre os processos produtivos do setor da empresa, considerando as suas características essenciais.

A organização pode ser conceituada como a construção estrutural de uma empresa por meio de dois pontos de vista:

  • Recursos: podendo ser o quadro de colaboradores, materiais e matérias-primas, sem esses é quase impossível executar os planos estabelecidos pela organização;
  • Operações: seriam as atividades e tarefas que deverão ser executadas, de acordo com a definição de autoridade e responsabilidade de cada um dentro da empresa.

A organização é uma espécie de instrumento de operacionalização do planejamento, que viabiliza a transformação dos planos em objetivos concretos.

Sendo um meio coordenar os seus recursos, como por exemplo, os recursos financeiros, humanos ou materiais.

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Dirigir

Dirigir é uma função administrativa que quer dizer liderar, sendo considerado como a capacidade de mobilizar os recursos humanos para que os resultados desejados sejam atingidos.

Não sendo somente uma ferramenta que atua como distribuidora de tarefas, mas, de influenciar e motivar os funcionários da empresa de maneira positiva, sendo um meio incentivador utilizado por administradores brilhantes.

Nessa função o administrador é um líder que irá atuar com uma destreza e inteligência emocional.

Sendo importante ter essa capacidade de perceber as emoções dos outros e comunicar as da empresa.

Sendo uma questão de fazer o possível para manter os funcionários super motivados e satisfeitos, sem prejudicar as finanças da empresa.

É através dessa influência, que o administrador faz com que seus colaboradores atendam ao que foi planejado.

É um processo interpessoal, que deseja ativar pessoas por meio de instruções, motivação, comunicação, liderança e coordenação dos trabalhos, a direção é uma das funções administrativas mais importantes.

Controlar

Depois de planejar, organizar e dirigir as tarefas aos seus empregados, ter o controle é uma espécie de garantia de que, na prática, o trabalho será bem executado e dará os resultados previstos.

Nessa função é criado os padrões de desempenho, medição do desempenho atual.

A comparação entre o desempenho padrão e o atual e as possíveis ações corretivas que visam redirecionar os esforços no caminho dos objetivos inicialmente elaborados.

De forma que para administrar a sua empresa é preciso controlar a empresa com uma excelente capacidade de análise, sendo fundamental se basear em números.

Sendo importante pontuar que o uso de indicadores técnicos, proporcionará melhores condições para uma avaliação fidedigna da situação da empresa, sendo essencial que você preste atenção redobrada ao interpretar as planilhas.

Nessa fase será feito a verificação e avaliação do plano que já foi executado, para que se possam ter correções.

O controle visa verificar se os objetivos foram alçados, a principal ideia do controle é a ação corretiva e preventiva.

Há gestores que têm dificuldades em saber organizar a produção sofrendo com o controle, pois, não sabem estabelecer e comparar parâmetros para saber se está tudo certo.

É preciso que o gestor saiba lidar com o controle da empresa, sendo necessário buscar trabalhar com as suas capacidades, dando um foco em ações que provenham de estabilidade.

O controle busca também o aprimoramento dessas funções, garantindo os pilares da administração em perfeito equilíbrio, sendo importante investir em automatização na gestão.

Uma forma mais eficaz de trabalhar com o controle da administração é adquirir um software de gestão empresarial e fiscal para o negócio.

O que proporciona uma maior possibilidade de estruturação com um bom planejamento, garantindo segurança para o crescimento.

A Administração precisa das 4 Funções

Portanto, é preciso utilizar as quatro funções administrativas juntas para que estas sejam eficientes.

Pois, junto à organização vem o planejamento, que ajuda na visão de futuro e também nas ações a serem implementadas no seu negócio.

Bem como, o bom direcionamento e controle de todas as atividades e funções da empresa, para que a sua administração seja mais produtiva e eficaz é fundamental utilizar das técnicas de maior sucesso.

A gestão administrativa é melhor com um software de gestão fiscal e empresarial

Para que as funções da administração sejam bem elaboradas e colocadas em ação, é preciso ter ferramentas que auxiliem.

Para isso, a Soften disponibiliza dois sistemas, Soften Siem e GerencieAqui, que possibilitam diversas funcionalidades, como:

  • Emissão fiscal, controle de estoque, controle financeiro e controle comercial, além de outras diversas funções.

Os clientes têm à disposição também implantação, treinamento e suporte técnico ilimitado.

Por isso, não perca tempo e seja um cliente ainda hoje, basta entrar em contato com os atendentes comerciais.

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Flávia Scalon
Flávia Scalon

É formada em publicidade e propaganda, pós graduada em gestão de comunicação integrada e uma das principais autoras do blog. Especialista em assuntos fiscais. Nas horas vagas, gosta de ler sobre romance, comédia, drama, entre outros assuntos, também curte vários estilos musicais e aprecia múltiplas culinárias.

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